第1章秘书实务概述(第3版)课件.ppt

1、“十二五十二五”职业教育国家规划教材职业教育国家规划教材目录目录第一章秘书实务概述第二章秘书的接待工作 第四章沟通与协调工作 第五章会议组织与服务 第六章商务活动第三章秘书的日常事务工作 第七章文书处理与档案管理 第八章参谋与信息调研工作 电子教案模版配色（1）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习提示电子教案模版配色（1）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第一节秘书实务的内容 第二节秘书实务工作的性质与特点 第三节秘书应具备的能力及职业道德第四节秘书工作的方法 主要内容第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述电子教案模版配色（1）（一）学习目标（一）学

2、习目标了解秘书实务的内容了解秘书实务的内容了解秘书实务工作的性质与特点了解秘书实务工作的性质与特点熟悉秘书应具备的能力及职业道德要求熟悉秘书应具备的能力及职业道德要求掌握秘书实务工作的规律与方法掌握秘书实务工作的规律与方法（二）学习重点（二）学习重点秘书实务的主要内容秘书实务的主要内容秘书实务工作的规律与方法秘书实务工作的规律与方法（三）学习难点（三）学习难点秘书实务工作的规律与方法秘书实务工作的规律与方法学习提示有人认为秘书是有人认为秘书是办公室的花瓶；办公室的花瓶；有人认为秘书是有人认为秘书是老板的老板的“小蜜小蜜”；有人认为秘书是有人认为秘书是吃吃“青春饭青春饭”的的那么，你认为呢那么，

3、你认为呢?你知道比尔你知道比尔盖茨选择秘书的标准吗？盖茨选择秘书的标准吗？盖茨理想中的女秘书盖茨理想中的女秘书 应该干练、稳重、能干应该干练、稳重、能干 而不是花瓶式的摆设而不是花瓶式的摆设比尔比尔盖茨对自己秘书的评价？盖茨对自己秘书的评价？“我和微软的成功因为有露宝。我和微软的成功因为有露宝。”“我和微软的成功因为有露宝我和微软的成功因为有露宝”微软的总裁比尔微软的总裁比尔盖茨曾说过：盖茨曾说过：“我和微软的成功因为我和微软的成功因为有露宝。有露宝。”露宝正是他的秘书。露宝正是他的秘书。创业时的微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手，创业时的微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手，但内务却一

4、团糟。微软的第一任秘书是个年轻漂亮的女但内务却一团糟。微软的第一任秘书是个年轻漂亮的女大学生，除了自己分内的事，对任何事情都是一副不闻大学生，除了自己分内的事，对任何事情都是一副不闻不问的冷漠劲儿。没过多久，比尔不问的冷漠劲儿。没过多久，比尔盖茨就要求总经理盖茨就要求总经理伍德给他换一个秘书。伍德给他换一个秘书。一天，伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，盖一天，伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，盖茨看后都连连摇头：茨看后都连连摇头：“难道就没有比她们更合适的难道就没有比她们更合适的人选了人选了?”盖茨理想中的女秘书应该干练、稳重、能盖茨理想中的女秘书应该干练、稳重、能干，而不是花瓶式的摆设。

5、伍德犹犹豫豫地拿出一干，而不是花瓶式的摆设。伍德犹犹豫豫地拿出一份资料递到盖茨面前，份资料递到盖茨面前，“这位女士做过文秘、档案这位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作，只是她年纪太大，管理和会计员等不少后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐怕又有家庭拖累，恐怕”盖茨一目十行地看完了盖茨一目十行地看完了这份应聘资料，表示：这份应聘资料，表示：“只要她能胜任公司的各种只要她能胜任公司的各种杂务而不厌其烦就行。杂务而不厌其烦就行。”这样这样42岁的露宝上任了。事实证明比尔岁的露宝上任了。事实证明比尔盖茨的选择是盖茨的选择是正确的。她进入公司后，像母亲一样关怀各位软件高正确的。她进入公司

6、后，像母亲一样关怀各位软件高手的衣食起居，使他们减少了远离家庭而带来的种种手的衣食起居，使他们减少了远离家庭而带来的种种不适。露宝把微软公司看成一个大家庭，里里外外打不适。露宝把微软公司看成一个大家庭，里里外外打理得妥妥帖帖。她一直自觉以一个成熟女性特有的缜理得妥妥帖帖。她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到，考虑着自己应该在密与周到，考虑着自己应该在“娃娃公司娃娃公司”负起的责负起的责任与义务。她真心关爱每一位员工，对工作也有一份任与义务。她真心关爱每一位员工，对工作也有一份很深的感情。很自然，她成了微软的后勤总管，负责很深的感情。很自然，她成了微软的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、

