按照发文处理程序进行发文-课件.ppt

1、秘书实务秘书实务国家精品课程国家精品课程课程负责人：禹明华课程负责人：禹明华课程主讲人：周妮、刘婕课程主讲人：周妮、刘婕 模块四模块四 秘书办文模块秘书办文模块项目一项目一 文书处理工作文书处理工作 任务二任务二 按照发文处理程序进行发文处理按照发文处理程序进行发文处理 知识目标知识目标 1 1、掌握文书发文程序及各环节的要求、掌握文书发文程序及各环节的要求 2 2、掌握文书发文各环节的要求、掌握文书发文各环节的要求 能力目标能力目标 能够按处理制度进行发文处理能够按处理制度进行发文处理 教学重点教学重点 发文处理技巧发文处理技巧 教学方法教学方法 任务驱动任务驱动 情景式教学情景式教学 案例

2、教学案例教学任务导入任务导入 天地公司（中外合天地公司（中外合资公司）请示上级单位资公司）请示上级单位天地集团总公司追加购天地集团总公司追加购车经费车经费。为此。为此，天地公，天地公司司的的秘书高山将按照发秘书高山将按照发文处理程序进行发文文处理程序进行发文。任务分析任务分析 发文处理是各单位答复来文或根据需要向外单位发文处理是各单位答复来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。主动发出文件的过程。发文办理的全过程分为两个阶段发文办理的全过程分为两个阶段:第一阶段从草拟到签发，称为制文阶段，也是发第一阶段从草拟到签发，称为制文阶段，也是发文办理的重点阶段文办理的重点阶段；第二阶段从编号到分发，

3、称为制发阶段。第二阶段从编号到分发，称为制发阶段。相关知识：相关知识：一、制文阶段一、制文阶段（一）草拟（一）草拟 草拟草拟也称拟稿，也称拟稿，就是文件的起草过程，是就是文件的起草过程，是制文阶制文阶段的起始环节段的起始环节。也是。也是发发文处理工作中的一个关键文处理工作中的一个关键性环节。性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，反草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，反映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿望和要求，因此是一项严肃的工作。望和要求，因此是

4、一项严肃的工作。（二）审核（二）审核 审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面的核对检查。这一环节通常是由办公厅的核对检查。这一环节通常是由办公厅(室室)负责负责或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。文稿审核时应着重注意以下几方面内容：文稿审核时应着重注意以下几方面内容：(1)(1)审核是否确实需要行文审核是否确实需要行文 这是考虑行文的必要性和可能性。现实确实需要解决某问题这是考虑行文的必要性和可能性。现实确实需要解决某

5、问题，而又具备了解决问题的条件，有可能解决，才能发文。，而又具备了解决问题的条件，有可能解决，才能发文。(2)(2)有无矛盾抵触有无矛盾抵触。审查文稿内容与党和政府的有关政策、法令以及上级的指示审查文稿内容与党和政府的有关政策、法令以及上级的指示、决定等有无相互矛盾抵触之处，与本机关以前的发文有无、决定等有无相互矛盾抵触之处，与本机关以前的发文有无前后不一致和自相矛盾之处。如发现问题，则按有关程序解前后不一致和自相矛盾之处。如发现问题，则按有关程序解决。决。(3)(3)要求、措施是否明确具体和切实可行要求、措施是否明确具体和切实可行 检查文稿的内容政策界限是否写得清楚明确，有无笼统含糊检查文稿

6、的内容政策界限是否写得清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处，检查文稿中所提的措施是否可行。处，检查文稿中所提的措施是否可行。(4)(4)处理程序是否完备处理程序是否完备 审核文稿在处理程序上是否妥善完备。如发文的名义是否审核文稿在处理程序上是否妥善完备。如发文的名义是否合适，是否还需交一定的会议讨论通过，涉及其他部门或合适，是否还需交一定的会议讨论通过，涉及其他部门或地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级机地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级机关的批准等。关的批准等。(5)(5)文

7、字表达文字表达 检查文字叙述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑检查文字叙述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，有关数字是否已经核对，写法是否得当，标点符号是否，有关数字是否已经核对，写法是否得当，标点符号是否正确等。正确等。(6)(6)文件体式文件体式 检查文种是否适当，标题是否达意，密级、处理时限定得检查文种是否适当，标题是否达意，密级、处理时限定得是否妥当，主送机关和抄送机关是否符合规定等。是否妥当，主送机关和抄送机关是否符合规定等。在审核中发现的问题，必须逐一加以纠正。一般在审核中发现的问题，必须逐一加以纠正。一般性的问题，可直接修改；如需作较大的改动，应性的问题，可直接修改；如

