秘书管理与实务项目十二课件.pptx

1、“十二五”职业教育国家规划教材经全国职业教育教材审定委员会审定(第二版)总主编孙汝建主编焦明海副主编陈飞鲸雷鸣曹朝旭主审张玲莉教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会“十二五”规划教材管理上司项目十二目录任务一管理上司时间任务二管理上司错误与缺陷任务三管理上司人际关系管理上司项目十二知识目标能说出时间管理的基本概念及分类。能举例说明时间管理的原则。能举例说明维持人际关系的基本原则。管理上司项目十二能力目标能制订上司时间计划表。能分辨上司工作中的错误与缺陷。能维护好上司的人际关系。管理上司时间任务一一、理论知识(一)什么是时间管理项目是指在一定约束条件下（主要是限定资金、限定时间等），为完成某一独

2、特的产品或服务，具有特定目标的一次任务。项目的特点有：目标性、独特性、一次性、可限制性、不确定性、不可挽回性。项目因为它的一次性，所以项目具有生命周期。项目的生命周期为定义项目目标、制定项目计划、发布项目计划、跟踪项目进度并调整计划、完成项目并存档。管理上司时间任务一一、理论知识(一)什么是时间管理1统 筹 兼 顾2安 排 规 范3效 率 原 则4突 出 重 点管理上司时间任务一一、理论知识(二)时间管理的工具1工作计划表的概念2工作计划表的编制步骤3上司工作日志的填写方法4上司工作日志填写的主要内容5处理工作日志的变化与调整管理上司时间任务一二、任务描述周四下班前一小时，宏利公司肖总把经理助

3、理李强叫进办公室，对他说明了自己下周（3月7日至3月11日）的工作内容，吩咐李助理做好一份计划表，务必明天下午三点交由他审阅。李强一边听一边认真做着记录，最后肖总要求李强在拟定计划时多与相关部门沟通协调。李助理所记的肖总下周工作内容如下：1.公司部门经理例行的碰头会。2出席营销部的季度工作动员会。3迎接周三上午市工商局、环保局的检查。4组织各部门负责人学习新的中华人民共和国企业法。5安排与新世纪公司黄总进行商务谈判。6参加公司女员工的“三八”节纪念活动（庆祝晚宴）。7去两个不同省份的分公司进行基层调查，参加其中某分公司举行的客户联谊会。8主持召开上一年度公司工作总结大会。如果你是宏利公司的总经

4、理助理李强，你将如何拟制这份工作时间表，做好肖总时间的管理工作？管理上司时间任务一三、实训(一)实训目的(二)实训成果(三)实训指导(四)反思与总结实训任务一实训任务一:制作一份上司工作计划。管理上司时间任务一三、实训(一)实训目的(二)实训成果(三)实训指导(四)反思与总结实训任务二实训任务二:管理上司的工作日志。管理上司时间任务一四、相关链接(一)时间管理的一般原则1用精力最充沛的时间干最重要的工作2消费时间要计划化、标准化、定量化3保持时间上的弹性和连续性4坚持从现在做起的信念5要舍得授权管理上司时间任务一四、相关链接(二)ABC分析法分类A类B类C类比例占工作总量的20%30%每天13

5、件 占工作总量的30%-40%每天5件以内 占工作总量的40%50%，特征(1)最重要：具有本质上的重要性；(2)最迫切：具有时间上的迫切性；(3)有后果。(1)重要；(2)一般；(3)无大后果。(1)无关紧要；(2)不迫切；(3)影响小或无后果。管理要点(1)必须做好；(2)现在必须做好；(3)亲自去做好；一般管理，可以自己去做，亦可授权别人办理。附带管理，有时间可责成别人去完成，无时间可以不做。时间分配占总工作时间的60%70%占总工作时间的20%30%占总工作时间的10%管理上司时间任务一四、相关链接(三)案例李刚是某家公司的经理。他是一个事业心、责任心强，同时能力也很强的人，做事喜欢亲