7、采购、打印文件等等，远发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等等，远远超出了一位总裁秘书的职能。盖茨和其他员工对露远超出了一位总裁秘书的职能。盖茨和其他员工对露宝都有很强的依赖心理。宝都有很强的依赖心理。当微软决定迁往西雅图，露宝因为自己的丈夫在亚帕当微软决定迁往西雅图，露宝因为自己的丈夫在亚帕克基有自己的事业不能走时，盖茨对她依依不舍、留克基有自己的事业不能走时，盖茨对她依依不舍、留恋不已。盖茨和公司高层联名写了一封推荐信，信中恋不已。盖茨和公司高层联名写了一封推荐信，信中对露宝的工作能力给予很高的评价，临别时盖茨仍握对露宝的工作能力给予很高的评价，临别时盖茨仍握住露宝的手动情地说：住露宝的

8、手动情地说：“微软留着空位子，随时欢迎微软留着空位子，随时欢迎你。你快点过来吧你。你快点过来吧!”三年后，三年后，1980年冬季一个寒夜，在比尔年冬季一个寒夜，在比尔盖茨的办公室，盖茨的办公室，一个熟悉的声音响起，一个熟悉的声音响起，“嗨，我回来了嗨，我回来了!”正是露宝！正是露宝！她先是一个人从亚帕克基来到西雅图，后又说服丈夫她先是一个人从亚帕克基来到西雅图，后又说服丈夫举家迁来。举家迁来。思考思考 1、为什么说、为什么说“微软的成功因为有露宝微软的成功因为有露宝”?2、这则案例对中国企业有什么启示、这则案例对中国企业有什么启示?第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述电子教案模版配色（1）新任

9、总经理秘书孙婷的忐忑新任总经理秘书孙婷的忐忑内容（略），请见教材第内容（略），请见教材第2-32-3页页问题：据你所知，你认为总经理秘书问题：据你所知，你认为总经理秘书的职责有哪些？的职责有哪些？引入案例第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第一节秘书实务的内容 一、秘书与秘书实务的含义（一）秘书一般而言，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息以及办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。现代意义上的秘书，谈的大都是“大秘书”的概念。它从形式上可以表现为：前台、打字员、秘书、内勤人员、文员、助理、办公室主任等岗位。（二）秘书

10、实务 从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支，它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。从秘书工作的职能的角度来看，秘书实务是指秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程，即秘书具体办理事务的职能。二、秘书实务的内容二、秘书实务的内容1文书撰写2文书制作3文书处理4档案管理5会议组织6调查研究7信息资料工作8信访工作二、秘书实务的内容二、秘书实务的内容结合我国具体情况，可分为15种 9接待工作10协调工作11督查工作12日程安排13日常事务14办公室管理15其他临时交办 事项。电子教案模版配色（1）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第一节秘书实务的内容 二、秘

11、书实务的内容文书处理与档案管理秘书的日常事务工作商务活动与商务旅行会议组织与服务工作秘书的沟通与协调工作秘书的接待工作公文写作参谋与信息调研工作秘书实务的内容微型案例分析：某企业总经理秘书岗位工作的内容微型案例分析：某企业总经理秘书岗位工作的内容P5秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义关于“秘书”一词的涵义，古今有所不同，它主要有以下四个方面的涵义。古代文献记载，“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。（一）秘书的涵义（一）秘书的涵义宫中秘藏之书 东汉后期，桓帝设置了管理这些秘藏图书的官府，名之为“秘书监”。主管：副职：分管：秘书监秘书丞秘书郎拉丁文“Secretarius”，意思是“

12、可靠的职员”。英语“Secretary”，其中，“Secret”是“秘密”的意思。书记大臣 （一）秘书的涵义（一）秘书的涵义辅臣在现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而且是核心的一部分。（一）秘书的涵义（一）秘书的涵义行政职位社会职业就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业(服务性行业)。第一，秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边。（一）秘书的涵义（一）秘书的涵义但是，最权威的定义应从以下几方面考虑：第二，秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务。第三，秘书工作的根本性质是辅助管理。秘书秘书指身处领导机构或指身处领导机构或领导者身边，以处理

13、领导者身边，以处理信息和综合服务的方信息和综合服务的方式辅助领导者实施管式辅助领导者实施管理的工作人员。理的工作人员。（一）秘书的涵义（一）秘书的涵义二、秘书的类别和层次 秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。（一）秘书的类别机关秘书机关秘书企业秘书企业秘书私人秘书私人秘书美国对秘书人员的分类和工作职责规定比较明确，主要有：二、秘书的类别和层次二、秘书的类别和层次行政秘书行政秘书法律秘书法律秘书医学秘书医学秘书技术秘书技术秘书通讯秘书通讯秘书公司秘书公司秘书秘书分类秘书分类 日本对秘书人员的分类可分为四类：二、秘书的类别和层次二、秘书的类别和层次秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规

14、模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分。二、秘书的类别和层次二、秘书的类别和层次（二）秘书的层次高级秘书中级秘书初级秘书按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员七个层次。二、秘书的类别和层次二、秘书的类别和层次（二）秘书的层次“秘书国家职业”则将秘书职业设四个等级，分别为：五级秘书（原初级）、四级秘书（原中级）、三级秘书（原高级）、二级秘书。三、秘书的职业特征一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;