8、需作较大的改动，应附上具体修改意见，退回草拟人或承办部门共同附上具体修改意见，退回草拟人或承办部门共同研究解决。研究解决。总之，文稿审核是一项十分严肃而重要的工作，总之，文稿审核是一项十分严肃而重要的工作，审核中必须注意研究、认真对待。审核中必须注意研究、认真对待。3.3.签发签发 签发就是单位领导人对文稿进行最后的审核并签签发就是单位领导人对文稿进行最后的审核并签署意见的工作。署意见的工作。签发是发文签发是发文处处理过程中最关键的理过程中最关键的程序，是领导人行使职权的重要形式。程序，是领导人行使职权的重要形式。签发文件的原则是签发文件的原则是：(1)(1)凡以机关名义发出的文件，应由机关正

9、职或主凡以机关名义发出的文件，应由机关正职或主持日常工作的副职领导签发。内容重要或涉及面持日常工作的副职领导签发。内容重要或涉及面广的文件还必须经领导班子集体讨论通过，然后广的文件还必须经领导班子集体讨论通过，然后由主要领导人执笔签发。由主要领导人执笔签发。(2)(2)一般业务、事务性工作的文件一般业务、事务性工作的文件，可由具体分管可由具体分管的副职领导人签发。如是重要问题的副职领导人签发。如是重要问题 ，也可请正职，也可请正职领导人加签。领导人加签。(3)(3)有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长或有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长或办公厅办公厅(室室)主任签发。主任签发。(4)(4

10、)经会议讨论、修改通过的文件，整理后可由会经会议讨论、修改通过的文件，整理后可由会议主席或秘书长及其他授权人签发。议主席或秘书长及其他授权人签发。(5)(5)几个机关或部门联合发文，或内容涉及其他机几个机关或部门联合发文，或内容涉及其他机关部门的公文，应实行会签。会签是指这些准备关部门的公文，应实行会签。会签是指这些准备联合发文的机关或部门，对文稿通过协商，取得联合发文的机关或部门，对文稿通过协商，取得一致意见后共同签发行文。送请会签，应由主办一致意见后共同签发行文。送请会签，应由主办该公文的机关或部门负责。该公文的机关或部门负责。(6)(6)签发公文过程中，应再次认真审阅文稿，如发签发公文过

11、程中，应再次认真审阅文稿，如发现问题需作重大改动，应作出明确批示，现问题需作重大改动，应作出明确批示，可在文可在文稿的右白边批注意见，或由秘书口头转告拟稿部稿的右白边批注意见，或由秘书口头转告拟稿部门重新修改，待修改并重新誉清门重新修改，待修改并重新誉清 后再作签发。后再作签发。(7)(7)签发时应在签发时应在 “发文稿纸发文稿纸”的签发栏内写明意的签发栏内写明意见，并亲署姓名和具体日期。代行签发的要注明见，并亲署姓名和具体日期。代行签发的要注明 “代签代签”字样。签署意见必须明确，不能模棱两字样。签署意见必须明确，不能模棱两可。字迹要清楚、端正。如需要送机关领导人审可。字迹要清楚、端正。如需

12、要送机关领导人审阅的，要写明阅的，要写明“请某某领导同志审阅后发请某某领导同志审阅后发”。若。若审批人圈阅或签名，应当视为同意。受领导委托审批人圈阅或签名，应当视为同意。受领导委托代行签发职责的，要注明代行签发职责的，要注明 “某某代签某某代签”。XX XX单位发文稿纸单位发文稿纸密级：(紧急程度:()签发签发(会签会签):主办单位拟稿主办单位拟稿人人:主办单位核稿主办单位核稿人人:标题标题:附件附件:主送机关主送机关:(:(受文对象受文对象)抄送机关抄送机关:(:(党、政、军、群、团，人大、政协，公、法、检，各民主党派等党、政、军、群、团，人大、政协，公、法、检，各民主党派等)主题词主题词:

13、打字打字:校对校对 共印共印 份份发文字号发文字号:机关代字机关代字 号号 成文日期成文日期:年年 月月 日日(正文正文)(8)(8)几个机关或部门联合发文，一般应由主办该文几个机关或部门联合发文，一般应由主办该文件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会签。单独发文的成文日期，应以领导人签发的日签。单独发文的成文日期，应以领导人签发的日期为准；联合发文的成文日期，应以会签的最后期为准；联合发文的成文日期，应以会签的最后一位领导人签发的日期为准。一位领导人签发的日期为准。二、制发阶段二、制发阶段（一）编号（一）编号 编号编号即即指写编发文字号，同时也包

