文书处理单课件.ppt

1、一、文书处理工作一、文书处理工作文书处理工作，是指文书的文书处理工作，是指文书的形成、形成、处理和管理处理和管理等一系列互相衔接的程序和等一系列互相衔接的程序和手续。手续。案例：陈水扁密账案隐匿重大公文案例：陈水扁密账案隐匿重大公文台北地检署侦办台北地检署侦办叶盛茂叶盛茂涉嫌隐匿公文案，先传涉嫌隐匿公文案，先传唤洗钱防制中心主任周有义以证人身分到案，调查唤洗钱防制中心主任周有义以证人身分到案，调查洗钱防制中心于今年元月二十八日陈报黄睿靓在开洗钱防制中心于今年元月二十八日陈报黄睿靓在开曼群岛设立帐户的经过。曼群岛设立帐户的经过。周有义带着当初开曼群岛通报给洗钱防制中心的周有义带着当初开曼群岛通报

2、给洗钱防制中心的电子邮件影本、签报如何侦查黄睿靓洗钱帐户的公电子邮件影本、签报如何侦查黄睿靓洗钱帐户的公文，及发文给文，及发文给“最高检察署最高检察署”特侦组洗钱资料的底特侦组洗钱资料的底稿，向检方说明处理这份洗钱情资的经过及稿，向检方说明处理这份洗钱情资的经过及公文流公文流程程。周有义证称，当时先向叶盛茂报告扁家境外洗周有义证称，当时先向叶盛茂报告扁家境外洗钱情资，再以公文往上钱情资，再以公文往上签报签报，同时建议叶前局长将，同时建议叶前局长将资料交给特侦组，叶盛茂当时说，要直接交给检察资料交给特侦组，叶盛茂当时说，要直接交给检察总长，但他不清楚实际有无转交。总长，但他不清楚实际有无转交。由

3、于这分公文目前不知去向，检方搜索叶盛茂由于这分公文目前不知去向，检方搜索叶盛茂的相关处所。获得公文复印件但未找到正本。的相关处所。获得公文复印件但未找到正本。台当局台当局“法务部法务部”发言人黄世铭证实，前发言人黄世铭证实，前“调调查局长查局长”叶盛茂涉嫌隐匿陈水扁之子陈致中的海外叶盛茂涉嫌隐匿陈水扁之子陈致中的海外账户资金；全案确实有人涉及隐匿重大公文，账户资金；全案确实有人涉及隐匿重大公文，未依未依正常管道向上呈报，涉嫌触法正常管道向上呈报，涉嫌触法。据台湾媒体报道，这份公文文号日期为据台湾媒体报道，这份公文文号日期为1月月29日，日，叶盛茂当时以事涉敏感，想把叶盛茂当时以事涉敏感，想把公

4、文与资料亲交公文与资料亲交“检检察总长察总长”陈聪明，但陈聪明，但“调查局调查局”卷内没有卷内没有“最高检最高检”签收字据，公文未依正常程序呈报。签收字据，公文未依正常程序呈报。据据“中央社中央社”报道，叶盛茂坦承，曾两度报道，叶盛茂坦承，曾两度向陈水扁报告其家庭疑似洗钱情资，一次是向陈水扁报告其家庭疑似洗钱情资，一次是2006年年12月月5日英属泽西岛通报陈水扁妻子吴日英属泽西岛通报陈水扁妻子吴淑珍海外资产情资，另一次则是今年淑珍海外资产情资，另一次则是今年1月月28日开日开曼群岛通报的陈水扁儿媳黄睿靓在瑞士开户的曼群岛通报的陈水扁儿媳黄睿靓在瑞士开户的情资。情资。但陈水扁但陈水扁3日举行记

