第二章-商务公务文书写作与实训详解课件.ppt

1、第二章第二章 商务公务文书写作与实训商务公务文书写作与实训商务写作与实训商务写作与实训 第二章第二章 商务公务文书写作与实训商务公务文书写作与实训概概 述述 1决决 定定 2公告公告 通告通告 通知通知 3通通 报报 45报报 告告 6请示请示 批复批复 7意意 见见 67函函 会议纪要会议纪要 第一节第一节 概述概述 一、商务公务文书的含义一、商务公务文书的含义商务公务文书是相对于政府行政公文而言的，是指在商务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料。二、商务公务文书的基本特征二、商务公务文书的基本特征（一）作者资格性，读者特定性（二）明确的工具性（三）直接的实用性（四

2、）内容的真实性（五）体式的规范性（六）制作的程序性三、商务公文文书的分类三、商务公文文书的分类1.商务公文文书的种类决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在商务活动中，常用公务文书主要有决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等11种。这也是本书主要介绍的文种。2.根据行文关系，公文可分为上行文、平行文、下行文；3.根据公文的密级，公文可分为保密公文和普通公文；4.根据公文的使用范围，公文可分为通用公文与专用公文；5.按送达和办理的时间，公文可分为紧急公文和常规公文；6.按载体，公文可分为纸质公文、磁介质公文、感光介质公文、电子公文等。四

3、、商务公务文书的作用四、商务公务文书的作用（一）指挥管理作用（二）交流协调作用（三）宣传教育作用（四）依据凭证作用五、商务公文文书拟写的步骤与方法五、商务公文文书拟写的步骤与方法（一）明确发文主旨（二）收集有关资料，进行调查研究（三）拟出提纲，安排结构（四）落笔起草，拟写正文（五）反复检查，认真修改九、范例九、范例六、商务公务文书的结构与写法六、商务公务文书的结构与写法（一）文头格式 1.文件名称文件名称，指发文单位标识，由发文单位全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“公司文件”。2.发文字号 发文字号又称发文号、文号、文件字号，是指某一公文在发文单位一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于

4、发文单位标识下空2行处、间隔线上面居中位置，紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同的字体。发文字号由发文单位代字、年份、序号三部分组成。如“中航工司字200614号”，表示是中国航天科工集团公司在2006年度内发的第14号文。发文号中的年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。括号须用六角括号“”。联合行文的发文字号，只标主办单位的发文字号。3.签发人 上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的单位领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。4.秘密等级（密级）秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密等级标注在版心右上角第1行，两

5、字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限，则顶格标识在版心右上角第1行。5.紧急程度（急度）紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。紧急程度顶格标识在版心右上角第2行，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行。6.份号 份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。（二）主文部分（二）主文部分 1.标题 公文的标题即公文的名称，是公文内容和作用的高度概括。完整的公文标题由发文单位名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成。如XX公司印发关于进一步加快实施名牌战略意见的通知。灵活式的公文标题

6、有：一是发文单位文种（标题下可加时间）。如新大地公司通报。二是事由文种。如关于加强安全生产的通知。三是“转发+始发单位及原通知标题”。如关于转发集团公司关于扩大海外营销业务的决定的通知。四是只有文种（常是不大重要的公务，带周知性）。如公告。2.题注 题注即注释、说明标题的文字。它位于标题之下、主送单位以上，一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括住，有的用破折号标识。3.主送单位 主送单位，又叫做“抬头”、“受文单位”或“上款”，是指公文的主要受理单位。4.正文（1）原由：一是依据：二是目的：（2）事项：（内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题

7、或用句子表达）A.并列式。B.递进式。（3）结尾一般来说，主要有以下七种结尾形式：总结式展望式号召式警告式指令式要求式自然式5.发至级限 6.附件 7.发文单位 8.签署 9.成文时间 10.印章（三）文尾部分（三）文尾部分 1.主题词 2.抄送单位（抄报单位）3.印发单位、印发日期和印数 4.附注 5.页码 6.书写与用纸（四）排版印刷要求（四）排版印刷要求掌握用纸规格、排版格式和公文的眉首、主体、版记三部分。1.眉首通常包括：（1）份数序号；（2）秘密等级和保密期限；（3）紧急程度；（4）发文单位标识；（5）发文字号；（6）签发人；（7）红色反线。2.主体主体部分一般包括：（1）标题；（2

8、）主送单位；（3）公文正文；（4）附件说明；（5）印章；（6）成文日期；（7）附注。3.版记这部分包括：（1）主题词；（2）抄送单位；（3）印发单位和印发时间。七、商务公务文书的行文制度七、商务公务文书的行文制度（一）行文方向（一）行文方向1.上行文是下级单位对上级领导单位的行文。如请示、报告等。2.平行文是平级单位或不相隶属单位之间的行文。如函、平行性通知、议案等。3.下行文是上级单位向属下的单位行文。如决定、通报、批复等。4.泛行文是既向发文单位的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。（二）行文方式（二）行文方式1.按受文单位或行文对象的