15、三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。（一）服务的直接性秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。三、秘书的职业特征三、秘书的职业特征（二）服务的稳定性 秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。（三）知识化 发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为2035岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。三、秘书的职业特征三、秘书的职业特征（四）年轻化 近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。（五）女性化 案例讨论案例讨论 如何正

16、确对待秘书的事务性工作如何正确对待秘书的事务性工作 毕业于名牌大学的钟苗踌躇满志地踏上了外企秘书的工作岗位，今天是她上毕业于名牌大学的钟苗踌躇满志地踏上了外企秘书的工作岗位，今天是她上班的第一天，一路上钟苗想象着她的工作：在电脑桌前熟练地操作；用流利的班的第一天，一路上钟苗想象着她的工作：在电脑桌前熟练地操作；用流利的英文为总经理书写函件；聚光灯下，从容地主持对外活动英文为总经理书写函件；聚光灯下，从容地主持对外活动她兴冲冲地赶到她兴冲冲地赶到办公室报到，老外经理淡淡地看了她一眼，然后吩咐说：办公室报到，老外经理淡淡地看了她一眼，然后吩咐说：“请苏小姐先把办公请苏小姐先把办公室收拾一下。室收拾

17、一下。”钟苗一愣，但立即按照经理的吩咐做了起来，将办公桌上东一钟苗一愣，但立即按照经理的吩咐做了起来，将办公桌上东一堆西一堆的文件整理归位，将茶几上喝过的杯子、装满烟蒂的烟灰缸洗干净，堆西一堆的文件整理归位，将茶几上喝过的杯子、装满烟蒂的烟灰缸洗干净，然后对办公室的地面进行除尘。这一切做完以后，钟苗对经理说：然后对办公室的地面进行除尘。这一切做完以后，钟苗对经理说：“办公室收办公室收拾好了，请问经理，还有什么吩咐拾好了，请问经理，还有什么吩咐”？钟苗心想，这下该让我起草文件了吧。？钟苗心想，这下该让我起草文件了吧。可是没想到，经理头也不抬地说：可是没想到，经理头也不抬地说：“请帮我倒杯水。请帮

18、我倒杯水。”于是钟苗泡了一杯热的于是钟苗泡了一杯热的茶水端了过去，茶水端了过去，“对不起，要的是白开水。对不起，要的是白开水。”经理挥了挥手说，钟苗赶忙又去经理挥了挥手说，钟苗赶忙又去换了一杯热的白开水。换了一杯热的白开水。“对不起，苏小姐，我要的是冷水对不起，苏小姐，我要的是冷水”，经理有点不耐烦，经理有点不耐烦地说，她只好去换第三杯水，这才让经理满意。这以后，经理又吩咐她去做了地说，她只好去换第三杯水，这才让经理满意。这以后，经理又吩咐她去做了很多的琐事：寄信、购买打印纸、煮咖啡等等，一整天就这样匆匆过去了。第很多的琐事：寄信、购买打印纸、煮咖啡等等，一整天就这样匆匆过去了。第一天的工作经

19、历让钟苗很失落，苦读了四年大学，为了提高英语水平，熟练操一天的工作经历让钟苗很失落，苦读了四年大学，为了提高英语水平，熟练操作电脑，甚至本末倒置，白天上课懒洋洋，晚上拼命读夜校，为的就是能获得作电脑，甚至本末倒置，白天上课懒洋洋，晚上拼命读夜校，为的就是能获得体面的外企秘书职业，没想竟然要像佣人那样为别人打扫卫生、端茶倒水、跑体面的外企秘书职业，没想竟然要像佣人那样为别人打扫卫生、端茶倒水、跑腿，这些不读书也能干的事为什么要让秘书来干，钟苗的心里充满了困惑。腿，这些不读书也能干的事为什么要让秘书来干，钟苗的心里充满了困惑。如何正确对待秘书的事务性工作如何正确对待秘书的事务性工作 【讨论分析讨论

20、分析】请由请由3人组成一个小组，讨论以下问题，然后请每人组成一个小组，讨论以下问题，然后请每组选出一名代表表达本组讨论的结果。组选出一名代表表达本组讨论的结果。（1）案例中的端茶倒水的杂事该不该由秘书来干？）案例中的端茶倒水的杂事该不该由秘书来干？为什么？为什么？（2）秘书的从属性和辅助性应体现在哪些方面？）秘书的从属性和辅助性应体现在哪些方面？（3）怎样看待秘书的事务性工作？）怎样看待秘书的事务性工作？案例讨论案例讨论电子教案模版配色（2）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第二节 秘书实务工作的性质与特点一、秘书实务工作的性质1辅助性秘书工作在社会工作中处于辅助性地位。秘书工作从属于领导或

