人力资源英文版课件.ppt

1、McGraw-Hill/IrwinCopyright 2010 by The McGraw-Hill Companies,Inc.All rights reserved.专业.Chapter 6Job Analysis and Design工作分析和设计 专业.IntroductionlOrganizations evolved because组织演变的原因是：组织演变的原因是：lThe mission and objectives of most institutions are too large for any one person to accomplish l大多数机构的整体使命和目

2、标太大，不可能由任何单个的个人来完成 lThere must be a systematic way to determine which employees should perform which tasks组织必须有一套系统的方法来决定由哪些员工来完成一个特定的需要完成的功能或任务 lThe cornerstone of an organization is the set of jobs performed by its employees组织的基础就是一系列由员工完成的工作 专业.Introduction工作分析回答了以下这些问题工作分析回答了以下这些问题 完成一些重要的任务需要多数

3、时间？哪些任务可以组合起来并作为一项工作？如何设计和构造一项工作以使员工的绩效得到提高？需要什么样的人来做这项工作？什么样的人（在技能和经验方面）最适合这项工作？工作分析中获得的信息如何运用于人力资源管理项目的发展？专业.工作分析的概念lMany use the terms of job analysis interchangeably人们常常交替使用许多术语人们常常交替使用许多术语lExperts use them precisely,to avoid confusion and misinterpretation 专业人员更精确地使用它们以避免冲突与误解 lPrecision is req

4、uired by federal and state legislation 精确地运用这些术语也是法律的要求 lDefinitions provided by the federal government:联邦政府提供这些定义l工作分析工作分析:对一项工作相关的重要方面收集信息的有目的的系统的过程 l工作描述工作描述:工作分析的主要成果。它是作为一个组织特定的单位的工作的书面总结 专业.工作分析的概念l工作说明书工作说明书:有效完成一项特定的工作所必需的知识、技能、能力和其它特征的书面说明l任务任务:产出一项成果（对顾客的一件产品或一项服务）的一系列协作的集合的工作元素 l职位职位:单个个人

5、所完成的任务与职责的组合。在一个组织里，有多少员工就有多少个职位 l工作工作:具有相似的职责的一些职位的集合。如计算机程序员和薪酬专员l工作簇工作簇:两个以上具有相似职责的工作的集合 专业.The Steps in Job Analysis工作分析的步骤步骤3选择需要分析的工作步骤1检查整体组织和每项工作的适当性步骤2决定如何运用工作分析信息步骤4运用容许的工作分析技巧收集信息步骤5准备工作描述步骤6准备工作说明书运用步骤16的信息来进行：工作设计计划招聘甄选和培训绩效评估薪酬与福利EEO Compliance过程管理评估图 6-2 工作分析过程的步骤（16）以及与人力资源管理和工作设计的关系

6、 专业.The Steps in Job Analysis工作分析的步骤收集到的数据是其他人力资源管理活动的基础招募工作设计与再设计选拔薪酬与福利培训绩效评价专业.The Uses of Job Analysis工作分析的作用lThere may no longer be a choice about whether job analysis should be conducted是否需要进行工作分析这个问题上不存在选择 lGuidelines and judicial recommendations regarding civil rights and EEO laws are clear行

7、政法规、各种公民权利、EEO法规和法院判例都规定得很清楚 lThe question is how to conduct a legally defensible job analysis现在的问题是怎样去进行一场可受法律保护的工作分析 lJob analysis plays an important role in the Uniform Guidelines on Employee Selection Procedures(1978)工作分析在员工挑选程序统一规定中有着重要地位(1978)lA set of policies designed to minimize or prevent

8、workplace discrimination practices为减少和消除工作领域中的歧视行为而设计的一系列政策 专业.The Uses of Job Analysis工作分析的作用组织进行工作分析的质量常常是组织进行工作分析的质量常常是它能否适当允许的基本决定因素它能否适当允许的基本决定因素 应该生成一个全面的清晰的工作描述 它必须能够对一项工作所要求的知识、技能、能力和其它特征做出精确的估计 必须评价工作行为的经常性和重要性 一项能视为良好的工作分析必须能够提供下面的作用 它必须要清楚地判断哪些知识、技能、能力和其它特征对一项工作职责是重要 专业.The Uses of Job An

