《会计电算化》课件第三章--总账系统.ppt

1、会计电算化ACCOUNTING COMPUTERIZATION西安交通大学出版社2012.01第三章 总账系统o 第一节 总账系统概述 o 第二节 系统管理与维护o 第三节 总账系统初始设置o 第四节 总账系统日常账务处理o 第五节 总账系统期末账务处理o 第六节 出纳管理o 第七节 辅助核算与管理第一节 总账系统概述o 一、总账系统的任务与特征（一）总账系统的任务1实现记账凭证处理自动化2实现账簿信息输出多样性3实现会计信息的资源共享（二）总账系统的特征1遵循国际通用记账原则2记账凭证机制化3内部控制程序化4信息查询及时化第一节 总账系统概述o 二、总账系统的数据处理流程记账凭证机制凭证填制

2、自动临时凭证文件记账审核期末处理对账单输入对账单文件银行对账科目汇总文件正式凭证文件银行账库文件银行存款余额调节表输出输出输出总 账明细账日记账第一节 总账系统概述o 三、总账系统的功能结构总账系统模块初始设置凭证处理期末处理账簿管理出纳管理会计科目期初余额凭证类别外币设置编码档案等填制凭证审核凭证主管签字出纳签字查询凭证记账等现金日记账银行日记账支票登记簿银行对账等转账定义转账生成试算平衡对账结账等日记账明细账总账余额表银行对账等第一节 总账系统概述o 四、总账系统的操作流程下一月继续初始设置月末处理建立账套其他设置设置会计科目分类档案设置凭证类别设置期初余额录入财务分工审核凭证修改、删除凭

3、证填制凭证取消审核记 账出纳管理账簿查询期末转账试算平衡、对账结账账簿打印数据备份日常处理第一节 总账系统概述o 五、总账系统与其他系统的关系总账系统工资系管理固定资产管理应收款管理应付款管理项目管理成本管理报表管理财务分析第二节 系统管理与维护 o 一、账套管理（一）新建账套 账套是一组独立而完整的账簿体系，其实质是由相互关联的业务数据构成的一系列数据文件。建立账套就是为核算单位建立一套电子账簿文件。o 建账参数：（1）账套号 （2）账套名称（3）账套路径 （4）启用日期（5）记账本位币 （6）基础信息（7）编码方案 （8）数据精度 第二节 系统管理与维护 o（二）修改账套o建完账套后，如果

4、发现某些信息需要修改，在未使用相关信息的基础上可以由账套主管对其进行调整修改，系统管理员无权进行。修改账套参数时，可以修改的信息有：账套名称、单位信息，编码方案和数据精度在未使用的情况下可以修改。o（三）删除账套o删除账套是对系统内的整个账套数据进行删除，该账套将从系统中消失。正在使用的账套是不允许删除的。删除账套只能由系统管理员进行，账套主管无权进行。o（四）备份账套o备份账套即输出账套，是指将所选账套数据进行备份或转移。o（五）恢复账套o恢复账套即引入账套，是指将系统外的某账套数据引入到本系统中。第二节 系统管理与维护 o二、年度账管理o（一）建立年度账o年度账的建立是在已有上年度的账套的

5、基础上完成的，也就是说只有建立了上年度的账套后，才能建立下一年的年度账。o（二）输出年度账o输出年度账功能与输出账套功能基本类似，所起的作用相同，不同的是年度账的输出针对的不是整个账套，而是账套中某个年度的数据，包含的数据内容少，输出所需的时间也短。o（三）引入年度账o年度账引入的是年度账的备份数据，需要选择引入数据的具体年度，不需要选择账套。o（四）结转上年数据o每到年末，都应将上年度中相关账户的余额及其他数据结转到新的年度中。o（五）清空年度数据o当用户发现某年度的数据错误太多或者不希望将上年的余额等数据全部结转到下一年度时，则可以使用清空年度数据功能。第二节 系统管理与维护 o 三、用户

6、管理主要功能具体功能系统管理员账套主管账套管理建立账套修改账套删除账套备份账套恢复账套年度账管理建立年度账清空年度数据备份年度账恢复年度账结转上年数据用户管理角色设置 用户设置权限分配上机日志第二节 系统管理与维护 o 三、用户管理（一）相关概念（二）角色设置（三）用户设置（四）权限分配第二节 系统管理与维护 o 四、系统维护（一）设置备份计划（二）上机日志（三）清除异常任务（四）清除单据锁定第三节 总账系统初始设置o 一、设置业务参数（一）凭证选项 1制单控制 2凭证控制 3凭证编号方式 4外币核算 5预算控制（二）账簿选项（三）会计日历（四）其他第三节 总账系统初始设置二、会计科目设置（一

7、）设置会计科目的原则（二）设置科目的主要参数 1科目编码 2科目名称 3科目类型 4账页格式 5助记码 6科目性质 7辅助核算第三节 总账系统初始设置（三）会计科目的主要功能 1增加会计科目 2修改会计科目 3删除会计科目 4复制会计科目 5指定会计科目第三节 总账系统初始设置o 三、凭证类别设置（一）凭证类别的分类方式（二）凭证类别的设置参数1凭证类别字 2凭证类别名称 3限制条件 4限制科目 第三节 总账系统初始设置o（三）凭证类别设置注意问题1为了便于记账凭证的分类与管理，用户最好设置凭证类别。2设置限制类型和限制科目是系统在制单时进行凭证类别检验的前提。3限制科目可以是非末级科目，也可

