96年文书处理实务讲习教材课件.ppt

1、文書定義文書定義文書處理手冊所稱文書，係指處理公務或與公文書處理手冊所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，及公文以外之文書而與公關內部通行之文書，及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。務有關者，均包括在內。公文是機關推動公務、溝通意見的重要工具，公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。文書處理，指文書自收文或交辦起至文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。發文、歸檔止之全部流程。分為下列步驟：分為下列

2、步驟：(一一)收文處理收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。(二二)文件簽辦文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。：擬辦、送會、陳核、核定。(三三)文稿擬判文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。：擬稿、會稿、核稿、判行。(四四)發文處理發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。發、送達。(五五)歸檔處理歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。：依檔案法及其相關規定辦理。文書處理流程說明文書處理流程說明公文處理流程參考依據參考依據u文書處理手冊文書處理手冊 行政院秘書處編印行政院秘書處編印uhttp:/www

3、.ey.gov.tw/Upload/RelFile/38/66178/04911435671.pdf文書處理手冊u文書流程管理手冊文書流程管理手冊 行政院研考會訂定行政院研考會訂定公文製作公文製作使用時機使用時機令令：公布法律、發布法規命令、：公布法律、發布法規命令、人事命令人事命令及及解釋性規定與裁量基準之行政規則時使解釋性規定與裁量基準之行政規則時使用。用。呈呈：對總統有所呈請或報告時使用。：對總統有所呈請或報告時使用。咨咨：總統與立法院公文往復時使用。：總統與立法院公文往復時使用。公文類別公文類別 公文分為公文分為令令、呈呈、咨咨、函函、公告公告、其他公其他公文文等等6 6種種1.上級機

4、關對所屬下級機關有所指示、交辦、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。批復時。2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。下級機關對上級機關有所請求或報告時。3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。同級機關或不相隸屬機關間行文時。4.民眾與機關間之申請或答復時。民眾與機關間之申請或答復時。函函：各機關處理公務時使用。：各機關處理公務時使用。公告公告：各機關就主管業務或依據法令規定向公眾各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定之對象宣布週知時使用。或特定之對象宣布週知時使用。各類公文屬發文通報週知性質者，以登載機各類公文屬發文通報週知性質者，以登載機關關電子公布欄電子公布欄為原則為原則。公務上

5、不須正式行文之會商、聯繫、表報、公務上不須正式行文之會商、聯繫、表報、資料蒐集等，得以發送資料蒐集等，得以發送電子郵遞電子郵遞方式處理。方式處理。其他公文其他公文：其他因辦理公務需要之文書。其他因辦理公務需要之文書。書函書函、開會通知單開會通知單、公務電話紀錄、手令或、公務電話紀錄、手令或手諭、手諭、簽簽、報告報告、箋函或便箋箋函或便箋、聘書、聘書、證明證明書書、證書或執照、契約書、證書或執照、契約書、提案、提案、紀錄紀錄、說帖、說帖、定型化表單。定型化表單。公文製作一般原則公文製作一般原則 文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第程式

6、條例第8條條公文文字應簡公文文字應簡、淺淺、明明、確，並加確，並加具標點符號。具標點符號。之規定要求之規定要求。文字敘述和重要事項記述，應文字敘述和重要事項記述，應避免錯避免錯誤誤(錯別字錯別字)和遺漏，內容主題應避免和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。文義清楚、肯定。文義清楚、肯定。作業要求如下：作業要求如下：3.簡明：簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。明。4.迅速：迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。在一定時間內完成。5.整潔：整潔：文稿均應

7、保持整潔，字體力求端正。文稿均應保持整潔，字體力求端正。6.一致：一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。矛盾。7.完整：完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級

8、採擇。上級採擇。擬稿注意事項如下：擬稿注意事項如下：1.1.擬稿須條理分明擬稿須條理分明，其其措詞以切實、誠懇、簡措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。地方俗語、與公務無關者等，均應避免。3.3.各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。文，以資對照。2.2.引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度為度，不宜僅以云云照敘，自圖省事，不宜僅以云云照

