《文书学》讲义一课件.ppt

1、主讲人：蒋冠主讲人：蒋冠2012.10第一章 文件内容要点：第一节 文件的概念、特点与功能第二节 公务文件的种类与稿本学习重点：掌握文件概念的内涵、外延，理解文件、公文、文书三者的区别，了解公文的特点、功能、种类、稿本等基本知识，掌握主 要文种及其使用范畴。第一节第一节 文件的概念、特点与功能文件的概念、特点与功能o文件的概念o公务文件的特点o公务文件的功能文件的概念1.对“文件”概念的两种理解 文件是社会组织或个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。（中性的理解）广义的理解：是机关、团体、组织或个人在履行法定职责或处理事务中所形成、收到并保存的信息记录，不论其载体类型如何。狭义

2、的理解：专指公务文件（日常理解）OR 专指现行文件。2.“文件”的英文表述o文件 Record Documento公务文件 Public Records Official Records等o强调具有档案属性或价值的文件 Archival Recordso现行文件 Current Records3.“文件”、“文书”与“公文”的关系 文书一词起源较早，是我国古代较多使用的一个词，清代以前我国并没有文件这一词。（词源考）“文书”是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中，为了某种需要，按照一定的体式和要求形成的书面文字材料。其范围非常广，也有公务文书与私人文书的划分。此外还有另一种理解。“文书”

3、（古用词）“文件”（外来词）现在，在很多场合，我们一般都用“文件”来代替“文书”（有时候会出现称呼不一和混乱的情况，是因为习惯以及中外文化交汇的原因，注意辨析）公务文件或公务文书简称“公文”。“公文”是相对于私人文件或私人文书（如信件、遗书、帐册、契约、家谱、书稿、笔记等）而言的，特指社会组织（党政机关、社会团体与企事业单位）或其领导人在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。因为“公文”是文件（文书）家族最重要的成员，公文的形成、处理、运转和管理，构成了文书学研究的主线，几乎所有文书学论著都是围绕“公文”而展开的。本课程中后面的内容中所提到的“文件”或“文书”（习惯称呼），如

4、果不加说明，都是特指“公文”。公务文件的特点 公文不同于其他文件、图书、档案等其它文献的特点：o第一，由法定作者制发：社会组织及其领导人，法定生效标志（印章或签署等）o第二，具有法定的权威性和现行效用：法定效力，强制性与约束力；在现行公务活动中发挥依据和凭证功能o第三，具有规范的体式和特定的处理程序：文体与格式符合国家统一规定，严肃性；收文和发文，顺序性公务文件的功能 1.基本功能有效记录、传递和存储权威性、凭证性信息。o管理的工具：公文是一种管理工具（主观上），与管理活动同步，服务管理活动o沟通的手段：上传下达，左右沟通，传递信息（客观上）2.具体作用：由文件内容、作用领域决定o领导指导作用

5、o行为规范作用：规范性公文，法规等o宣传教育作用o公务联系作用：上下级、平级、不相隶属o凭证依据作用：工作依据第二节第二节 公务文件的种类与稿本公务文件的种类与稿本o公务文件的种类o文种及其选用规则o通用文件及其用途o公务文件的稿本公务文件的种类 公文的划分依据内容、涉密程度、办理时限、行文方向、授受关系1.从内容性质的角度分类规范类公文条例、规定、办法、章程等领导指导类公文命令、决定、批复等报请类公文报告、请示、议案等 知照类公文通告、通知、通报、公函、介绍信、简报等 契约类公文合同、协议书等 会议公文会议记录、纪要等 2.从涉密程度的角度分类涉密文件密件绝密级公文机密级公文秘密级公文非涉密

6、文件平件内部公文限国内公开的公文对外公开的公文（公开性公文）3.从办理时限的角度分类特急件急件平件4.从行文方向的角度分类上行文平行文下行文5.从机关授受公文的角度分类发文收文文种及其选用规则1.什么是文种？即为概括表明文件的特性与使用范围而赋予每种文件的统一、规范的名称。（实际工作的需要）2.概括而言，公文主要包括两类文种：通用文种与专用文种（参见下页图）通用文种指机关、团体、企事业单位等各级各类社会组织在行政管理活动中普遍使用的文种。如报告、请示、批复、通知等文种通用于所有的组织、机构。使用范围较为普遍。专用文种指特定的具有专门职能的社会组织在各自的业务范围内根据专业的特殊需要而使用的具有

7、特定内容和格式的文种。特定的组织机构，特定的业务范围，不具有通用性。文件（文书）总体分类简表公务文书公务文书通用公文通用公文外交公文（国书、照会等）、军事公文外交公文（国书、照会等）、军事公文、司法公文（起诉书、判决书等）、经、司法公文（起诉书、判决书等）、经济公文、科技公文济公文、科技公文决议、决定、命令（令）、公报、公告决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要、示、批复、议案、函、纪要、条例、规条例、规定、办法定、办法等等传真、备忘录、计划、总结、调查报告、简报、规章传真、备忘录、计划、总结、调查报告、简

8、报、规章制度、章程、讲话稿、述职报告、贺信、感谢信、倡制度、章程、讲话稿、述职报告、贺信、感谢信、倡议书、邀请函、请柬、简报、会议记录等议书、邀请函、请柬、简报、会议记录等日记、书信、著述、手稿、自传、遗嘱、家谱、契约等日记、书信、著述、手稿、自传、遗嘱、家谱、契约等分类内容分类内容分类名称分类名称私人文书私人文书公私兼用常用文公私兼用常用文（常用事务文书）（常用事务文书）专用公文专用公文正确选用文种的意义o不同的文种具有不同的写作特点和写作要求，正确选择文种，有助于促进公文写作的规范化。o不同的文种揭示了不同的发文意图和不同的处理方式，正确选择文种，有助于使文件得到及时妥善的处理。o不同的文

