模块8-档案管理训练课件.ppt

1、模块八档案管理训练模块八档案管理训练确定全宗及立档单位文件归档档案整理故事-启迪 故事：故事：东方明珠东方明珠鲜为人知的故事鲜为人知的故事 气象档案孕育了璀璨的明珠气象档案孕育了璀璨的明珠 上海东方明珠广播电视塔座落于上海黄浦江畔、浦东陆家嘴上海东方明珠广播电视塔座落于上海黄浦江畔、浦东陆家嘴嘴尖，以其嘴尖，以其468米的绝对高度成为亚洲第二（第一是广州塔）、米的绝对高度成为亚洲第二（第一是广州塔）、世界第三之高塔。东方明珠塔卓然秀立于陆家嘴地区现代化世界第三之高塔。东方明珠塔卓然秀立于陆家嘴地区现代化建筑楼群，与隔江的外滩万国建筑博览群交相辉映，展现了建筑楼群，与隔江的外滩万国建筑博览群交相

2、辉映，展现了国际大都市的壮观景色。国际大都市的壮观景色。上海东方明珠电视塔由塔座、上海东方明珠电视塔由塔座、3根直径为根直径为9米的的擎天大柱、米的的擎天大柱、下球体、中球体和太空舱组成，与毗邻的上海国际会议中心下球体、中球体和太空舱组成，与毗邻的上海国际会议中心的两个巨大球体构成了的两个巨大球体构成了“大珠小珠落玉盘大珠小珠落玉盘”的意境。的意境。“下球下球体体”直径为直径为50米，安装在擎天柱的米，安装在擎天柱的68米至米至118米之间；米之间；“中中球体球体”直径为直径为45米，安装在米，安装在250米和米和295米之间；而米之间；而“上球体上球体”即太空舱置于即太空舱置于335到至到至

3、349米的高处，直径为米的高处，直径为14米，上海东方米，上海东方明珠的整个结构浑然一体，既雄伟又壮美明珠的整个结构浑然一体，既雄伟又壮美 上海东方明珠塔集观光餐饮、购物娱乐、浦江游览、会务上海东方明珠塔集观光餐饮、购物娱乐、浦江游览、会务会展、历史陈列、旅行代理等服务功能于一身，成为上海会展、历史陈列、旅行代理等服务功能于一身，成为上海标志性建筑和旅游热点之一。东方明珠塔餐厅标志性建筑和旅游热点之一。东方明珠塔餐厅15001500平方米，平方米，可容纳可容纳350350位来宾用餐。餐厅同时提供多款豪华套餐和中位来宾用餐。餐厅同时提供多款豪华套餐和中西结合自助餐，百余种美味佳肴不间断供应，让游

4、客美食西结合自助餐，百余种美味佳肴不间断供应，让游客美食与美景共享。东方明珠塔各观光层柜台里与美景共享。东方明珠塔各观光层柜台里10001000多款造型独多款造型独特、制作精美的各式旅游纪念品琳琅满目，令人目不暇接、特、制作精美的各式旅游纪念品琳琅满目，令人目不暇接、留连忘返。东方明珠塔每年接待来自于五洲四海中外宾客留连忘返。东方明珠塔每年接待来自于五洲四海中外宾客 280 280 多万人次，是集观光、餐饮、购物、娱乐、游船、会多万人次，是集观光、餐饮、购物、娱乐、游船、会展、历史陈列、广播电视发射等多功能于一体的综合性旅展、历史陈列、广播电视发射等多功能于一体的综合性旅游文化景点。东方明珠塔

5、业已成为上海的标志性建筑，荣游文化景点。东方明珠塔业已成为上海的标志性建筑，荣列上海十大新景观之一。作为全国旅游热点之一，东方明列上海十大新景观之一。作为全国旅游热点之一，东方明珠塔又以其优质服务，被国家旅游局评为全国首批珠塔又以其优质服务，被国家旅游局评为全国首批 AAAAA AAAAA 级旅游景点。级旅游景点。上海东方明珠广播电视塔于1991年7月30日动工，1994年10月1日竣工。在设计建造上海东方明珠广播电视塔的过程中，为确定它的选址方案和地面设计风速，上海气象档案馆发挥了重要作用。首先，根据气象档案记载，1951-1990年陆家嘴浦东川沙境内方圆5KM范围内40年没有出现过龙卷风，