9、alysis工作分析的作用在下面每一项领域都经常用到 1.Recruitment and selection招聘和甄选 2.Training&career development培训和职业发展 3.Compensation报酬 4.Strategic planning战略计划 为了减少以下阻力：1.Communicate why job analysis is important为什么沟通是很重要的工作分析2.Explain how the information will be used解释如何使用信息专业.Who Should Conduct the Job Analysis?工作分析的主

10、体Decided during the planning process在规划过程中决定利用主管、任职者或他们的组合来收集工作分析信息 从外部聘请暂时的工作分析人员 聘请全职的工作分析专家 Strengths and weaknesses优点和缺点 由任职者来从事工作分析难以达到客观性 任职者是关于什么正在做而不是打算做什么的信息的良好来源 加入工作分析过程能提高他们对工作分析结果带来的任何工作改变的接受 专业.Who Should Conduct the Job Analysis?工作分析的主体由谁来进行工作分析的决定因素由谁来进行工作分析的决定因素 选择的人应该：选择的人应该：需要分析的工

11、作 的地点和复杂性；任职者对外部分析 人员的接受程度；分析结果的最终目的 全面理解人、工作和整个组织系统 相当了解工作如何 在组织中运行的期望 专业.The Use of Charts图表的运用不同的功能部门 必须对组织和它的工作有一个整体观念 在进行选择之前 组织图呈现了企业不同部门和单位间的关系，还包括：存在的正式报告关系 提供组织垂直层级数目 直线部门和参谋部门 可以为工作分析提供对组织整体工作流程的更好的理解 专业.The Use of Charts图表的运用l流程图流程图，体现了一系列特定的工作之间的相互关系 l流程图并不只是简单地 列出了各种工作名称的 结构关系 l体现了生产一项期

12、望的 产品和服务所需的活动 和工作流程 专业.数据收集的方法 工作通过在职工作人员完成的任务来进行研究(职务导向方法)Collected收集起来 Incumbent diaries or logs工作日志 Observation观察 Interview面谈 收集工作分析信息4种基本方法 在每一种方式里，工作信息 Questionnaires问卷通过工作任职者的行为来进行研究(行为导向的工作分析)专业.数据收集的方法它使得工作分析人员在收集信息时对工作、工作职责和要求有一个全面的把握 他们提供的答案将用于最终采用的数据收集技术的具体架构中 对不同的在职人员收集信息 不能认为所有的在职人员和主管对

13、工作同样了解 工作分析信息表（JAIF）可以运用在观察、面谈、问卷和工作日志任何一种工作分析方法里来收集基本的关键信息 工作分析人员不能认为所有的在职人员和他们的主管以同样的方法看待一项工作 专业.Direct Observation直接观察法 lUsed for jobs that require manual,standardized,and short-job-cycle activities用于标准的、工作周期短的体力劳动 lNot used if job involves significant mental activity不适用于涉及重要的脑力活动的工作 lJob analyst

14、s must be trained to:观察技巧要求训练工作分析人员 lObserve relevant job behaviors观察与工作相关的行为 lBe as unobtrusive as possible尽可能地避免唐突 专业.Interviews面谈 lInterviewing job incumbents is often done in combination with observation与在职人员进行面谈常常与观察结合起来与在职人员进行面谈常常与观察结合起来 lThe most widely used technique使用最广泛的技术 lAllows the job

15、analyst to talk with job incumbent使得工作分析人员可以与在职人员进行面对面的交流 lInterviews can be conducted with a:面谈可以对以下人员进面谈可以对以下人员进行：行：lSingle incumbent单个在职人员 lGroup of incumbents一组在职人员 lSupervisor who is familiar with the job对了解这项工作的主管人员进行 lA structured set of questions is used so answers can be compared面谈将使用有结构的一系

16、列问题，以使不同个人和小组的答案可以进行比较 专业.Interviews面谈的局限性面谈难以标准化 不同的面谈人员可能会问不同的问题 同一个面谈者也会无意识地对不同的回答者问不同地问题 面谈者还可能无意识地歪曲回答者提供地信息 面谈的成本会非常高，特别是不能进行集体面谈时 专业.Questionnaires问卷lQuestionnaires are the least costly data collection method使用问卷通常是收集信息花费最少的方法 lThey collect large amounts of data in a short time它能在短期内有效地收集大量的信

17、息 lA structured questionnaire includes specific questions about the job,working conditions,and equipment结构性的问卷包括了关于工作、工作要求、工作条件和配备的一系列详细问题 lAn open-ended format permits job incumbents to use their own words and ideas to describe the job开放性的方法是要求在职人员用他们自己的话来描述他们的工作 lThe format and structure of a ques