9、敘，自圖省事，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。影印附送。4.4.文稿表示意見，應以負責態度，或提出具文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，不得僅作層轉手續，或用可否照准、究應如何辦理等或用可否照准、究應如何辦理等空言敷衍。空言敷衍。5.5.擬稿以一文一事為原則擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數，來文如係一文數事者，得分為數文答復。事者，得分為數文答復。6.6.引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如貴鈞等應改為如貴鈞等應改為本本該等。該等。7.7.簽簽宜載明

10、宜載明年月日及單位年月日及單位。8.8.擬辦復文或轉行之稿件，應擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關敘入來文機關之發文日期及字號之發文日期及字號，俾便查考。，俾便查考。9.9.案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。以免重複行文。10.10.文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由左至右依序排列。定機關順序，由左至右依序排列。11.11.字跡請力求清晰，不得潦草，字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗如有添註塗改，應於添改處蓋章改，應於添改處蓋章。12.12.文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數文稿分項

11、或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱，機關全字。上下左右空隙，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體，銜、受文者、本文等應採用較大字體，以資醒目。以資醒目。13.13.文稿有文稿有1 1頁以上頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫者應裝訂妥當，並於騎縫處處蓋蓋(印印)騎縫章或職名章騎縫章或職名章，同時於每頁，同時於每頁之下緣之下緣加註頁碼加註頁碼。函函之結構及做法之結構及做法案情簡單可用主旨案情簡單可用主旨1 1段完成段完成者，勿者，勿硬性分割為硬性分割為2 2段、段、3 3段段說明、辦法兩段段名，均可因說明、辦法兩段段名，均可因事、因案加以活用。事、因案加以活用。w行政機關之

12、一般公文以行政機關之一般公文以函函為主為主分段要領分段要領 1.1.主旨主旨：(1)(1)為全文精要，以說明行文目的與期望，為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要應力求具體扼要(以不超過以不超過5050字為原則字為原則)。(2)(2)主旨不分項，文字緊接段名冒號之主旨不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。下書寫。2.2.說明說明：(1)(1)當案情必須就事實、來源或理由，作當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於主旨內容較詳細之敘述，無法於主旨內容納時，用本段說明。本段段名，可因納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用公文內容改用經過經過、原因原因等等名稱。名稱。(2)(

13、2)如如無項次，文字緊接段名冒號之下書無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫寫；如分項條列，應另列縮格書寫。(1)(1)向受文者提出之具體要求無法在主旨向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時，用本段列舉。本段段名，可內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用因公文內容改用建議建議、請求請求、擬辦擬辦、核示事項核示事項等名稱。等名稱。(2)(2)其分項條列內容過於繁雜或含有表格型其分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時，應編列為附件。態時，應編列為附件。3.3.辦法辦法：簽稿之撰擬說明簽稿之撰擬說明1.1.簽簽(舊稱簽呈舊稱簽呈)為幕僚處理公務表達意見，以供為幕僚處理

14、公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，種類上級瞭解案情、並作抉擇之依據，種類可分可分2 2種種：簽辦單、簽簽辦單、簽：機關內部單位簽辦案件用機關內部單位簽辦案件用依分依分層授權規定核決；簽末不必敘明陳某某長官字樣。層授權規定核決；簽末不必敘明陳某某長官字樣。下級機關首長對直屬上級機關首長之下級機關首長對直屬上級機關首長之簽簽(人人對人對人)，文末得用敬陳長官字樣。，文末得用敬陳長官字樣。簽簽：簽稿性質簽稿性質2.2.稿稿為公文之草本，依各機關規定程序核判為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。後發出。簽稿之簽稿之擬辦方式擬辦方式(一一)制定、訂定、修正、廢止法令案件。制定、訂定、修

15、正、廢止法令案件。(二二)有關政策性或重大興革案件。有關政策性或重大興革案件。(三三)牽涉較廣，會商未獲結論案件。牽涉較廣，會商未獲結論案件。(四四)擬提決策會議討論案件。擬提決策會議討論案件。(五五)重要人事案件。重要人事案件。(六六)其他性質重要必須先行簽請核定案件。其他性質重要必須先行簽請核定案件。一、先簽後稿：一、先簽後稿：二、簽稿併陳：二、簽稿併陳：(一一)文稿內容須另為說明或對以往處理情文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。形須酌加析述之案件。(二二)依法准駁，但案情特殊須加說明之案依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。件。(三三)須限時辦發不及先行請示之案件。須限時辦