21、部门的工作；秘书只是辅助领导工作，没有决策权。2服从性秘书工作要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按领导的意图办事。3服务性为领导与部门服务是秘书工作的出发点与落脚点，是秘书实务的首要任务。Question:Question:作为一个秘书，作为一个秘书，请用一个请用一个词来形容你对领导的态度？词来形容你对领导的态度？为什么？为什么？案例：案例：年轻的小王大学毕业以后，应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司年轻的小王大学毕业以后，应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作，凭着他的聪明和能力，经过一段时间的努力，他被分公司的李经理看工作，凭着他的聪明和能力，经过一段时间的努力，他被分公司的李经理

22、看中，调到经理办公室当秘书，王秘书干得倒也有声有色。中，调到经理办公室当秘书，王秘书干得倒也有声有色。这些天王秘书很兴奋，因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视这些天王秘书很兴奋，因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作。由于他工作出色，人又机灵，李经理点名让他陪同一起向张副总经察工作。由于他工作出色，人又机灵，李经理点名让他陪同一起向张副总经理汇报工作。王秘书心想机会来了，他要精心准备一番，一定要在副总经理理汇报工作。王秘书心想机会来了，他要精心准备一番，一定要在副总经理面前好好表现一把，不光让李经理脸上有光，说不定借此以后还可以调到总面前好好表现一把，不光让李经理脸上有光，

23、说不定借此以后还可以调到总公司工作。公司工作。所以，在张副总经理视察期间，王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况，所以，在张副总经理视察期间，王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况，侃侃而谈，娓娓道来，从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价无一侃侃而谈，娓娓道来，从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速做出汇报。对张遗漏。对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速做出汇报。对张副总经理给公司布置的任务，王秘书也毫不犹豫地承诺下来。视察结束后，副总经理给公司布置的任务，王秘书也毫不犹豫地承诺下来。视察结束后，王秘书还给张副总经理留了名片，

24、表示今后张副总要办什么事，无论公私，王秘书还给张副总经理留了名片，表示今后张副总要办什么事，无论公私，都可以直接找自己。都可以直接找自己。送走张副总经理以后，王秘书对自己的表现有些沾沾自喜，可是，他发送走张副总经理以后，王秘书对自己的表现有些沾沾自喜，可是，他发现李经理的脸色有些不对头，并没有表扬他，只说了一句：现李经理的脸色有些不对头，并没有表扬他，只说了一句：“辛苦了。辛苦了。”过过了几天，王秘书被调到销售科当业务员去了。他怎么也没有想到会是这个结了几天，王秘书被调到销售科当业务员去了。他怎么也没有想到会是这个结果，郁闷极了。果，郁闷极了。问：王秘书为什么会事与愿违？作为上司到底喜欢怎样的

25、秘书？问：王秘书为什么会事与愿违？作为上司到底喜欢怎样的秘书？分析与评述 王秘书该郁闷，他的接待工作越位了，抢了领导的风头，喧宾夺主。作为领导的秘书在工作中应该有积极主动的精神，辅佐自己的领导做好接待的准备工作，并在接待的过程中做好服务和补充工作。但是，秘书永远不是主角，是领导背后的影子，对自己的工作和职权都必须有清醒和明确的界定。王秘书由于忽视对自己工作和职权的界定，“积极主动”过头，出现“越位”现象。在接待上级领导过程中，一是汇报工作越位，本来应由领导来汇报的情况，他抢先汇报；二是表态越位，超越自己的身份，胡乱表态。在工作中，秘书热情过高造成工作越位，只要不是“武大郎”式的领导，一般还不会

26、过于计较，但秘书必须严格把握好自己，因为热情过高，表现欲过强而造成工作越位，往往会在不知不觉中干预领导的职权范围，这对于领导来说，是绝对不能容忍的。如果秘书经常犯这样的毛病，领导就会设法来“制裁”你，最直接的做法就是请你另谋高就。电子教案模版配色（2）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第二节 秘书实务工作的性质与特点二、秘书实务工作的特点（一）综合性与专业性相统一的特点（二）被动性与主动性相统一的特点（三）机要性与群众性相统一的特点（四）经常性与突击性相统一的特点第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第二节 秘书实务工作的性质与特点微型案例杨修逞能泄军机惹杀身之祸杨修逞能泄军机惹杀身之祸曹操平

27、汉中时，连吃败仗。想要进兵，怕马超拒守。想要收兵，又担曹操平汉中时，连吃败仗。想要进兵，怕马超拒守。想要收兵，又担心蜀兵耻笑，心中犹豫不决。后传心蜀兵耻笑，心中犹豫不决。后传“鸡肋鸡肋”为夜间口令。杨修听闻，便让为夜间口令。杨修听闻，便让随行军士收拾行装，准备归程。将士们问何以得知魏王要回师，杨修说：随行军士收拾行装，准备归程。将士们问何以得知魏王要回师，杨修说：“从今夜口令，便知魏王退兵之心已决。鸡肋，食之无味，弃之可惜。今从今夜口令，便知魏王退兵之心已决。鸡肋，食之无味，弃之可惜。今进不能胜，退恐人笑，在此无益，不如早归。魏王班师就在这几日，故早进不能胜，退恐人笑，在此无益，不如早归。魏王

