行政公务管理方案.docx

1、行政公务管理方案第一节 会议管理一、会议室管理第46条 会议室由综合办公室负责统一管理，统筹协调安排使用。第47条 会议室原则上只限公司内部使用；外单位借用会议室要经公司总经理批准。第48条 使用会议室的部门要事先提出申请，且在预定的时间内使用，如有变动要及时通知综合办公室另行安排。二、会前准备管理第49条 会议召开前，会议组织部门要视情况做好充分的会前准备工作。包括会议通知、影印会议资料、签到表等。第50条 公司董事会的召开，由董事会办公室负责会前准备、会议记录、会务服务；公司级会议的召开，会前准备、会务服务统一由综合办公室负责。公司各部门会议的召开，会前准备、会务服务由各部门负责，综合办公

2、室要协助会议组织部门做好会务各项工作。第51条 会议室的卫生清洁工作由综合办公室负责。三、与会人员管理第52条 与会人员须按会议要求着装，并按顺序依次就座（指定座次除外）。不得喧哗，不得交头接耳。第53条 与会人员因特殊原因不能到会或需中途离开的，经部门分管领导批准后，可由相关人员代为参加。第54条 与会人员须严格执行会务签到制度，按规定时间到达会场，并在会议签到表（见附表2）上如实签到，不得代签或不签。第55条 与会期间将手机等通讯设施关闭或调至震动状态，原则上不允许接听电话。必须接听的电话到会场外接听。第56条 与会人员要做好会议保密工作，不得泄露或传播不宜公开的会议内容和议定事项。第57

3、条 与会人员须自觉维护会议室的清洁，爱护会议室的设施设备，损坏者按价赔偿。四、会后管理第58条 公司董事会由董事会办公室负责组织、记录，并形成会议纪要；其他各级会议原则上由组织部门负责会议记录，并于会后及时整理。第59条 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。第60条 公司各级会议的会后跟进工作原则上由组织部门负责落实，会议跟进的依据以会议记录为准。第61条 会议结束后，使用部门要及时关闭用电设备、灯光、空调等，锁好门窗。第二节 值班管理第62条 公司值班实行领导带班，部门负责人值班制度。第63条 值班人员按公司规定的时间进行交

4、接班，不得迟到、早退，严禁空岗、脱岗。遇特殊情况，经带班领导同意可自行调整，报综合办公室备案。第64条 值班人员严禁值班期间饮酒、赌博、娱乐。第65条 值班期间，要保证值班电话24小时畅通，随时有人接听。第66条 值班人员须如实填写值班情况记录表（见附表3），将尚未处理或需要处理的有关事宜登记在册，做好工作交接。第67条 值班安排由综合办公室负责统筹安排。第三节 公文管理一、公文办理第68条 公文办理须根据隶属关系和职权范围确定，逐级请示和报告。第69条 公司运行的各类行政性公文（上报、下发），由综合办公室负责拟办，报总经理审核、董事长审批后，由综合办公室落实、督办和原件存档。第70条 各部门

5、运行的各类技术性资料，由各相关部门负责拟办，报部门分管领导审批，按规定程序办理、存档。第71条 综合办公室收、发文件，须填写文件接收登记表（见附表4）、文件发放登记表（见附表5），归档管理。收文日期以收文当天日期为准。第72条 公司收到的外来文件、资料和公司领导及其他人员临时带回的文件、资料，及时交综合室登记，并附文件承办单（见附表6），报相关领导批示后办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，要明确办理时限。二、公文归档和销毁管理第73条 公文办理完毕，及时将公文正本和有关材料立卷归档。调取、借阅或使用存档公文，一律到综合办公室办理借出手续，详细填写文件/记录借阅登记表（见附表