9、种具有不同的性质和功效，正确选择文种，有利于维护公文的严肃性、权威性和有效性。文种的选用规则o根据发文目的选择文种o根据行文关系选择文种，如上行文，平行文或下行文o根据发文机关的权限选择文种，如县级以上政府机关有权制发命令性文件，否则不能使用“命令”或使用无效o根据国家的有关规定选择文种 通用文种及其用途（以政府系统为例）o规范类公文：条例、办法、规定、细则、实施办法等o领导指导类公文：决议、命令（令）、公报、决定、批复等o报请类公文：报告、请示、议案等o知照类公文：通告、通知、通报、函、公告o其它：纪要、意见参见：党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）、中国人民解放军机关公文处理条

10、例（2005年）、人大机关公文处理办法（常办秘字2000197 号）。知识链接：行政规则体系依据：宪法与基本法全国人民代表大会（最高权力机关）一般法律全国人民代表大会常委员会 地方性法规省、自治区、直辖市及较大的市的人大及其常务委员会o行政法规国务院 如中华人民共和国政府信息公开条例o行政规章 部门规章国务院各部委 如会计档案管理办法 地方规章省、自治区、直辖市人民政府以及省、自治区、直辖市人民政府所在地的市、经济特区所在地的市和国务院批准的较大的市的人民政府 如长沙市经济适用住房管理试行办法 o其它规范性文件各级政府机关，如宁乡县政府信息公开办法。知识链接：副省级城市o15个：哈尔滨、长春、

11、沈阳、济南、南京、杭州、广州、武汉、成都、西安、大连、青岛、宁波、厦门、深圳。规范类公文：条例、规定与办法o条例：对某一方面的行政工作比较全面，系统的规定。特点：内容全面系统，表达原则概括。法律约束力大。用于规定某些在全国范围内某一方面的工作的宏观性的行政法规。适用范围：国务院。（举例）o规定：对某一方面的行政工作部分的规定。特点：内容比较系统。表达比较概括，具有相当法律约束力。用于在全国性行政法规指导下对某一方面的行政工作规定适合于本地区内更便于执行的，具有化了某些行政政策。适用范围：各级人民政府及国务院各部委。（举例）o办法：对某一项行政工作作比较具体的规定。特点：内容比较具体，表达比较具

12、体，法律限制范围小。用于在条例，规定指导范围内针对某一个问题规定一些更为具体，更容易执行，可操作的行政政策。适用范围：各级人民政府及国务院各部委。（举例）领导指导类公文：决议、命令（令）、公报、决定、批复o决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（关于建国以来党的若干历史问题的决议）o决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（举例）o命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（举例）o批复。适用于答复下级机关请示事项。（举例）报请类公文：议案、报告、请示o议案。适用于各级人民政府

13、按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（举例）o报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（举例）o请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（举例）知照类公文：公报、公告、通告、通知、通报、函o公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（举例）o公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（举例）o通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（举例）o通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（举例）o通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、

14、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（举例）其它类公文：o纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。（举例）o意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（举例）公文的稿本o草稿，又称草案，征求意见稿，送审稿，初稿等。不属于正式文件，不具备现实执行效用；o定稿，又称原稿，缮印正本的依据。经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿。o正本，根据定稿缮印，用于向外发出的正式文本，具有法定效力。试行本，暂行本，修订本；o副本，正本的复份或复制本。供抄送、传阅、归档备查之用；o不同文字的稿本。不同文字的稿本具有同等效用。练习：文种的正确选用oXX党委周知有关单位召开“保先”教育总结大会，应使用o国家

15、卫星气象中心申请奖励科研先进工作者，应使用oXX学院向上级行文汇报教育体制改革方案的实施情况，应使用oXX公司认为XX分公司关于XXXX的报告很好，批示转发各有关单位，应使用案例分析：文种的选用与公文的稿本 党的十八大主席团举行第二次会议党的十八大主席团举行第二次会议 （2012.11.102012.11.10）中国共产党第十八次全国代表大会主席团日下午在人民大会堂举行第二次会议。胡锦涛同志主持了会议。大会秘书长习近平就十八届中央委员会委员、候补委员和中央纪律检查委员会委员候选人预备人选建议名单作了说明。会议通过了将关于十七届中央委关于十七届中央委员会报告的决议（草案）员会报告的决议（草案）、

16、关于十七届中央纪律检查关于十七届中央纪律检查委员会工作报告的决议（草案）委员会工作报告的决议（草案）、关于关于中国共产党中国共产党章程（修正案）章程（修正案）的决议（草案）的决议（草案）提交各代表团讨论。会议表决通过，将十八届中央委员会委员、候补委员和中央纪律检查委员会委员候选人预备人选建议名单提交各代表团酝酿。会议通过了经各代表团酝酿的大会选举办法。会议还通过了监票人、总监票人名单，待正式选举时提请大会通过。o请思考以下问题：1.关于十七届中央委员会报告的决议（草案）、关于十七届中央纪律检查委员会工作报告的决议（草案）、关于中国共产党章程（修正案）的决议（草案）三个文件使用的文种是什么？为什么选用该文种？2.（草案）与（修正案）表示什么意思？