16、發不及先行請示之案件。三、以稿代簽三、以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉為一般案情簡單，或例行承轉之案件。之案件。1.1.先簽後稿：先簽後稿：簽應按主旨、說明、簽應按主旨、說明、擬辦擬辦3 3 段式辦理段式辦理2.2.簽稿併陳：簽稿併陳：視情形使用簽，如案情簡視情形使用簽，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬以條列式簽擬簽之撰擬簽之撰擬 款款 式式 3.3.一般存參一般存參或案情簡單之文件，得於原件文或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬中空白處簽擬撰擬要領撰擬要領 1.1.主旨：主旨：(做什麼做什麼)扼要敘述，概括簽之扼要敘述，概括簽之整個目的與擬辦，不

17、分項，一段完成。整個目的與擬辦，不分項，一段完成。2.2.說明：說明：(為什麼為什麼)對案情之來源、經過與有對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。作簡要之敘述，並視需要分項條列。3.3.擬辦：擬辦：(怎麼做怎麼做)為為簽之重點所在簽之重點所在，應，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。題之方案。意見較多時分項條列。4.4.簽之各段應截然劃分，簽之各段應截然劃分，說明一段不說明一段不提擬辦意見，擬辦一段不重複說提擬辦意見，擬辦一段不重複說明明。

18、製作公文，應遵守以下全形、半形字形標製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：準之規定：1.1.分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、二、三、，(一一)、(二二)、(三三)，、，()、()、()。(1)(1)中文字體及併同於中文中使用之標點符中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。號應以全形為之。(2)(2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。中使用之標點符號應以半形為之。2.2.內文：內文：公文用語規定公文用語規定期望及期望及目的目的用語用語期望用語期望用語得視需要酌用得視需

19、要酌用請請希希目的目的用語用語視需要酌用視需要酌用查照鑒核核示備查查照鑒核核示備查照辦辦理見復轉行照辦照辦辦理見復轉行照辦例：對平行或下屬單位例：對平行或下屬單位例：對上級單位例：對上級單位請請 鑒核鑒核 請請 核示核示 請請 鑒察鑒察 請請 核備核備 請請 鑒核備查鑒核備查 請請 查照查照 請請 察照察照 請請 查照辦理查照辦理 請請 查照見復查照見復 請請 查明見復查明見復准駁性、建議性、採擇性、判斷性之准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語公文用語(必須明確肯定必須明確肯定)不同意不同意：未便照准未便照准 礙難照准礙難照准 應予不准應予不准同意同意：應予照准應予照准 准予照辦准予照辦

20、准予備查准予備查准駁語准駁語 例：上級單位對下級單位例：上級單位對下級單位例：對平行機關表示例：對平行機關表示同意同意 敬表同意敬表同意 同意照辦同意照辦例：對平行機關表示例：對平行機關表示不同意不同意 歉難同意歉難同意 無法照辦無法照辦 礙難同意礙難同意PS：如能說明不同意理由更佳：如能說明不同意理由更佳表：同意表：同意 如擬如擬 可可 照准照准 准如所請准如所請表：不同意表：不同意 不宜不宜 再議再議 例：機關首長對屬員或所屬機關首長例：機關首長對屬員或所屬機關首長請示語請示語例：是否可行？例：是否可行？是否有當？是否有當？可否之處？可否之處？可否？可否？當否？當否？引述語引述語例：復函時

21、用例：復函時用 依據依據 依照依照函辦理函辦理 例：例：(發文字號及文別發文字號及文別)：對上：對上級機關發文後續函使用級機關發文後續函使用例：例：(發文字號及文別發文字號及文別)、：對平：對平行或下級機關發文後續函使用行或下級機關發文後續函使用例：例：對上級機關對上級機關 檢陳檢陳用於主旨段用於主旨段 附陳附陳用於說明段用於說明段附送語附送語(有附件時使用有附件時使用)例：例：對平行及下級機關對平行及下級機關 檢送檢送 檢附檢附 附附 附送附送 稱謂用語稱謂用語直接稱謂直接稱謂用語用語有隸屬關係有隸屬關係之機關：之機關：上級對下級稱上級對下級稱貴貴 例：例：貴所貴所 下級對上級稱下級對上級稱