14、括编文件的份数序号。指写编发文字号，同时也包括编文件的份数序号。发文字号即文件的编号，同一份文件只有一个发文字号，发文字号即文件的编号，同一份文件只有一个发文字号，它是今后引用、检索文件的重要依据，必须按要求来编。它是今后引用、检索文件的重要依据，必须按要求来编。发文字号发文字号要能反映出该文件的制发机关，制发文件的年代要能反映出该文件的制发机关，制发文件的年代和该文件在制发当年所发文件中的顺序。因此它和该文件在制发当年所发文件中的顺序。因此它的结构包的结构包括发文机关代字、年份、序号，年份、序号用阿拉伯数码括发文机关代字、年份、序号，年份、序号用阿拉伯数码标识，标识，如湘商如湘商201920

15、191212号号 公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，通常称为公文的顺序编号，通常称为“份号份号”，可编虚位，可编虚位，用，用6 6位数，如位数，如“000001”000001”。联合行文，只标主办机关发文字号；联合行文，只标主办机关发文字号；“绝密、绝密、“机密机密”级公文应当标明份数序号。此外文件印数级公文应当标明份数序号。此外文件印数较多时也要编份号，以便清点文件份数。较多时也要编份号，以便清点文件份数。2.2.复核复核 复核就是指在公文正式印刷之前，文书部门对文复核就是指在公文正式印刷之前，文书部门对文件定稿进行再次审核的

16、工作。件定稿进行再次审核的工作。公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。一次复审。复核的重点是：复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件审批、签发手续是否完备；附件材料（在办理过程中是否有遗失或缺页）齐全；材料（在办理过程中是否有遗失或缺页）齐全；格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等3.3.缮印缮印 缮印是指对缮印是指对复核没有问题复核没有问题的定稿进行排版印制文的定稿进行排版印制文件正本的过程。件正本的过程。缮印文件一般都是通过打印、胶印、铅印或复印缮印文件一般都是通过打印、胶印、铅印或复

17、印的方式来印制文的方式来印制文，必须严格按照国家标准必须严格按照国家标准公文公文格式格式的有关规定执行。的有关规定执行。缮印公文的具体要求如下缮印公文的具体要求如下 (1)(1)以签发的定稿为依据，从文字到格式，都不得以签发的定稿为依据，从文字到格式，都不得擅自改动。如发现定稿中确有错漏之处需要改正擅自改动。如发现定稿中确有错漏之处需要改正，也应向上汇报，由拟稿人或审核人进行重新审，也应向上汇报，由拟稿人或审核人进行重新审核和修改。核和修改。(2)(2)严格按规定的公文格式制版。公文的缮印过程严格按规定的公文格式制版。公文的缮印过程也就是公文格式标准化、排印规范化的过程。定也就是公文格式标准化

18、、排印规范化的过程。定稿一般书写在稿一般书写在“发文稿纸发文稿纸”上，缮印时就要将定上，缮印时就要将定稿的公文格式转化为符合国家统一标准的格式稿的公文格式转化为符合国家统一标准的格式。(3)(3)在规定的时间范围内印制完成。急件要先印制在规定的时间范围内印制完成。急件要先印制；保密件要指定专门的印制单位或专人印制。要保密件要指定专门的印制单位或专人印制。要建立完善的文件印制管理规章制度建立完善的文件印制管理规章制度及登记制度。及登记制度。登记的内容见登记的内容见下下表。表。（四）校对（四）校对 校对校对就是就是在缮印文件过程中将印制出来的文本清在缮印文件过程中将印制出来的文本清样与定稿从内容到

19、形式进行全面对照检查的一道样与定稿从内容到形式进行全面对照检查的一道程序。程序。校对校对的的具体要求具体要求（1 1）要采取要采取 “地毯式地毯式”检查的校对方法检查的校对方法，即逐字即逐字逐句、逐个标点地进行校对。对数字、逐句、逐个标点地进行校对。对数字、地名、人地名、人名等关键词语，更要反复校核，对公文的发文字名等关键词语，更要反复校核，对公文的发文字号、密级、紧急程度、标题、主送单位、抄送单号、密级、紧急程度、标题、主送单位、抄送单位、日期、印刷份数、页码等尤须逐一校核。位、日期、印刷份数、页码等尤须逐一校核。（2 2）注意消灭和纠正排版错误，注意字体、字号、注意消灭和纠正排版错误，注意