5、者会却日举行记者会却否认看过海外资否认看过海外资产公文产公文，强调只是看到一些情资报告，强调只是看到一些情资报告，“没有没有看到什么公文不公文看到什么公文不公文”。台北检方起诉叶盛茂的起诉书载明，台北检方起诉叶盛茂的起诉书载明，台台“调查局调查局”将黄睿靓开户情资，制成文号将黄睿靓开户情资，制成文号“调钱贰字第调钱贰字第09700042370”09700042370”、受文者为、受文者为台台“最高检察署最高检察署”的公文，但检方日前搜的公文，但检方日前搜索叶盛茂住处，只搜出公文与附件复印件，索叶盛茂住处，只搜出公文与附件复印件，找不到正本找不到正本；检方将提示复印件请陈水扁检方将提示复印件请陈

6、水扁答辩，若陈水扁否认看过的情资与复印件答辩，若陈水扁否认看过的情资与复印件格式相同，检方可能当庭安排两人对质。格式相同，检方可能当庭安排两人对质。二、文书处理工作的基本要求二、文书处理工作的基本要求1、准确、周密、确保质量、准确、周密、确保质量案例：案例：n某部门收到上级关于收购旧棉胎价格的某部门收到上级关于收购旧棉胎价格的文件，文件的价格数字在未尾后边多加文件，文件的价格数字在未尾后边多加了一个了一个“0”，使价格提高到，使价格提高到10倍。这倍。这样使旧棉胎比新棉胎还值很多钱，结果样使旧棉胎比新棉胎还值很多钱，结果引起了市场混乱。引起了市场混乱。败在一撇上的战争败在一撇上的战争1930年

7、，阎、冯、蒋混战中原，冯、年，阎、冯、蒋混战中原，冯、阎拟联合讨蒋，预定在阎拟联合讨蒋，预定在沁阳沁阳会师。冯玉会师。冯玉祥的参谋在撰写作战命令时，祥的参谋在撰写作战命令时，误将误将“沁沁”写成了写成了“泌泌”，而距离沁阳百里恰有一而距离沁阳百里恰有一地名曰地名曰泌阳泌阳。结果冯军误入泌阳，贻误。结果冯军误入泌阳，贻误了战机，导致了计蒋的失败。了战机，导致了计蒋的失败。2、及时、迅速、注重时效、及时、迅速、注重时效1981年，国务院三委联合制发一篇文件年，国务院三委联合制发一篇文件“关于试行对工矿企业和城市节约能源的若干关于试行对工矿企业和城市节约能源的若干具体要求的通知具体要求的通知”，五月

8、五月发出，至江西省政府发出，至江西省政府旅行了旅行了四个月四个月，省政府发到本市的南昌棉纺印，省政府发到本市的南昌棉纺印染厂，又旅行了染厂，又旅行了两个半月两个半月。该文件里有十一条。该文件里有十一条难度很大的工作，要求在难度很大的工作，要求在本年内完成本年内完成。而。而该厂该厂收到这篇文件时已是十一月底收到这篇文件时已是十一月底，离年底只有一，离年底只有一个月时间，无论如何做工作也达不到文件的要个月时间，无论如何做工作也达不到文件的要求。求。3、精简、求实、注重效用、精简、求实、注重效用这文那文这文那文“文山文山”高百米何时可越过高百米何时可越过会来会去会来会去“会海会海”深万丈哪日能跳出深

9、万丈哪日能跳出某市市委书记某市市委书记4、安全、可靠、确保机密、安全、可靠、确保机密5、认真、负责、加强统一管理、认真、负责、加强统一管理三、文书处理工作主要程序三、文书处理工作主要程序案例：案例：n2005年年4月月25日，宏远电机股份有限公日，宏远电机股份有限公司办公室收到湖南省机械待业管理办公司办公室收到湖南省机械待业管理办公室的一份关于召开室的一份关于召开2005年度全省机械年度全省机械（汽车）工业企业通信工作会议的通知，（汽车）工业企业通信工作会议的通知，得知该会将于得知该会将于5月月10日在长沙举行。日在长沙举行。n新来秘书小陈不熟悉文书处理业务工作，新来秘书小陈不熟悉文书处理业务