22、鈞鈞 例：例：鈞局鈞局 自稱自稱本本 例：例：本所本所對對無隸屬關係無隸屬關係之機關：之機關：上級稱上級稱大大 例：例：大部大部 平行稱平行稱貴貴 例：例：貴局貴局 自稱自稱本本 例：例：本局本局機關機關(或首長或首長)對屬員稱對屬員稱台端台端機關對人民稱機關對人民稱先生先生、女士女士或通稱或通稱君君、台端台端；對團體稱；對團體稱貴貴，自稱，自稱本本行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為通稱為貴機關貴機關或或貴單位貴單位對對機關首長間機關首長間：上級對下級稱上級對下級稱貴貴 例：例：貴站長貴站長 自稱自稱本本 下級對上級稱下級對上級稱鈞長鈞長鈞座

23、鈞座 自稱自稱本本對機關、團體用對機關、團體用全銜全銜或或簡銜簡銜如一再如一再提及，必要時得稱提及，必要時得稱該該；對職員稱；對職員稱職稱職稱間接稱謂用語間接稱謂用語對個人一律稱對個人一律稱先生先生女士女士或或君君直接稱謂使用鈞、大、鈞長直接稱謂使用鈞、大、鈞長等用語時，應空一格示敬；使用貴、等用語時，應空一格示敬；使用貴、台端時不空格。間接稱謂均不空格。台端時不空格。間接稱謂均不空格。公文書橫式書寫數字使用原則公文書橫式書寫數字使用原則(94(94年年1 1月月1 1日起全面適用日起全面適用)1.1.數字用語具一般數字意義數字用語具一般數字意義(如代碼、國如代碼、國民身分證統一編號、編號、發

24、文字號、民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等遞區號、門牌號碼等)、統計意義、統計意義(如如計量單位、統計數據等計量單位、統計數據等)者，或以阿拉者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。字。代號代號(碼碼)：ISBN 988-133-005-1ISBN 988-133-005-1 國民身分證統一編號：國民身分證統一編號：M234567890M234567890 編號：編號：附表附表(件件)1)1 發文字號：發文字號：臺臺7979內字第內字第095512095512號號 序數：序

25、數：第第4 4屆第屆第6 6會期、第會期、第1 1階段階段 第第1 1優先、第優先、第2 2次、第次、第3 3名名 第第4 4季、季、第第5 5會議室會議室 第第6 6次會議紀錄、第次會議紀錄、第7 7組組 範範 例例 日期、時間：日期、時間：民國民國9393年年7 7月月8 8日、日、9393年度年度 2121世紀、公元世紀、公元20002000年年 7 7時時5050分分、7272水災水災 挑戰挑戰20082008：國家發展重點計畫：國家發展重點計畫 520520就職典禮、就職典禮、921921大地震大地震 911911恐怖事件、恐怖事件、228228事件事件 3838婦女節、延後婦女節、

26、延後3 3週辦理週辦理 電話、傳真：電話、傳真：(02)3356-6500(02)3356-6500郵遞區號、門牌號碼：郵遞區號、門牌號碼：1004110041台北市中正區忠台北市中正區忠孝西路孝西路1 1段段7070號號計量單位：計量單位：150150公分、公分、3535公斤、公斤、3030度度 2 2萬元、萬元、5 5角、角、3535立方公尺立方公尺 7.367.36公頃、土地公頃、土地1.51.5筆筆 統計數據統計數據 百分比：百分比：8080、3.593.59 金額：金額：6 6億億3,9443,944萬萬2,7892,789元元 人數：人數：639,442,789639,442,78

27、9人人 比數：比數：1 1：3 3法規條項款目、編章節款目之統計數據：法規條項款目、編章節款目之統計數據：事務管理規則共分事務管理規則共分1515編、編、415415條條文條條文 法規內容之引敘或摘述：法規內容之引敘或摘述：兒童出生後兒童出生後1010日內，接生人如未將出生日內，接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查，之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查，依依兒童福利法第兒童福利法第4444條規定條規定，可處，可處1 1千元以千元以上、上、3 3萬元以下罰鍰。萬元以下罰鍰。2.2.中文數字範例中文數字範例描述性用語：描述性用語：一律、一致性、再一次、一一律、一致性、再一次、一再強