6、自到场。近段时间，公司要搞一个项目，他负责把关一份大型汇报材料。在准备这份材料期间，李刚还要求接待与这个项目有关的专家和几位与公司有业务关系的客户，前任销售科老科长要退休，他还得去参加他的退休欢送会。此外，秘书还不时来向他请示工作。由于种种杂事，都要求李刚参与或把关，使得他难以集中精力完成这份大型汇报材料。李刚每天忙得都晕头转向，最后累倒了，不得不住进医院。但是公司要得急的材料不能及时拿出来，为此，他很内疚。管理上司的错误与缺陷任务二一、理论知识(一)上司的错误与缺陷的类型上司在工作中错误违法，是指上司可能在工作中违背国家法律的行为；违规，是指上司在工作中违背相关规定的行为；背离规律，是指上司

7、不遵守事物发生的客观规律，瞎指挥、盲动的行为；违例，是指上司在工作中违背单位规定、习惯、约定等；背信，是指上司在工作中不讲诚信，违背合同等行为。上司在工作存在的缺陷性格缺陷，是指由于上司性格不好，给工作带来不必要的麻烦；能力缺陷。是指由于上司能力方面不足，导致无法完成某项目工作，或不能让某工作做得更完美；管理缺陷，是指由于上司不了解实际情况，或者不懂管理，给工作带来负面影响。管理上司的错误与缺陷任务二一、理论知识(二)纠正上司错误技巧1换位分析2冷静判断4让上司体会到你的良苦用心5准备详实资料3采用人性化方案管理上司的错误与缺陷任务二一、理论知识(三)弥补上司缺陷的方法与技巧1.树立正确的出发

8、点2.了解自己的优势3.通过换位思考，找出上司缺陷的症结所在4.弥补上司缺陷要积极5.勇于代过6.润物无声管理上司的错误与缺陷任务二二、任务描述钟青青原来的上司调到了别的区域任总监，总部又派了位新的上司陈经理来主持公司的全面的工作。陈经理业务能力很强，但是性子急，脾气大。一天，钟青青外出办事。办公室里只留下一位刚来的负责文件收发的秘书小宁。今天上午10点时，总部要公司提交去年的销售报表。陈经理要小宁马上拿来给他看。可小宁左翻右翻，怎么也找不到去年的销售报表，于是等得不耐烦的陈经理大发雷霆：“怎么搞的？连份报表也找不到，你这个秘书一天到晚在干些什么，干脆回家去算了。”小宁想解释，但陈经理根本没给

9、她机会。小宁受不了这样的委屈，她泪流满面地冲出办公室。恰巧钟青青回来了，望着泪流满面的小宁和怒气冲冲的陈经理，她该怎么办呢？又有一天，与公司有合作意向的昌达公司派马经理到公司来商谈具体的合作事项。因这一合作项目是前任经理在位时洽谈的，陈经理不了解情况，以为马经理不是很重要的客户，就安排副经理接待，自己不打算出席洽谈会。这时钟青青又该如何处理？管理上司的错误与缺陷任务二三、实训(一)实训目的(二)实训成果(三)实训指导(四)反思与总结实训任务实训任务:管理上司的错误及缺陷。管理上司的错误与缺陷任务二四、相关链接细心的小李小李在一家国企办公室做内勤工作。他所在的办公室每天的工作量不大而且还很清闲，

10、多数人都是来混日子，每天点上一支烟、泡上一杯茶，看看报、聊聊天。但小李却与众不同，他总是留心观察每一位领导的需要，譬如赵总今天出门了，单位分的大米无人领取，他就会悄悄地送上门；又如，王副总经理想与本地的一位大客户建立联系，但苦于无法接近，春节到了，王副总想借这个机会给客户送他一件礼物，但自己又不方便亲自送上门，这时小李悄无声息地把礼物送到客户家，并且对这件事守口如瓶。日久天长，公司领导都对他产生了好感和信任，不到一年时间，小李就从一个小职员连升三级，成为公司销售部的副经理。点评：领导工作中难免会遇到难处，下属应善于尽快拾遗补缺，千万不要无动于衷。善于补台的下属，总是想领导之所想，急领导之所急，

