办公文秘之秘书工作的原则与悟性课件.ppt

1、2023-2-2办公文秘之秘书工作的办公文秘之秘书工作的原则与悟性原则与悟性v上个世纪上个世纪9090年代初冬季的一天，某市市长在年代初冬季的一天，某市市长在一位副职领导和几位县处级干部陪同下，到一位副职领导和几位县处级干部陪同下，到市郊牧草养殖区检查工作。市郊牧草养殖区检查工作。v在第一个点，这位崇尚务实但脾气大的市长在第一个点，这位崇尚务实但脾气大的市长就发火批评了个别部下。去下一个点时，由就发火批评了个别部下。去下一个点时，由于冰封雪盖，路不好辩认，一位领导将路带于冰封雪盖，路不好辩认，一位领导将路带错，到发现时差不多已多走了错，到发现时差不多已多走了1010公里。公里。案例：王副秘书长

2、妙语消除案例：王副秘书长妙语消除“火药味火药味”v王副秘书长不动声色地招呼停车，并王副秘书长不动声色地招呼停车，并主动向市长报告：顺路请市长看看这主动向市长报告：顺路请市长看看这片新农业开发区，大得很呢！片新农业开发区，大得很呢！v市长看后挺高兴。随后王副秘书长招市长看后挺高兴。随后王副秘书长招呼大家上车折向第二个点。他机智地呼大家上车折向第二个点。他机智地避免了市长发一场大脾气。避免了市长发一场大脾气。v讨论讨论 事后，有人私下议论，说王副事后，有人私下议论，说王副秘书长这样做是在欺骗领导。您的看秘书长这样做是在欺骗领导。您的看法呢？法呢？案例：市政府办公厅秘书是如案例：市政府办公厅秘书是如

3、何与统计干部处好关系的何与统计干部处好关系的?v以前以前,市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数字往往遭冷遇。后来他们分析其中原因，一是往往字往往遭冷遇。后来他们分析其中原因，一是往往在人家特别忙时在人家特别忙时“凑热闹凑热闹”，影响统计快报的报出；，影响统计快报的报出；二是有的领导随意改动统计数据引起反感；三是统二是有的领导随意改动统计数据引起反感；三是统计部门办公条件差影响效率，统计干部有点怨气。计部门办公条件差影响效率，统计干部有点怨气。v于是，秘书们对症下药，特别注意尊重统计部门、于是，秘书们对症下药，特别注意尊重统计部门、统计干部和统计数据，

4、还向政府领导反映统计局的统计干部和统计数据，还向政府领导反映统计局的困难，平时对统计干部以礼相待。很快，关系得到困难，平时对统计干部以礼相待。很快，关系得到改善，要数字不难了，统计局局长还亲自为政府秘改善，要数字不难了，统计局局长还亲自为政府秘书们查找、校正和提供数字，工作起来很便利。书们查找、校正和提供数字，工作起来很便利。本章重点内容本章重点内容v 秘书工作主要内容之间的关系；秘书工作主要内容之间的关系；秘书工作的基本原则；秘书提秘书工作的基本原则；秘书提高工作悟性的方法。高工作悟性的方法。v秘书应了解和学习的领导方法；秘书应了解和学习的领导方法；v秘书主要专项业务工作方法。秘书主要专项业

5、务工作方法。v3-1-1 3-1-1 秘书秘书工作方法与工作方法与管理实践管理实践 领导层领导层(管理管理 决策层决策层)秘书(管理决策的管理决策的辅助层次辅助层次)执执行行 层层 管理组织体系示意图管理组织体系示意图 行为科学行为科学 ：科学合理的工作方法：科学合理的工作方法有利于提高效率、优化效果有利于提高效率、优化效果 与领导方法与领导方法相契合相契合与秘书职能与秘书职能相匹配相匹配 与组织管理运与组织管理运行机制相适应行机制相适应 A.秘书工作方法必须 与组织“四要素”有机融合组织目标组织规范组织需要组织管理方法指明方向指明方向提供依据提供依据方法基础方法基础秘书适用秘书适用 秘秘 书

6、书 秘书工作直接为领导工作服务秘书工作直接为领导工作服务秘书工作与领导工作的需要紧密联系秘书工作与领导工作的需要紧密联系总体总体具体具体要求当好近要求当好近身综合辅助身综合辅助和服务的参和服务的参谋助手谋助手要求秘书通过辅助决策、综合要求秘书通过辅助决策、综合协调、信息沟通、督促检查及协调、信息沟通、督促检查及“三办三办”,”,为领导工作做好铺垫、为领导工作做好铺垫、拓展、代劳、辅助和服务拓展、代劳、辅助和服务秘书工作适应领导工作秘书工作适应领导工作“五法五法”之一：“铺垫法”v突出一个“前”字（领导决策前；领导开会前；领导出差前；领导批阅文件前属领导开展工作的前期工作）v为此：为此：“四必须

7、四必须”（A,把握领导工作目标；把握领导工作目标；B,明确领导工作进程；明确领导工作进程；C,明确领导工作将要采明确领导工作将要采取的方法措施；取的方法措施；D,加强与领导的沟通）加强与领导的沟通）v方法：以领导的工作目标为指导，按领导工方法：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施的要求去操作，以作进程和将要采取的措施的要求去操作，以与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性。之二之二:“拓展法拓展法”拓展延伸拓展延伸v属后续性工作。领导决策后草拟文件、草拟决策执行预案、行文发文；决策文件发布后收集反馈，协助领导把握执行进程；领导召开会议后文件归档

