会计电算化技能实训教程第2单元-总账业务课件.ppt

1、【教学目标教学目标】2.1 操作员管理操作员管理任务导入：任务导入：宏信公司自2012年1月开始使用畅捷通T3管理软件进行总账账务处理，经过与软件实施工程师咨询得知，在进行总账业务处理之前，为了加强内部控制，为了确定本公司的会计业务处理的核算规则等，应进行总账系统的参数设置。现在需要在了解本公司会计业务处理要采用的规则和具体的要求后进行参数设置，以满足会计核算与管理的要求。另外，在正式应用系统进行总账业务处理之前，要对原有手工数据进行加工整理，在软件实施工程师的帮助下确认了总账系统期初余额的录入方案。现在需要了解在使用计算机处理账务数据时应如何录入期初余额，并了解期初余额对日常业务的影响。【知

2、识要点知识要点】在系统中所设置的操作员在未被使用前，可以进行修改，但是，操在系统中所设置的操作员在未被使用前，可以进行修改，但是，操作员信息一旦保存，则编号不能修改。作员信息一旦保存，则编号不能修改。只有系统管理员有权修改操作员信息。只有系统管理员有权修改操作员信息。操作员的信息中，操作员编号不能修改，操作员的姓名、口令及所操作员的信息中，操作员编号不能修改，操作员的姓名、口令及所属部门可以修改。属部门可以修改。操作员的口令除了可以由系统管理员以修改操作员信息的方式修改操作员的口令除了可以由系统管理员以修改操作员信息的方式修改外，还可以在操作员登录系统时由操作员本人修改。外，还可以在操作员登录

3、系统时由操作员本人修改。【做中学做中学】任务任务1 1：定义总账系统启用参数：定义总账系统启用参数 010 010账套首次启用总账系统，设置总账系统的参数为，不账套首次启用总账系统，设置总账系统的参数为，不“允允许修改作废他人填制的凭证许修改作废他人填制的凭证”。2.1 操作员管理操作员管理任务任务2 2：录入基本科目余额：录入基本科目余额 2012 2012年年1 1月，月，010010账套的基本科目的期初余额如下表所示。账套的基本科目的期初余额如下表所示。科目名称科目名称 方向方向 期初余额期初余额 库存现金 借 13680 银行存款 借 552330 库存商品 借 369522 固定资产

4、 借 3323600 累计折旧 贷 856022 短期借款 贷 800000 长期借款 贷 685990 实收资本 贷 2000000 2.1 操作员管理操作员管理2.1 操作员管理操作员管理【知识要点知识要点】如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。自动汇总计算填入。出现红字余额用负号输入。出现红字余额用负号输入。修改

5、余额时，直接输入正确数据即可。修改余额时，直接输入正确数据即可。凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。【知识要点知识要点】只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。生数由系统自动计算。借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录中。借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录中。如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。具体业如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。具体业务处理过程参照个人往来科目期初余

6、额的录入。务处理过程参照个人往来科目期初余额的录入。【做中学做中学】任务任务3 3：录入往来科目余额：录入往来科目余额 输入输入“1221 1221 其他应收款其他应收款”科目的期初余额。相关信息：日期科目的期初余额。相关信息：日期“2011-2011-11-30”11-30”，凭证号，凭证号“付付-101”-101”，部门，部门“采购部采购部”，个人名称，个人名称“江洋江洋”，摘，摘要要“出差借款出差借款”，方向，方向“借借”，期初余额，期初余额“80008000元元”；输入；输入“11221122应收账应收账款款”科目的期初余额科目的期初余额“257400”257400”元，其中明细资料是

7、：元，其中明细资料是：20112011年年1111月月1818日，日，销售给英华公司产品未收款销售给英华公司产品未收款“转账凭证转账凭证122122号号”。输入。输入“22022202应付账款应付账款”科目的期初余额科目的期初余额“182520”182520”元，其中明细资料是：元，其中明细资料是：20112011年年1212月月1818日，向日，向锦秋公司采购材料的应付款锦秋公司采购材料的应付款“转账凭证转账凭证3939号号”。2.1 操作员管理操作员管理【知识要点知识要点】总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。余额的方向应以科目属性或类型为