10、工作，你认为该如何处理？你认为该如何处理？n登记登记收文登记簿收文登记簿n填写文件处理单填写文件处理单宏远电机股份公司公文处理单宏远电机股份公司公文处理单n交办公室主任拟办交办公室主任拟办宏远电机股份公司公文处理单宏远电机股份公司公文处理单n交王总批示交王总批示宏远电机股份公司公文处理单宏远电机股份公司公文处理单n将通知交信息中心李主任，请他将通知交信息中心李主任，请他负责办负责办理理（承办）（承办）。n5月月10前前催办催办一次一次n李主任会议后填好办理结果、日期和其李主任会议后填好办理结果、日期和其他有关内容，和文件一起送回陈秘书他有关内容，和文件一起送回陈秘书n归档整理归档整理案例：案例

11、：20052005年年1212月月4 4日上午，日上午，湖南宏远汽车制造有湖南宏远汽车制造有限公司限公司公司总经理办公会议提出认真开展年终公司总经理办公会议提出认真开展年终总结和考核评比工作，并对一年来工作积极、总结和考核评比工作，并对一年来工作积极、成绩突出的员工进行表彰。成绩突出的员工进行表彰。公司领导要求办公公司领导要求办公室制发员工年度评比通知，室制发员工年度评比通知，具体工作由人力资具体工作由人力资源部组织实施。办公室潘主任将通知起草任务源部组织实施。办公室潘主任将通知起草任务交给了刘秘书。交给了刘秘书。刘秘书完成草稿后，接着该做哪些工作？刘秘书完成草稿后，接着该做哪些工作？n将附有

12、将附有发文审批单发文审批单的通知草稿交的通知草稿交主任主任审审核核n审核完交审核完交总经理总经理签发签发n刘秘书将通知刘秘书将通知编上发文字号编上发文字号n复核复核无误后交无误后交文印室文印室打印打印（1515份）份）宏远重型汽车制造有限公司发文审批单宏远重型汽车制造有限公司发文审批单n取回后送取回后送机要室机要室盖章盖章n填写填写发文登记簿发文登记簿发文登记簿发文登记簿文书处理工作主要包括：文书处理工作主要包括：n文书的制作形成文书的制作形成n文书的传递文书的传递n文书的办理文书的办理n文书的管理文书的管理n文书的整理归档或销毁文书的整理归档或销毁文书处理工作主要程序包括：文书处理工作主要程

13、序包括：收文程序：收文程序：签收、登记、拟办、批签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷归档办、承办、催办、立卷归档等程序。等程序。发文程序：发文程序：草拟、审核、签发、复草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、立卷归核、缮印、用印、登记、分发、立卷归档档等程序。等程序。四、文书处理具体程序简介四、文书处理具体程序简介n发文程序发文程序n收文程序收文程序（一）（一）签收和拆封签收和拆封秘书在送来的文书投递单或送秘书在送来的文书投递单或送文登记簿上签字，需要认真核对和清文登记簿上签字，需要认真核对和清点，做到四个点，做到四个“查清查清”：n查清信封或信封上的收文机关名称，是查清信封或信封

14、上的收文机关名称，是否确属本机关的收文；否确属本机关的收文；n查清信封号码与递送人在签收登记簿上查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致；所登的号码是否一致；n查清文件封口是否破损，包装是否牢固；查清文件封口是否破损，包装是否牢固；n查清文件的登记与实有件数是否相符。查清文件的登记与实有件数是否相符。文秘人员只是对写明由本机关或本部门收文秘人员只是对写明由本机关或本部门收启的封件进行拆封；写明某领导人启的封件进行拆封；写明某领导人“亲收亲收”、“亲启亲启”的封件，则应由领导人拆封或由其委的封件，则应由领导人拆封或由其委托的人代拆。托的人代拆。拆封文件要细心，不要撕毁封内文件，要拆封