9、范围分类逐级行文。发文单位向自己的直接上级上行公文或向直接下级下行公文。越级行文。发文单位越过自己的直接上级或直接下级，向非直接上级或非直接下级行文。多级行文。发文单位向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文。普发行文。发文单位向所属所有的单位一次性行文。通行行文。发文单位向隶属单位和非隶属单位、群众一次性泛向行文。2.按发文单位的个数分类单独行文。只有一个单位署名发出的公文。联合行文。由两个或两个以上平级单位联合署名发出的公文。3.按行文对象的主次分类主送。发文单位直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的单位单位行文。抄送。发文单位在主送的同时，向需执行或知

10、晓行文内容的其他单位单位行文。（三）行文规则（三）行文规则1.行文应当确有必要，注重效用2.行文根据的规则3.各部门行文规则4.联合行文规则5.协商一致的规则6.抄送规则7.请示规则8.报告规则 9.报刊发表应视作正式公文的规则10.一般不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。八、商务公务文书的用语要求八、商务公务文书的用语要求（一）使用书面语，一般不使用口语（二）适当使用文言词语和文言句式（三）恰当使用公文特定专用语（四）用好介词结构（五）适当使用模糊词语，以使公文内容得到恰当的表达情景写作实训情景写作实训【思考与练习】【思考与练习】1.简述商务公务文书的基本特征。2

11、.常用商务公务文书的种类。3.商务公务文书的写作有何要求？4.以具体的文章为例，分析商务文书的主题与材料的关系。5.商务文书的结构和表达方式有什么特点？6.学习写作商务文书应掌握哪些基本方法？【情景模拟写作】【情景模拟写作】根据所给材料撰写公文1.XX企业的员工李XX在营销过程中作弊，拒不接受总经理的批评教育，对总经理出言不逊，被企业开除。2.XX集团公司决定于2008年1月18日至20日在市友谊宾馆召开一年一度的股东大会，1月10日发出会议通知。会议的内容是(1)研究和决定企业今年的工作安排问题；(2)交流经验。会期为三天，报到和开会地点为XX市友谊宾馆。要求集团公司及各分公司的每位股东于会

12、前3天交来相关会议工作经验文章一篇，会务费自理。3.XX企业承办市企业职工运动会，因企业住宿紧张不能解决部分运动员住宿问题，企业特致函市体委，请求帮助解决运动员住宿问题。第二节第二节 决定决定一、概念一、概念“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排。所谓“重要事项”、“重大行动”是指事项或行为本身带有全局意义，或具有深远影响；“有关单位及人员”是指贡献突出或错误性质严重、影响恶劣的单位或人员；“不适当的决定事项”是指下级单位违反党的方针政策、国家法律，有着不良影响的决定。任何单位、单位和团体都可以使用决定。决定属于下行文。二、基本特征二、基本特征（一）强制性（一）强制性在公文中，决定的强制

13、性仅次于命令，一旦成文下达，任何单位部门都必须无条件执行，不得违抗。有些决定还具有法规作用，如违反会受到处罚。（二）稳定性（二）稳定性决定的稳定性是指其传达的上级安排及有关决策事项，在相当长时期内生效或要求在相当长时期内贯彻执行。三、类型三、类型(一)指挥部署性决定(二)事项性决定(三)奖惩性决定四、结构与写法四、结构与写法(一一)标题标题决定的标题一般采取文书标题的常规模式，即发文单位主要内容文种的写法，如XX企业关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定。标题中有时可在主要内容部分加书名号，如XX集团公司关于批准XX分公司和XX分公司关于确定合并的协定的决定，但标题中不得使用其它标点符号。(

14、二二)正文正文正文采用文书常用的结构基本型，由开头、主体、结尾三部分组成。决定的正文一般由决定缘由、决定事项和结语三部分组成。不同类型的决定，其正文结构和写法有所不同。1.指挥部署性决定正文开头简写决定缘由，重点写决定事项。多数采取总分条文结构，也有的采用分项式结构。结尾一般写对贯彻落实决定的希望要求。这类决定涉及的内容往往政策性和指挥性都较强。决定事项既要态度鲜明，高度概括，又要明确具体，切实可行。2.奖惩性决定奖惩性决定实际上分为表彰决定和惩戒决定两种。表彰决定的正文，主要写被表彰者的身份、事迹、对被表彰者或事迹的评价、决定的事项、希望与号召。惩戒决定的正文，针对人和事，先说明错误事实，接

