办公室七大浪费管理手册分析[文字可编辑]课件.ppt

1、TSM 基础标准化系列办公室七大浪费管理手册办公室七大浪费管理手册2017年1月21日办公室七大浪费管理摘要办公室七大浪费源于精益生产中的七大浪费，以办公现场中一切活动为对象，凡是不能直接创造出价值的活动，均视为浪费。办公室七大浪费管理是通过去现场、看现状、诊断现物的方式识别办公现场活动中存在的浪费现象，采取有效的措施及时解决或预防浪费的发生，提升办公效率。浪费的定义浪费是指不创造价值的活动或超出所需投入的设备、材料、人员或空间。办公室七大浪费的内容?等待浪费?库存浪费?运输浪费?动作浪费?缺陷和返工?工作流程?过量产出七大浪费管理的目的?认识浪费，识别办公室存在的浪费现象；?采取有效的举措，

2、改善浪费现象，提升工作效率。七大浪费管理的步骤?了解什么是浪费?识别工作中哪里存在浪费?使用合适的工具来消除浪费?持续改进CONTENTS目录第一章、等待浪费 5第二章、库存浪费 11第三章、运输浪费 17第四章、动作浪费 23第五章、缺陷和返工 29第六章、工作流程 35第七章、过量产出 41第八章、消除浪费 47等待浪费第一章1.1 等待浪费的概述等待浪费 由于人员、材料、设备、检查或信息未准备好而产生空闲时间的浪费；等待就是闲着没事，等待下一个动作的到来或者上一个动作的结束。出现等待浪费就会引起局部工作的停滞，直接的结果就是导致工作效率低下。第一章、等待浪费1.1.1 等待浪费的定义1.

3、1.2 等待浪费的特征1.1.3 等待浪费的分类1、等待人员的浪费2、等待材料的浪费3、等待设备的浪费4、等待信息的浪费1.2 等待人员的浪费1.2.1 认识浪费序号等待人员浪费常见的表现形式1培训、会议开始后等待人员到齐2现场等待人员前来对接工作3工作无法独自完成，等待人员前来协作处理4等待人员的检查、来访5电脑、照明灯等办公设备发生故障时，等待人员来处理6电话机响起时，等待人员接听第一章、等待浪费1.2.2 表现形式由于人员未准备到位，导致人等人、设备等人的浪费现象。1.2.3 原因分析?工作安排缺少明确的时间要求?工作的优先权不清晰?必然存在的因素1.2.4 案例展示等待人员到齐的浪费培

4、训开始后，有员工未及时到达，造成其他人等待的浪费。浪费现象培训前应发明确的通知告知大家培训的具体时间，并在部门内部培训制度中规定无故迟到超过15分钟视为缺培。解决措施等待他人接听电话的浪费电话拨通后，会遇到长时间无人接听直到占线的现象。浪费现象拨通电话后，若超过20秒对方仍未接听即可挂断电话，一段时间后可重新拨打；同时己方电话机响起时若无重要事情，应在电话响三声之内接听电话。解决措施第一章、等待浪费1.3 等待材料的浪费1.3.1 认识浪费序号等待材料浪费常见的表现形式1等待文件编制、审批2等待电源、网络的通畅3等待办公用品的领用、借用4等待他人提供资料文本第一章、等待浪费1.3.2 表现形式

5、由于材料（包括文件、物料、资源等）未准备到位，导致等待的浪费现象。1.3.3 原因分析?工作交接缺乏沟通?孤岛式工作方式?信息不公开1.3.4 案例展示等待领料确认的浪费别人过来领料时，通常找到物料后，等待领料单签字确认后，再交付物料。浪费现象通过目视化的方式将签字单放置在合适的区域，并通知到各单位，领料时，在物料保管员拿去所要物料时，自己主动前往签字区域签字。解决措施第一章、等待浪费等待网络通畅的浪费网络不通无法正常工作，等待网络恢复。浪费现象计划性的网络维护，主管单位应做到事前通知，员工接收到通知后，应合理的安排工作计划，避免造成等待浪费。解决措施1.4 等待设备的浪费1.4.1 认识浪费