6、7）。第74条 对失效或作废文件，及时从所在部门撤出，加盖“作废”印章。对需要销毁的作废文件，报请总经理、董事长批准后销毁。三、公文保密管理第75条 公司各类文件、资料的机密等级由起草部门分管领导提出、确定，综合办公室印制时加盖“绝密、机密、秘密”印章。第76条 对于涉密公文，严格遵守保密纪律，按密级办理程序，在规定范围内进行传阅和办理。对印有机密内容的废弃纸张应及时销毁，防止泄密事件发生。第77条 对于涉密文件资料（包括：电脑硬盘、U盘等），要做到妥善保管。在对外交流与合作中，确需提供公司保密资料的，须经相关领导批准。第78条 公司员工不得使用微信、QQ或在无加密措施的计算机网络上传递公司秘

7、密，不得私自携带公司秘密文件资料外出。第79条 一旦发生或发现公司秘密泄露情况，须立即告知相关部门和分管领导，及时采取补救措施。情节严重的，追究相应的法律责任。第四节 印章管理第80条 纳入公司管理的各级印章均需使用部门填写印章刻制申请表（见附表8），经分管领导同意、公司总经理批准后，由综合办公室负责到公安机关指定地点刻制，并填写印章留样备案表（见附表9）。任何人不得私刻、复制。第81条 公司公章由综合办公室统一管理；各部（室）、子（分）公司印章在综合办公室留样备案后，由各相关部门专人管理。如公司机构变更或因其他原因停止使用的相关印章，由综合办公室统一收缴、封存。第82条 公司各类印章须设专人

8、保管，盖章时填写印章使用登记表（见附表10）。所有涉外合同、协议等文件加盖公司公章，需经办人在OA系统上填写印章使用审批单并由业务主管部门负责人及分管领导批准后，由综合办公室落实。第83条 印章原则上不得携带外出，特殊情况需要携带印章外出办理公务的，需OA系统审批通过后，经办人前往办理。第84条 发现印章丢失或被窃后，保管人须立即向上级领导报告，登报声明作废，必要时应向公安机关报案。第85条 公司印章由于破损、遗失等原因不能继续使用时，由印章所属部门出具书面申请，填写印章报废（销毁）审批单（见附表11），报公司总经理审批，由综合办公室负责协助有关部门办理相关手续。第86条 注销印章由综合办公室

9、统一切角封存，在印章留样备案表上加盖“作废”字样戳记，并登记具体注销日期，备注注销原因，与注销印章一并存档。第87条 对于临时性的、没有保存价值的印章，经公司总经理同意后，由综合办公室负责统一销毁，并做好记录。第五节 档案管理第88条 对公司具有保存价值的文件资料，由综合办公室统一进行归档保管。第89条 公司所属各部门必须设专职或兼职的资料管理员，明确其岗位职责，做好本部门的档案整理与移交工作，实行部门与公司档案归口管理。第90条 每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册，报公司总经理审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁，档案销毁清册需永久保管。第91条 档案的分类、等级划

10、分、归档时间、移交、借阅等管理按档案管理细则执行。第六节 办公及生活用品管理第92条 公司固定资产类办公设备及职能部门办公耗材、生活用品按照“先调配、后购置”的原则，由综合办公室统一购置并登记造册管理。准确记录购买日期、名称、规格、型号、数量及使用人。第93条 施工、生产部门所需非固定资产类的日常生活用品和办公用品，依据部门职责，按照每月库存情况及需求提出“采购计划”及预算，自行采购。第94条 办公及生活用品到货后，由保管员负责查验、签收，并及时建立实物台账，办理入库手续。第95条 办公及生活用品入库后，须按不同类别、性能、特点和用途分类分区摆放。主要办公用品每年盘点一次，常用物资要随时盘点，

11、做到账物相符。第96条 申请办公及生活用品，须提前通过OA系统填写办公、生活用品审批表、材料物资采购计划单，由部门负责人、分管领导审核，总经理审批后方可采购、领用。 第97条 发放办公及生活用品，须坚持谁使用谁负责的原则。领用人要详细填写办公、生活用品领用登记表、电脑耗材领用登记表（见附表12、13），及时办理出库手续。第98条 公司员工离职、休假或施工任务结束，必须履行办公及生活用品交接手续。出现物品遗失，追究当事人责任。第99条 公司办公用品印刷的相关事宜（宣传资料、制式表格等），由综合办公室统一安排办理。第100条 印刷品到货后，由相关部门保管员办理签收、入库手续。领用时，领用人须详细填