15、着分析其性质、根源、责任及后果，而后交代被处理人对所犯错误有无认识和悔改表现，然后写处理决定，最后指出教训、提出希望。奖惩性决定的正文内容比较多，写作时要注意逻辑排列，且避免内容的遗漏。3事项性决定正文依次写决定的原由、依据和决定事项。这类决定处理的事项比较具体，涉及的事项有些只需知照。如果所处理的是变更或撤销性的事项，则必须明确说明所依据的有关法律、法规、相关的政策规定或不变更不撤销会产生怎样的严重后果等。（三）落款（三）落款落款包括发文单位和成文时间。如果标题中已有发文单位名称，落款处一般不再写。有的决定将成文时间写在标题下的括号内。如果是会议通过的决定，则需在标题下的括号内写明在什么时间

16、、什么会议通过。六、范例六、范例关于设立集团公司“航天日”的决定 1956年1O月8日，我国第一个导弹火箭研究机构一一国防部第五研究院成立，标志着中国航天事业正式创建。5O多年来，在党中央、国务院、中央军委的英明领导下，在全国人民的大力支持下，广大航天工作者以高度的政治责任感和强烈的历史使命感，自力更生、艰苦奋斗，顽强拼搏、无私奉献，用智慧和汗水铸就了以“两弹一星”和载人航天为代表的辉煌成就，为国防现代化建设和国家经济社会发展做出了重要贡献。1O月8目，作为中国航天事业创建的历史性日子，已经成为广大航天工作者共同的节日，在航天内外具有广泛的影响。为永久纪念这一具有重要历史意义的日子，结合集团公

17、司行为识别系统建设的要求，集团公司党组决定，将10月8日确立为航天日。航天日是集团公司各单位、全体干部职工、广大离退休人员共同的节日。在航天日期间，要本着既要庄重热烈、又要节俭务实，既要对内教育鼓劲、又要对外塑造形象，既要积极开展活动、又要确保圆满完成科研生产任务的原则，组织开展科普教育、学术交流、文化体育、展览展示或走访慰问等面向社会、面向干部职工的各类活动，回顾航天历程、展望航天未来，展示航天成就、塑造航天形象，传承航天文化、关爱航天员工，弘扬航天精神、“两弹一星”和载人航天精神，激励广大干部职工牢记使命，奋勇拼搏，为中国航天事业的持续跨越发展而不懈奋斗。航天日活动，可由集团公司统一组织，

18、各单位要按照集团公司的要求，认真做好有关工作；如集团公司不统一组织，则由各院、公司、直属单位结合各自实际进行组织安排。专此通知。五、写作注意事项五、写作注意事项（一）决定的内容必须符合党和国家的方针、政策，有理有据，同时能结合实际。（二）决定事项要具体明确，利于贯彻落实。（三）态度要鲜明，语言要决断。在作出决定、提出要求时，注重使用“必须”、“要”、“不准”一类词语。（四）结构严谨。层次条文排列合乎逻辑。情景写作实训情景写作实训【思考与练习】【思考与练习】1.决定在写作中需要注意哪些事项？2.决定有哪些基本特征？3.请阅读下文，分析其毛病，并写出修改稿。关于违犯劳动纪律的处分决定 张，男，现年

19、30岁，系机加车间原汽车装卸队工人。该同志自入厂以来，累犯劳动纪律，曾多次发生殴打事件，谩骂领导干部，辱骂老工人。特别是今年月日，伙同（已收审）、（已记大过）两次殴打，影响极坏。为了维护厂规定厂法，加强劳动纪律，经厂务会议讨论通过决定给予张开除厂籍留厂察看一年的处分。察看期间只发给生活费，每月元。市厂XX公司董事会二六年十月十五日【情景模拟写作】【情景模拟写作】阅读下面材料，根据材料确定应该使用什么文种，并按照这个文种写一份文书。XX公司李义，恪尽职守，智擒盗贼，保护了公司的财产安全，公司发文表彰他的事迹。第三节第三节 公告公告 通告通告 通知通知（一）概念（一）概念“公告”适用于向国内外宣布

20、重要事项或者法定事项。（一）基本特征（一）基本特征1.发文权力的限制性2.发布范围的广泛性3.题材的重大性4.内容和传播方式的新闻性（三）类型（三）类型1.重要事项的公告2.法定事项的公告（四）结构与写法（四）结构与写法1.公告的标题和发文字号一是文书标题的常规形式，由发文单位主要内容文种组成。如XX企业关于坚决制止上班迟到的公告。二是省略主要内容的写法，由发文单位文种组成。如XX集团公司公告、对外经济贸易部公告。这是公告比较常用的标题形式。三是省略发文单位，由主要内容文种组成。如关于2007年XX厂清理“三角债”工作的公告。这种标题形式比较少见。四是只标文种公告二字。公告一般不用文书的常规发