6、第一章、等待浪费1.4.2 表现形式由于设备故障、未运行结束、被占用等情况，导致等待设备可用的浪费现象。序号等待设备浪费常见的表现形式1等待打印机打印文件2等待计算机开机、关机、重启3等待程序的处理4等待投影仪的开启、关闭5等待会议室的使用6等待设备故障恢复1.4.3 原因分析?设备老旧、未及时维护导致的不稳定性?共享资源有限?设备使用要求1.4.4 案例展示等待程序执行完成的浪费由于程序执行需要时间，造成的人员等待程序卡顿的浪费。浪费现象一方面可联系系统管理员对程序进行相应的优化操作。另一方面，程序卡顿时，可切换至其他界面进行别的工作，减少不必要的等待。解决措施第一章、等待浪费等待打印机的浪

7、费打印机为共享设备，多人同时打印时，需要等待。浪费现象打印文件前，可通过电脑中打印机状态查看当前的打印队列，等到打印自己的材料时再前往打印机处，减少等待时间。解决措施1.5 等待消息的浪费1.5.1 认识浪费第一章、等待浪费1.5.2 表现形式自己无法独自完成工作或作出决定，需要等待他人告知消息信息的现象。序号等待信息浪费常见的表现形式1等待领导的决定2等待工作交接内容3等待他人的回复4等待工作安排1.5.3 原因分析?工作人员缺乏主动性?不平衡的工作量?缺乏工作责任心?需要别人提供支持1.5.4 案例展示等待别人回复的浪费通过OA邮件咨询他人事务，等待回复。浪费现象对于需要及时处理的问题的解

8、决措施，通过电话沟通，以得到快速回复。解决措施等待领导决定的浪费OA流程中需要领导会签、审批时，存在长时间未批阅的情况。浪费现象主动询问领导意见，询问是否有疑问或者不清楚的地方，及时沟通修正，减少等待时间。解决措施第一章、等待浪费库存浪费第二章2.1 库存浪费的概述库存 不是为了满足客户“现实需要”而是无用的任何材料或进行的工作；库存浪费是最具有可见性的，我们想尽办法消除他，可是他永远都是越来越多，因为“他是所有浪费的最终结果”。从另一个侧面来说，库存是流程浪费的遮羞布，浪费存在越多，我们的库存就越大。1、物品库存的浪费。2、员工能力的浪费。3、信息过多的浪费。第二章、库存浪费2.1.1 库存

9、浪费的定义2.1.2 库存浪费的特征2.1.3 库存浪费的分类2.2 物品库存的浪费第二章、库存浪费2.2.1 认识浪费2.2.2 表现形式由于固定资产、办公用品等物品闲置，或过于追求设备功能完备造成的浪费。序号物品库存浪费常见的表现形式1纸质单据堆积过多2电脑、打印机、空调等固定资产闲置3打印纸、鼠标等办公用品闲置4茶杯、水壶等其他物品闲置5设备功能过于完备未完全使用2.2.3 原因分析?以前用完过，担心再用完。?过时。?担心需要的时候没有。2.2.4 案例展示纸质单据堆积过多的浪费一些纸质单据长时间的堆积在现场。浪费现象明确纸质单据的保存时间，通过5S将文件分类整理，减少库存堆积。解决措施

10、设备闲置的浪费人员调离本单位后，办公桌椅、电脑等设备的闲置。浪费现象与主控单位报备，将闲置的设备调拨给其他需要的单位。解决措施第二章、库存浪费2.3 员工能力的浪费第二章、库存浪费2.3.1 认识浪费2.3.2 表现形式员工的创造性、知识、工作量未能得到充分发挥的浪费。序号员工能力浪费常见的表现形式1工作中缺少改善2创意未能有效运用3缺少知识培训4理论知识不能与实际结合5工作量不足或过多2.3.3 原因分析?思维固化。?不均衡的工作量。?缺少主动性。2.3.4 案例展示工作中缺少改善部分员工的改善数量不多。浪费现象可通过相应的指标要求，提升员工改善活动的参与率。解决措施理论知识与实际知识不能相

11、结合对计算机维护理论基础知识培训后，存在员工仍然不会自行处理问题的现象。浪费现象对于一些技术问题，理论培训的同时，也应该进行实践的培训，另外增加对员工的岗位能力的评估，帮助员工认识到存在的问题，并采取有效的改进措施。解决措施第二章、库存浪费2.4 信息过多的浪费第二章、库存浪费2.4.1 认识浪费2.4.2 表现形式同样的信息重复传达，以及信息量过大造成无法识别有用信息的浪费。序号信息过多浪费常见的表现形式1OA邮件重复接收2每日接收到许多邮件3大量的流程等待审批4微信群消息过多5不同的会议安排同样的事情2.4.3 原因分析?信息传播途径过多。?担心消息未传达。?缺少信息传播的标准。2.4.4

