办公环境下的八大浪费经典教程课件.ppt

1、2023-2-2办公环境下的八大浪费办公环境下的八大浪费现场互动：现场互动：p 在您自己的日常工作中，有哪些地方（事务）让您觉在您自己的日常工作中，有哪些地方（事务）让您觉得不顺畅得不顺畅/效率低？效率低？p 如果您是老板（对营收负责，对几十号兄弟的饭碗负如果您是老板（对营收负责，对几十号兄弟的饭碗负责），您觉得还有哪些地方（事务）需要调整和优化？责），您觉得还有哪些地方（事务）需要调整和优化？内容目录内容目录p 浪费的定义浪费的定义p 八大浪费介绍八大浪费介绍p 消除浪费的思路和流程消除浪费的思路和流程组组织织经经营营活活动动增值活动增值活动直接为直接为客户客户创造价值的活动创造价值的活动产

2、品包装产品包装过过程程产品生产产品生产过程过程产品设计过程产品设计过程必要必要但但非增值非增值多数发生于多数发生于支持性支持性部门部门人力行政人力行政财务管理财务管理IT IT 等等不不必要非增值必要非增值完全属于浪费完全属于浪费繁杂的审批过程繁杂的审批过程 过远的走动过远的走动冗长冗长无效无效的会议的会议工作活动的分类工作活动的分类工作活动的分类工作活动的分类浪费的定义浪费的定义不为产品或服务增加价值的任何事情不为产品或服务增加价值的任何事情不符合客户要求的任何事情不符合客户要求的任何事情客户不愿付钱由你去做的任何事情客户不愿付钱由你去做的任何事情尽管是增加价值的活动，但所用的资源超过了尽管

3、是增加价值的活动，但所用的资源超过了“绝对最少绝对最少”的的界限，也是浪费界限，也是浪费浪费的定义浪费的定义生生产产过过程程原材料原材料工厂（含人、机等工厂（含人、机等配套资源）配套资源）产成品产成品客户客户非非生生产产过过程程产品产品设计设计方案方案或解或解决方决方案案需求信息需求信息办公室、实验室（含办公室、实验室（含人、机等配套资源）人、机等配套资源）客户客户生产生产 VS 非生产非生产八大八大浪费浪费协调不力协调不力等待等待失职失职加工过加工过剩剩闲置闲置无序无序低效低效管理管理八大浪费简介八大浪费简介定义：定义：上下级之间沟通不畅，或工作流程中两个相邻环节不完全同步，或是人机配上下级

4、之间沟通不畅，或工作流程中两个相邻环节不完全同步，或是人机配合不科学所造成的空闲时间浪费。合不科学所造成的空闲时间浪费。表现一：等待上级指示表现一：等待上级指示n上级不安排工作就坐等；上级不安排工作就坐等；n上级不指示就不执行；上级不指示就不执行；n上级不询问就不汇报；上级不询问就不汇报；n上级不检查就拖着办上级不检查就拖着办一、等待的浪费一、等待的浪费表现二：等待外部的回复表现二：等待外部的回复n我已与你联系过了，什么时候回复不是我能决定的；我已与你联系过了，什么时候回复不是我能决定的；n等待其它部门或其他人的联系；等待其它部门或其他人的联系；n你不找我去协助，我就就当没有这事儿；你不找我去

5、协助，我就就当没有这事儿；n对其它相关工作不关心，多一事不如少一事对其它相关工作不关心，多一事不如少一事定义：定义：上下级之间沟通不畅，或工作流程中两个相邻环节不完全同步，或是人机配上下级之间沟通不畅，或工作流程中两个相邻环节不完全同步，或是人机配合不科学所造成的空闲时间浪费。合不科学所造成的空闲时间浪费。表现三：等待下级汇报表现三：等待下级汇报n任务虽已布置，但是没有检查，没有监督；任务虽已布置，但是没有检查，没有监督；n不主动去深入实际调查研究，掌握第一手资料，只是被动地听下级的汇报，没不主动去深入实际调查研究，掌握第一手资料，只是被动地听下级的汇报，没有核实，然后作决定或向上级汇报，出了