12、写印刷品领用登记表（见附表14），及时办理出库手续。第101条 公司员工不得使用办公设备传播、编制、复印国家禁止的言论、信息；不得在办公电脑上安装与工作无关的软件；对外来存储设备（U盘、光盘、软盘等）须先杀毒再使用；对重要数据要及时进行备份。第102条 办公电脑由综合办公室指派专人定期维护。其他任何人不得私自拆卸、偷换内部重要零部件。第103条 固定资产（办公生活类）及办公生活用品自然损坏、报废、淘汰时，责任部门需书面报告综合办公室，经财务部、分管领导审批后按规定进行核销。第七节 公务招待管理第104条 公务招待原则上一律安排在食堂就餐，须分管领导同意，填制公务招待审批单（见附表15），由办公

13、室安排就餐。第105条 因工作需要在外招待的，报分管领导审核，总经理批准后实施。第106条 食堂接到派餐通知，须详细填写食堂来宾招待登记单（见附表16）；招待结束后填写食堂公务招待结算单（见附表17），并经审批后报销。第107条 在各类招待中，严格控制陪餐人数及用餐标准。第108条 切实加强公务接待日常管理和监督检查，严禁业务招待人员假公济私。第109条 公务接待不得组织旅游和与公务活动无关的参观，不得组织到营业性娱乐、健身场所活动，不得以任何名义赠送礼金、有价证券、纪念品和土特产等，不得用公款支付应当由接待对象个人负担的费用，不得以任何理由向下属部门和有业务关系的企业或个人转嫁接待费用。第八

14、节 食堂管理第110条 机关食堂由综合办公室负责管理，各子、分公司食堂由部门办公室负责管理。第111条 用餐人员要严格遵守就餐时间。按顺序排队打卡，不准插队。第112条 用餐人员须严格按照自己的实际用量盛菜打饭，严禁浪费。第113条 食堂内禁止吸烟、随地吐痰、大声喧哗等，做到文明用餐。第114条 用餐完毕，将餐余垃圾倒在指定地点，餐具须按指定位置分类摆放整齐，发现违规行为，食堂管理人员要及时制止。第115条 食堂管理实行成本核算制度，账目必须公开，票证、票据与实物相符。第116条 关于食材采购的相关规定：1、必须于采购当日由食堂管理员验收、厨师签字入库。2、于次月5日前整理好相关资料，向会计报

15、帐。3、所采购食材必须保证食品卫生安全，无毒、无害。第117条 不准提供过期、变质、不洁的食物，出现问题，追究相关人员责任。第118条 严格执行食品卫生法，按时审验食品卫生许可证。工作人员须持健康证上岗，并定期进行身体健康检查，发现不合格者及时进行调整。第119条 食堂须时刻保持内外环境卫生整洁，每餐过后及时对桌椅、地板进行清理。保证餐具严格消毒，使用的洗涤剂、消毒液对人体健康无害，严禁发生中毒事件。第120条 工作人员在岗期间须穿工作服、戴工作帽和口罩。工作场所严禁吸烟。第121条 非工作人员不准进出、逗留在厨房操作间。第122条 炊事员烹调操作时，不准直接品味。同时做到：生熟盛器、揩布、砧

16、板分开；冷藏冷冻食品、生、熟、半成品分开；鱼禽肉豆制品分开。摆放整齐，标志明显。第九节 公务用车及驾驶员管理一、车辆管理第123条 公司内部公务用车及外租公务用车由办公室统一安排，车辆资源共享，禁止公车私用。第124条 公司公务用车由综合办公室统一建立管理台账。准确记录购置时间、地点、车辆价值、颜色、型号、发动机号码、排量、发票号码、调配时间等。第125条 对报废的车辆，及时办理相应报废手续，做好资产财务核销等工作。第126条 各部门如需用车，要提前与办公室预约，确保现有车辆统筹安排，科学调配，合理使用，提高工作效率。遇特殊需要时，办公室有权中途调回已派出的车辆。第127条 用车部门，因故取消