8、准，不以当前余额方向为准。余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。【做中学做中学】任务任务4 4：调整余额方向：调整余额方向 将将“1404 1404 材料成本差异材料成本差异”科目余额的方向由科目余额的方向由“借借”调调整为整为“贷贷”。2.1 操作员管理操作员管理【知识要点知识要点】期初余额试算不平衡，可以填制凭证但不能记账。期初余额试算不平衡，可以填制凭证但不能记账。已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转结转上年余额上年余额”的功能。的功能。【做中学做中学】任务任务5 5：试算平衡：试算平衡 检查期初余额

9、是否平衡，如果不平衡应检查余额录入检查期初余额是否平衡，如果不平衡应检查余额录入是否有错误。是否有错误。2.1 操作员管理操作员管理2.2 填制凭证填制凭证任务导入：任务导入：会计人员的主要工作职责就是记账、算账和报账，做到手续完备，数字准确，账目清楚，按期报账。宏信公司已经具有两年经营过程，对于手工会计业务的处理已经积累了丰富的经验。在使用畅捷通T3软件之时，应明确地知道到底在总账系统中应该完成哪些主要工作？手工操作与计算机操作有哪些不同？在工作中应该知识要点什么问题？【知识要点知识要点】凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。在在“附

10、单据数附单据数”处可以按处可以按EnterEnter键通过，也可以输入单据数量。键通过，也可以输入单据数量。正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车键，系相应的会计科目在明细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。统将摘要自动复制到下一分录行。由于在日常经济业务处理的过程中有很多业务的内容是相同或类似的，由于在日常经济业务处理的过程中有很多业务的内容是相同或类似的，因此，在填制凭证时会填写相同或类似的摘要，系统提供了

11、设置常用摘要的因此，在填制凭证时会填写相同或类似的摘要，系统提供了设置常用摘要的功能，我们可以单击摘要栏的参照按钮设置常用摘要。功能，我们可以单击摘要栏的参照按钮设置常用摘要。【做中学做中学】任务任务1 1：填制凭证：填制凭证 2012 2012年年1 1月月1818日共发生三笔业务。销售给玖邦公司和英华公司日共发生三笔业务。销售给玖邦公司和英华公司产品各产品各2020件，每件售价件，每件售价20002000元，货款及税款均未收到；向天宜公元，货款及税款均未收到；向天宜公司购买材料一批已验收入库。货款司购买材料一批已验收入库。货款1000010000元和税款元和税款17001700元尚未支付。

12、元尚未支付。2.2 填制凭证填制凭证【知识要点知识要点】对错误凭证进行修改，可分为对错误凭证进行修改，可分为“无痕迹无痕迹”修改和修改和“有痕迹有痕迹”修改两种。修改两种。“无痕迹无痕迹”修改，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹；修改，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹；“有痕迹有痕迹”修改则修改则是采用红字冲销法生成红字冲销凭证。下列两种状态下的错误凭证可实现无是采用红字冲销法生成红字冲销凭证。下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改痕迹修改:对已经输入但未审核的机内记账凭证可以直接进行直接修改；对已经输入但未审核的机内记账凭证可以直接进行直接修改；在当前金额的相反方向，按空格键可改变金额方向。

13、在当前金额的相反方向，按空格键可改变金额方向。若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。废他人填制的凭证。【做中学做中学】任务任务2 2：修改凭证：修改凭证 2012 2012年年1 1月月1818日，发现已填制的销售给日，发现已填制的销售给“英华公司英华公司”产品产品2020件，件，每件售价每件售价20002000元的转账凭证中的客户应为元的转账凭证中的客户应为“宏基公司宏基公司”。2.2 填制凭证填制凭证【知识要点知识要点】作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示作废凭证仍保留凭证内容及编号，只

14、显示“作废作废”字样。字样。作废凭证不能修改，不能审核。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则，月末无法结账，但在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则，月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。账簿查询时，找不到作废凭证的数据。账簿查询时，找不到作废凭证的数据。若当前凭证已作废，可单击若当前凭证已作废，可单击“制单制单”菜单中的菜单中的“作废作废/恢复恢复”选选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。【做中学做中学】任务任务3 3：删除凭证：