6、问题责任往下级身上一推有核实，然后作决定或向上级汇报，出了问题责任往下级身上一推一、等待的浪费一、等待的浪费定义：定义：管理中相互配合、协调不力，造成工作停滞管理中相互配合、协调不力，造成工作停滞的浪费。表现一：工作进程的协调不力表现一：工作进程的协调不力n某项工作在两个部门间协调不利、交接不清，工作进度受到影响，相互之间都某项工作在两个部门间协调不利、交接不清，工作进度受到影响，相互之间都不主动联系；不主动联系；n某些工作应哪个部门负责没有明确界定，处于部门间的断层，工作缺乏协作精某些工作应哪个部门负责没有明确界定，处于部门间的断层，工作缺乏协作精神和交流意识，认为应该别的部门负责，结果工作

7、没人管了，原来的小问题被神和交流意识，认为应该别的部门负责，结果工作没人管了，原来的小问题被拖成了大问题拖成了大问题（部门之间踢皮球）（部门之间踢皮球）二、协调不力的浪费二、协调不力的浪费 定义：定义：管理中相互配合、协调不力，造成工作停滞浪费管理中相互配合、协调不力，造成工作停滞浪费造成的浪费。表现二：领导指示的贯彻协调不力表现二：领导指示的贯彻协调不力n对单位领导的工作指示和相关会议布置的工作没有传达，内部没有有效的协调对单位领导的工作指示和相关会议布置的工作没有传达，内部没有有效的协调组织落实，致使单位的要求在本部门停滞，没有得到有效地贯彻，形成工作盲组织落实，致使单位的要求在本部门停滞

8、，没有得到有效地贯彻，形成工作盲区区二、协调不力的浪费二、协调不力的浪费 表现三：信息传递的协调不力表现三：信息传递的协调不力n信息在相关部门、相关人员手中停滞，使应该得到这些信息的部门掌握不到；信息在相关部门、相关人员手中停滞，使应该得到这些信息的部门掌握不到；n信息没有汇总、分类，分散在各个角落之中（客户信息）；信息没有汇总、分类，分散在各个角落之中（客户信息）；n没有对信息充分的分析、核实和利用，发挥效应，停滞在原始状态之中（大数没有对信息充分的分析、核实和利用，发挥效应，停滞在原始状态之中（大数据）；据）；n信息不准确，造成决策判断失误信息不准确，造成决策判断失误定义：定义：管理中相互

9、配合、协调不力，造成工作停滞浪费管理中相互配合、协调不力，造成工作停滞浪费造成的浪费。表现四：业务流程的协调不力表现四：业务流程的协调不力n部门间协调不力，相互制约、不沟通、各自为政、部门利益第一，形成独立的部门间协调不力，相互制约、不沟通、各自为政、部门利益第一，形成独立的部门割裂，造成协调的障碍；部门割裂，造成协调的障碍；n没有或不能及时维护优化系统，使业务流程不能顺利流转，造成后续流程的停没有或不能及时维护优化系统，使业务流程不能顺利流转，造成后续流程的停滞；滞；二、协调不力的浪费二、协调不力的浪费 nPSPS（大规模生产方式（大规模生产方式VSVS精益管理，尽量打破部门隔阂，以价精益管

10、理，尽量打破部门隔阂，以价值创造过程去组织人财物，值创造过程去组织人财物，韩都衣舍的小组制）韩都衣舍的小组制）定义：定义：提供了对实现客户价值无关的内容或服务（客户不需要的内容或服务）表现：表现：n品质过剩质量要求过高超过了顾客的预期使用目标；n检查过剩没有设置合理的检查点造成同一个项目在不同的位置反复检查或者要求不高的项目也重点检查；n设计过剩设计方案超出了预期使用效果；n加工过剩产品本身没有要求或要求不高时采取了高于标准的加工要求；n监控、管理过剩对于人员机器材料作业方法等没有根据 其特性合理设置监控频度造成间接作业人员比例过高；三、加工过剩的浪费三、加工过剩的浪费 未准确掌握客户的需求未