28、班师就在这几日，故早准备行装，以免临行慌乱。准备行装，以免临行慌乱。”曹操早就忌恨杨修才高于已，今见修又猜透曹操早就忌恨杨修才高于已，今见修又猜透了自己的心事，便怒以扰乱军心定罪，杀了杨修。了自己的心事，便怒以扰乱军心定罪，杀了杨修。“鸡肋鸡肋”一词，虽隐含曹操退兵的决定，但杨修作为主簿（即秘书），一词，虽隐含曹操退兵的决定，但杨修作为主簿（即秘书），即使能猜中领导的心思，也不该擅自透露领导的决定，制造混乱，破坏军即使能猜中领导的心思，也不该擅自透露领导的决定，制造混乱，破坏军中的秩序，影响军心军纪，这既是军中大忌，也是秘书的大忌。但杨修就中的秩序，影响军心军纪，这既是军中大忌，也是秘书的大忌

29、。但杨修就是爱展示自己的小聪明，出卖了军事情报，泄露了上级尚未决定的事，而是爱展示自己的小聪明，出卖了军事情报，泄露了上级尚未决定的事，而不经过请示直接越过上级自己做决定，最终难逃杀身之祸。不经过请示直接越过上级自己做决定，最终难逃杀身之祸。微型案例微型案例平儿是如何做好平儿是如何做好“总经理秘书总经理秘书”的的平儿是王熙凤从娘家带过来的四个陪嫁丫鬟之一。平儿是王熙凤从娘家带过来的四个陪嫁丫鬟之一。恰如李纨所言，王熙凤之所以能够将荣国府治理得恰如李纨所言，王熙凤之所以能够将荣国府治理得如此周到，多亏了平儿这个得力助手，她就是荣国如此周到，多亏了平儿这个得力助手，她就是荣国府总管王熙凤的府总管王

30、熙凤的“一把总钥匙一把总钥匙”(第三十九回第三十九回)。如。如果把王熙凤比作大观园的果把王熙凤比作大观园的“总经理总经理”，那么平儿就，那么平儿就该是该是“总经理秘书总经理秘书”了。平儿是如何做好总经理秘了。平儿是如何做好总经理秘书角色的呢？她是如何协调上至贾母、王夫人、探书角色的呢？她是如何协调上至贾母、王夫人、探春等小姐，下至丫头、婆子们的关系的呢？她是如春等小姐，下至丫头、婆子们的关系的呢？她是如何协助凤姐做好总经理工作管理好大观园的呢？平何协助凤姐做好总经理工作管理好大观园的呢？平儿的处事艺术对现代秘书的工作方法有什么启示呢？儿的处事艺术对现代秘书的工作方法有什么启示呢？最完美的总裁秘

31、书最完美的总裁秘书-平儿平儿 历代读红之人，都给平儿很高的评价。清人青山历代读红之人，都给平儿很高的评价。清人青山山农认为山农认为“平儿不矜才、不使气、不恃宠、不市恩、平儿不矜才、不使气、不恃宠、不市恩、不辞劳怨，有古名臣事君之风不辞劳怨，有古名臣事君之风”。林彪也说过他要学。林彪也说过他要学平儿。平儿。平儿的名字曹雪芹不是随便起的。平实、平和、平儿的名字曹雪芹不是随便起的。平实、平和、平正、平易，一个平正、平易，一个“平平”字，凸现平儿的心性和做派。字，凸现平儿的心性和做派。按现今的观点看，平儿是勉力维持贾府安定团结的中按现今的观点看，平儿是勉力维持贾府安定团结的中坚力量之一。端坚力量之一。

32、端“平平”贾府一碗水，平儿发挥的作用贾府一碗水，平儿发挥的作用不可小觑。不可小觑。平儿是王熙凤的心腹通房大丫头，人称平姑娘。她平儿是王熙凤的心腹通房大丫头，人称平姑娘。她自幼跟随凤姐，是凤姐陪嫁过来的四个丫头之一。另自幼跟随凤姐，是凤姐陪嫁过来的四个丫头之一。另三个死的死，嫁的嫁，只剩下平儿收在屋里，长期重三个死的死，嫁的嫁，只剩下平儿收在屋里，长期重用。一是领导王熙凤认为她贴心能干；二是因为平儿用。一是领导王熙凤认为她贴心能干；二是因为平儿长得长得“俏俏”，能拴住领导的领导贾琏的心。，能拴住领导的领导贾琏的心。红楼里的那些太太小姐们没有一个有好下场的，只有凤姐红楼里的那些太太小姐们没有一个有