15、文件要细心，不要撕毁封内文件，要将封内的文件干净，然后检查文件是否齐全。将封内的文件干净，然后检查文件是否齐全。（二）（二）登记登记文件登记是机关管理与保护文件的一种工文件登记是机关管理与保护文件的一种工具，用它记录文件的收进、发出和运转情况，具，用它记录文件的收进、发出和运转情况，统计文件的数量和检查文件的处理周期。统计文件的数量和检查文件的处理周期。收文和发文一般应分别进行登记，密件和收文和发文一般应分别进行登记，密件和平件应分开登记。平件应分开登记。登记的形式有簿式、卡片式和联单式。簿登记的形式有簿式、卡片式和联单式。簿式登记易于保存，是一种普遍使用的登记形式式登记易于保存，是一种普遍使

16、用的登记形式。收文登记簿（例）收文登记簿（例）发文登记簿（例）发文登记簿（例）（三）（三）分发与传阅分发与传阅 分发分发是指文书工作人员将文件分送给是指文书工作人员将文件分送给有关领导人、有关部门或承办人员。有关领导人、有关部门或承办人员。收进的文件，经过编号、登记以后，文书收进的文件，经过编号、登记以后，文书工作人员应即根据工作人员应即根据来文的内容、本机关各部门来文的内容、本机关各部门的业务分工和有关的文书处理规定的业务分工和有关的文书处理规定，先急后缓，先急后缓，及时将文件分发给有关负责人、承办人处理。及时将文件分发给有关负责人、承办人处理。分发给本机关领导人和各部门的文件，均分发给本机

17、关领导人和各部门的文件，均应履行应履行签收手续签收手续。案例：陈水扁密账案隐匿重大公文案例：陈水扁密账案隐匿重大公文周有义证称，当时先向叶盛茂报告扁家境外周有义证称，当时先向叶盛茂报告扁家境外洗钱情资，再以公文往上洗钱情资，再以公文往上签报签报，同时建议，同时建议叶前叶前局长局长将资料交给特侦组，叶盛茂当时说，要直将资料交给特侦组，叶盛茂当时说，要直接交给检察总长，但他不清楚实际有无转交。接交给检察总长，但他不清楚实际有无转交。叶盛茂当时以事涉敏感，想把叶盛茂当时以事涉敏感，想把公文与资料亲公文与资料亲交交“检察总长检察总长”陈聪明，但陈聪明，但“调查局调查局”卷内没卷内没有有“最高检最高检”

18、签收字据签收字据，公文未依正常程序呈，公文未依正常程序呈报。报。文件分发单（卡）文件分发单（卡）传阅传阅指单份或份数不多的文件，需指单份或份数不多的文件，需要经许多位领导人和部门阅知与处理时，要经许多位领导人和部门阅知与处理时，由文书工作人员组织先后在他们中间传由文书工作人员组织先后在他们中间传递和阅读工作。递和阅读工作。注意：注意：n传阅工作应以负责组织传阅的文书工作传阅工作应以负责组织传阅的文书工作人员为中心点人员为中心点，各个阅文对象收退文件，各个阅文对象收退文件均应直接与组织传阅的文书人员联系，均应直接与组织传阅的文书人员联系，以利保密和安全。以利保密和安全。n传阅工作必须建立传阅工作

19、必须建立登记手续登记手续，阅文人应，阅文人应在阅读文件后在阅读文件后签全名签全名和和签注时间签注时间。文件传阅登记单（一）文件传阅登记单（一）注：按每份文件登记一张。注：按每份文件登记一张。“传阅范围传阅范围”按先后顺序登记需传按先后顺序登记需传阅的对象。阅后退回时，文书人员在阅的对象。阅后退回时，文书人员在“备注备注”栏里注明。栏里注明。文件传阅登记单（二）文件传阅登记单（二）X XX X办公室年月日送月日退办公室年月日送月日退注：按传阅对象分别登记，每次登记一张。文件阅后如一注：按传阅对象分别登记，每次登记一张。文件阅后如一次全部退回，可在表下端填注退回时间；如其中只退某件，次全部退回，可