18、tionnaire are debatable issues问卷应该具备的结构化形式和程度是一个争论的话题 专业.Questionnaires问卷越短越好 解释问卷是用来做什么的 使用之前测试问卷 简单 使问卷使用起来更加容易 专业.Job Incumbent Diary or Log工作日记或日志 lThe diary or log is a recording by incumbents of工作日记或日志是在职人员对 以下几方面的记录：lJob duties工作职责lFrequency of the duties职责的频度lWhen the duties are accomplished

19、何时完成职责的记录 lMost people are not disciplined enough to keep a log大多数人不会遵守规定去记日志 lKept properly,the log permits an examination of routine duties and exceptions遵守规定，工作日志可以区别开日常和非日常的工作职责 lThe diary or log is useful when analyzing jobs that are difficult to observe在试图对难以观察的工作进行分析时，工作日记和日志非常有用 专业.Which Met

20、hod to Use?工作分析方法的选择 不能单独依赖面谈来收集信息 在特定的情况下，一定的方法要比其他的方法更加合适一些 对于哪几种方法可以产生最好的信息并没有定论 分析的目的 时间和预算的限制 大多数组织根据他们的现实需要来选择 专业.Which Method to Use?工作分析方法的选择 lMany organizations use multimethod job analysis许多组织许多组织都转向采用多种方式分析法都转向采用多种方式分析法 lThe analyst interviews incumbents and supervisors in conjunction wit

21、h on-site observation工作分析人员首先把对在职人员和主管进行面谈与现场观察结合起来 lA task survey based on expert judgments is constructed and administered一项基于专家判断的任务调查建立并执行 lA statistical analysis of the responses is conducted对这项任务调查的答案进行数据分析 lA comprehensive process is relatively expensive and time-consuming使用综合的方法相对来说需要花费较多的成本

22、和时间lThe quality of information derived from a comprehensive approach is strongly endorsed by courts运用更综合的方法得到的信息的质量更能得到法律的认可 专业.Popular Quantitative Techniques定量方法 Functional job analysis功能工作分析 Position analysisquestionnaire职位分析问卷 Managementposition description questionnaire管理职位描述问卷 专业.Functional Jo

23、b Analysis功能工作分析 lFunctional job analysis(FJA)is the result of 60 years of research on analyzing and describing jobs功能工作分析功能工作分析（FJA）是大约）是大约60年对工作分析和描述进行研究积累的结果年对工作分析和描述进行研究积累的结果 lConceived in the late 1940s它最初出现于20世纪40年代末 lDeveloped to improve job classifications in the Dictionary of Occupational T

24、itles(DOT)发展到提高对职业名称辞典（点）的工作类别lDOT descriptions helped job analysts learn what was involved in a particular job DOT描述帮助工作分析家了解一描述帮助工作分析家了解一个特定的工作包括什么个特定的工作包括什么lFJA could then be used to elaborate and more thoroughly describe the content of a job 职业名称字典的描述帮助工作分析人员了解一项特定的工作中所涉及的内容l The goal was creati

25、ng a common language for accurately describing jobs功能工作分析主要关注于形成精确描述大量工作的通用语言 专业.Functional Job Analysis功能工作分析 lFJA assumes jobs can be described in terms of basic relationships the worker has with the work功能工作分析功能工作分析假定工作可以用在职人员在工作中存在的三种基本关系假定工作可以用在职人员在工作中存在的三种基本关系来描述来描述 lPhysically relating to thi

26、ngs在物理上与“事物”相联系 lUsing mental resources to process data运用精神资源处理“数据”lInteracting with people并与“人”相互作用 lUsing behavioral terms,each relationship can be organized along a continuum of complexity运用行为术语，运用行为术语，每种关系可以根据复杂性组成一个连续的集合每种关系可以根据复杂性组成一个连续的集合 lLowest to highest从低到高从低到高lEach job has a quantitative

27、 score每一个工作有一个定量的分数 lJobs with similar ratings are assumed to be similar具有相似等级的工作被假定是相似的 专业.Occupational Information Network(O*Net)职业信息网Describesoccupations,workerKSAOs,workplacerequirements描述美国职业、员工KSAOs和工作场所Internet accessible database网上访问数据库Reduced 12,000 jobs to about 1,000将12000个工作减少到大约1000个Rep