12、 案例展示OA邮箱邮件过多邮箱中存在过多的邮件，影响重要邮件的阅读。浪费现象建立邮件发送的标准，明确“直送”、“抄送”、“密送”的范围，以及邮件内容的标准化。解决措施微信群消息量比较大微信群消息过多，很容易漏掉与自己相关的事情。浪费现象微信群人数不易过多，控制在合理的范围，通知类的信息通过电话或邮件发送。解决措施第二章、库存浪费运输浪费第三章3.1 运输浪费的概述第三章、运输浪费运输浪费 任何不为工作过程所必需的物料的搬动或者信息的流转。3.1.1 运输浪费的定义3.1.2 运输浪费的特征3.1.3 运输浪费的分类1、信息的传递2、物料的搬运大部分人皆会认同运输是一种无效的动作，也有人会认为运

13、输是必须的动作，因为没有运输，如何做下一个动作？很多人都有这种想法。正因为如此，大多数人默认它的存在，而不设法消除它。运输的浪费若分解开来，又包含放置、堆积、移动、整理等动作的浪费。3.2 信息的传递第三章、运输浪费3.2.1 认识浪费3.2.2 表现形式由于信息传递不及时或者信息传递的方式不当造成信息传递时间过长的浪费。序号信息传递浪费常见的表现形式1信息传递的工具选择不当2业务流程审批节点设置不合理3邮件过多的转发4未能及时回复的邮件、流程等3.2.3 原因分析?多余的流程节点。?信息传递方式不当。?传递的活性低下。3.2.4 案例展示纸质报价单传递的浪费供应商的纸质报价单通过邮寄的方式送

14、到公司，造成报价信息迟缓。浪费现象建立网上报价系统，实现报价信息的实时传递。解决措施流程节点不合理的浪费流程节点不合理，流程中存在多余的节点，影响传递效率。浪费现象通过流程优化的方法，对流程中的问题节点消除、合并、重组。解决措施第三章、运输浪费3.3 物料的搬运第三章、运输浪费3.3.1 认识浪费3.3.2 表现形式由于物料位置需要发生变化造成多余的搬运过程的浪费。序号物料搬运浪费常见的表现形式1送材料到另一个厂区2送文件审批3搬东西到库房4物料存放位置过远3.3.3 原因分析?需要审批和签字。?布局不当。?集中存放。3.3.4 案例展示送报告审批桃花人员送报告去大厂审批。浪费现象建立电子审批

15、流程。解决措施流程节点不合理的浪费茶水柜位置没有插座，烧水时需要走到别的地方。浪费现象进行合理的空间布局，调整位置。解决措施第三章、运输浪费动作浪费第四章4.1 动作浪费的概述第四章、动作浪费4.1.1 动作浪费的定义4.1.2 动作浪费的特征4.1.3 动作浪费的分类动作浪费 不增加产品或服务价值的任何人员的动作；1、搜寻2、重复作业?只用一只手作业?步行距离长?必要的工具不在身边?拆解、安装需要时间?反复的作业4.2 搜寻4.2.1 认识浪费4.2.2 表现形式寻找人员、信息、材料等多余动作或者慢动作的浪费行为。序号搜寻浪费常见的表现形式1在电脑中搜寻存放的材料2寻找办公柜中的办公用品、资

16、料3寻找办事人员的浪费4寻找邮件、通知、工作安排的信息4.2.3 原因分析?布局不合理。?信息不公开。?缺少工作计划。第四章、动作浪费4.2.4 案例展示寻找电脑文件的浪费电脑中文件存放无序，需要时不断的寻找。浪费现象定时清理电脑文件，同时建立电脑文件夹标准。解决措施寻找以往的通知邮件由于事情多等原因，以往的通知，工作安排记不清楚，再次寻找。浪费现象将工作计划进行目视化管理，通过待办事宜，能够一目了然，避免重复寻找。解决措施第四章、动作浪费4.3 重复作业4.3.1 认识浪费4.3.2 表现形式工作过程中一些没有价值的重复动作的浪费行为。序号重复作业浪费常见的表现形式1出门之后发现东西忘带，折

17、回去拿2离开之后想起设备未关机，回去关机3一件事情找人反复对接4信息流与物流重复作业4.3.3 原因分析?计划不明确。?工作缺少检查。?缺少标准作业。第四章、动作浪费4.3.4 案例展示事情反复对接的浪费信息系统开发前，开发人员经常与需求人员反复对接。浪费现象建立标准的需求调研模板，按照标准作业，减少对接次数。解决措施第四章、动作浪费离开后忘记关电脑后再次折回的浪费人员离开后，忘记或者不清楚有关闭电脑，然后返回去重新关闭的浪费。浪费现象1、建立小便签贴在电脑上进行提醒。2、电脑设置超时睡眠的模式。解决措施缺陷和返工第五章5.1 缺陷和返工的概述第五章、缺陷和返工5.1.1 缺陷和返工的定义5.