28、調、一流大學、前一年、一分子、三再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法門、三生有幸、新十大一套規範、不二法門、三生有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級小三年級 專有名詞：專有名詞：地名：地名：九九峰九九峰 書名：書名：三國演義三國演義

29、 人名：人名：李四李四 店名：店名：五南書局五南書局 頭銜：頭銜：恩史瓦第三世恩史瓦第三世慣用語：慣用語：星期：星期：星期一、週一、正月初五星期一、週一、正月初五 比例：比例：十分之一十分之一 概數：概數：三讀、三軍部隊三讀、三軍部隊 約數：約數：約三、四天、二三百架次約三、四天、二三百架次 幾十萬分之一、七千餘人幾十萬分之一、七千餘人 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書(如令如令、函、法規草案總說明、條文對照表等、函、法規草案總說明、條文對照表等)行政院行政院 令令修正事務管理規則第一百十一條條文。修正事務管理規則第一百十一條條文。行政院行政院 函函

30、修正事務管理手冊財產管理第五十點、修正事務管理手冊財產管理第五十點、第五十一點、第五十二點，並自中華民國九第五十一點、第五十二點，並自中華民國九十三年二月十六日生效。十三年二月十六日生效。法草案總說明：爰擬具法草案總說明：爰擬具法草案，計五十一條。法草案，計五十一條。文書處理，應文書處理，應隨到隨辦，隨辦隨送隨到隨辦，隨辦隨送，不不得積壓；擬辦案件，應依得積壓；擬辦案件，應依輕重緩急輕重緩急，急急要者提前擬辦要者提前擬辦，其他亦應依序辦理，並，其他亦應依序辦理，並均於規定時限完成，不得積壓均於規定時限完成，不得積壓 。承辦人員應注意事項承辦人員應注意事項 程序程序、原則與規定原則與規定文書附件

31、自文書附件自9393年年1 1月月1 1日起日起以以A4A4直式橫書直式橫書為原則為原則若遇有欄位過多等特殊情形時，若遇有欄位過多等特殊情形時，始可採用始可採用A4A4橫式書寫、橫式書寫、A5A5或使用或使用A3A3紙張紙張。文書處理相關規定文書處理相關規定文書處理過程中之有關人員，均應於文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置文面適當位置蓋章或簽名蓋章或簽名，並，並註明時註明時間，以明責任間，以明責任，簽名必須清晰，以能，簽名必須清晰，以能辨明何人所簽。辨明何人所簽。來文內容涉及來文內容涉及2 2個單位以上者，應以個單位以上者，應以來文所敘來文所敘業務較多或首項業務業務較多或首項業務之主

32、辦之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。或協調分辦。會辦單位除經該單位主管核章同意外，會辦單位除經該單位主管核章同意外，任何人均任何人均不得擅自退件或拒不會辦不得擅自退件或拒不會辦，會辦單位應依其專業及職掌簽擬會辦會辦單位應依其專業及職掌簽擬會辦意見，提供承辦單位彙辦或陳請長官意見，提供承辦單位彙辦或陳請長官核參核參送會公文如送會公文如受會單位對於簽稿有不同受會單位對於簽稿有不同意見意見時，應由時，應由主辦單位綜合修改後再主辦單位綜合修改後再陳核陳核，如有爭議時，先由幕僚長協調，如有爭議時，先由幕僚長協調，再將協調結果簽請首長核示再將協調結果簽請首長

33、核示凡案件與其他單位之業務有關者，應凡案件與其他單位之業務有關者，應先會商協調，以縮短會簽時間先會商協調，以縮短會簽時間會議紀錄及首長交代案等類似案件，會議紀錄及首長交代案等類似案件，其內容廣泛，其內容廣泛，需送會需送會3 3個以上單位者，個以上單位者，得影印同時分送得影印同時分送辦理，以免依次會簽，辦理，以免依次會簽，稽延時日稽延時日(影印分會影印分會)承辦人員公差、請假時，應由職務代理承辦人員公差、請假時，應由職務代理人代辦，以免延誤時效人代辦，以免延誤時效案件經詳細檢討，預計不能於規定時間案件經詳細檢討，預計不能於規定時間內辦結時，承辦人員應在處理時限屆滿內辦結時，承辦人員應在處理時限屆