21、文字号，而是在标题下文正中标示“第号”。有些公告可以没有发文字号。2.公告的正文（1）开头开头主要用来写发布公告的缘由，包括根据、目的、意义等。如市场营销公告的开头：为了进一步加强营销的管理，消除目前在营销上的混乱现象，特制定公司营销管理公告如下：这是文书普遍采用的常规开头方式，多数公告都采用这样的开头。但也有不写公告缘由，一开头就进入公告事项的。（2）主体主体用来写公告事项。因每篇公告的内容不同，主体的写法因文而异。有时用贯通式写法，有时需要分条列出。总之，这部分要求条理清楚、用语准确、简明庄重。（3）结语一般用“特此公告”的格式化用语作结。不过，这不是惟一的选择，有些公告的结尾专用一个自然

22、段来写执行要求，也有的公告既不写执行要求，也不用“特此公告”的结语，事完文止，也不失为一种干净利落的收束方式。五五.范例范例“韬略”商标保护公告 经过五年多来在人力资源管理领域的不懈追求与奋斗，由韬略人创办的“韬略”品牌已经成为中国人力资源以及管理咨询、培训领域内的一个知名品牌。因此，也给一些人可乘之机，利用和“韬略”相近的域名，或在外地成立所谓的“韬略”XX公司，本公司特此进行如下公告。1、“韬略”商标已经由本公司在中华人民共和国国家商标局注册（具体可查询国家商标局第925期公告）并获得通过，在中华人民共和国大陆地区内受国家法律保护。对于外地一些所谓的“韬略”XX公司打着“韬略”牌号，从事本

23、商标所保护的业务与范围，严重侵犯本公司的商标权，请侵犯本公司的商标权益的公司自觉遵纪守法，对于依靠“韬略”品牌形象、误导客户混淆与本公司的联系、并且获得非法利益的公司，本公司将保留在法律上进行追诉的权利。2、韬略总部位于北京，并无其他分支机构（创建分支机构我们也会在本站通告并且在本站联系我们中说明联络方式），所有业务合同都是北京韬略创新咨询有限公司签署。没有北京韬略创新咨询有限公司签署的业务合同皆与本公司无关。3、韬略网站的域名为 ，韬略还建有人力资源开发管理网（）以及新人资()，没有申请其他域名，请大家不要误解一些相近域名与本站的联系，也请这些网站不要侵犯“韬略”的商标权益（不要以“韬略”为

24、牌号），从事“韬略”商标所保护的业务与领域，否则本公司将保留在法律上进行追诉的权利。4、请所有侵犯“韬略”权益的公司自本公告之日起停止一切商标侵权行为，我们可以放弃追究，对于无视国家法律尊严，肆意践踏社会主义市场经济秩序，我们将依法追究。北京韬略创新咨询有限公司 2007年5月28日 二、通告二、通告（一）概念（一）概念“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告内容广泛，使用普遍。它适合国家单位、社会团体和企事业单位在所辖范围内公布有关事项。通告是泛行文。（二）基本特征（二）基本特征1法规性2周知性3实务性4行业性（三）类型（三）类型1告晓性通告。即公布让有关单位和个人周知某些

25、事项的通告。如通告停电、停水、电话升位等。2办理性通告。即公布要求有关单位和人员需要办理事项的通告。要求办理的事项多为注册、登记、年检等。3禁管性通告。即公布一些令行禁止类事项的通告。令行禁止的事项一般为交通管制、查禁违禁物品一类事项。（四）结构与写法（四）结构与写法1.标题和发文字号（1）标题标题的写法有四种：发文单位+事由+文种，如集团公司关于实行夏季统一作息时间的通告。禁管性通告或一些重要的告晓性通告通常使用这种完全式标题。发文单位+文种，如公司通告。事由+文种，如关于税收财务大检查实行持证检查的通告。只写文种。（2）发文字号通告的发文字号不像一般文书那样只用常规方式，在实践中有多种情况

26、并存。如果是政府发布通告，要有正规的发文字号，如公司关于坚决清理非办公使用公共电话的通告，发文字号就是“公司告字20066号”。如果是某一行业管理部门发布通告，则可采用“第号”的方式，标示位置在标题之下正中。一些基层企事业单位发布的通告，也可以没有字号。2.正文正文采用文书通用结构模式撰写，共分三大部分。（1）通告缘由作为开头部分，通告缘由主要用来表达发布通告的背景、根据、目的、意义。（2）通告事项这是主体部分，文字最多，内容最复杂。较多采用分条列项的写法，以做到条理分明，层次 清晰。如果内容比较单一，也可采用贯通式写法，（3）通告结语这是结尾部分，写法比较简单，多采用“本通告自发布之日起实施