18、1.2 缺陷和返工的特征5.1.3 缺陷和返工的分类缺陷和返工 由于信息错误、缺失和不完全，产生需要纠正的误差；1、错误2、缺失?缺陷和返工都会造成人工、材料、设备的等待的浪费；?处理缺陷的过程是额外的成本支出；?返工会造成交货期的延迟，引起顾客抱怨。5.2 错误5.2.1 认识浪费5.2.2 表现形式输出的工作结果与需求目标不一致的错误缺陷。序号错误常见的表现形式1错误的文件（图纸、报价）2错误的物料清单3过时的工作手册4错误的方案策划5.2.3 原因分析?未按标准作业。?缺少对结果检查。?更新不及时。第五章、缺陷和返工5.2.4 案例展示过时的工作手册信息系统更新后，增加了功能，但是操作手

19、册未更新，与现有系统不一致。浪费现象当系统升级过后，应及时发布更新后操作手册。解决措施错误的物料清单由于工作疏忽等原因造成物料清单编制出错。浪费现象工作完成后应对结果进行检验。解决措施第五章、缺陷和返工5.3 缺失5.3.1 认识浪费5.3.2 表现形式输出结果与目标有一定的偏差，输出低质量的产品，需要返工的浪费。序号缺失常见的表现形式1未按要求提供材料2会议通知缺少时间、地点3方案策划缺少推进计划4缺少周计划、日计划5.3.3 原因分析?缺少作业标准；?工作疏忽；?缺少培训。第五章、缺陷和返工5.3.4 案例展示日工作没有计划安排平日的工作没有制定明确日计划。浪费现象解决措施策划方案缺少推进

20、计划信息系统开发策划方案缺少明确的推进计划，内容不完整。浪费现象建立标准的策划方案模板。解决措施第五章、缺陷和返工通过建立规范的Obeya room实现日计划的达成。工作流程浪费第六章6.1 工作流程浪费的概述第六章、工作流程的浪费6.1.1 工作流程浪费的定义6.1.2 工作流程浪费的特征6.1.3 工作流程浪费的分类工作流程浪费 从顾客角度来说，对产品或服务无价值的工作；1、未使用的流程2、繁琐的流程?响应客户需求速度放缓、产品交付延迟增多，客户满意度低下；?员工各层级之间上下反复沟通，效率低下；?各部门协作困难，管理者整天忙于救火；?流程关键控制点缺失，漏洞百出；?流程控制点过多，风险和

21、效率低下并存。6.2 未使用的流程6.2.1 认识浪费6.2.2 表现形式制度、管理规范中过时或者未使用过的工作流程或者标准。序号未使用流程的表现形式1电子流程未正常使用2流程与现状不符3流程节点不明确4相关标准未规范运行6.2.3 原因分析?缺少运行规范。?未及时更新优化。第六章、工作流程的浪费6.2.4 案例展示未按流程执行工作中存在跨越流程的状况发生。浪费现象建立运行规范，监督运行过程。解决措施未使用的电子流程OA中存在一些电子流程未正常使用浪费现象将不再用或未用的流程撤销或者更新为最新的流程。解决措施第六章、工作流程的浪费6.3 繁琐的流程6.3.1 认识浪费6.3.2 表现形式节点多

22、、时序不合理等情况造成工作流程周期过长的浪费。序号繁琐的流程常见的表现形式1流程节点过于繁杂2流程时序设置不合理3流程顺序设置不合理4流程效率低下6.3.3 原因分析?工作流不畅，工作方法经验化，协调多。?流程人为分割，各自为政。第六章、工作流程的浪费6.3.4 案例展示身份证条码打印每天整车需要打印身份证及条码分别五六百份，然后将条码与身份证匹配粘贴。浪费现象通过软件优化实现，身份证条码一体化，减少流程节点。解决措施信息系统开发流程周期长信息系统开发流程9个节点，流程周期长浪费现象通过流程优化的方法实现周期缩短30%解决措施第六章、工作流程的浪费过量产出第七章7.1 过量产出的概述第七章、过

