职场人士最好的时间管理课件.pptx

1、职场人士最好的时间管理培训有效的时间管理这个课程给大家最重要的讯息是。不是教给你把事情做得快的技巧,也不是教你怎样可以不眠不休。我的问题所在？我的问题所在？我我需要需要作出怎样的作出怎样的决定决定?我可以我可以做些什么和要做些什做些什么和要做些什麽麽?目 录认识时间障碍如何运用时间总结时间管理的错误观念什么是时间杀手人最容易掉进的时间陷阱认识时间障碍时间管理只是常识只要我把工作做好，我的时间管理应该还不错我在压力下表现较好，时间管理会令我失去我的优势我有使用计事本和行事历，这还不够吗？时间管理的错误观念什么是时间杀手无形的（不自觉）无形的（不自觉）有形（自觉的）有形（自觉的）接听电话打电话会议

2、打扰官僚作风沟通不足办公室政治资源不足阅读文件及邮件交通堵塞欠缺周详计划不懂分辨轻重缓急过分注重细节犹豫不决不懂得说不拖延善忘不懂授权欠缺组织健康欠佳工作欠目标，优先次序不明确危机管理能力薄弱多项工作须同时进行自我组织问题外界骚扰无力拒绝要求不能有效授权拖延工作会议人最容易掉进的时间陷阱目 录认识时间障碍如何运用时间总结如何运用时间管理自己订立目标妥善计划权衡轻重权利下放自我约束要管理好自己吗?要懂得管理自己，首先要认识自己。抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯为什么需要目标？为什么需要目标？目标是行动的导航灯目标是行动的导航灯!成功就等于目标，成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。其他

3、的一切都是这句话的注解。美国潜能大师伯恩美国潜能大师伯恩崔西语崔西语为什么需要目标？为什么需要目标？哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标成为社会各界的顶尖人士成为社会各界的顶尖人士成为各行业的专业人士成为各行业的专业人士社会的中下层面安稳地生活与工作社会的中下层面安稳地生活与工作社会的最底层，抱怨整个世界社会的最底层，抱怨整个世界3 3有清晰且长期的目标有清晰且长期的目标 1010有清晰但较短期的目标有清晰但较短期的目标 60%目标模糊目标模糊27%27%没有目标

4、没有目标25年后调查发现年后调查发现：Specific-明确的Measurable-可以量度Achievable-可以达成Time Bound-有时间性Realistic-实际可行剥洋葱法多杈树法个人目标：健康、休闲和营养方面的目标事业目标：自我职业规划项目计划（例如推行新系统）日常运作计划（编写每月生产报告）每周的行事安排每日需要完成的工作长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己！长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己！命中是偶然的，打不中是必然的！命中是偶然的，打不中是必然的！如 果 没 有 目 标订立计划以掌握时间订立计划以掌握时间以目标,优先次序,理想工作时间表表示这三块积木为基础,想好

5、一天的计划搞清楚个人活力周期表,再根据最有效的工作时间,勾勒出“理想工作时间表”根据目标的轻重,安排优先次序订好长期目标,以及的短期目标运用企划的概念-拟定计划TO DO LIST-执行事项清单执行事项清单本 周 目 标本 周 任 务次 序星 期 一_月_ 日星 期 二_月_ 日星 期 三_月_ 日星 期 四_月_ 日星 期 五_月_ 日星 期 六_月_ 日1.今今 天天 任任 务务次次 序序2.3.4.5.6.7.约 会/承 诺8.8888889.99999910.10101010101011.11111111111112.12121212121213.11111114.22222215.3

6、3333316.44444417.55555518.666666TO DO LIST-执行事项清单执行事项清单1/要有正面的工作态度2/留意自己的表现曲线3/预留自己安静的时间4./利用工作日志看看你的工作日志看看你的工作日志,然后问自己然后问自己:几点开始目标几点开始目标?能不能早点开始能不能早点开始?有没有任何让你分心有没有任何让你分心,以致无以致无法完成目标的事情法完成目标的事情?,?,能不能早点开始能不能早点开始?你完全不受干扰的最长时段有多久你完全不受干扰的最长时段有多久?(?(不要把午饭也放进去不要把午饭也放进去)你最有效率和最没有效率是什么时候你最有效率和最没有效率是什么时候?你