27、”或“特此通告”的模式化结语。3.落款标题中若已写发文单位，并在标题下标注了日期的，不必再写落款。如果标题中没有发文单位，也没有日期，则落款处必须署上发文单位名称和日期。（五）写作注意事项（五）写作注意事项1.不要把“通告”写成“通知”。通告与通知的特点、作用和行文对象不同，常被混用。2.注意通告与公告的区别。（1）发文内容不同。（2）发布范围不同。（3）重要程度不同。（4）作用性能不同。（5）制发单位级别不同。（6）发布方式不同。3.通告内容必须符合党和国家的方针、政策、法律法规。4.语言要求通俗易懂，规范简洁，利于大众阅读理解。（六）范例（六）范例关于兼并经营的联合通告 为了促进经营的合理

28、化，经双方认真论证和商定，并报请有关主管部门批准，双方同意兼并，并以公司为存续公司、有限责任公司为解散公司。现将有关事项通告如下：一、兹定于年月日为兼并日。二、自兼并之日起，有限责任公司的一切权利、义务和债务，悉由 公司（存续公司）承担。三、依公司法规定，凡有限责任公司的债权债务人，如有异议，请在 本通告之日起三个月内提出，逾期提出视为无效异议。特此通告。公司 有限责任公司 年月日 年月日 三、通知三、通知（一）概念（一）概念“通知”适用于批转下级单位的文书，转发上级单位和不相隶属单位的文书；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免人员。（二）基本特征（二）基本

29、特征1功能的多样性2运用的广泛性3一定的指导性4较强的时效性（三）类型（三）类型1.颁转性通知（1）发布型通知（2）转发型通知与批转型通知2.指示性通知3.知照性通知4.任免及聘用通知（四）结构与写法（四）结构与写法1.标题和主送单位2.正文（1）通知缘由（2）通知事项（3）执行要求3.落款（六）范例（六）范例例1：关于纪等同志职务任免的通知建筑分公司：你公司上报的选举过程和结果已收悉。经董事会会议研究决定：任纪为经理，主持全面工作；任吴为副经理，主持施工工作。免去蒋的经理职务和刘的副经理职务，由公司安排其他工作。特此通知。年月日 情景写作实训情景写作实训【思考与练习】【思考与练习】1公告、通

30、告、通知各自有何特征？2公告、通告、通知三者在结构上有何异同？3请阅读下文，分析其毛病，并写出修改稿。XX面试通知 XX先生：最近的一段时期里，我们公司的工作人员一直在招聘有关人员，看到你的来信，我们很高兴，你能够勇于推荐自己，并且对我们公司表示很高的信任，在此，我们深深地表示真挚的感谢。也请你在收到我们的信以后，可不可以请你在这个月的25日下午（星期五）3点钟正，准时到我们公司的人力资源部来，详细谈谈你的情况。来的时候，最好带上你的身份证和学历、经历的证件，给我们参考，你看好吗？再一次对你的应聘，表示感谢。祝你取得成功，成为我公司的一员。特此通知。xx外贸公司人力资源部xx年x月x日第四节第

31、四节 通报通报一、概念一、概念“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报是宣传教育、通报信息的文种。通报属于下行文。二、基本特征二、基本特征（一）内容的真实性（二）作用的双重性（三）行文的时效性三、类型三、类型（一）通报按内容与作用可分为三类（一）通报按内容与作用可分为三类1.表彰性通报。用于表扬先进单位和个人的先进事迹，宣传推广先进经验。2.批评性通报。用于批评错误及重大事故，传达处理意见。3.情况通报。用于传达重要精神，交流重要情况。（二）通报按表述方式可分为两类（二）通报按表述方式可分为两类1.直述式通报。被通报对象的有关事实由发文单位直接介绍。2.转述式通报。发文单位

32、以转发的方式将所属单位或外单位送来的典型材料作附件，予以通报。四、结构与写法四、结构与写法（一）直述式通报的写法（一）直述式通报的写法l.标题通报的标题通常由发文单位、事由和文种三个要素构成。通报宜用完全式标题，如XX公司关于表彰安全生产工作先进集体和先进工作者的通报；有时可省去发文单位，如关于表彰营销工作先进集体和先进工作者的通报、关于公司仓库发生重大火灾事故的通报；也有的通报省略发文单位和事由，只写“通报”二字。2.正文不同的通报类型，其正文的写作内容各不相同。（1）表彰性通报 正文内容包括：叙述先进事迹，包括时间、地点、人物、事迹、怎么做及其结果；对先进事迹进行分析、评议，指出其典型意义