33、好下场的，只有凤姐家里的平儿例外，这要完全归功于平儿高人一等的职场智慧，家里的平儿例外，这要完全归功于平儿高人一等的职场智慧，平儿不平儿不“平平”，在现如今那是最完美的总裁秘书，且说凤姐在，在现如今那是最完美的总裁秘书，且说凤姐在荣府当荣府当CEOCEO，春风得意，荣府三，四佰号人，宁府不相上下，春风得意，荣府三，四佰号人，宁府不相上下，而她的管理团队只有平儿，凤姐再能干泼辣，要是没平儿累死而她的管理团队只有平儿，凤姐再能干泼辣，要是没平儿累死也搞定不了，平儿凭着过人的能力和修养，做到了领导满意，也搞定不了，平儿凭着过人的能力和修养，做到了领导满意，上下服气，堪称五上下服气，堪称五“心心”级秘

34、书，级秘书，首要是贴心，首要是贴心，她把凤姐交代的事情办得妥妥当当，但是不她把凤姐交代的事情办得妥妥当当，但是不出风头，在凤姐和贾琏的夹缝间生存，避免贾琏的亲近，还在出风头，在凤姐和贾琏的夹缝间生存，避免贾琏的亲近，还在凤姐跟前替贾琏掩盖，整的两人都很信任她，宝玉都感慨：平凤姐跟前替贾琏掩盖，整的两人都很信任她，宝玉都感慨：平儿并无兄弟姐妹，独自一人供贾琏夫妇二人，贾琏之俗，凤姐儿并无兄弟姐妹，独自一人供贾琏夫妇二人，贾琏之俗，凤姐之威，她竟能周全妥帖，之威，她竟能周全妥帖，二是虚心，二是虚心，她的老板凤姐有权有势，若换成别的丫头早她的老板凤姐有权有势，若换成别的丫头早不知天高地厚了，可平儿始

35、终是低调平和，从不仗势欺人，待不知天高地厚了，可平儿始终是低调平和，从不仗势欺人，待人处事，谦虚得宜，在贾府上下口碑之好都数得着的，人处事，谦虚得宜，在贾府上下口碑之好都数得着的，三是用心，贾府的四大丫鬟中有晴雯、袭人、紫鹃、都是三是用心，贾府的四大丫鬟中有晴雯、袭人、紫鹃、都是生活秘书，只有平儿锐意进取，真正参与高层管理和决策事务，生活秘书，只有平儿锐意进取，真正参与高层管理和决策事务，且比凤姐更周全，连宝钗也赞她有心有才，曾对她说：你张嘴我且比凤姐更周全，连宝钗也赞她有心有才，曾对她说：你张嘴我看看你的舌头是用什么做的？看看你的舌头是用什么做的？四是善心，四是善心，若凤姐是专业作恶的主，平

36、儿该算是纯粹积善若凤姐是专业作恶的主，平儿该算是纯粹积善的主，她的善不同于宝钗的伪善，是真正的心底醇厚，的主，她的善不同于宝钗的伪善，是真正的心底醇厚，N N次凤姐次凤姐对付那些主子和奴才时，都是平儿悄悄的帮她们，大事化小，小对付那些主子和奴才时，都是平儿悄悄的帮她们，大事化小，小事化了，凤姐落难时，她不离不弃还救了凤姐，真的人间少有，事化了，凤姐落难时，她不离不弃还救了凤姐，真的人间少有，最后是野心，最后是野心，平儿看似不贪，不争，不虚，要说全无野心，平儿看似不贪，不争，不虚，要说全无野心，也不对，一个人没有一点目标，咋能这么敬业勤勉？其实她的野也不对，一个人没有一点目标，咋能这么敬业勤勉？

37、其实她的野心就是早点转正做心就是早点转正做“姨娘姨娘”，她的心一直没变，她喜欢贾琏大家，她的心一直没变，她喜欢贾琏大家都看出来了，只不过面对凤姐的强势，她只能哑忍这等待和积累都看出来了，只不过面对凤姐的强势，她只能哑忍这等待和积累。你说是不是这个理：做秘书当如平儿，想不成职场你说是不是这个理：做秘书当如平儿，想不成职场 白骨精白骨精 都不难。万一势头不对，就近捡个高层帅哥回家也成啊！都不难。万一势头不对，就近捡个高层帅哥回家也成啊！案例：郭秘书的为难事郭秘书的为难事 最近，局里要进行一次分房，解决一些符合条件的人的最近，局里要进行一次分房，解决一些符合条件的人的住房困难问题。据说这是最后一批福

38、利分房，以后国家要住房困难问题。据说这是最后一批福利分房，以后国家要调整国有单位的住房政策。听到这个消息，局里议论纷纷，调整国有单位的住房政策。听到这个消息，局里议论纷纷，那些住房困难的人，都想找找关系，托托门子，以便赶上那些住房困难的人，都想找找关系，托托门子，以便赶上这最后一趟分房的末班车。所以，这些天找局长的人和电这最后一趟分房的末班车。所以，这些天找局长的人和电话特别多，局长烦不胜烦，特别头疼，就叮嘱秘书郭静遇话特别多，局长烦不胜烦，特别头疼，就叮嘱秘书郭静遇到此类的人和电话一律挡驾。这下可难为坏了郭秘书，来到此类的人和电话一律挡驾。这下可难为坏了郭秘书，来找局长说情的人大都死缠烂打，