34、滿以前，提出以前，提出展期申請展期申請並於核准之期並於核准之期限前辦結限前辦結案件涉及政策、法令或需多方會辦、案件涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需分辦，且需3030日以上方可辦結之複雜日以上方可辦結之複雜案件，得申請為案件，得申請為專案管制案件專案管制案件並並於核准之期限前辦結於核准之期限前辦結來文性質如為年度性、季節性或來文來文性質如為年度性、季節性或來文有規定期限或需多方協商、會辦，無有規定期限或需多方協商、會辦，無法立即函復擬先辦理存查後再創稿函法立即函復擬先辦理存查後再創稿函復或先函復處理情形尚未結案之案件，復或先函復處理情形尚未結案之案件，應申請為應申請為錄案續辦錄案續辦案件案

35、件創稿公文創稿公文以二層決行為原則，如以二層決行為原則，如依分層負責規定需一層決行者，一律依分層負責規定需一層決行者，一律以以先簽後稿先簽後稿方式辦理，俟奉方式辦理，俟奉批後再由二層代為決行，承辦人並應批後再由二層代為決行，承辦人並應於稿面加蓋於稿面加蓋原簽已奉核定原簽已奉核定章戳章戳公文移文或改分，均以公文移文或改分，均以1次為限次為限，承辦單位，承辦單位認為非屬本單位承辦者，應敘明理由經單認為非屬本單位承辦者，應敘明理由經單位主管核閱後，即時由單位收發退回分文位主管核閱後，即時由單位收發退回分文人員改分或逕行移送其他單位承辦並通知人員改分或逕行移送其他單位承辦並通知分文人員；受移單位如有意

36、見，應即簽明分文人員；受移單位如有意見，應即簽明理由陳請首長裁定，不得再行移還，以免理由陳請首長裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤輾轉延誤處理案件，須先經查詢、統計、核算、處理案件，須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計等手續者，應先完成考驗、籌備、設計等手續者，應先完成此項手續，此項手續，如非短時間所能完成時，宜如非短時間所能完成時，宜先將原由向對方說明先將原由向對方說明承辦人員對於文書之擬辦，應查明全案經過，承辦人員對於文書之擬辦，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註依據法令作切實簡明之簽註。依法令規定必。依法令規定必須先經會議決定者，應按規定提會處理。須先經會議決定者，應按規定提會處

37、理。法法令已有明文規定者，依規定擬稿送核，無法令已有明文規定者，依規定擬稿送核，無法令規定而有慣例者依慣例令規定而有慣例者依慣例。適用法令時，依。適用法令時，依法律優於命令、後法優於前法、特別法優於法律優於命令、後法優於前法、特別法優於普通法、後令優於前令及普通法、後令優於前令及下級機關之命令不下級機關之命令不得牴觸上級機關之命令得牴觸上級機關之命令等原則處理。等原則處理。毋須答復毋須答復或或辦理辦理之普通文件，得視必要之普通文件，得視必要敘明案情敘明案情簽請存查簽請存查 承辦人員對於來文之承辦人員對於來文之附件，有抽存待附件，有抽存待辦之必要者，應於來文上書明附件辦之必要者，應於來文上書明附

38、件抽存字樣抽存字樣，並，並簽名或蓋章簽名或蓋章，附件除附件除書籍等另有指定單位保管者外，應於書籍等另有指定單位保管者外，應於用畢後歸檔用畢後歸檔 承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬辦處理之依據或參考。詳予查閱，以為擬辦處理之依據或參考。此項此項文卷或資料，必要時應摘要附送主管，文卷或資料，必要時應摘要附送主管，作為核決之參考作為核決之參考重要或特殊案件重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或理意見時，應敘明案情簽請核示或當面當面請示後，再行簽辦請示後，再行簽辦凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應

39、儘量會凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應儘量會商，商，會商方式會商方式，應依問題之繁簡難易及案件之輕重，應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，斟酌選用緩急，斟酌選用1.1.以以電話商詢電話商詢或或面洽面洽，必要時並記錄備查，必要時並記錄備查 2.2.以以簽稿送會簽稿送會有關單位。其送會單位較多者，有關單位。其送會單位較多者，宜宜採用簽稿會核單採用簽稿會核單(送會送會2 2單位以上單位以上)3.3.提例會討論提例會討論 4.4.約集有關單位人員約集有關單位人員定期舉行會議定期舉行會議商討商討 5.5.臨時約集臨時約集有關人員小組有關人員小組會商會商 6.6.自行自行持持稿送會稿送會 7.7.以