7、将当天的主要目标完成到什么程度你将当天的主要目标完成到什么程度?你会照着优先次序的书面计划做事吗你会照着优先次序的书面计划做事吗?你在适当的时间做适当的事吗你在适当的时间做适当的事吗?你在怎么处理不应该做的事你在怎么处理不应该做的事?可不可以授权可不可以授权?手边的工作要如何做得更有成效手边的工作要如何做得更有成效,更为简化更为简化,并减少细节并减少细节?你花的时间与你的优先次序是否相称你花的时间与你的优先次序是否相称?请记着:巴雷德“80/20”定理以行动配合计划以行动配合计划将目标写下来-是什么目标?要达致什么的成果?行动 要做些什么?次序 -哪些应该先做/哪些为后?订下完成 日期及排列优

8、先次序时间估计 每项的行动需要多长时间?灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表 甚么时候处理甚么事项？你是怎样编排时间计划？一、年度计划甘特图二、周计划执行事项清单史蒂芬 柯维博士“与时间有约”权衡轻重最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times区分优先工作区分优先工作某些事件某些电话浪费时间之事不重要又不紧急改进产能建立人际关系发新机会重要但不紧急某些电话某些信件与报告某些会议不重要但紧急危机急迫的问题有期限压力的计划重要又紧急有趣的活动防患未然规

9、划、休闲不速之客必要而不重要的问题受欢迎的活动权利下放授权授 权 应 有 的 心 态?把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会 它不是用来惩罚下级 不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情主要可以分成两种形态：如何介定哪些工作委派?你必须自己做你应该做,但有些人可以帮助你你可以做,但如果其他人有机会也可以做其他人应该做,但情况紧急时你可以帮他其他人必须做解释所分配工作的重要性订出需要的结果询问下属的意见及疑问预期的成果预期的成果订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识订出跟进时间表肯定成就,提高士气应守的规则应守的规则自我约束 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而9

10、5的行为都是习惯性的。江山易改，本性难移!罗曼罗兰名言：性情即命运!时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。1、给变你的习惯2、修正你的态度3、增加你的生产力1.你的办公桌你的工作环境是怎么样?有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?改善工作环境将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座.)将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档2.归档一些你需要今天马上完成的事情-DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作-

11、FILE 一些你需要归档的文件-FILE 有空才阅读的书本-READ 需要传阅的文件-PASS ON 一些文件需要等待资料完成-PROGRESS所有的文件和书信应分三类所有的文件和书信应分三类归档只作参考马上处理3.如何处理电话/电邮如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电打电话之前,要把事情重点写下来 要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给 对方先看,减少详细解释的时间备有有关文件 自设时限4.处理会议每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主席,你应 鼓励发言和要求言之有 物,要避免发言同事

12、偏离主题 最好设定一个时限,以方便各人安排工作5.要懂得说不 说不应该是有礼貌 要给对方的清晰的解释 给对方另外的选择和建议 6.处理拖延心态为什么我们会拖延？不知道如何或从何入手不知道为什么要做？不喜欢去处理个人情绪及健康问题缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过后7.改善拖延方法行动：每次只处理一项工作及时去做交付下属去做把工作分成若干部分订出工作时间问题、文问题、文件洗牌件洗牌着手工着手工作时间作时间改善拖延方法建立自信-跟自己说“我一定可以做到”设立目标找出与自己相关的方法-对自己的好处储蓄时间全力再战自我奖励设立完工期限时刻提醒自己事情的重要性有充分的准备，才会把事情做好时间就是金钱

13、我们可以怎样赢得每一分秒?利用交通时间与运动同行避开繁忙时间车上观察构思车上看书出差外游收集情报计划构想寓工作于娱乐目 录认识时间障碍如何运用时间总结希望你能够:看到自己的问题在那里 要改变生活的习惯和工作方式 在自己所能控制的情况下,把握每分钟 订立目标,策略,行动去应付每一个挑战在不能完全自己控制的情况下,把负面的影响减到最低总结总结有清晰的目标,知道自己在做什么和要做什么分辨事情的先后次序 知道自己是否朝着目标前进 选择做对的事,而不是说只念着把事情做对 讲求效率,以最少的资源追求最大的成效 计划每天,每周,每年要做的事情 估计需要完成时间,并编排时间表行事懂得在适当时候说“不”建立一套方法和技巧减少打扰缩短必须要做的事所花的时间抗拒拖延求取生活和工作平衡总结总结