28、laced the DOT取代职位名称字典Categorizes data into six groups(O*NET Content Model)对六组数据进行分类（O*NET 内容模型）More user friendly than DOT比职位名称字典更加方便使用专业.Functional Job Analysis功能工作分析专业.Position Analysis Questionnaire职位分析问卷Developed by researchers at Purdue University由普渡大学的研究者们提出Requires considerable experience and

29、 a high level of reading comprehension to complete properly要求相当的经验和较高的阅读理解能力Contains 195 items包含195项Often filled out by a trained job analyst,who must decide whether each item applies to a particular job工作分析人员必须判断每一项是否适用于一项特定的工作专业.Position Analysis Questionnaire职位分析问卷Informationinput 资料投入 Jobcontext

30、工作背景Other jobcharacter-istics其他工作特征Mentalprocesses智力处理Workoutput工作输出PAQ Sections职位分析问卷职位分析问卷的主要部分的主要部分专业.Position Analysis Questionnaire职位分析问卷Decision making决策Communication沟通Social responsibilities社会责任Performing skilled activities熟练工作的进行情况Being physically active体能活动Operating vehicles,equipment操作工具或设

31、备Processing information处理信息Computerized scoring based on these dimensions计算机程序基于这些维度进行打分Scores allow creation of job profiles and comparisons分数可以促进工作分析的发展和工作之间的比较专业.Position Analysis Questionnaire职位分析问卷Widely usedand researched广泛的使用和研究Effective tool for avariety of purposes用于各种目的的有效的方法Reliable,with

32、little variance可靠的，几乎没有差异Effective way toestablish differencesin required abilities在工作要求的能力中建立差异Valid有效的PAQAdvantages职位分析问职位分析问卷的优点卷的优点专业.Position Analysis Questionnaire职位分析问卷lPAQ disadvantages:职位分析问卷的缺点：职位分析问卷的缺点：lRequires time and patience to complete 完成它需要时间和耐心lNo specific work activities are des

33、cribed,so behavioral activities performed in jobs may distort actual work task differences 因为没有描述特定的工作活动，工作中的行为活动会歪曲工作的实际任务差异lExample:A typist and ballet dancer may have similar profiles;both require fine motor skills 打字员和芭蕾舞演员的外形可能十分相似，因为他们都涉及到精确的机械运动lRatings might represent the job analysts stereo

34、type about the work,rather than actual differences among jobs职位分析问卷法只能测量工作的固定形式，而不能提供一项工作的通用知识之外更多的东西。专业.Management Position Description Questionnaire管理职位描述问卷lConducting a job analysis for managerial jobs is challenging because of对管理职位进行工作分析对对管理职位进行工作分析对工作分析人员是一个很大的挑战，因为工作分析人员是一个很大的挑战，因为 lDisparity

35、across positions不同职位lLevels in the hierarchy不同层级lIndustry differences不同行业lAn attempt to systematically analyze managerial jobs was conducted at Control Data Corporation数据控制公司曾试图对管理职位进行系统的分析lThe result is the management position description questionnaire(MPDQ)研究结果是提出了管理职位描述问卷专业.Management Position De

36、scription Questionnaire管理职位描述问卷Checklist of 208 itemsrelated to the concernsand responsibilitiesof managers列出了与管理者的工作内容和责任相关的208项问题Comprehensive description of managerial work对管理工作的综合的描述Intended for useacross mostindustrial settings可以用于大多数的工业企业中专业.Management Position Description Questionnaire管理职位描述问

37、卷The latest version of the MPDQ has 15 sectionsMPDQ的最新版本有15个部分General info基本信息Monitoring businessPlanning,organizing计划和组织Controlling控制Contacts联系Decision making决策Consulting,innovating商议与改革Knowledge,skills,abilities知识、技能和能力Administering管理Representing代表Supervising监督Comments,eactions评论和反应Coordinating调整O

38、verall ratings全部的等级Organization chart组织图专业.Management Position Description Questionnaire管理职位描述问卷lThe common metric questionnaire(CMQ)is another method of quantitative job analysis普通公制问卷是另普通公制问卷是另一种定量的工作分析方法一种定量的工作分析方法lCompleted by a job incumbent lRequires a lower reading level lMore behaviorally co