8、以是末级科目。4已使用的凭证类别不能删除，类别字不允许修改。第三节 总账系统初始设置o 四、期初余额录入o（一）期初余额录入的内容1一般科目余额的录入2外币核算科目余额的录入3数量核算科目余额的录入4辅助核算科目余额的录入第三节 总账系统初始设置o（二）期初余额录入的问题1年初建账余额录入2年中建账余额录入3总账科目与明细科目余额的录入o（三）相关功能1试算平衡 2调整余额方向3期初对账 4清零第三节 总账系统初始设置o 五、外币设置（一）币符（二）币名（三）折算方式（四）固定汇率与浮动汇率（五）记账汇率（六）调整汇率 第三节 总账系统初始设置o 六、结算方式设置o 七、常用摘要设置o 八、常

9、用凭证设置o 九、部门与职员档案（一）部门档案设置（二）职员档案设置o 十、客户/供应商档案第三节 总账系统初始设置（一）客户/供应商分类（二）客户/供应商档案o 十一、项目目录（一）项目大类（二）项目分类（三）项目目录 第四节 总账系统日常账务处理o 一、凭证处理o（一）填制凭证1凭证头的内容2凭证体的内容o（二）审核凭证1出纳签字 2审核签字3主管签字第四节 总账系统日常账务处理o（三）修改凭证1无痕迹修改（适用于未记账凭证）2有痕迹修改（适用于未记账、已记账凭证）o（四）作废/删除凭证o（五）查询凭证o（六）汇总凭证o（七）冲销凭证第四节 总账系统日常账务处理o 二、记账处理o（一）记账

10、原理o（二）记账过程1选择记账范围2系统自动检验3数据自动备份4正式记账处理5记账结束第四节 总账系统日常账务处理o（三）记账要求在记账工作中需要注意的问题有：1已审核签字的凭证才能记账；2第一次记账时，如果期初余额试算不平衡，则不能记账；3对于不平衡的记账凭证和有误的凭证，不允许记账；4上一会计期间未结账，则本期不允许记账；5记账过程不允许无故中断或关机操作。第四节 总账系统日常账务处理（四）反记账o 三、账簿处理（一）科目余额表（二）日记账输出（三）总账输出（四）明细账输出（五）多栏账输出第五节 总账系统期末账务处理o 一、期末转账业务定义（一）自定义转账（二）对应结转（三）销售成本的结转

11、（四）汇兑损益（五）期间损益o 二、期末转账业务生成o 三、试算平衡与对账o 四、期末结账第六节 出纳管理o 一、支票管理支票登记簿的使用应注意几个问题：1只有在结算方式中设置了票据管理属性，才能进行支票管理；2只有在会计科目设置了“银行账”属性的科目，才能进行支票登记；3支票登记簿中的报销日期栏目，是由系统自动填写；如果需要取消或填写，也可以手工进行；4已报销的支票是不允许修改的，如果要修改，须先取消报销日期。第六节 出纳管理o 二、银行对账o（一）银行对账的数据处理流程凭证临时文件银行对账单记账录入银行对账银行账库文件对账单库文件未达账项已达账项编制银行存款余额调节表删除第六节 出纳管理o

12、（二）银行对账功能o（三）银行对账内容1银行对账期初数据2录入银行对账单银行对账银行对账期初录入银行对账单银行对账银行存款余额调节表核销银行账第六节 出纳管理o 3银行对账o 4银行存款余额调节表o 三、日记账及资金日报表的管理 第七节 辅助核算与管理o 一、往来核算与管理o（一）个人往来核算与管理往来核算与管理往来业务初始往来日常业务往来管理往来账龄分析往来核算科目往来档案设置往来初始数据录入往来催款单往来业务两清往来凭证输入往来凭证审核往来凭证记账第七节 辅助核算与管理1个人往来核算初始设置2个人往来业务日常核算3个人往来管理（二）客户往来核算与管理1客户往来核算初始设置2客户往来业务日常

13、核算3客户往来管理第七节 辅助核算与管理o（三）供应商往来核算与管理1供应商往来核算初始设置 2供应商往来业务日常核算3供应商往来管理第七节 辅助核算与管理o 二、部门核算与管理部门核算与管理部门初始设置部门日常业务部门账表输出部门档案设置部门核算科目部门初始数据部门凭证录入部门凭证审核部门凭证记账部门总账输出部门明细账输出部门收支分析表第七节 辅助核算与管理o（一）部门初始设置1设置部门编码方案 2设置部门档案 3设置部门核算会计科目 4录入部门期初数据 o（二）部门日常业务核算1部门核算日常业务凭证的录入2部门业务凭证审核、记账3输出部门账4核对部门账o（三）部门管理第七节 辅助核算与管理o 三、项目核算与管理项目核算与管理项目初始设置项目日常业务项目账表输出项目核算科目项目目录设置项目初始数据项目凭证录入项目凭证审核项目凭证记账项目总账输出项目明细账输出项目统计表输出第七节 辅助核算与管理（一）项目初始设置1设置项目核算会计科目 2设置项目目录 3录入项目期初数据（二）项目日常业务核算1项目核算日常业务凭证的录入2项目业务凭证审核、记账3输出项目账4核对项目账（三）项目管理第七节 辅助核算与管理o 四、现金流量核算与管理（一）设置现金流量明细科目（二）设置现金流量辅助账（三）指定现金流量科目