20、字体、字号、格式的统一。格式的统一。（3 3）每次校对最好由不同的人员进行，以免先入为每次校对最好由不同的人员进行，以免先入为 主和一些个人因素的局限。通常文稿不长，一校主和一些个人因素的局限。通常文稿不长，一校、二校即可、二校即可；文稿较长或很重要，校对的次数相文稿较长或很重要，校对的次数相对要多一些。对要多一些。（4 4）应使用统一的校对符号进行校对，防止因校对应使用统一的校对符号进行校对，防止因校对符号不一致而发生误解。符号不一致而发生误解。（5 5）重要公文还应将校对后的清样送领导人审阅、重要公文还应将校对后的清样送领导人审阅、修改。修改。5.5.用印用印 用印是指在印好的文件正本的落

21、款处，正确加盖用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。单位公章，以示文件生效的过程。加盖单位公章是机关行使职权的凭证，是公文是加盖单位公章是机关行使职权的凭证，是公文是否有效的标志，也是公文格式的一个组成部分。否有效的标志，也是公文格式的一个组成部分。印章是各种图章的总称，目前我国各级各类机关印章是各种图章的总称，目前我国各级各类机关单位所使用的印章大致分这么三大类：单位所使用的印章大致分这么三大类：机关单位的公章；机关单位的公章；财务、税财务、税 务、合同等务、合同等 专用章；专用章；机关负责人名章。这些印章从文字到规格，机关负责人名章。这些印章从文字到规格，

22、从从使用到制发使用到制发,都有其专门的规定。都有其专门的规定。要按规定用印。即在落款处成文日期上用印，做要按规定用印。即在落款处成文日期上用印，做到上不压正文，下要骑年盖月。要庄重清晰；印到上不压正文，下要骑年盖月。要庄重清晰；印章要盖正，章要盖正，印色要是朱红色印色要是朱红色,要浓淡适宜，印迹要要浓淡适宜，印迹要清晰可辨。要以签发为依据；领导签发的文件才清晰可辨。要以签发为依据；领导签发的文件才可用印。可用印。（六）登记（六）登记 即即是发文登记。它是在文件发出之前对文是发文登记。它是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出文件进行统计、核

23、查等管理。对发出文件进行统计、核查等管理。发文发文登记登记簿簿顺序号发文日期发文号文件标题附件密级份数发往机关归卷日期归入卷号备注发文发文登记登记簿簿顺序顺序号号发文发文日期日期发文发文号号文件文件标题标题附附件件密级密级 份数份数 发往发往机关机关归卷归卷日期日期归入归入卷号卷号备备注注发文发文登记登记簿簿（七）分发（七）分发 分发又叫封发。是指对印制完毕、需要发出的文分发又叫封发。是指对印制完毕、需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程。件按分发的范围作分封和发送的过程。分发是发文工作的基础环节。分发文件总的要求分发是发文工作的基础环节。分发文件总的要求是要使文件准确、合理地进行定向、

24、定速、定量是要使文件准确、合理地进行定向、定速、定量的流动。文件分发由文秘部门承担，包括书写封的流动。文件分发由文秘部门承担，包括书写封面、装入文件、封套封口、登记、发送文件等一面、装入文件、封套封口、登记、发送文件等一系列工作。系列工作。做好分发工作的总体要求是做好分发工作的总体要求是：份数准确，书写正份数准确，书写正确，封口牢靠，发送安全，确认收文确，封口牢靠，发送安全，确认收文。(1)(1)封装文件前要先看发文稿纸注明的发送单位、封装文件前要先看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件，然后根据发送文件份数，要对密级、有无附件，然后根据发送文件份数，要对发出的文件数量作认真清点，确认份数无

25、误，特发出的文件数量作认真清点，确认份数无误，特别要注意附件是否有漏缺，文件有无缺页、倒页别要注意附件是否有漏缺，文件有无缺页、倒页、错页等现象，文件有无漏盖印章等问题。、错页等现象，文件有无漏盖印章等问题。(2)(2)文件封面的书写必须清楚、明白、正确，邮编文件封面的书写必须清楚、明白、正确，邮编地址、部门名称、姓名称谓都要书写工整，不得地址、部门名称、姓名称谓都要书写工整，不得滥用简称和不规范的字体；文件如有紧急、密级滥用简称和不规范的字体；文件如有紧急、密级等特殊要求的必须在封面上盖上相关戳记。等特殊要求的必须在封面上盖上相关戳记。(3)(3)文件装入封套时要注意短于封口，封口要牢靠文件