39、摆出见不着局长誓不罢休找局长说情的人大都死缠烂打，摆出见不着局长誓不罢休的样子，闹的郭秘书一个头两个大，什么事情也做不了。的样子，闹的郭秘书一个头两个大，什么事情也做不了。还不能对他们发火耍态度，否则更是火上浇油。又不能直还不能对他们发火耍态度，否则更是火上浇油。又不能直截了当地说局长不想见他们，只能态度坚决地推托局长不截了当地说局长不想见他们，只能态度坚决地推托局长不在到市里开会去了或说局长到下属单位视察去了等。由此，在到市里开会去了或说局长到下属单位视察去了等。由此，得罪了很多人，他们都在背后骂郭秘书：得罪了很多人，他们都在背后骂郭秘书：“狐假虎威，瞎狐假虎威，瞎神气。神气。”有人偷偷告诉

40、郭秘书背后的闲言闲语，郭秘书也有人偷偷告诉郭秘书背后的闲言闲语，郭秘书也只能苦笑作罢。有一天，财政局经常和他们局打交道的刘只能苦笑作罢。有一天，财政局经常和他们局打交道的刘科长来了，要见局长。科长来了，要见局长。这时候来，明摆着也是来说情的，为在他们局里上班的妹妹家分房这时候来，明摆着也是来说情的，为在他们局里上班的妹妹家分房子的事来找局长走走后门。郭秘书来到局长办公室跟局长一说，局长也不子的事来找局长走走后门。郭秘书来到局长办公室跟局长一说，局长也不想见他，因为见了答应也不是，不能一碗水端平，后患无穷；不答应也不想见他，因为见了答应也不是，不能一碗水端平，后患无穷；不答应也不是，得罪了财神爷

41、，将来不好办事。所以也让郭秘书挡驾。郭秘书还没来是，得罪了财神爷，将来不好办事。所以也让郭秘书挡驾。郭秘书还没来得及出去，刘科长已经敲门自己走了进来，问道：得及出去，刘科长已经敲门自己走了进来，问道：“怎么，李局长，连我怎么，李局长，连我也不想见啊。也不想见啊。”李局长很尴尬，马上说：李局长很尴尬，马上说：“哪里，哪里，欢迎，欢迎，很哪里，哪里，欢迎，欢迎，很忙啊。忙啊。这时，郭秘书见状，急中生智对李局长说：这时，郭秘书见状，急中生智对李局长说：“对不起，局长，我对不起，局长，我是来提醒您，您该出发了，自来水厂的问题还急等着您去现场处理呢。是来提醒您，您该出发了，自来水厂的问题还急等着您去现场

42、处理呢。”李局长一听，马上接过来说：李局长一听，马上接过来说：“对，对，你看我都忙糊涂了。对不起啊，对，对，你看我都忙糊涂了。对不起啊，老刘，那边的事情很棘手，你的事要是不急，咱们改天再谈，或者你跟郭老刘，那边的事情很棘手，你的事要是不急，咱们改天再谈，或者你跟郭秘书先谈一下，我有急事先走一步。秘书先谈一下，我有急事先走一步。”局长说完，如释重负地走了。郭秘局长说完，如释重负地走了。郭秘书请刘科长坐，捧上热茶，对刘科长说：书请刘科长坐，捧上热茶，对刘科长说：“刘科长请喝茶，您有事请说吧，刘科长请喝茶，您有事请说吧，等局长回来，我替您转达。等局长回来，我替您转达。”刘科长淡淡地说：刘科长淡淡地说

43、：“也没什么大事，改天再也没什么大事，改天再说吧。说吧。”喝了口茶，悻悻地走了。喝了口茶，悻悻地走了。思辨题思辨题 1 1秘书在执行领导意图的时候，稍有不慎会被骂成秘书在执行领导意图的时候，稍有不慎会被骂成“狐假虎威狐假虎威”，你认为，你认为应该怎样做才能避免呢应该怎样做才能避免呢?郭秘书的所做所为是否真的是郭秘书的所做所为是否真的是“狐假虎威狐假虎威”?2 2秘书在日常工作中要与领导形成一种默契，你认为在本案例中郭秘书是秘书在日常工作中要与领导形成一种默契，你认为在本案例中郭秘书是否已与自己的领导形成默契，表现在什么地方否已与自己的领导形成默契，表现在什么地方?3 3从本案例中我们可以领会到