33、，或概括主要经验；提出表彰决定；提出希望和学习号召。（2）批评性通报 正文内容包括：叙述事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故及其后果等；对事故进行分析评议，分析事故发生的原因，指出事故的性质及其危害；提出处分决定；引申出应当吸取的经验教训，有的放矢地提出希望和要求。（3）情况通报 正文内容包括：概括叙述情况；分析情况；针对情况提出希望和要求。3.落款 写上发文单位和发文时间。如果标题中已有发文单位，且时间已标注在发文单位下面，则不再落款。此外，普发性通报可不写抬头。非普发性通报得写抬头，相应，发文单位和时间则在落款处写。五、写作注意事项五、写作注意事项（一）注意通报与通知的区别（二）通报

34、的人或事应有典型性，有示范、引导作用或教育、警戒意义。（三）应注意事实的准确性和完整性。（四）由于通报具有指导性和一定的权威性，所提要求受文单位必须执行，因而要求应写得明确、具体、适当，便于执行。（五）讲究时效性，及时行文。（六）通报系普发性文书，有时还予以公布，因而常常省略主送单位。七、范例七、范例例1：关于公司司机私自开车到全州游玩的通报 公司所属各单位：今年8月8日晚，公司司机以磨合汽车为借口，擅自驾驶“630”防尘车并带上五人从分厂去北戴河游玩。10日8点抵达全州，至12日夜间12点才返回公司。行程六百多公里。的行为，违反组织纪律，错误实属严重。车队负责人在问题发生后未及时向公司汇报，

35、这种做法也是错误的。为了严肃纪律，维护公司利益，同时教育本人，经公司研究决定：对司机予以通报批评，扣发三个月奖金，并责令其上交全程所用汽油费。望各单位接此通报后，组织员工们及时学习、讨论，从中吸取教训，把各项工作提高到一个新水平。情景写作实训情景写作实训【思考与练习】【思考与练习】1.通告的有哪些基本特征？2.通知的哪几种类型？3.通报有哪几种类型，各有何特征？【情景模拟写作】【情景模拟写作】阅读材料，按要求完成下面题目。12月3日中午，光明出租汽车公司司机李平安正在西四路口整理汽车，准备回家吃午饭。忽然发现后车座上有一个蓝色尼龙绸包，打开一看，里面有一张12万5千元的建行存折及取款密码等物。

36、李平安顾不上回家吃饭，迅速驾车到地处天坛东里的公司，向公司领导作了汇报并交了所有拾物。公司经多方努力，寻到了失主，当天就把存折等物交到失主手中。写作：根据上述素材，代光明出租汽车公司写一份通报，赞扬李平安拾金不昧的精神和可贵的职业道德，并号召公司全体员工向李平安学习。要求：（1）按通报格式书写，必须有标题、主送、正文、印章（图示）和成文日期。（2）结构、层次清楚，语言通顺，字数约300字上下。第五节第五节 报告报告一、概念一、概念“报告”适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。报告是下级单位经常使用的重要的上行文。用好报告，能帮助上级及时了解情况，掌握下情，为

37、领导决策提供依据，同时，有利于下级单位接受上级的监督和指导。二、基本特征二、基本特征（一）反映实践性报告汇报的工作，是对本单位的工作的回顾或总结。所反映的情况，只能是本单位在工作实践中所碰到的情况或问题。答复上级单位的询问，也只能依据本单位的实践情况。报告的内容须真实，不能弄虚作假。（二）概括陈述性报告的表达方式是陈述性的，即以叙述和说明为主，然而，它的叙述和说明却必须是概括性的，只要求作粗线条的勾勒，而不能详述事件或工作的过程，更不要求铺排大量的细节。即便运用议论，也多限于夹叙夹议。三、类型三、类型（一）按内容与用途划分1.工作报告。2.情况报告。3.建议报告。4.回复报告。5.报送报告。（

38、二）按范围与性质划分1.综合性报告2.专题性报告（三）按行文目的划分1.呈报性报告2.呈转性报告四、结构与写法四、结构与写法（一）标题（一）标题一般用完全式。也可以将发文单位名称置于署名处，只写明事由和文件名称。（二）主送单位（二）主送单位一般是发文单位的直属上级单位。如有必要报送其他上级单位，可采用抄报形式。（三）正文（三）正文报告的正文通常由报告的原因、报告事项、结语构成。五、写作注意事项五、写作注意事项1注意工作报告和情况报告的区别。2经验体会是工作报告写作的难点。3写情况报告要及时，以便及时让上级单位掌握情况。4写答复报告要紧紧围绕上级单位提出的问题而回答，不能答非所问、节外生枝。5报

