如何开好部门工作例会(干货)课件.pptx

1、部门工作例会企业如何组织员工高效的开好公司例会20XX课程目的课程目的1.掌握高效会议的流程2.掌握XX会议管理的原则 二、高效会议的流程 三、XX会议管理的原则课程目录课程目录一、为什么要开会？讨论：为什么要开会？讨论：为什么要开会？状况信状况信息沟通息沟通解决工作解决工作问题问题行动方行动方案决策案决策 会议是指两个或两个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定功能，即指下列五项功能中的某一项或某几项：培育训练 提供信息汇集信息解决问题宣传政策 会议这种群体沟通的方式，是一个集思广益的渠道，通过开会可以达到如下目的：开展有效的沟通传达资讯监督员工、协

2、调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固经理人的地位一、为什么要开会？二、高效会议的流程 三、XX会议管理的原则课程目录课程目录高效会议的流程高效会议的流程 策划会议议程 筛选参会人员 会议行政安排 发送会议通知 宣布会议规则 恰当扮演角色 控制议程进度 推动达成决议 迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议Plan会前准备会前准备Do会中控制会中控制Review会后跟进会后跟进议议 程程目标目标期望期望成果成果利益关利益关注点注点后续后续行动行动回顾期回顾期望值望值重复重复PDRPDR会前准备会前准备策划议程的策划议程的几点建议几点建议目标明确会议要达到的目标期望成

3、果让与会者可提前了解对会议的观点；鼓励与会者提出他们会议期望值，必要时调整议程利益与关注了解团队目前的状态形势设法增加有效的工作方法与流程有助于理解沟通或是清除障碍提升倾听与相互理解水平将关注点转化为实际的行动确保会议技能的提高后续行动在会议开始前就考虑行动方案确保大家关注行动与产出而不是问题强调个人行动的责任增强改善的意愿设定行动节奏重复上述步骤，坚持Plan-Do-Review流程策划会议议程；筛选参会人员；会议行政安排；发送会议通知宣布会议规则；恰当扮演角色；控制议程进度；推动达成决议迅速总结评估；发送会议纪要；立即行动跟进；持续改进会议高效会议的流程会前准备会前准备会中控制会中控制会后

4、跟进会后跟进会中控制会中控制高效会议的行为规则高效会议的行为规则应 当不应当 关闭或不携带手机，至少应放置在静音状态 按时开始结束，尤其是在中间短暂休息以后 事先声明约束性条件 就如何处理争议达成共识 尊重相互之间发表观点的权利 突出重点，如果较复杂就先解释再总结 聚焦议程内的问题，非议程内的记录下来，不讨论 开小会 同时1个以上的讨论对话 长时间的1对1讨论 扔“手榴弹”，比如与会议无关的个人观点 讨论临时想到的话题，除非对会议原目标有直接产出 直接评论特别是批评别人提出的观点 没有人对每个内容进行总结并确定行动方案为会议设定合理的较高期望值；为会议设定合理的较高期望值；在会议中多使用在会议

5、中多使用“我们我们”而非而非“我我”；提醒团队任务的重要性。提醒团队任务的重要性。确认与会者名单；确认与会者名单；提供支持、信息和资源；提供支持、信息和资源；营造氛围；营造氛围；鼓励创意；鼓励创意；作出决定；作出决定；需要认真充分的准备、需要认真充分的准备、参与并影响会议；参与并影响会议；参与者参与者推动者推动者领导者领导者负责整个会议，设定会议内容与产出恰当扮演自己的角色领导者恰当扮演自己的角色领导者恰当扮演自己的角色推动者恰当扮演自己的角色推动者参与者参与者领导者领导者推动者推动者负责控制会议的程序与进度坚持实施会议的议程；适当“管理”与会者的行为确保与会者处在“安全”状态；记录团队的建议

6、与决议；时间控制；必要时把大家带回正题；协助归纳和澄清观点；协助达成会议成效；提供反馈。恰当扮演自己的角色参与者恰当扮演自己的角色参与者负责积极的为会议贡献“输入”事先了解会议议程与目标；了解会议背景，搜集有用的信息；积极倾听；积极提供观点与建议；遵守会议议程与规则；恰当的与会“行为”；承诺并履行安排的任务。会中控制会中控制控制议程进度控制议程进度TIPSTIPS：用好会议白板：用好会议白板 帮助团队讨论聚焦 即时记录会议内容与要点 鼓励参与“共有”观点 增进成就感严格按议程控制进程严格按议程控制进程171、准时到场，按时开始。2、正确开场并引入日程表。3、制定规则。高效的会议离不开优秀的会议

7、主持人的会中控制，会议主持人的10大规则如下：96%7、通常要时不时地进行清楚简要的总结。8、确保决定正确地做出，并得到同意。4、确保发言全面。5、保持讨论不离题。6、看表，提醒人们注意时间。9、应付扰乱、感情激动性事件。10、总结并确定后续行动。会中控制会中控制会议主持人规则会议主持人规则开场开场白白澄清澄清观点观点展开展开讨论讨论推动推动决策决策总结总结行动行动会中控制会中控制会议主持人控场技巧会议主持人控场技巧高效会议的流程高效会议的流程 策划会议议程 筛选参会人员 会议行政安排 发送会议通知 宣布会议规则 恰当扮演角色 控制议程进度 推动达成决议 迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟

8、进 持续改进会议Plan会前准备会前准备Do会中控制会中控制Review会后跟进会后跟进会后跟进会后跟进会议纪要的书写规范会议纪要的书写规范会议纪要格式：要求使用公司统一格式。（详见：详见：XXXX会议管理程序会议管理程序）会议纪要正文：要求对会议整体情况作简明扼要的描述，会议过程只能简单描述，与会人员发言、讨论过程不必一一罗列；对会议作出的决定决议、布置工作要进行正确描述，明确干什么、什么时间干、谁去干、谁配合、资源配套、注意事项等；会议纪要语言要通俗易懂、简明扼要，用词要准确规范、符合行业约定俗称的要求。严格执行纪律有效履行角色充分酝酿议程持续优化循环鼓励积极与符合准则的会议行为有会议主持

9、，并且所有与会成员均有清晰的角色与职责明确的内容、确切的时间长度以及负责人会前准备、会中控制、会后跟进会后跟进会后跟进持续改进会议持续改进会议成功会议不是偶然的，必须具备4大关键因素：讨论：讨论：会议效率不高的原因？会议效率不高的原因？总结：总结：会议效率不高的原因会议效率不高的原因 会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。附表：会议效率不高的原因及具体表现 一、为什么要开会？二、高效会议的流程 三、XX会议管理的原则课程目录课程目录对很多人来说，管理就是开会，但开会不一定就是管理

10、。级别越高，会议越多。只有掌握并坚持一些基本原则，才能充分利用开会实现有效管理。不开没有主持人的会议。会议一定要设主持人，主持人一定要管理会议，主持人不能随便让别人代替，也不能形同虚设；不开没有议题的会议。主持人会前要准备好议题，给参会者足够时间做准备，会中要保证会议不跑题。不开没有争论的会议。会议中主持人要引导讨论和争论，让每个不同意见都有发表的机会。不开没有时限的会议。主持人要管理会议时间，要果断打断和会议无关的发言，要提醒发言者不跑题。不开没有时限的会议。主持人要尽量逼迫大家按一定规则在这次会议上做出决定，而不是延后决策。XXXX会议管会议管理的原则理的原则回顾与互动交流时间 感 谢 观 看T h a n k s f o r w a t c h.