档案管理制度.docx

1、档案管理制度第一章总则第一条 本制度适用于公司的档案管理工作。第二条 本制度所指档案是公司在生产、经营和管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。第三条 档案是公司知识资产和信息资源的重要组成部分。档案工作是基础性管理工作,应当认真落实国家有关档案工作法 律法规、方针政策、制度标准，服从和服务于企业生产经营、改 革发展和国有资产保值增值，确保档案的完整、准确、系统、安 全。第四条 公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，通过资源整合和开发，为企业各项工作提供有效服务。第二章 职能与权限第五条 公司办公室是公司档案工作归口管理部门，档案室隶属办公室，负责公司档案管理工作。公司应将档案

2、工作纳入发 展规划和年度工作计划，明确档案工作经费列支科目，并将经费 列入预算管理，保障档案工作有序开展。第六条 档案管理各级岗位责任制（一） 办公室1. 贯彻执行国家及上级单位有关档案工作法律法规、方针11政策、制度标准。2. 负责制定公司的档案工作规章制度和年度工作计划，并 组织实施。3. 开展档案工作研究和档案宣传工作。4. 负责公司的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、开 发利用和信息化建设工作。（二） 办公室主任1. 在公司的领导下，负责全公司科技、文书、会计、声像、 照片、实物等档案及技术资料的管理工作，并主持办公室档案室的全面工作，在业务上受上级档案部门的指导、监督与检查。2.

3、认真贯彻执行中华人民共和国档案法、企业档案 管理规定和上级公司指示及本公司有关规定，组织制定档案规 划、年度计划、档案经济责任制及考核办法；组织和领导档案人 员科学地管理好全公司科技、文书、会计、声像、照片等档案和 资料。3. 负责拟定、组织部门内档案工作安排，及时向领导汇报工作开展情况。负责业务范围内管理办法的制定、修改、补充和组织贯彻实施；督促、检查、考核各部门执行贯彻档案归档办法、 安全保密等方面的情况。4. 组织领导全公司档案的收集、整理、保管、统计及提供 利用等项工作；组织档案的鉴定与销毁工作；负责档案分类及保管期限划分的审定工作；负责检查档案案卷质量，经常性地检查库房情况，搞好库房

4、建设。5. 负责各部门科技图书、资料费用的审批。6. 参加工程竣工、科技成果鉴定，公司生产、技术和新标 准采用等各类会议。（三） 档案室1. 档案室统一管理公司的文书、科技、会计、声像、照片、 电子数字、实物档案，在办公室主任的领导下，承担全公司档案信息资源的储存、管理和开发利用工作，是公司档案及资料信息管理的中心。2. 档案室负责制订档案工作的管理标准和工作办法，负责 检查、监督、指导各部门兼职档案人员做好文件材料的形成、积 累、整理和归档以及档案的收集、管理和利用工作。（四） 专职档案员1. 专职档案员应具备中专以上学历或同等学识水平，定期接受档案业务培训，取得岗位资格证书，有较高的政治素

5、质和专 业管理知识，热爱本职工作，遵守职业道德,并在办公室主任的 直接领导下，严格执行上级公司和我公司档案保管有关规定，深 入了解各部门的业务工作，积极提供档案材料，为公司各项工作 服务。2. 负责收集、整理、保管和统计本公司的科技、文书、会计、声像、照片、实物档案。负责档案密级和保管期限的划分。负责全部归档文件材料的完整、准确，做到分类清楚、组卷合理， 保证案卷质量。负责档案材料的计算机录入、整理、查询等信息管理工作，确保档案数据库的正常运转。3. 负责督促、检查和指导有关部门做好所分管档案文件材 料的形成、积累及归档、保密等档案管理办法执行情况。负责对 已超过保管期限的档案材料进行鉴定，并

6、提出存毁意见。4. 做好档案材料的借阅及利用效果的登记工作。按分管类 别进行档案资料的加工整理，做好专题汇编、年鉴、大事记等编 研工作。5. 应参加建设项目竣工验收、产品审定、科研课题成果鉴定、设备开箱验收等活动，并负责检查归档材料的齐全、完整、 准确、系统。6. 经常检查库房安全情况，保持整洁卫生、做好温度、湿 度记录并及时调整和控制。（五） 各职能部门1. 各职能部门是公司文件材料的形成部门，按照“谁形成， 谁归档”的原则，负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作， 定期向档案室移交，并对归档文件的完整性、准确性、系统性负责。2. 职能部门负责人有权指定本部门的兼职档案员，按档案管理办法的

7、规定，开展本部门的档案管理工作。主动与档案室配 合，协调一致地开展工作。对本部门员工违反档案管理办法行为 提出批评及处罚。（六） 兼职档案员1. 认真履行职责，按照公司文件材料归档范围和档案管理 规定的要求，做好文件材料的收集、积累、整理工作，并按时向 档案室移交归档。2. 保管好本部门班组的档案，按统一要求建立档案目录。 及时反映工程技术人员、部室专业管理人员对档案工作的意见和要求，按要求提供本部门档案利用效果情况。3. 宣传档案的作用和重要性，检查本部门班组对档案管理 办法的执行情况，有权对违反档案管理办法者提出批评。（七） 专业技术岗位人员1. 对企业档案形成负有直接责任。按照“谁形成，