6、而且随着城市化发展，浦东地区龙卷风的影响还将有所减弱。因此，陆家嘴成了东方明珠理想的建址。其次，据有关气象档案统计，测算出陆家嘴边界内不同高度的30年、50年、100年、500年一遇的风速，并查证了1400-1990年期间的上海大风灾害档案资料，最后上海气象档案馆建议“东方明珠”采取百年一遇的33.3米/秒风速为地面设计风速，它大于历史极大值仅0.2米/秒，既安全又不浪费。启迪：启迪：秦末，刘邦军队入咸阳，萧何取秦之典籍，这些典籍对治理关中起到非常重要的作用。明内阁大学士邱濬说档案的作用：“今世赖之以知古，后世赖之以知今者也”。档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。档案是生产建设的参考依据。

7、档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案，更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。第一部分知识点介绍知识结构图模块八档案管理训练模块八档案管理训练秘书管理档案与文件的技

8、能训练文件归档确定全宗及立档单位档案整理归档范围归档要求归档程序文件归档目录确立全宗的条件全宗内常用的分类方法卷内文件的整理全宗内常用的分类方法全宗内常用的分类方法全宗内常用的分类方法立卷一、文件归档文件归档流程图文件归档流程图 模块八档案管理训练模块八档案管理训练一、文件归档（一）归档范围（一）归档范围1归档的文件材料归档的文件材料（1）上级单位的文件材料。（2）本单位的文件材料。（3）同级单位和非隶属单位文件材料。（4）下级单位的文件材料。2不归档的文件材料不归档的文件材料（1）上级机关的普发性文件、任免非本单位人员的文件、供参考的抄送件以及用于征求意见的未定稿文件等。（2）本单位的重份文

9、件、无参考利用价值的事务性文件等。（3）同级机关和非隶属机关的不需要办理且无参考价值的文件等。（4）下级机关不需要备案的文件以及仅供参阅的文件等。模块八档案管理训练模块八档案管理训练一、文件归档（二）归档要求（二）归档要求1归档的文件应齐全、完整；2遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用；3.卷内文件经过系统整理和编目；4.案卷封面填写清楚，案卷标题准确，案卷排列合理，编号无误；5.编制了完整的案卷目录和相关的文件；6.对已破损的文件应予修整，对自己模糊或文件载体存在质量隐患的文件应予复制；7.归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。模块

10、八档案管理训练模块八档案管理训练一、文件归档（三）（三）归档程序归档程序第一，档案部门首先要依据案卷目录、卷内文件目录对案卷及卷内文件的数量进行核对和检查；第二，根据归档要求检查案卷的质量，对不合格的案卷，档案部门应要求文书部门重新返工整理；第三，案卷检查合格后，填写案卷移交清单，双方履行签字手续。第四，移交清单应该填写一式三份，一份由文书部门或业务部门存查，另外两份保存在档案部门作为检索工具和全宗卷的材料。模块八档案管理训练模块八档案管理训练（一）确定全宗的条件（一）确定全宗的条件二、确定全宗及立档单位序序号号 条条 件件 备备 注注 1 工作上，可以独立地行使职权，并能以自己的名义对外行文

11、 2 财务上，使一个会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划 3 人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员 这三种条件并不是同时具备才是一个立档单位，而是在一般情况下，常把第一个条件作为确定立档单位的主要条件，看立档单位能否独立行使职权和以自己的名义对外行文 模块八档案管理训练模块八档案管理训练（二）全宗内常用的分类方法（二）全宗内常用的分类方法1全宗内常用分类方法 年度分类法 组织机构分类法 问题分类法 年度组织机构分类法 组织机构年度分类法 年度问题分类法 问题年度分类法二、确定全宗及立档单位模块八档案管理训练模块八档案管理训练（一）立卷（一）立卷（二）卷内文件的整理

12、（二）卷内文件的整理（三）拟写案卷题名（三）拟写案卷题名（四）填写案卷封面（四）填写案卷封面（五）案卷编号和编制案卷目录（五）案卷编号和编制案卷目录三、档案整理模块八档案管理训练模块八档案管理训练第二部分实践训练一、实训指导（一）实训目的通过实训，在一个模拟的企业档案管理程序中，让学生按照实训题目进行现场的档案管理与操作演示、情景模拟、案例讨论、使学生能亲身实践并熟悉档案管理的整个工作程序，增强学生的动手能力和实际应用理论知识的能力，旨在培养他们的实际应用能力，成为一名不仅具有理论知识，而且有很强动手能力的现代管理人员、合格秘书，更加适应社会和企业发展的变化。（二）实训内容1文件归档技能训练在