40、以書函書函洽商洽商 辦稿應填列或選列項目辦稿應填列或選列項目1.1.文別：函、書函、公告文別：函、書函、公告2.2.速別：最速件、速件、普通件速別：最速件、速件、普通件(不必填不必填)3.3.密等及解密條件：絕對機密、極機密、密等及解密條件：絕對機密、極機密、機密、密機密、密；解密條件或保密期限於其後解密條件或保密期限於其後以括弧註記。以括弧註記。(非機密件不必填列非機密件不必填列)4.4.附件：註明名稱及數量附件：註明名稱及數量【如如為電子公文為電子公文之附件者，應填寫表號及檔案格式之附件者，應填寫表號及檔案格式】範範例：例：會議紀錄會議紀錄(0960088818-1.doc)(096008

41、8818-1.doc)原函影本原函影本(0960088819-1.tif)(0960088819-1.tif)5.5.檔號及保存年限：於稿面適當位檔號及保存年限：於稿面適當位置列明，保存年限則參照檔案保存年置列明，保存年限則參照檔案保存年限之規定填列。限之規定填列。6.6.決行層級：依分層負責表填列決行層級，決行層級：依分層負責表填列決行層級，供主管決行之參考，以落實分層負責之規供主管決行之參考，以落實分層負責之規定。定。7.7.正本或副本：分別逐一書明正本或副本：分別逐一書明全銜全銜，或以明確之或以明確之總稱概括總稱概括表示；其地址非眾所表示；其地址非眾所周知者，請註明。周知者，請註明。機關

42、內部得以加發機關內部得以加發抄抄件件之方式處理之方式處理。1.附件請附件請檢點清楚，隨稿附送檢點清楚，隨稿附送(以電子公文傳送者除外以電子公文傳送者除外)。2.附件有附件有2種以上種以上時，請分別標以時，請分別標以附件附件1、附件、附件2 。3.附件如係隨文附送，辦稿時用附件如係隨文附送，辦稿時用檢陳檢陳 檢送檢送、檢附檢附字樣。字樣。4.如需以原本發出，而原本僅如需以原本發出，而原本僅1份時，請註明：原本隨份時，請註明：原本隨文發出，抄本或影印本存卷。文發出，抄本或影印本存卷。5.發文附件宜儘量用電子文件。發文附件宜儘量用電子文件。6.紙本附件如不及或紙本附件如不及或不能隨稿附送時不能隨稿附

43、送時，請註明請註明封發時，封發時，附件請向承辦人或某某洽取附件請向承辦人或某某洽取字樣。字樣。7.有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明文先發，附件另送文先發，附件另送，並與發文單位聯繫，洽知發，並與發文單位聯繫，洽知發文號碼，備於補送附件時註明。文號碼，備於補送附件時註明。處理附件注意事項：處理附件注意事項：緊急事項緊急事項請請先以電話洽辦先以電話洽辦，隨即，隨即補具公文補具公文簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數量較多時，除標明附件號數外並將量較多時，除標明附件號數外並將重要處斜重要處斜摺摺，漏出上端

44、或加，漏出上端或加籤條籤條，以利查閱，以利查閱來文內有極明顯之錯誤字句，來文內有極明顯之錯誤字句，應電洽改正應電洽改正，或於抄發時在文旁改正，如摘敘入稿，則請或於抄發時在文旁改正，如摘敘入稿，則請逕行改正或避免錯誤之字句逕行改正或避免錯誤之字句公文書或附件如係屬發文公文書或附件如係屬發文通報周知通報周知者，以者，以登登載電子公布欄載電子公布欄為原則為原則1.凡先簽後稿之案件凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核已於擬辦時會核者，如稿者，如稿內所敘與會核時並無出入，應內所敘與會核時並無出入，應不再送會不再送會，以，以節省時間及手續節省時間及手續2.各單位對於其他單位送會之簽稿，如各單位對於其他單位送會之