39、告中不能夹带请示事项。六、范例六、范例关于秦城仿古建筑群申报为旅游景点的报告 兴安县旅游局：本公司物业兴安秦城仿古建筑群自2005年竣工以来，已有两年多时间，两年多来，到秦城参观的国内外游客络绎不绝。兴安县政府对秦城也给予了大力支持，一些有价值的展览相继在秦城举办，增添了秦城的参观内容。但是由于我们没有将秦城申报为兴安县的一个旅游景点，现在这个诺大的仿古建筑群中，只有一些零售的旅游工艺品门店，没有形成规模，更重要的是没有实现原兴建秦城仿古建筑群的初衷宣扬和表现秦文化，向游客展示和渲染秦始皇修凿灵渠，统一岭南的丰功伟绩，为兴安这座全国魅力名镇增添光彩。本公司投资3000多万元建设的秦城仿古建筑群

40、，实际上是在秦城遗址的小营部分遗址上。据我们考证，小营遗址的部分墙体尚存，一但得到专家确认，将产生更大的影响。基于对2000多年前遗址确定的复杂考证过程，我们先以“秦城仿古建筑群”的名义，向县旅游局申请景点。目前我们的秦城仿古建筑群规划面积7400平方米，总建筑面积6224平方米，占地面积2830平方米，交通道路面积4136平方米，作为一个县级旅游景点，应该说已经具备了坚实的基础。我们将在现有的基础上，投资150万元对仿古建筑群进行装修、维护，策划、包装、整合现有旅游资源，丰富其内涵，拓展其外延，以秦文化和兴安地方文化为主体，佐以旅游服务项目，炒热人气，繁荣旅游。秦城仿古建筑群地处兴安县城中心

41、，连接水街、灵渠。景点内秦文化的传播，秦历史的演绎，将大大提高游客对灵渠及水街的兴趣。如果以秦城仿古建筑群作为游兴安了解秦文化的起点，经过水街再到灵渠小天平及铧嘴，更符合游览的程序，同时也丰富了水街及灵渠的内涵。秦城仿古建筑群景点确定后，我们将立即组建兴安秦城文化旅游传播公司，集旅游、开发为一体，并借助桂林各大旅行社的力量，大批引导游客到兴安旅游。根据目前已与相关旅行社联系的情况，预计从2008年起，将有30万人次以上的游客游览秦城水街和灵渠。以后每年以8万至10万人次递增。这必将对兴安的旅游和地方财政作出较大的贡献。现随报告呈上：秦城遗址总体策划可行性分析报告；秦城景点开发初期投资设想；秦城

42、文化旅游传播公司机构设置；秦城仿古建筑群旅游区示意图。请兴安县旅游局予以大力支持。桂林金刚房地产开发有限责任公司秦城文化旅游传播公司（筹）2007年9月28日情景写作实训情景写作实训【思考与练习】【思考与练习】1.简述情况报告与工作报告的区别。2.报告有何写作要求？3.请阅读下文，分析其毛病，并写出修改稿。盛达公司关于盛达制衣厂翻建房屋的请示报告 总公司：我公司下属盛达制衣厂于2007年10月开始翻建汽车库，且已经拆除了司机、装卸工宿舍、武装部办公室、基建科办公室等共计510平方米。因为以上办公用房的拆除，以致汽车无处停放，有关职工无处办公，严重影响正常工作。为缓和厂区占地紧张状况及结合全厂长

43、远规划，故决定一层为汽车库，二层为办公用房。为解决当前办公用房之急需，决定把已拆除的510平方米面积加在汽车库顶层，资金由本公司自行解决。妥否，请批示。盛达公司（公章）二七年十月三十日【情景模拟写作】【情景模拟写作】请合理扩充下面提供的材料，以分公司的名义向总公司起草一份不超过500字的情况报告。年6月4日凌晨2时40分，分公司江南百货大楼发生火灾事故。事故后果：未造成人员伤亡，但该大楼二楼商品被全部烧毁，直接经济损失350万元。事故原因：二楼某个体裁缝经二楼经理同意从总阐自接线路，夜间没断电导致电线起火。施救情况：事故发生后，分公司领导马上拔打火警，市消防队出动了8辆消防车，至清晨6点，火灾

44、才被扑灭。善后工作：分公司经理、副经理多次到现场调查，并对事故进行了认真处理。第六节第六节 请示请示 批复批复 一、请示一、请示（一）概念（一）概念“请示”适用于向上级单位请求指示、批准。请示是常用的上行文。（二）基本特征（二）基本特征1.期复性2.单一性3.针对性4.时效性（三）类型（三）类型按请示的内容和目的，大体可分为三类：（1）请求指示的请示（2）请求批准的请示（3）请求批转的请示（四）结构与写法（四）结构与写法1.标题要写明事由和文种。应用完全式标题，以示郑重；也可以只写请示事由和丈种。事由要突出主旨，让读者从标题中就知道请示的主要内容。2.主送单位应是发文单位的直属上级单位，且只能