15、删除凭证 删除第删除第2 2号转账凭证。号转账凭证。2.2 填制凭证填制凭证【知识要点知识要点】在在“填制凭证填制凭证”窗口中，单击窗口中，单击“查看查看”菜单中的选项可以查看到菜单中的选项可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。如果凭证尚未记账，则可以直接在填制凭证功能中查看。如果凭证尚未记账，则可以直接在填制凭证功能中查看。【做中学做中学】任务任务4 4：查询凭证：查询凭证 查询查询20122012年年0101月，尚未记账的第月，尚未记账的第2 2号转账凭证。号转账凭证。2.2 填制凭证填制凭证2.3 出纳业务出纳业务任

16、务导入：任务导入：宏信公司为了加强对现金和银行存款的管理，公司决定对会计人员所填制凭证中的收付凭证，必须经由出纳签字后才能记账。现在需要了解应如何对收付凭证进行出纳签字的操作？对出纳签字的操作有哪些具体的要求？【知识要点知识要点】正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车键，系相应的会计科目在明细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。统将摘要自动复制到下一分录行。科目名称栏应录入或选择最末级的科目编码。科目名称栏应录

17、入或选择最末级的科目编码。金额不能为金额不能为“零零”，红字以，红字以“”号表示。号表示。若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”=”键键即可。即可。【做中学做中学】任务任务1 1：填制付款凭证：填制付款凭证 2012 2012年年1 1月月1818日，以现金支付财务部的办公用品费日，以现金支付财务部的办公用品费920920元。元。2012 2012年年1 1月月1818日，以转账支票（日，以转账支票（NO.13232NO.13232）支付销售部的租赁）支付销售部的租赁费费50005000元。元。2.3 出纳业务出纳

18、业务【知识要点知识要点】输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。凭证号按类别、按月由系统自动生成。凭证号按类别、按月由系统自动生成。当使用带有当使用带有“个人往来个人往来”辅助核算的会计科目时应录入其部门及个人的辅助核算的会计科目时应录入其部门及个人的名称。名称。【做中学做中学】任务任务2 2：填制收款凭证：填制收款凭证 。2012 2012年年1 1月月1818日，销售产品后收到一张日，销售产品后收到一张117000117000元的转账支票元的转账支票（NO.654521NO.654521）。其中货款）。其中货款100000

19、100000元，税款元，税款1700017000元。元。2012 2012年年1 1月月1818日，收到业务部江洋还款日，收到业务部江洋还款10001000元。元。2.3 出纳业务出纳业务【知识要点知识要点】凭证填制后可以直接修改，但是，凭证一旦保存，其凭证类凭证填制后可以直接修改，但是，凭证一旦保存，其凭证类别则不能修改。别则不能修改。采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能超过计算机系统日期。超过计算机系统日期。一般情况下只能由制单人本人修改错误的凭证。一般情况下只能由制单人本人修改错误的凭证。若已采用制单序时控制，则在修改制

20、单日期时，不能在上一若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。张凭证的制单日期之前。【做中学做中学】任务任务3 3：修改记账凭证：修改记账凭证20122012年年1 1月月1818日，将第日，将第1 1号付款凭证的金额修改为号付款凭证的金额修改为982982元。元。2.3 出纳业务出纳业务【知识要点知识要点】若对出纳凭证（即涉及到库存现金和银行存款的收付凭证）若对出纳凭证（即涉及到库存现金和银行存款的收付凭证）进行签字操作应做好两项准备。即操作员应具有进行签字操作应做好两项准备。即操作员应具有“出纳签字出纳签字”权权限和在系统初始化的科目设置中指定了限和在系统初

21、始化的科目设置中指定了“库存现金库存现金”为为“现金总现金总账科目账科目”，“银行存款银行存款”为为“银行总账科目银行总账科目”。如果已签字凭证发现有错误，则需单击如果已签字凭证发现有错误，则需单击【取消取消】按钮，取消按钮，取消签字（由原签字人取消签字），再由制单人修改。签字（由原签字人取消签字），再由制单人修改。【做中学做中学】任务任务4 4：出纳签字：出纳签字 由出纳员赵强（由出纳员赵强（ZQZQ，密码：，密码：000000000000）将）将1 1月份所填制的月份所填制的收付凭证进行出纳签字。收付凭证进行出纳签字。2.3 出纳业务出纳业务【知识要点知识要点】在在“银行日记账银行日记账”