45、簽稿，如有意見有意見應即提出應即提出，如未提出意見，一經會簽，即認，如未提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責為同意，應共同負責3.會稿單位對於文稿有不同意見時，應由會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦主辦單位綜合修改後，再送決定單位綜合修改後，再送決定，會銜者亦同，會銜者亦同4.非政策性之非政策性之緊急文稿緊急文稿，為爭時效，為爭時效，得先發後得先發後會會會稿應注意事項會稿應注意事項1.稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其他原因者，會核或核決較為重大，或有其他原因者，會核或核決人員人員宜宜回稿回稿，將稿件退回原承辦人員閱後，將稿件退回

46、原承辦人員閱後，再行送繕再行送繕2.文稿增刪修改過多者，應送還原承辦人員文稿增刪修改過多者，應送還原承辦人員清稿清稿。清稿應將。清稿應將原稿附於清稿之後，再陳原稿附於清稿之後，再陳核判，其已會核會簽者，不必再會簽核判，其已會核會簽者，不必再會簽回稿、清稿應注意事項回稿、清稿應注意事項1.1.核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以承辦人員，或以電話詢問電話詢問，避免避免用用簽條往簽條往返返，以節省時間及手續。，以節省時間及手續。2.2.核稿時如有修改，應注意勿將原來之字句核稿時如有修改，應注意勿將原來之字句塗抹，僅加勾勒，從旁添註，對於文稿之塗抹，

47、僅加勾勒，從旁添註，對於文稿之機密性、時間性、重要性或重要關鍵文字機密性、時間性、重要性或重要關鍵文字，認為認為不當而更改時必須簽章不當而更改時必須簽章，以示負責。，以示負責。3.3.上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為為不當不當者，應就原稿者，應就原稿批示或更改批示或更改，不宜輕不宜輕易發回重擬易發回重擬。核稿應注意事項核稿應注意事項1.1.簽稿是否相符。簽稿是否相符。2.2.前後案情是否連貫。前後案情是否連貫。3.3.有關單位已否會洽。有關單位已否會洽。4.4.程式、數字、名稱、標點符號及引用法規程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。條文

48、等是否正確。5.5.文字是否通順。文字是否通順。6.6.措詞是否恰當。措詞是否恰當。7.7.有無錯別字。有無錯別字。8.8.對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳請長官核單位或承辦人員改定，或加簽陳請長官核示，不宜逕行批改示，不宜逕行批改。閱稿應注意事項閱稿應注意事項判行應注意事項判行應注意事項 1.1.文稿之判行文稿之判行按分層負責按分層負責之規定辦理。之規定辦理。2.2.宜注意每一文稿之內容，各單位間宜注意每一文稿之內容，各單位間文稿有文稿有無矛盾、重複及不符無矛盾、重複及不符等情形。等情形。3.3.對陳判之文稿，認為對陳判之文

49、稿，認為無繕發必要無繕發必要尚須考慮尚須考慮者，宜作者，宜作不發或緩發不發或緩發之批示。之批示。4.4.重要文稿之陳判，應由主辦人員或單位主重要文稿之陳判，應由主辦人員或單位主管親自遞送。管親自遞送。5.5.決行時，決行時，如有疑義如有疑義，應即召集應即召集承辦人員及承辦人員及核稿人員核稿人員研議研議，即時決定，即時決定明確批示明確批示。1.無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件，應逕予存查案件，應逕予存查。2.無機密性之通案，應於電子公布欄公布無機密性之通案，應於電子公布欄公布(機關團機關團體首長到任就職，地址、電話變動、年度發文代字體首長到任就職，

50、地址、電話變動、年度發文代字號等周知事項號等周知事項)，並得登載於公報、公告或其他，並得登載於公報、公告或其他公務性刊物，以代替行文，下級機關應即照公務性刊物，以代替行文，下級機關應即照辦，毋庸逐級函轉。辦，毋庸逐級函轉。3.接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理亦接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理亦無其他意見者，不必行文答復。無其他意見者，不必行文答復。4.內容簡單毋須書面行文者，可用電話接洽。內容簡單毋須書面行文者，可用電話接洽。文書簡化應注意事項文書簡化應注意事項1.1.上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如無變上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如無變更，應由次一層級代判更，應由次一層