23、量产出7.1.1 过量产出的定义7.1.2 过量产出的特征7.1.3 过量产出的分类过量产出 输出的信息、材料超出下一个流程（顾客）的需求或者过早、过快的满足需求。1、过量产出2、过早产出?提早用掉了材料和人工，过早产生各种费用；?过量产出会把“等待浪费”隐藏起来，使管理人员漠视等待的发生和存在；?过量产出会产生库存、搬运的浪费。7.2 过量产出7.2.1 认识浪费7.2.2 表现形式输出的工作结果超出顾客当前的需求形成的浪费。序号过量产出常见的表现形式1过量的培训2过量的会议3过量的设备、系统功能4过量的信息材料7.2.3 原因分析?目标不清晰。?以防万一的思维。第七章、过量产出7.2.4

24、案例展示过量的培训有些培训与员工的需求并非紧密联系，仍要接受培训的现象。浪费现象培训需求分析明确具体培训对象。解决措施过量的系统功能系统中存在不是用户需求的功能。浪费现象根据用户需求开通相应的权限。解决措施第七章、过量产出7.3 过早产出7.3.1 认识浪费7.3.2 表现形式输出的工作结果过早产生资源的浪费。序号过早产出的表现形式1开会、培训过早到达场地2过早发送消息3过早的培训教育7.3.3 原因分析?计划不明确。?以防万一的思维。第七章、过量产出7.3.4 案例展示过早的会议通知提前一个月发布会议通知浪费现象通知、消息发布可在一周之内，避免过早发送，忘记的情况。解决措施过早的到达会议场地

25、开会时提前半个多小时到达会议室。浪费现象按照通知时间提前10分钟以内到达。解决措施第七章、过量产出消除浪费第八章8.1 消除浪费的目的消除浪费的目的?实现办公室物流和信息流的快捷通畅；?不间断的改进办公环境和工作流程；?强化办公人员精益办公理念；第八章、消除浪费8.1.1 消除浪费的目的8.2 识别浪费的方法第八章、消除浪费8.2.1 5Why法对每一个浪费作业反复问为什么（Why?），从而查找浪费的根本原因第八章、消除浪费8.2.2 流程分析法流程分析是识别浪费的基本技术手段。8.3 消除浪费的方法 ECRS第八章、消除浪费ECRS是指取消（Eliminate）、合并（Combine）、调整

26、顺序（Rearrange）、简化（Simplify）。8.3.1 ECRS简介8.3.2 ECRS具体内容取消（Eliminate）取消所有多余的步骤或动作；减少工作中的不规则性，比如将工具存放地点固定，形成习惯性机械动作等；尽量取消或减少手的使用，如抓握、搬运等；取消笨拙的或不自然、不流畅的动作；杜绝一观危险动作和隐患；除必要的休息外，取消工作中的一切人员和设备的闲置时间。第八章、消除浪费合并（Combine）合并就是将两个或两个以上的工序合并成一个。如工作的合并、工具的合并等。合并后可以有效地消除重复现象，能取得较大的效果。当出现人浮于事和忙闲不均时，就需要对这些工作进行调整和合并。重排（

27、Rearrange）重组也称为替换。就是通过改变工作程序，使工作的先后顺序重新组合，以达到改善工作的目的。简化（Simplify）经过取消、合并、重组之后，再对该项工作作进一步更深入的分析研究，使现行方法尽量地简化，以最大限度地缩短作业时间，提高工作效率。简化就是一种工作的改善，也是局部范围的省略，整个范围的省略也就是取消。8.2.3 消除浪费的方法一、5S5S必须为一切划定位置，包括办公设备、文档资料、电脑中的文件；营造一个整洁、有序、高效的办公环境。二、标准化每项工作均流程化，有明确清晰的目标与行动计划，实施目视化，使员工能够清晰的认识到当下的工作任务，减少时间与精力的浪费。三、流程分析通过认识现况和流程分析，确定非增值活动：?消除-过量产出；-等待时间；-缺陷返工；-库存；-重复；-.?简化-表格；-程序；-沟通；-物流；-流程；-动作。?整合-工作；-团队；-供应商；-职能。?重新安排（自动化）-数据采集；-数据传输；-数据分析；-乏味的工作第八章、消除浪费