13、这一节的实训中，学生根据案例的要求，酌情处理，需要灵活运用理论知识，在情境的演练中完成文件的归档和填写归档文件目录。2卷内文件整理训练在这一实训中，学生要做的工作内容有：立卷、填写卷内文件目录和卷内备考表，拟写案卷题名，填写案卷封面，编制案卷目录封面及案卷目录表及备考表。学生也要依据公司的具体情况进行具体分析，特殊情况特殊对待。模块八档案管理训练模块八档案管理训练（三）实训准备（三）实训准备 1场地：实训准备实训准备 实训室或教室：场地布置成秘书办公室、领导办公室、档案室。2物品：（1）秘书室：电话、本子、笔、文件（收文等）。（2）领导室：电话、文具。（3）档案室：桌、椅、文件、档案。（四）分

14、数计算（四）分数计算 本部分两个训练：文件归档技能训练、卷内文件整理训练，每个训练总分为100分。如果教师选择全部或其中的一个训练，最后得分可以取平均分。模块八档案管理训练模块八档案管理训练二、训练内容训练一文书归档技能训练训练一文书归档技能训练P171-174训练二卷内文件整理训练训练二卷内文件整理训练P174-178训练内容略，请参见教材。模块八档案管理训练模块八档案管理训练第三部分拓展训练电子教案模版配色（1）模块一礼仪训练模块一礼仪训练阳光商贸集团总公司是省属的大型国有企业，经营范围涉及化工、电子、服装、副食品、房地产等行业，目前拥有12家分公司，总资产150亿人民币，在职职工近5万人

15、。集团公司的第五分公司主要经销副食品，近几年市场前景看好，公司规模不断扩大。公司原有一座大型冷库，现已不能满足市场发展的需要，分公司打算在东望县新修一座冷库，面积为90m60m，容量约200吨，专门用来储存鲜肉、鲜蛋和鱼虾等食品。为此他们请求总公司拨款800万元，并希望于2012年底动工，争取在2013年投入使用。分公司将选派一名有经验有能力的副总经理分管此项工程。总公司接到请示后，经公司总经理办公会研究，认为，根据目前城市副食品供应的情况，第五分公司冷库的扩建工作很有必要，希望他们同当地有关部门协商，在保障安全的前提下，选好建库地址，完成好冷库的设计工作，所拨的资金要专款专用，不得超支。至于

16、新建冷库的800万元资金，有关领导认为标准太高，由于公司资金有限，所以只拨款500万元，资金不够可采用其他办法筹款，但要符合国家政策。阳光商贸集团总公司第五分公司冷库建设项目阳光商贸集团总公司第五分公司冷库建设项目 第五分公司接到总公司批复和建筑款后，当即派王副总经理负责此项工作，他们采取股份集资办法，自筹资金100万元。王副总经理组织人员，经过严格的招标程序，确定由本省建筑工程公司第三建筑队负责施工。工程于2012年10月破土动工，2013年1月竣工。然后又用了近20天的时间布置、安装、调试设备。2013年2月8日正式投入使用。该冷库建在东望县南郊，西邻火车站，东邻108国道，交通运输便利。

17、该冷库占地面积80m60m，分上下两层，4个区域，分别储存肉类、蛋品、海鲜等，储存量可达200吨。分公司又自筹资金，购置了一套国产大型冷冻设备，冷冻效果很好，扩大了市场销售量，该冷库投入使用才2个月，分公司的营业收入比去年同期增长了20%，极大地鼓舞了干部和职工的积极性，大家表示，要以更大的热情投入工作，为了公司的发展，不怕苦和累。第五分公司总经理非常高兴，于2013年4月向总公司撰文汇报此事。要求：要求：1本拓展训练为文书拟写、文书处理、会议、档案管理模块的综合训练。2以小组为单位，演练上述案例，可适当增加情节，但上例中的所有内容都要以适当的形式展示出来；要求拟写文件至少包括：（1）以第五分

18、公司名义向总公司写一份修建冷库的请示；（2）以总公司名义向第五分公司写一份批复；（3）以第五分公司的名义完成一份冷库情况及投入使用后情况的报告等。所有文件均在计算机上完成，并打印、装订成册，要求行文规范，内容准确。要求召开的会议至少包括：（1）第五分公司准备建设冷库项目的研究会议；（2）总公司关于第五分公司的项目审批会；（3）第五分公司的招标会议；（4）第五分公司的筹款研究会议等。3所有文件均需按照公司档案管理制度（见附件）要求归档。提示：提示：阳光商贸集团总公司档案管理制度阳光商贸集团总公司档案管理制度参见教材参见教材P179-180P179-180高等教育出版社高等教育电子音像出版社高职高专系列教材配套电子教案