8、、落实催办；领导检查工作后与被检查单位保持联系，增强检查效果。v为此，把握3条：领导工作预期效果（通过秘书的努力争取最佳）；领导工作后续事务的具体要求（务求件件落实见成效）；工作的整体连续性和承继性（环环紧扣不脱节）。铺铺 垫垫 拓拓 展展与延伸与延伸 严格按要严格按要求办事求办事注重整体连续性、承注重整体连续性、承继性和适变、应变继性和适变、应变使工作落到实处使工作落到实处并取得预期效果并取得预期效果 归纳归纳 1,本来属于领导应亲自办理的公本来属于领导应亲自办理的公(事事)务务,由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘书去办。如代表领导出面协调；办理公务；书

9、去办。如代表领导出面协调；办理公务；主持会议；接待客人；回复函电等。主持会议；接待客人；回复函电等。2，要注意，要注意5点：点：A.遵从领导意图遵从领导意图,防止防止“帮倒忙帮倒忙”；B.遵从授权范围遵从授权范围,切忌越权行切忌越权行事事;C.善于扮演善于扮演“双重角色双重角色”，忠实当好领导，忠实当好领导代表；代表；D.加强双向交流加强双向交流,与工作对象协作配与工作对象协作配合合;E.维护整体功利维护整体功利,不宣传自己的辛劳。不宣传自己的辛劳。归纳归纳1：秘书有效地为领导工作代劳，秘书有效地为领导工作代劳，是对领导工作在时间、精力、智力和是对领导工作在时间、精力、智力和才干诸方面的有力补

10、充和强化，对提才干诸方面的有力补充和强化，对提高领导工作效率，强化领导工作职能高领导工作效率，强化领导工作职能起着不可低估的作用。起着不可低估的作用。归纳归纳2：秘书为领导工作代劳的方法，可秘书为领导工作代劳的方法，可以概括为忠实执行领导意图，严守授权范以概括为忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，维护围，扮演双重角色，注重双向交流，维护整体功利，促进领导工作效率的提高。整体功利，促进领导工作效率的提高。之四、伴随活动法之四、伴随活动法v以实现公务活动的目的为出发点和归宿；v按进度周密安排；v提供便利；v步调协调；v拾遗补缺；v随时应变。以此来保证领导工作有序、高效进行。

11、之五：主辅配合法之五：主辅配合法 前述前述“四法四法”，均系秘书发挥综合性跟踪辅助，均系秘书发挥综合性跟踪辅助和服务职能作用的体现形式。它们常常是相互联和服务职能作用的体现形式。它们常常是相互联系、相互渗透的。要想这种或前、或后、或伴随系、相互渗透的。要想这种或前、或后、或伴随一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用，除一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用，除了秘书要提高素质、勤奋努力外，领导者的指导、了秘书要提高素质、勤奋努力外，领导者的指导、引导、培养、信任及严格要求至关重要。只有双引导、培养、信任及严格要求至关重要。只有双方都在实践中加强沟通、共同努力，才能达到主方都在实践中加强沟通、共

12、同努力，才能达到主辅配合一体化的境界。辅配合一体化的境界。v（一）在实践中形成，受实践检验（一）在实践中形成，受实践检验 我国数千年的秘书历史文化，其形我国数千年的秘书历史文化，其形成的秘书工作方法中有的沿用至今（如成的秘书工作方法中有的沿用至今（如”一文一事一文一事“）；有的至今尚有参考价值）；有的至今尚有参考价值（如保密制度与办法）；有的则失去了（如保密制度与办法）；有的则失去了运用和参考价值（如封建君主下达诏令运用和参考价值（如封建君主下达诏令的专制方式等）。的专制方式等）。学习和借鉴外国秘书工作方法中适学习和借鉴外国秘书工作方法中适合我国实际的成分合我国实际的成分。v（二）在运用中学习

13、，在学习中（二）在运用中学习，在学习中探索探索 学习的目的全在于运用。学习的目的全在于运用。学习秘书工作方法的过程，学习秘书工作方法的过程，应是一个理论联系实际的实践探应是一个理论联系实际的实践探索过程。索过程。3-1-4 3-1-4 秘书工作方法与社会实践（下）秘书工作方法与社会实践（下）v 现代管理科学、信息技术特别是信息网络技现代管理科学、信息技术特别是信息网络技术的迅猛发展，对秘书的具体工作方式产生巨大术的迅猛发展，对秘书的具体工作方式产生巨大的冲击与影响。社会的发展需要，呼唤着秘书工的冲击与影响。社会的发展需要，呼唤着秘书工作方法的创新和发展。作方法的创新和发展。v 创新的目的在于提

14、高工作效率和优化工作效创新的目的在于提高工作效率和优化工作效果。果。v 我们的选择我们的选择认真学习和掌握符合客观需认真学习和掌握符合客观需要和规律的有效的秘书工作方法；同时。结合现要和规律的有效的秘书工作方法；同时。结合现代科学技术，探索创新和发展，以期把秘书工作代科学技术，探索创新和发展，以期把秘书工作做得更好。做得更好。3-2秘书工作的悟性3-2-1悟性的心理基础悟性的心理基础悟性首先来自于工作阅历和工作经验悟性来自于意志和品位悟性更是品质和思想水平的体现3-2-2对秘书工作悟性的要求秘书的职能是辅助管理、综合服务。因此对秘书的要求必然是辅助得力、服务到位。3-2-3秘书如何提高工作悟性一是要思维敏捷，懂事理；二是有原则又善解人意，会办事；三是有觉悟，有人品，办事有水平。