39、ncrete,making it easier for incumbents to rate their jobs更加具体，从而使任职者更容易对他们的工作进行评级lApplicable to exempt and nonexempt positionslResearch on job analysis is being conducted in Europe最近，欧洲在工作分析方面进行了很多研究最近，欧洲在工作分析方面进行了很多研究lFocuses on alternative quantitative methods 研究集中在选择性定量方法上专业.Job Descriptions and

40、Specifications工作描述和说明书lThe job description is one of the primary outputs of a systematic job analysis工作描述是系统的工作分析的一个主要产物工作描述是系统的工作分析的一个主要产物lIt is a written description of what the job entails一份工作描述是关于这项工作必须具备什么的书面描述lIt is hard to over-emphasize how important thorough,accurate,and current job descrip

41、tions are一份全面、精确和现时的工作描述对一个组织的重要性怎么强调都不过分lChanges in recent years have increased the need for job descriptions 几年发生的许多变化加大了对这样的工作描述的需求几年发生的许多变化加大了对这样的工作描述的需求lMassive organizational restructurings多得难以置信的组织重组lNeed for new,creative ways to motivate and reward workers需要运用创新的方法来激励和回报员工lAccelerated rate a

42、t which technology is changing work environments 科技加速改变工作环境lNew,more stringent regulation of employment practices 新的，更严格的有关雇佣实践的联邦法规的出台专业.Summary小结Equipment设备Job title工作名称Environment环境Activities活动A job specification evolves from the job description工作说明书从工作描述发展而来There is no standard format for a job

43、description,but most include虽然工作描述没有标准格式，但是虽然工作描述没有标准格式，但是几乎所有的好的有用的描述都包括了几乎所有的好的有用的描述都包括了 Job Descriptions and Specifications工作描述和说明书专业.Each skill identified must be linked to a job task明确每一项识别的技能与工作任务的联系Job tasks must be identified and rated in terms of importance,using sound analysis techniques运用

44、可靠地工作分析方法来识别所有的工作任务，并对它们按重要程度划分等级Experts,incumbents,or supervisors should specify the skills needed to perform job tasks 由专家、在职者和主管组成小组，明确每一项识别出的工作任务所需的技能The importance of each skill must be rated对所有的技能按重要性进行评级Any other characteristics necessary for performing the job should be identified(physical r

45、equirements,professional certification)识别从事这项工作必需的其他特征（体力要求、职业认证等事项）R.J.Harveys guidelines for choosing the characteristics included on a job specificationRJ哈维为我们提供了判断哪些特征应该包含在工作说明书中的哈维为我们提供了判断哪些特征应该包含在工作说明书中的指导方法指导方法Job Descriptions and Specifications工作描述和说明书专业.lAny trait or skill stated on the job

46、 specification should be required for performance of the job工作说明书中列出的每一项特性或技能工作说明书中列出的每一项特性或技能必须是从事这项工作的确需要的必须是从事这项工作的确需要的lThe Americans with Disabilities Act makes the job analysts responsibilities even greater in this area美国残疾人法案在这一方面对工作分析人员要求的责任更大lDifferentiate between essential and nonessential

47、skills清楚地区分必清楚地区分必需的和非必需的技能需的和非必需的技能lEssential skills are those for which alternative ways of accomplishing the job are not possible必需的技能就是指不能用其他替代方法来完成工作lNonessential skills can be accommodated by changing the work methods of the job非必需的技能可以通过改变工作结构或作业方法来加以调整Job Descriptions and Specifications工作描述和

48、说明书专业.Job Analysis and Strategic HRM工作分析和战略人力资源管理Functional areas are not as important as they once were for defining a job功能方面对定义一个人的工作不再像以前那么重要The fundamental nature of work may be changing工作的基本特征正在变化工作的基本特征正在变化Reengineering is likely in most organizations多数的组织都存在着各式各样的再造Job analysts create descri

49、ptions of jobs as they currently exist;they must also describe future jobs虽然现在的工作分析人员为组织中的工作制作了工作描述，未来新的工作分析人员还是要为未来组织中的工作做工作描述Organizations must continually adapt to changing business environments组织还必须不断适应快速变化的商业环境After reengineering of processes,new jobresponsibilities may be poorly defined一旦组织过程重

50、组，新环境下新的工作责任就难以较好的认定专业.Job Analysis and Strategic HRM工作分析和战略人力资源管理Job descriptions will no longer be snapshots of a static job工作描述不再是对“工作”这个静态实体的描绘Strategic job analysis will have to capture both the present and the future战略工作分析将能够把握现在和未来Job specifications must accurately detail the knowledge and sk