11、准确掌握客户的需求 新技术的利用不当新技术的利用不当 盲目追求高性能盲目追求高性能加工过程浪费产生的原因加工过程浪费产生的原因u能否去除此零部件的部分或全部?u能否把性能（功能）要求放宽?u能否改用通用品或标准件（使用已有的产品功能模块）?u能否改变产品设计?u能否改变生产方法?u有没有无效的作业?u能否把检验省略掉?u客户会不会为这个功能或性能买单过度加工浪费的消除（查检表）过度加工浪费的消除（查检表）会不会影响客会不会影响客户满意度？户满意度？定义：定义：我们把管理工作中的库存浪费称之为我们把管理工作中的库存浪费称之为“闲置闲置”。机构重叠，职能重叠，形成。机构重叠，职能重叠，形成人浮于事

12、，使资源要素不能有效的利用，发挥最大的作用，造成闲置的浪费。人浮于事，使资源要素不能有效的利用，发挥最大的作用，造成闲置的浪费。表现一：固定资产的闲置表现一：固定资产的闲置n办公场所偏大，办公设备过于追求功能完备；办公场所偏大，办公设备过于追求功能完备；n设备重复投资；设备重复投资；非常容易导致固定资产的闲置，从而出现设备利用率不足，导致资源浪费，成本升高非常容易导致固定资产的闲置，从而出现设备利用率不足，导致资源浪费，成本升高四、闲置的浪费四、闲置的浪费表现二：职能的闲置或重叠表现二：职能的闲置或重叠n设定了部门职能，但在实际工作中，有的职能却没有有效发挥作用，造成了部门职能的设定了部门职能

13、，但在实际工作中，有的职能却没有有效发挥作用，造成了部门职能的闲置；闲置；n职能划分不清，两个部门承担类似的工作，好像是谁都负责，其实是谁也不负责；职能划分不清，两个部门承担类似的工作，好像是谁都负责，其实是谁也不负责；定义：定义：我们把管理工作中的库存浪费称之为我们把管理工作中的库存浪费称之为“闲置闲置”。机构重叠，职能重叠，形成。机构重叠，职能重叠，形成人浮于事，使资源要素不能有效的利用，发挥最大的作用，造成闲置的浪费。人浮于事，使资源要素不能有效的利用，发挥最大的作用，造成闲置的浪费。表现三：工作程序复杂化形成的闲置表现三：工作程序复杂化形成的闲置n在某些情况下，对于不十分重要的任务，上

14、级其实只承担签字的职能，但如果无上级的在某些情况下，对于不十分重要的任务，上级其实只承担签字的职能，但如果无上级的签字或认可，则工作就无法进行，会出现等待和停滞等浪费；签字或认可，则工作就无法进行，会出现等待和停滞等浪费；n原来比较简单的事，一些部门非要写个报告，填个报表，由于报表内容太多，即使保存原来比较简单的事，一些部门非要写个报告，填个报表，由于报表内容太多，即使保存后再想使用也难以找到（后再想使用也难以找到（VS VS 企业发展壮大过程中的组织变迁问题）企业发展壮大过程中的组织变迁问题）四、闲置的浪费四、闲置的浪费表现四：人员的闲置表现四：人员的闲置n人多好办事，都强调本部门工作的重要

15、性，增加人员，三个人干两个的人工作；人多好办事，都强调本部门工作的重要性，增加人员，三个人干两个的人工作；n为了避免上级人浮于事的批评，以重叠的交替安排工作造成工作量不满，劳动纪律涣为了避免上级人浮于事的批评，以重叠的交替安排工作造成工作量不满，劳动纪律涣散散定义：定义：缺乏明确的规章、制度、流程，或是有令不行、有章不循，按个人的意愿行缺乏明确的规章、制度、流程，或是有令不行、有章不循，按个人的意愿行事而造成的浪费。事而造成的浪费。表现一：职责不清造成的无序表现一：职责不清造成的无序n由于制度、管理等方面的原因，造成某项工作好像两个部门都管，却纠缠不休，整天扯由于制度、管理等方面的原因，造成某

