会议善后工作：会议文件的收集、整理和归档课件.pptx

1、秘书会务管理秘书会务管理会议善后工作：会议善后工作：会议文件的收集、整理和归档会议文件的收集、整理和归档目目 录录Contents参会人员送别任务1任务2会场清理与会费结算任务3会议文件的收集、整理和归档会议文件的收集、整理和归档任务4会议精神的传达与落实任务5会议评估与总结Part 01 项目描述 会议结束以后，秘书人员的工作仍然没有结束，必须做好善后工作，保证会议的善始善终。会议的善后工作主要包括参会人员送别、会场清理、会费结算，以及会议文件的清退、收集、整理与归档，会议决定事项的落实、会议评估与总结。Part 02 Part 02 学习目标学习目标掌握收集和整理会议文件的程序和方法1熟悉

2、归档原则及归档方法2任务三任务三 会议文件的收集、会议文件的收集、整理和归档整理和归档Part 03 任务导入想一想想一想u你认为会后哪些文件是需要整理和收集的？为什么？u如何收集和整理会议文件？Part 04 项目驱动会议文件的清退是指会议结束后，对一些内部文件、机密文件、重要文件按照“文件清退单”或“文件清退目录”及时清退回收的工作。秘书人员要做好文件清退的催办和回收工作，及时清退文件，以免泄密或耽误会议文件的整理立卷。一、会议文件的清退Part 04 项目驱动确定好会议文件的收集范围；01保密文件要按会议文件资料清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角；02

3、文件收集要履行严格的登记手续，认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况，以便及时采取措施进行弥补；03收集过程中注意保密；04收集工作要及时，确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。05二、会议文件的收集（一）会议文件收集的要求Part 04 项目驱动会前会前准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。1会议期间会议期间产生的文件，包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报、重要照片、录音录像等。2会后会后产生的文件，包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道、论文集等。3二、会议文件的收集（二）会议文件收集的范围Part 04 项目驱动向全体

4、与会人员收集文件向会议领导人、召集人和发言人收集文件向会议的有关工作人员收集文件，如会议的记录人、文书的起草人等二、会议文件的收集（三）会议文件的收集渠道Part 04 项目驱动文字记录文字记录会议录音会议录音三、会议文件的整理（一）整理会议记录Part 04 项目驱动会议记录人亲自整理整理会议记录过程中，要对原始记录内容进行鉴别和取舍补正过之或不足之处修正用词和语法错误，保持记录条理清晰，语言表达准确通顺01020304三、会议文件的整理（一）整理会议记录整理会议记录应注意以下问题整理会议记录应注意以下问题1 1Part 04 项目驱动删除补充送审整理录音的技术问题更正三、会议文件的整理（一

5、）整理会议记录整理会议录音，要注意录音的特点整理会议录音，要注意录音的特点2 2Part 04 项目驱动会议纪要的概念和类型会议纪要的概念和类型1 1会议纪要，是记载、传达会议情况和议定事项的总结性公文。它是根据会议中产生的会议记录等会议材料提炼综合而成的。三、会议文件的整理（二）印发会议纪要Part 04 项目驱动会议纪要会议纪要与会议记录的区别与会议记录的区别区别区别会议纪要会议纪要会议记录会议记录1.内容和性质不同会议纪要只记要点，是法定行政公文讨论发言的实录，属事务文书2.功能不同通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档会议纪要的概念和类型会议

6、纪要的概念和类型1 1三、会议文件的整理（二）印发会议纪要Part 04 项目驱动标标 题题成文日期正文 概述式 条款式 发言式会议概况会议事项：会议听取了_会议讨论了_会议认为_会议指出_会议通过了_会议决定 _一、会议讨论了_二、会议认为_三、会议决定_会议听取了_会议讨论了_同志指出_同志强调_同志强调指出_ 会议同意_结尾：会议呼吁_ 会议号召_会议希望_会议号召_会议恳切呼吁_会议希望_会议纪要的格式和写法会议纪要的格式和写法2 2三、会议文件的整理（二）印发会议纪要Part 04 项目驱动接收者确认4领导签字5打印成文、印制分发6整理、完善会议记录1起草、编写会议纪要2确定印发范围