20、在表下端填注退回时间；如其中只退某件，可在该号的可在该号的“备注备注”栏签退。栏签退。（四）拟办与批办（四）拟办与批办“来文内容违背来文内容违背文件精神，不宜批准文件精神，不宜批准。刘刘 ，年年月月日日”“此件提法不妥，建议慎重处理此件提法不妥，建议慎重处理。王。王 ，年年月月日。日。”“该件反映问题不清楚，也不全面，不宜做明确批该件反映问题不清楚，也不全面，不宜做明确批示。建议领导实地调研一次，或请示。建议领导实地调研一次，或请 处再了处再了解一下。解一下。刘刘 ，年年月月日。日。”拟办拟办是部门或承办人对于某份文件准备如何办是部门或承办人对于某份文件准备如何办理所提出的初步意见，以供机关领

21、导人或有关理所提出的初步意见，以供机关领导人或有关负责人审核定夺。负责人审核定夺。拟办的意见，相当于一种请求或建议拟办的意见，相当于一种请求或建议，是，是发挥具体部门或工作人员的积极主动性，协助发挥具体部门或工作人员的积极主动性，协助机关领导或部门负责人考虑问题、处理工作、机关领导或部门负责人考虑问题、处理工作、搞好文书处理的一个比较重要的环节。搞好文书处理的一个比较重要的环节。程序性拟办与实质性拟办程序性拟办与实质性拟办“请请 同志阅同志阅。张张 ，年年月月日。日。”“该件反映问题不清楚，也不全面，不宜做该件反映问题不清楚，也不全面，不宜做明确批示。建议领导实地调研一次，或请明确批示。建议领

22、导实地调研一次，或请 处再了解一下。处再了解一下。刘刘 ，年年月月日。日。”案例：案例：n拟办者拟办者拟办多由具体的承办人、秘书部门拟办多由具体的承办人、秘书部门负责人、业务部门的负责人承担。负责人、业务部门的负责人承担。拟办的意见应写在拟办的意见应写在“文书处理文书处理单单”上。上。xxxx（机关）文书处理单（一）机关）文书处理单（一）xxxx（机关）文书处理单（二）（机关）文书处理单（二）批办批办是机关领导人或部门负责人，就是机关领导人或部门负责人，就某份文件应如何处理，对有关承办部门某份文件应如何处理，对有关承办部门或承办人所作出的批示意见。或承办人所作出的批示意见。批办意见宜写在批办意

23、见宜写在“文书处理单文书处理单”上。上。xxxx（机关）文书处理单（一）机关）文书处理单（一）xxxx（机关）文书处理单（二）（机关）文书处理单（二）批办这一程序，在次序安排上有两批办这一程序，在次序安排上有两种：种：一是一是先批办后交承办人承办先批办后交承办人承办 一是一是先由承办人拟办，然后批办先由承办人拟办，然后批办（五）（五）催办、查办催办、查办 文件的催办、查办工作指的是对于文件的催办、查办工作指的是对于需要办复的文件，根据缓急情况和承办需要办复的文件，根据缓急情况和承办时限的要求，适时对承办工作进行督促时限的要求，适时对承办工作进行督促检查，以防止积压和延误。检查，以防止积压和延误

24、。催办卡（例）催办卡（例）xxxx（机关）催办登记（例）（机关）催办登记（例）（六）（六）发文审核与签发发文审核与签发 审核（核稿）是由秘书部门负责人或审核（核稿）是由秘书部门负责人或单位领导人单位领导人对拟好的文稿进行审查、核对拟好的文稿进行审查、核对、修改，对、修改，为为签发签发作好准备。作好准备。审核是文书处理的关键环节之一，也审核是文书处理的关键环节之一，也叫做叫做“把口把口”或或“把关把关”。审核要做到审核要做到“六查六查”：n查是否需要行文，以什么名义行文，是查是否需要行文，以什么名义行文，是否符合行文规则要求；否符合行文规则要求；案例案例 某某地委统战部地委统战部为了及时贯彻省委