22、中，如果本月尚未结账，显示中，如果本月尚未结账，显示“当前合计当前合计”、“当前累计当前累计”；如果本月已经结账，则显示；如果本月已经结账，则显示“本月合计本月合计”、“本年本年累计累计”。查询日记账时还可以用鼠标双击某行或单击查询日记账时还可以用鼠标双击某行或单击【凭证凭证】按钮，查按钮，查看相应的凭证，单击看相应的凭证，单击【总账总账】按钮可以查看此科目的三栏式总账。按钮可以查看此科目的三栏式总账。现金日记账的查询与银行存款日记账的查询操作基本相同。现金日记账的查询与银行存款日记账的查询操作基本相同。【做中学做中学】任务任务5 5：查询日记账：查询日记账 查询查询20122012年年1 1

23、月份的月份的“包含未记账凭证包含未记账凭证”的银行存款日的银行存款日记账。记账。2.3 出纳业务出纳业务【知识要点知识要点】在在“资金日报表资金日报表”界面，用鼠标单击界面，用鼠标单击【日报日报】可查询并可查询并打印光标所在行科目的日报单。打印光标所在行科目的日报单。用鼠标单击用鼠标单击【昨日昨日】按钮可查看现金、银行科目的昨日按钮可查看现金、银行科目的昨日余额。余额。【做中学做中学】任务任务6 6：查询资金日报表：查询资金日报表 查询查询20122012年年1 1月月1818日的资金日报表（包含未记账凭证）。日的资金日报表（包含未记账凭证）。2.3 出纳业务出纳业务2.4 审核凭证并记账审核

24、凭证并记账任务导入：任务导入：宏信公司已经分别由出纳和会计在用友T3软件中完成了填制凭证和出纳签字的操作，现在需要了解在电算化方式下，已经填制并进行了出纳签字的凭证，还应进行哪些操作才算是完成了总账的日常业务的处理？【知识要点知识要点】1.1.在确认一批凭证无错误时可以单击在确认一批凭证无错误时可以单击“审核审核”菜单中的菜单中的“成批成批审核凭证审核凭证”功能，可以完成成批审核的操作。功能，可以完成成批审核的操作。2.2.作废凭证不能被审核，也不能被标错。作废凭证不能被审核，也不能被标错。3.3.审核人和制单人不能是同一个人。审核人和制单人不能是同一个人。4.4.凭证一经审核，不能被修改、删

25、除，只有取消审核签字后才凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才能进行修改或删除。能进行修改或删除。5.5.已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。【做中学做中学】任务任务1 1：审核凭证：审核凭证 审核审核1 1月份填制的记账凭证。月份填制的记账凭证。2.4 审核凭证并记账审核凭证并记账记账范围可输入数字、记账范围可输入数字、“”和和“，”。第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未结账，本月不能记账。上月未结账，本月不能记账。作废凭证不需审核可直接记账。作废凭证不需审

26、核可直接记账。【做中学做中学】任务任务2 2：记账：记账 将将20122012年年1 1月份已审核过的记账凭证记账。月份已审核过的记账凭证记账。2.4 审核凭证并记账审核凭证并记账【知识要点知识要点】1.1.只有账套主管才有权限进行恢复到记账前状态的操作。只有账套主管才有权限进行恢复到记账前状态的操作。2.2.对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。3.3.如果再按如果再按CTRL+HCTRL+H键，将隐藏恢复记账前状态功能。键，将隐藏恢复记账前状态功能。【做中学做中学】任务任务3 3：取消记账：取消记账 取消取消010010账套账套1 1月份的所有记账的操