7、3归档保存7印发会议纪要的工作程序印发会议纪要的工作程序3 3三、会议文件的整理（二）印发会议纪要Part 04 项目驱动大型会议信息的发布一般分阶段进行，会议召开初期，发布会议开幕及参加者的消息；会议过程中，发布领导讲话内容及会议决定事项的消息；会后发布大会闭幕的消息。而一般小型会议，只在会后发布消息，报告会议的召开过程及主要内容。三、会议文件的整理（三）发布会议消息、印发会议简报发布会议消息发布会议消息1 1Part 04 项目驱动为报道会议情况、交流会议信息，大中型会议都需编发会议简报。会议简报和其他类型的简报一样，也由报头、报核、报尾三部分组成。会议简报格式，要注意以下三点：会议简报的

8、报头占第一页三分之一处居中位置，字体要醒目。0101简报正文部分的写法和会议消息相近，由标题、主体和结尾组成。0202会议简报报尾居最末页三分之一位置，标明发送范围和印刷份数。0303三、会议文件的整理（三）发布会议消息、印发会议简报印发会议简报印发会议简报2 2Part 04 项目驱动会议文件汇编分两种情况：是将传达、贯彻会议精神用的会议正式的主要文件进行汇编；01是将会议所有的文件，包括会议作息时间表、分组名单、会议须知、会议的各种文件、各种材料都收集起来，分门别类或按时间顺序装订成册。02三、会议文件的整理（四）会议文件汇编Part 04 项目驱动会议文件整理归档的程序会议文件整理归档的

9、程序编写文件目录6拟写题名（标题）7排出文件页数8确定归档范围1整理归档文件2按“件”进行装订3装盒并填写案盒封面、盒脊及备考表项目9确定分类方法4给文件编号5四、会议文件的整理归档（一）会议文件整理归档的程序Part 04 项目驱动会议文件的归档范围包括：会议的各种简报；6会议纪要；7选举材料；8各种证件；9记事表；10其他有关材料。11会议的正式文件，如决议、决定、指示、领导讲话、开幕词、闭幕词等；1会议的参考文件；2会上的各种发言稿；3会议正式文件的历次修改稿；4会上领导同志的讲话记录稿、修改稿；5四、会议文件的整理归档（二）确定归档范围Part 05 技能训练唐山市高新技术成果暨科技合

10、作洽谈会于2008年9月28日，在曹妃甸渤海国际会议中心多功能厅举行。会议的主要议程有：（一）唐山市高新技术成果暨科技合作洽谈会开幕式；（二）院校专家分别发布高新技术项目和科技合作项目；（三）唐山市企事业单位与参会的高校、科研单位、科技公司开展技术咨询和对接洽谈；（四）举行高新技术成果及科技合作项目签约仪式。会议由唐山市科技局负责承办，他们提前做好了一切准备，会议非常成功。唐山市各企事业单位有7个项目洽谈成功，并在会上举行了签约仪式。第二天，回到单位，秘书们开始了会议文件的整理工作。他们将会上清退文件以及会前的会议方案、会议通知等收集到一起，分件按重要程度和时间排列好，编写好会议文件目录，放在

11、第一页；填写好备考表，放在其他文件的最后面。然后，填写好文件盒封面及盒脊、盒底，将其保存在相应的档案柜中。案 例Part 05 技能训练以上案例中形成了下列文件，请对文件进行整理、装订，并按要求归档，填写好档案盒封面、盒脊及备考表等项目。关于召开唐山市高新技术成果暨科技合作洽谈会的通知 会议议程和日程 大会开幕式上的讲话 市长在开幕式上的讲话 国家科技部领导的讲话稿 洽谈会会议记录和会议纪要 新闻媒体关于洽谈会的各种报道 会上照片和录像资料要求要求Part 06学习反思与评价学习目标学习目标自我评价自我评价组内评价组内评价教师评价教师评价备备注注好较好一般好较好一般好较好一般1.掌握收集和整理会议文件的程序和方法2.熟悉归档原则及归档方法谢谢谢谢Thank you