26、装入封套时要注意短于封口，封口要牢靠、严实，不能用订书钉封口，应用糊、严实，不能用订书钉封口，应用糊 糊或胶水封糊或胶水封实，有密级的文件还要按密封的要求贴上密封条实，有密级的文件还要按密封的要求贴上密封条并骑缝加盖密封章。并骑缝加盖密封章。(4)(4)文件发送要按照文件自身的情况通过不同的渠文件发送要按照文件自身的情况通过不同的渠道。文件发送的渠道主要有电信传送道。文件发送的渠道主要有电信传送 和人工传送和人工传送。电信传送指通过电传、传真、网络等形式传输。电信传送指通过电传、传真、网络等形式传输文件，但对机密文件的传输必须采用加密方式。文件，但对机密文件的传输必须采用加密方式。(5)(5)

27、大批寄发的普发性文件，可印制成套的信封，大批寄发的普发性文件，可印制成套的信封，以节省书写时间，避免书写差错。以节省书写时间，避免书写差错。文件封装发出以后，文秘人员应将发文稿纸、定文件封装发出以后，文秘人员应将发文稿纸、定稿和两本文件正本及时归卷，以留待查考和年终稿和两本文件正本及时归卷，以留待查考和年终立卷归档。对办复的发文，要履行注办手续。立卷归档。对办复的发文，要履行注办手续。任务回顾任务回顾 天地公司（中外合天地公司（中外合资公司）请示上级单位资公司）请示上级单位天地集团总公司追加购天地集团总公司追加购车经费车经费。为此。为此，天地公，天地公司司的的秘书高山将按照发秘书高山将按照发文

28、处理程序进行发文文处理程序进行发文。任务实施任务实施 作为天地公司的秘书高山可按照如下步骤进行作为天地公司的秘书高山可按照如下步骤进行关于要求追关于要求追加购车经费的请示加购车经费的请示的发文工作：的发文工作：1.1.草拟草拟 天地公司秘书高山起草天地公司秘书高山起草关于要求追加购车经费的请示关于要求追加购车经费的请示。2.2.审核审核 天地公司行政主管王林审核秘书高山起草天地公司行政主管王林审核秘书高山起草关于要求追加购关于要求追加购车经费的请示车经费的请示。3.3.签发签发 天地公司总经理张伟对文稿进行最后的审核并天地公司总经理张伟对文稿进行最后的审核并在在 “发文稿发文稿纸纸”(见下表）

29、见下表）的签发栏内写明意见，的签发栏内写明意见，同时要同时要亲署姓名和具亲署姓名和具体日期。体日期。5 5、编号、编号 天地公司秘书高山编天地公司秘书高山编关于要求追加购车经费的请示关于要求追加购车经费的请示的的发文字号。即天办字发文字号。即天办字201920191212号，并填号，并填在在 “发文稿纸发文稿纸”的的发文字号发文字号栏内栏内。6 6、复核、复核 天地公司行政主管王林对文件定稿进行再次审核。天地公司行政主管王林对文件定稿进行再次审核。7 7、缮印、缮印 天地公司秘书高山将天地公司秘书高山将关于要求追加购车经费的请示关于要求追加购车经费的请示送送到公司文件制发室进行缮印，并填写缮印

30、登记表。到公司文件制发室进行缮印，并填写缮印登记表。8 8、校对、校对 天地公司秘书高山对天地公司秘书高山对印制出来的印制出来的关于要求追加购车经费的请关于要求追加购车经费的请示示文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照。9 9、用印、用印 天地公司秘书高山天地公司秘书高山在印好的在印好的关于要求追加购车经费的请示关于要求追加购车经费的请示的的正本的落款处，正确加盖正本的落款处，正确加盖天地公司天地公司公章，以示文件生效公章，以示文件生效。1010、登记、登记 天地公司秘书高山天地公司秘书高山在在关于要求追加购车经费的请示关于要求追加购车经费的请示发出之发出之前前将将主要内容和基本要素主要内容和基本要素填写在下填写在下表表“发文发文登记登记簿簿”上上。1111、分发、分发 天地公司秘书高山将天地公司秘书高山将关于要求追加购车经费的关于要求追加购车经费的请示请示按要求装封发出。按要求装封发出。实战演练实战演练 目的目的：了解文书处理的过程，掌握文书管理的方了解文书处理的过程，掌握文书管理的方法。法。任务任务：熟悉熟悉发发文处理的工作程序。文处理的工作程序。具体任务：制发一份具体任务：制发一份天地公司关于与海防大学天地公司关于与海防大学合作培训员工的函合作培训员工的函。