25、和地委关于积极为了及时贯彻省委和地委关于积极向各级领导班子推荐优秀党外人士的指示精神，向向各级领导班子推荐优秀党外人士的指示精神，向各县（市）委各县（市）委下达了一个通知。通知是这样写的：下达了一个通知。通知是这样写的：关于认真负责地推荐优秀的关于认真负责地推荐优秀的 党外人士进入各级领导班子的通知党外人士进入各级领导班子的通知各县（市）委：各县（市）委：为了进一步加强统战工作，充分调动党外人士为了进一步加强统战工作，充分调动党外人士的积极性和创造性，根据省委、地委关于积极向各的积极性和创造性，根据省委、地委关于积极向各级领导班子推荐优秀党外人士的精神，特作如下通级领导班子推荐优秀党外人士的精

26、神，特作如下通知：知：（1）（略）（略）（2）每个县（市）都要推荐）每个县（市）都要推荐34名优秀党外名优秀党外人士进入县政府、县人大常委、县政协的领人士进入县政府、县人大常委、县政协的领导班子中。导班子中。（3）每个县（市）都要建立起一个党外人士人）每个县（市）都要建立起一个党外人士人才库。才库。（4）（略）（略）以上通知，望认真执行。以上通知，望认真执行。中共中共地委统战部地委统战部199 年年月月日日某县委办公室某县委办公室接到这个通知后，负接到这个通知后，负责办文的某副主任感到为难，征求负责责办文的某副主任感到为难，征求负责督查同志的意见，也觉得不好执行，也督查同志的意见，也觉得不好执

27、行，也无法立项督查。无法立项督查。n查文稿内容与法律、法规和政策及上级政查文稿内容与法律、法规和政策及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关和本府的有关规定是否一致，与平行机关和本部门的已有的规定是否矛盾；部门的已有的规定是否矛盾；n查涉及其他部门或地区职权范围的问题是查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；否协商一致并经过会签；n查要求和措施是否明确具体，切实可行；查要求和措施是否明确具体，切实可行；案例：案例：n某省人大常委会举行第十二次会议撤销某省人大常委会举行第十二次会议撤销该省某市人民政府关于金滩外商投资该省某市人民政府关于金滩外商投资开发区征用土地的批复开发区征用

28、土地的批复n撞车与顶牛撞车与顶牛n n查文字表达是否准确、简练、条理清楚，查文字表达是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；标点使用是否正确，文字书写是否规范；n n查公文格式是否符合规定。查公文格式是否符合规定。注意：注意：“收到收到下级机关上报下级机关上报的的需要办理需要办理的公的公文，文秘书部门应当进行文，文秘书部门应当进行审核审核。”行政机关公文处理办法行政机关公文处理办法签发签发指机关领导人对文稿的最后审指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。定、签字发出。一般由一般由主要领导人或具体分管的副主要领导人或具体分管的副职领导人签发，也可由秘书长、办公厅职领导人签发

29、，也可由秘书长、办公厅（室）或部门负责人（室）或部门负责人签发。签发。联合发文或内容涉及其他部门的公联合发文或内容涉及其他部门的公文，要实行文，要实行会签会签。签发时应在发文稿纸的签发一栏签发时应在发文稿纸的签发一栏写写明意见，签署姓名、日期。明意见，签署姓名、日期。签发人对文稿的内容和行政效力负签发人对文稿的内容和行政效力负责。责。xxxx（机关）发文稿纸（机关）发文稿纸签发：主办单位：签发：主办单位：拟稿人：拟稿人：会签：核稿：会签：核稿：文件标题：文件标题：xxxx发发 20 号密级：缓急：号密级：缓急：时限时限附件：附件：主送机关：主送机关：主题词主题词抄送机关：抄送机关：打印份数打印份数年月日拟稿年月日印发年月日拟稿年月日印发xxxx（机关）发文稿纸第页（机关）发文稿纸第页