44、哪些秘书工作的性质和特点从本案例中我们可以领会到哪些秘书工作的性质和特点?分析与评述分析与评述 ：秘书的职责之一就是为领导排忧解难；领导不方便秘书的职责之一就是为领导排忧解难；领导不方便出现的场合或不方便说的话，秘书应该挺身而出，代领出现的场合或不方便说的话，秘书应该挺身而出，代领导出席，代领导沟通。但也要在领会领导意图的基础上导出席，代领导沟通。但也要在领会领导意图的基础上既坚决执行领导交给的任务，又要注意沟通和处理的方既坚决执行领导交给的任务，又要注意沟通和处理的方式方法。要与领导在工作中形成一种默契，能够在遇到式方法。要与领导在工作中形成一种默契，能够在遇到尴尬的或不利的处境时，运用自己

45、的专业知识和职业素尴尬的或不利的处境时，运用自己的专业知识和职业素养，巧妙地予以化解。郭秘书在执行局长交给的任务时，养，巧妙地予以化解。郭秘书在执行局长交给的任务时，就注意了这一点，虽然造成了别人的误解，得罪了人，就注意了这一点，虽然造成了别人的误解，得罪了人，但为领导客观、公平地处理事情和做决策扫清了障碍，但为领导客观、公平地处理事情和做决策扫清了障碍，保证了领导工作的主动性。保证了领导工作的主动性。上司打高尔夫球一、背景 今天是星期五。十点来钟，秘书于雪在去总经理办公室给老总送邮件时，正听见老总在与朋友打电话：“前一向太忙了，好久没打高尔夫球了。你明天有空吗？好，那就这么说定了，明天下午一

46、起去打高尔夫球，放松放松。”一点钟左右，高尔夫球俱乐部的客服人员给作为俱乐部VIP会员的老总来电话；中午老总外出应酬还没回来，于雪接的电话。对方问老总明天去不去打高尔夫球，如果去就给他预留位置。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、也许可以去，你们先留个位置吧！b、明天肯定去！c、我不太清楚。d、我需要请示一下再答复你！e、我们老总太忙，说不准！二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是d。选a表面上看没错，老总也许会去打球，留个位置没错，但是，老总并没有直接给秘书下达订位的指令，所以，选a实际上

47、是秘书一种自作主张的行为。选b也不对，它同样是一种自作主张的行为，只不过是比a更恶劣一点罢了。选c看起来似乎是一种很稳妥的做法，但你这种回答无异于你告诉对方你是一个很不称职的秘书。选e也是一种不负责任的行为，作为助手，秘书是上司与内外进行沟通的桥梁，所以，不容许这种敷衍塞责的行为出现。选d之所以是最佳选择，一是它没有自作主张，二是它又积极主动，承诺给对方以答复。学习目标 通过学习，了解一般秘书工作应具备的素养：秘书的知识和能力结构要求，健康的秘书职业心理素质要求，秘书的职业道德要求。使学生理解秘书职业素质的重要性，客观正确地分析和认识自己，加强学习与训练，培养自身良好的秘书素质与职业道德修养。

48、美国美国“全美秘书协会全美秘书协会”对秘书职业要求对秘书职业要求 1像心理学家一样善于观察和理解他人；像心理学家一样善于观察和理解他人；2像政治家一样有灵敏的头脑；像政治家一样有灵敏的头脑；3像外交官一样有潇洒的风度；像外交官一样有潇洒的风度；4有调查各种棘手问题的丰富经验；有调查各种棘手问题的丰富经验；5有良好的速记能力以及文字功夫；有良好的速记能力以及文字功夫；6熟谙各种商业往来中的法律关系；熟谙各种商业往来中的法律关系；7能熟练地使用各种办公自动化设备；能熟练地使用各种办公自动化设备；8具备相当的金融和税务方面的知识；具备相当的金融和税务方面的知识；9能熟练地对各种文件资料进行整理归类。

49、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。对上面的秘书条件，你是否感到吃惊？因为秘书对上面的秘书条件，你是否感到吃惊？因为秘书这种职业远比你想象中的要复杂、丰富得多，对秘书这种职业远比你想象中的要复杂、丰富得多，对秘书人员的素质要求也就更高。人员的素质要求也就更高。中华人民共和国国家职业标准中华人民共和国国家职业标准秘书秘书规定规定 秘书是秘书是“从事办公室程序性工作、协从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员及其实施提供服务的人员”秘书应当秘书应当“具备较强的文字与语言表具备较强的文字与语言表达能力、综合协调能力与合作能

50、力、逻辑达能力、综合协调能力与合作能力、逻辑思维与分析能力等思维与分析能力等”。一、秘书的基本素质一、秘书的基本素质（一）秘书的知识结构一）秘书的知识结构 1.基础知识基础知识 2.专业知识专业知识 3.行业知识行业知识 4.相关知识相关知识 表达能力表达能力(口头、书面）口头、书面）办事能力办事能力社交能力社交能力协调能力协调能力操作能力操作能力（二）秘书的能力要求（二）秘书的能力要求二、秘书的心理素质二、秘书的心理素质 （一）秘书的职业性格特征（一）秘书的职业性格特征 谦虚谦虚、自信自信、宽容宽容、幽默幽默、自制自制（二）培养健康的秘书心理素质（二）培养健康的秘书心理素质 1.树立正确的人