11、从而赢得领导更大的信任。管理上司的错误与缺陷任务二四、相关链接 指出错误的技巧戚光东和金山城是大学同学，同时进入一家大公司的市场部工作，听命于同一位上司。两人工作能力和表现都不错，两年后都成了市场部骨干。可是，两人在工作风格上有一个很大的不同，那就是当上司的决策出现问题时，戚光东往往会直言不讳地当着众人给上司指出来。如果上司安排的事情有明显的错误，戚光东甚至会顶着不办。金山城则完全不同，当他觉得上司的决策有问题的时候，他会先私下给上司写一封邮件，表明自己的想法和担心。如果上司坚持，他也能认真去实施，尽量完成上司的想法。即使失败，他也主动承担自己那部分责任，从来不在众人面前抱怨上司。三年过去了，

12、上司升职在即，在挑选接班人时，他毫不犹豫地选择了金山城。管理上司人际关系任务三一、理论知识(一)影响上司人际关系的内外因素外在因素(1)本单位的总体情况。(2)领导环境(3)企业文化内在因素(1)主管上司的工作习惯与风格(2)个人性格(3)价值观管理上司人际关系任务三一、理论知识(二)维系上司人际关系的方法1为上司的人际交往收集信息2为上司挡驾分流3为上司开脱4为上司消弭人际间的隔阂管理上司人际关系任务三一、理论知识(三)上司人际关系中矛盾化解方法1顶头上司与其它上司的矛盾2上司与员工的矛盾3上司与客户矛盾的化解管理上司人际关系任务三二、任务描述小周是一家房地产公司设计部的秘书，她的上司刘总经

13、理是一位业务能力很强的设计工程师。最近，公司总裁刚刚召开了一个新项目论证会议。会议一结束，刘总经理就拿着一大叠文件匆匆忙忙地跑回自己的办公室仔细阅读，并制订出了具体的工作计划。过了不久，刘总经理叫秘书小周将设计员小李、小林来自己的办公室。小李、小林到了之后，刘总经理拿着文件和笔记本将工作任务布置给了两个人。小李和小林一听到又有新任务，满脸愁容。因为他们手头上还有项目没完成，而且这些项目都很重要、时间又紧迫。他们俩连续苦干了三个星期，每天只休息5、6个小时。到现在整个设计任务才完成一半。看到刘总又要向他们布置新的任务，能不叫苦吗？他们向刘总诉苦，可是刘总不听他们的怨言，就叫他们赶紧回去完成新任务

14、。管理上司人际关系任务三二、任务描述小李、小林两人感到茫然而又无助，只能私底下抱怨刘总没有一点“人性”，不断压榨下属。而设计部里一位新来的硕士研究生小金也抱怨刘总，来了公司这么久，从来没有做过项目。他感到自己的才华没有施展机会。公司有一位重要的客户最近开了一家分店，给公司送来了一份邀请函。可刘总经理认为这个客户不太重要，而且他天生就不喜欢凑热闹，所以没去，也没授权其他人去。结果，这位客户不再像以往那样和公司进行业务往来，致使公司三季度销售额开始下降。作为刘总经理的秘书，小周应如何帮助刘总经理协调公司内外的关系？管理上司人际关系任务三三、实训(一)实训目的(二)实训成果(三)实训指导(四)反思与

15、总结实训任务实训任务:管理上司的人际关系。管理上司人际关系任务三四、相关链接(一)戴尔卡耐基的六个原则1对人真诚4做一个好听众2微笑3记住别人的名字5谈论对方感兴趣的事6以真诚的态度去赞美别人管理上司人际关系任务三四、相关链接(二)案例送礼这天下午上班不久，市工商银行的李行长打电话来找张总。张总正在市政府汇报工作，作为张总的秘书，小倩知道李行长是张总研究生的同学，与张总的私交不错。见小倩一时联系不上张总，李行长就对小倩说，他们导师的夫人昨晚突然去世了，他想约张总明早一起去看看恩师。“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。”因为关系很熟，所以李行长说话也比较随便：“另外，看老师的时候，多少得送点钱，表示一下心意。我俩最好送一样多，所以，你问一问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。”张总到下午7点多才回到办公室。小倩马上把李行长的意思向张总作了汇报。“你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是突如其来的噩耗让张总不知所措，还是张总对这种世态人情没有什么了解，他这样反问小倩？小倩只好摇头。她看到了张总眼里对自己的不满。