8、谁归档” 的原则，负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，定期向档案管理部门移交，并对归档文件的完整性、准确性、系统性负责。执行企业有关规章制度，按期完成公司下达的档案归档任务。2. 有权对本部门档案工作提出建议，确因工作完不成任务 时，应及时采取补救措施。3. 各专业专工应及时将在建设工程、设备改造、技术革新 等工作中所形成的一系列文件资料、设备开箱资料及改造工程的图纸资料（尤其是地下隐蔽工程）移交至档案室；应根据设备大、 小修、设备改造中的设备异动报告，及时修改、补充档案室所存图纸。4. 物资采购部仓库设备管理员，要对设备开箱资料做好详 细登记，并移交档案室归档。如某些设备直接运到生产部

9、门，则 各专业专工要收集随机资料，并及时移交档案室归档。设备开箱 资料一律由档案室根据情况发放、保管、使用。5. 作为甲方代表的我公司专业技术人员，要认真地监督检查施工单位在整个工程施工中所形成的文件资料，督促其及时向档案室移交竣工资料。竣工资料要准确、完整，书写清楚，签字 齐全，一律存档原件。不允许有复写纸、圆珠笔、复印件出现。6. 各项工程的预算员在工程决算时，施工单位应出具有专 业专工、档案室档案员签字的*工程竣工技术资料移交签证书，方可付款。第三章 内容与要求第七条 文件材料的接收(一） 上级颁发和公司日常生产、经营活动中形成的文件、技术资料及员工因公外出带回的资料，由文书或技术人员收

10、集、 整理、分类后，移交档案室统一保管。（二） 设备开箱、工程竣工验收、科技成果鉴定时档案管理人员必须到场，对相关资料进行收集，并在验收文件及申报表上签字盖章。（三） 财务报表、帐簿、凭证等由财务部按照分类大纲（会计帐务）进行分类、整理、组卷、编目，编制会计档案移交清册， 移交档案室统一保管。（四） 档案或文件材料、技术图纸的交接，必须填写文件材料移交清单，经档案管理人员认真查点清楚，验收合格， 交接双方履行签字手续。（五） 立卷的文件材料必须有查考和保存价值，并按照文件材料的自然形成规律，保持它们的有机联系，能真实、正确地 反映公司的各项活动。技术资料应做到材料可靠、数字准确，分 类编号合理

11、。（六） 归档的文件材料必须做到完整、准确、系统。具有长期保存价值材料的归档率、完整率、准确率应达 100%。归档文件应满足长期保管需要,不允许有热敏传真纸及铅笔、圆珠笔、 复写纸、红墨水、纯兰墨水等字迹。（七） 档案整理工作1. 档案整理工作包括：区分全宗、分类、组卷、卷内文件的整理；案卷封面的编目；案卷的封袋、排列、案卷目录的编制； 档案管理系统信息录入等。2. 档案案卷及编号组成应按国家或上级有关规定执行。编 制适应科学管理的档案检索工具，检索目录标题要简明确切，文件排列明晰，日期、页号准确。案卷备考表完整。卷面要装订结 实，整齐美观。第八条 档案的保管与销毁（一） 根据国有企业文件材料

12、归档范围制定的归档范围,确定档案保管期限。（二） 对保管期限已满的档案必须由办公室、副总工程师、办公室档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行鉴定,对确无保存价值的档案登记造册,按照相关的审批流程报公司总经理批准后销毁。销毁档案时，应与安全保卫部门取得联系，并指定两人及以上在场监销。销毁清册永久保存，并于销毁后一个月内报集团公司备案。（三） 档案现代化与信息化建设同步发展，采用先进档案管理软件，归档文件实行双轨制，归档的电子文件，应有相应的 纸质文件一并归档保存。实施库存档案的数字化工作，进行传统 载体档案的数字化转换，永久、30 年保管及利用频繁的档案要全部数字化，档案数字化率应达到库存档案

13、的 80%以上。（四） 档案库房由专职人员负责管理，根据档案载体、保管特性控制温、湿度。库房内外应做到整齐、清洁，档案柜架排 列合理、通风良好。档案库房应具有防火、防盗、防潮、防光、 防鼠、防虫、防尘、防污染等防护功能，确保档案安全。第九条 档案的借阅管理（一） 查阅、借阅档案要及时登记。因利用档案解决重大问题或取得重大经济效益的事例，应及时反馈档案部门。借阅档 案应妥善保管，不得删改、涂污、勾画、加注、拆散、不得转借 他人。（二） 公司员工按规定借阅档案不得超过三天。密级档案原则上只能在档案部门查阅，不准摘抄、复印、翻印，如因工作 特殊需要，须经公司主要领导批准，同时要限期收回摘抄、复制 件

14、销毁。因公外出需带档案时，一般档案可带复印件或副本，密 级档案应通过保密手续传递。（三） 外单位人员查阅档案需持单位介绍信，经公司主要领导批准后方可查阅。一般不得借出或复制，不得查阅密级档案。第四章 考核与奖惩第十条 公司应按照中华人民共和国档案法及上级公司有关规定，对在档案管理、档案信息开发、档案工作学术研究等 成绩显著的单位或个人予以奖励。第十一条 对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢 失或损坏的责任人员，办公室应依法依规追究相关责任。第五章 档案管理流程图档案管理流程图监控部门：办公室审核： xxx绘图： xxx公司各部门档案室控制文档开始D1归档通知根据归档范围办理移交归档通知下发至公司各部门D1D2D2文件材料移交清单部门审核签证N审核文件质量与数量YD3归档文件目录借阅、查阅分类整理归档D3D4D4借阅登记表归还注销借阅登记结束第六章附则第十二条 本制度执行情况由办公室负责检查考核。第十三条 本制度由办公室档案室负责解释。第十四条 本制度自发布之日起执行。