16、项工作好像两个部门都管，却纠缠不休，整天扯皮，使原来的有序反而变成无序；皮，使原来的有序反而变成无序；n某个部门某个人，当看到某项工作比较紧急，如果不做就会影响到单位利益时，挺身而某个部门某个人，当看到某项工作比较紧急，如果不做就会影响到单位利益时，挺身而出，进行了补位。这时就出现了一种怪现象：那么，今后这项工作就由你们来做吧，责出，进行了补位。这时就出现了一种怪现象：那么，今后这项工作就由你们来做吧，责任部门反而放任不管了，这也是一种无序任部门反而放任不管了，这也是一种无序五、无序的浪费五、无序的浪费定义：定义：缺乏明确的规章、制度、流程，或是有令不行、有章不循，按个人的意愿行缺乏明确的规章

17、、制度、流程，或是有令不行、有章不循，按个人的意愿行事而造成的浪费。事而造成的浪费。表现二：业务能力低下造成的无序表现二：业务能力低下造成的无序n素质低下、能力不能满足工作需要都造成工作的无序；素质低下、能力不能满足工作需要都造成工作的无序；n应该承担某项工作的部门和人员，以不会干等为理由，堂而皇之地拒绝承担该项工作，应该承担某项工作的部门和人员，以不会干等为理由，堂而皇之地拒绝承担该项工作，更是一种无序的浪费；更是一种无序的浪费；n当出现部门和人员变更时，工作交接不力、协作不到位，原来形成的工作流程经常被推当出现部门和人员变更时，工作交接不力、协作不到位，原来形成的工作流程经常被推翻（工作没

18、有延续性），人为增加从无序恢复到有序的时间翻（工作没有延续性），人为增加从无序恢复到有序的时间五、无序的浪费五、无序的浪费定义：定义：缺乏明确的规章、制度、流程，或是有令不行、有章不循，按个人的意愿行缺乏明确的规章、制度、流程，或是有令不行、有章不循，按个人的意愿行事而造成的浪费。事而造成的浪费。表现三：有章不循造成的无序表现三：有章不循造成的无序n随心所欲，把单位的规章制度当成他人的守则，没有自律、不以身作则，威信下降，不随心所欲，把单位的规章制度当成他人的守则，没有自律、不以身作则，威信下降，不按制度进行管理、考核造成无章无序的管理；按制度进行管理、考核造成无章无序的管理；五、无序的浪费五

19、、无序的浪费表现四：业务流程的无序表现四：业务流程的无序n各部门大多考虑某项工作在本部门能否得到认真贯彻，而很少考虑如何协助相关部门顺各部门大多考虑某项工作在本部门能否得到认真贯彻，而很少考虑如何协助相关部门顺利实施；利实施；n通常考虑以本部门为中心，而较少以工作为中心，不是部门支持流程，而是要求流程围通常考虑以本部门为中心，而较少以工作为中心，不是部门支持流程，而是要求流程围绕部门转，从而导致流程的混乱，工作无法顺利完成，需要反复协调，加大管理成绕部门转，从而导致流程的混乱，工作无法顺利完成，需要反复协调，加大管理成本本定义：定义：工作虽然干了，但是不主动、不认真，敷衍搪塞了事，不是追求最好

20、的结果，工作虽然干了，但是不主动、不认真，敷衍搪塞了事，不是追求最好的结果，从而缺乏实际效果的浪费。从而缺乏实际效果的浪费。表现：表现：n在在ISO9000ISO9000体系管理中，许多应该日常进行的工作基本上没有认真去做，不重视日常规范体系管理中，许多应该日常进行的工作基本上没有认真去做，不重视日常规范管理，缺乏基础工作，审核前突击进行表面工作，来应付审核；管理，缺乏基础工作，审核前突击进行表面工作，来应付审核；n对上级布置的工作，没有按计划要求去完成，做一些表面文章，去应付检查。如果再加对上级布置的工作，没有按计划要求去完成，做一些表面文章，去应付检查。如果再加上承担检查工作的人员也进行应