45、主送一个上级单位，不得多头请示。如是受双重领导的单位向上级单位请示，应写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。应根据隶属关系逐级请示，不得越级请示，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被超过的上级单位。3.正文由请示原因、请示事项与要求、结尾组成。4.结尾结尾部分根据请示目的选用祈请式语句，如“特此请示，望批复”、“以上请示如无不妥，请批准”、“妥否，请批示”、“以上意见如无不妥，请批转有关单位贯彻执行”等。（五）写作注意事项（五）写作注意事项1.注意报告与请示的区别2.请示只送给直接的上级单位，不越级请示。3.不能一文多事。4.不得抄送下级单位。5.语言得体。不能使用指示性语言。6.不滥

46、用请示。（六）范例（六）范例例1：关于“景韵世家”9#楼修改设计图的请示 桂林市建设与规划委员会：我公司拟建的“景韵世家”9#楼原方案设计已通过贵委审批，该栋楼位于高差5.25米的地坪上（见地质勘探点平面布置图），为避免5米多高填土对一墙之隔的地矿院的影响及降低造价，提高土地使用率，我公司请求修改设计图，在原设计的深基础部位（9-19-22）改为自行车库。请批准为盼。桂林金刚房地产开发有限责任公司二七年八月二十九日二、批复二、批复（一）概念（一）概念批复”适用于答复下级单位请示事项。先有请示，后有批复。批复是下行文。（二）基本特征（二）基本特征1被动性2针对性3集中性和明确性4政策性和依据性（

47、三）类型（三）类型1.请求指示性批复。2.请求批准性批复。3.请求支持、帮助性批复。（四）结构与写法（四）结构与写法1.标题批复的标题比较复杂，有的批复标题还比较长。通常有下列几种写法：（1）由发文机关、批复事项、行文对象和文种构成。如总公司关于扩建业务大楼给第三分公司的批复。（2）由发文机关、事由和文种构成。如企业国务院关于编纂中华大辞典问题的批复。（3）由上级机关态度、事由和文种构成。如关于同意人文社科系举办秘书训练班的批复。（4）由发文机关、请示标题和文种。2.主送单位批复的主送单位，一般只有一个，那就是发出请示的下级单位。3.正文批复的正文由三部分组成，分别是批复依据、批复事项、执行要

48、求。（1）批复依据（2）批复事项（3）执行要求（五）写作注意事项（五）写作注意事项1要核实请示事项的真实性，研究请示所提方案的可行性，以及下级单位提出问题的背景。2一个批复针对一份请示。3要有理有据。4态度要鲜明，意思要明确。5若批复内容涉及其他部门，应进行协调，根据协调结果行文。6及时批复，以免贻误下级单位的工作。（六）范例（六）范例总公司关于同意拨款修建地下消火栓的批复 食品公司：你公司关于提请拨款增设地下消火栓的请示（食字号）已悉。经研究批复如下：同意你公司在仓库库区范围内修建四处地下消火栓，有关手续请尽快同消防部门联系办理。拨款3万元作为你公司修建消火栓专项包干用款，要求专款专用，不得

49、挪作他用。不足部分请自筹解决。年月日 情景写作实训情景写作实训【思考与练习】【思考与练习】1.请示的适用范围主要包括哪几方面？2.为什么写好原由是写好请示的关键？3.试比较请示与报告的异同。5.批复在写作中要注意哪些事项？【情景模拟写作】【情景模拟写作】阅读下面材料，请你以该店名义向市国有资产管理局写一个请示，以市国有资产管理局写一个复函。写作时可采用本地某一家老字号商店或国有资产管理局的实名进行模拟写作。食品店是市的一家百年老字号商店，此店由于经营有传统特色的食品，加之经营有方，又地处市中心繁华街面上，故生意好，常年的资金利润率都高出同行业70到80。现在该店即将实行租凭经营，为避免无形资产

50、损失，此店向该市国有资产管理部门提出意见要求，在资产评估时考虑这一因素，提出租赁方每年应多交万元，以避免无形资产损失。第七节第七节 意见意见一、概念一、概念“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见可用于上行文、下行文和平行文，应按请示性公文的程序和要求办理。二、基本特征二、基本特征（一）使用单位的广泛性（二）行文的多向性（三）作用的多样性（四）弹性三、类型三、类型（一）指导性意见（二）建议性意见（三）评估性意见四、结构与写法四、结构与写法(一一)标题和主送单位标题和主送单位1标题意见的标题有两种常见写法。一种是由发文单位主要内容文种组成，如XX企业关于关于公司改革和发展纲要的实施意见。