27、作。月份的所有记账的操作。2.4 审核凭证并记账审核凭证并记账2.5 期末业务期末业务任务导入：任务导入：宏信公司的财务人员非常清楚企业在手工方式下，会计期末应该完成哪些期末业务处理，现在需要了解在电算化方式下，财务人员应该在系统中完成哪些重要的期末业务处理？应该知识要点什么问题？与手会计业务处理比较电算化处理方式有哪优势？【知识要点知识要点】转账序号是指自定义转账凭证的代号，转账序号不是凭证号，转账序号转账序号是指自定义转账凭证的代号，转账序号不是凭证号，转账序号可以任意定义，但只能输入数字、字母，不能重号。可以任意定义，但只能输入数字、字母，不能重号。输入公式时，如果公式的表达式不太明确，

28、可采用向导方式输入金额公输入公式时，如果公式的表达式不太明确，可采用向导方式输入金额公式。式。在函数公式中，选择期初、期末时，方向一般为空，避免由于出现反向在函数公式中，选择期初、期末时，方向一般为空，避免由于出现反向余额时发生取数错误。余额时发生取数错误。可以直接在可以直接在“金额公式金额公式”栏中输入公式、运算符号及常数。栏中输入公式、运算符号及常数。【做中学做中学】任务任务1 1：设置自定义转账凭证：设置自定义转账凭证 设置按期初固定资产原值的设置按期初固定资产原值的5%5%计提固定资产折旧，并计提固定资产折旧，并将折旧额计入将折旧额计入“管理费用管理费用折旧费折旧费”的转账凭证。的转账

29、凭证。2.5 期末业务期末业务【知识要点知识要点】如果损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必如果损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。须相同。本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。级科目。【做中学做中学】任务任务2 2：设置期间损益结转转账凭证：设置期间损益结转转账凭证 设置将设置将“期间损益期间损益”结转至结转至“4103 4103 本年利润本年利润”的结转的结转期间损益的转账凭证。期间损益的转账凭证。2.5 期末业务期末业务【知识要点知识要点】转账生成之前，提示转账月份为当前会计月份。转账

30、生成之前，提示转账月份为当前会计月份。进行转账生成之前，请将相关经济业务的记账凭证登记入账。进行转账生成之前，请将相关经济业务的记账凭证登记入账。否则，必须在录入查询条件时选择否则，必须在录入查询条件时选择“包含未记账凭证包含未记账凭证”才能查询才能查询到完整的数据资料。到完整的数据资料。【做中学做中学】任务任务3 3：生成计提固定资产折旧的转账凭证：生成计提固定资产折旧的转账凭证 生成计提固定资产折旧的自定义转账凭证。生成计提固定资产折旧的自定义转账凭证。2.5 期末业务期末业务【做中学做中学】任务任务4 4：生成结转期间损益的转账凭证：生成结转期间损益的转账凭证 生成结转生成结转1 1月期

31、期间损益的转账凭证。月期期间损益的转账凭证。2.5 期末业务期末业务【做中学做中学】任务任务5 5：对账：对账 将将20122012年年1 1月份的业务进行对账。月份的业务进行对账。2.5 期末业务期末业务【做中学做中学】任务任务6 6：了解结账功能：了解结账功能 了解结账功能，暂不结账。了解结账功能，暂不结账。2.5 期末业务期末业务【知识要点知识要点】结账只能由有结账权限的操作员进行操作。结账只能由有结账权限的操作员进行操作。本月还有未记账凭证时，不能结账。本月还有未记账凭证时，不能结账。结账必须按月连续进行，上月未结账，本月也不能结账，但可以填结账必须按月连续进行，上月未结账，本月也不能结账，但可以填制、审核凭证。制、审核凭证。若总账与明细账对账不符，不能结账。若总账与明细账对账不符，不能结账。如果与其他联合使用，其他子系统未全部结账，本系统不能结账。如果与其他联合使用，其他子系统未全部结账，本系统不能结账。已结账月份不能再填制凭证。已结账月份不能再填制凭证。结账前，要进行数据备份。在结账的过程中，可以单击结账前，要进行数据备份。在结账的过程中，可以单击“取消取消”按按钮取消正在进行的结账操作。钮取消正在进行的结账操作。取消结账功能键为：取消结账功能键为：Ctrl+Shift+F6Ctrl+Shift+F6。清华大学出版社