21、付，或者碍于情面不予指出，就会形成空对空；上承担检查工作的人员也进行应付，或者碍于情面不予指出，就会形成空对空；n在涉及系统性和流程性工作时，某些环节特别是前段如果不认真，则将对后续工作产生在涉及系统性和流程性工作时，某些环节特别是前段如果不认真，则将对后续工作产生较大的影响；较大的影响；六、失职的浪费六、失职的浪费定义：定义：工作虽然干了，但是不主动、不认真，敷衍搪塞了事，不是追求最好的结果，工作虽然干了，但是不主动、不认真，敷衍搪塞了事，不是追求最好的结果，从而缺乏实际效果的浪费。从而缺乏实际效果的浪费。表现：表现：n在工作中没有计划，没有自查，做事只做前面，随着时间的推移，后面的就忘做了

22、甚至在工作中没有计划，没有自查，做事只做前面，随着时间的推移，后面的就忘做了甚至不做了；不做了；n工作缺乏主动，让做什么事，只是应付了事，而不是自己严格要求要做得更好；工作缺乏主动，让做什么事，只是应付了事，而不是自己严格要求要做得更好；n应做的事，不会做，说一声不会做就不用再做了，不会也不学，更有甚者，告诉如何去应做的事，不会做，说一声不会做就不用再做了，不会也不学，更有甚者，告诉如何去做都不做；做都不做；nn失职的浪费主要是责任心不强、素质低下和工作质量差等失误造成的，但管理考核及职失职的浪费主要是责任心不强、素质低下和工作质量差等失误造成的，但管理考核及职责的不明确使其没有受到制约和监督

23、。责的不明确使其没有受到制约和监督。六、失职的浪费六、失职的浪费定义：定义：1.工作的低效率或者无效率；工作的低效率或者无效率；2.2.错误的工作，是一种负效率。错误的工作，是一种负效率。表现：表现：n没有一次把事情做好就是最大的浪费；没有一次把事情做好就是最大的浪费；n应该正确完成的工作被做错，会出现返工、重做、纠正等浪费，甚至影响到整体；应该正确完成的工作被做错，会出现返工、重做、纠正等浪费，甚至影响到整体；nn如果是高效率地完成了错误的工作，则损失更大。更可怕的是，这种错误在某种程度上如果是高效率地完成了错误的工作，则损失更大。更可怕的是，这种错误在某种程度上是被允许的，会被以各种各样的

24、原因、理由来掩盖住，从而反复发生，造成类似的浪费；是被允许的，会被以各种各样的原因、理由来掩盖住，从而反复发生，造成类似的浪费；n我们允许的是创造性的失误，而不允许反复发生低级的错误我们允许的是创造性的失误，而不允许反复发生低级的错误七、低效的浪费七、低效的浪费定义：定义：是由思维、企业文化陈旧、用人不当、培训不足等造成的资源及人员使用方是由思维、企业文化陈旧、用人不当、培训不足等造成的资源及人员使用方面的浪费面的浪费。不把问题当问题，是最大的浪费！不把问题当问题，是最大的浪费！表现：表现：n老员工习惯了此前的工作模式，看不到问题（问题就是现实与理想之间的差距）；老员工习惯了此前的工作模式，看不到问题（问题就是现实与理想之间的差距）；n新员工被老员工同化；n员工只按部就班做本职工作（还不一定会做好），根本没有想过现在的工作有没有可能员工只按部就班做本职工作（还不一定会做好），根本没有想过现在的工作有没有可能做进一步优化和改善做进一步优化和改善八、管理的浪费八、管理的浪费如何解决？如何解决？n让每个员工都重新建立起问题意识（认识到哪些是浪费？）n发动每个员工发现和改善问题（每人三张改善报告）；发动每个员工发现和改善问题（每人三张改善报告）；n建立持续改善平台，奖励提出并实施改善成效突出的同事；逐步形成持续改善的企业文化。消除浪费的思路和流程消除浪费的思路和流程