17、或临时更改用车时间，须及时通知办公室。办公室在未得到提前通知，且等候超过20分钟后，有权将车辆调配给其他部门使用。第128条 遇特殊情况，需夜间用车时，须征得带班领导同意，其他人无权派车。第129条 出车过程中，任何人无权调用公车做与工作无关的事情。第130条 车辆的驾驶，原则上定人定车，严禁将车辆交给无有效驾照或非专职人员驾驶。因业务需要，确需由他人驾驶时，须征得综合办公室主任同意。第131条 区外公务用车，须提前办公室申请，经批准后，填写车辆派遣单（见附表18），办公室相关负责人签字生效。第132条 非车辆停放区禁止停放车辆（包括公车与私家车）。对不按规定停放的车辆，警卫人员须及时制止。第

18、133条 车辆保险、验车由综合办公室统一办理。二、驾驶员管理第134条 驾驶员要自觉履行岗位职责，增强服务意识和保密意识，服从管理，保证日常用车的安全高效。第135条 驾驶员须时常保持通讯正常，服从相关负责人临时派车、替班派车、加班派车。第136条 驾驶员每天上班须提前15分钟到岗，认真做好出车前的准备工作，保证车容整洁、车况良好、制动有效。发现不安全因素，及时上报维修，不允许病车上路，确保行车安全。第137条 驾驶员执行出车任务，必须做到证件齐全，遵守交通规则，服从交警指挥和检查。禁止违章或酒后驾驶，确保行车安全。第138条 出车任务执行完毕，必须及时返回所属地，按指定位置摆放整齐。遇特殊情

19、况不能及时返回，要提前向车辆派遣部门说明原因，保证车辆派遣工作有序进行。第139条 驾驶员外出期间，须合理停放车辆，并采取防盗措施，保证车辆安全。若因违反规定造成车辆被盗、被损的，一切损失均由该驾驶员承担。第140条 在岗期间未被派出的车辆，须停于指定位置，随时等候出车。驾驶员有事必须离开时，要提前告知车辆派遣部门去向和所需时间，经批准后，方可离开。三、维修保养管理第141条 汽车维修保养须严格执行定点维修保养审批制度。由驾驶员填写车辆维修保养申报单(见附表19)，综合办公室相关负责人签字，到指定地点进行维修保养。综合办公室要对车辆建立维修保养记录档案。第142条 不经批准，任何驾驶员不得在外

20、记账购买车辆零部件或小修保养。第143条 购置车内设施须填写汽车装具申请单（见附表20），综合办公室相关负责人签字后，到指定地点购置。第144条 修补、更换轮胎须填写汽车轮胎事项申请单（见附表21），综合办公室相关负责人签字后，到指定地点办理。第145条 车辆原则上在公司院内自行清洗。遇特殊情况，需要在外清洗，须填写洗车单（见附表22），综合办公室相关负责人签字后，到指定地点清洗。第146条 车辆因公外出，遇车辆故障在非指定地点维修的，经分管领导同意（交通事故除外），凭车辆维修清单、交款发票、证明材料等凭证报销修理费用。凡人为造成的车辆机械故障，维修费用由责任人承担。第147条 车辆在行驶过程

21、中发生交通事故，除向交警报案外，须立刻与公司安全部、综合办公室联系，协助解决。第148条 发生交通事故后，如需向受害人赔偿，在扣除保险赔偿后，其差额根据责任认定对驾驶人按递增累计计算进行处理。（一）负主要责任的，按以下原则处理：（1）经济损失在1000元以下，不需要报保险的，按10%承担经济损失。（2）经济损失在2000元以下，按80%承担经济损失。（3）经济损失在20005000元的，按60%承担经济损失。（4）经济损失在5000元以上的，按40%承担经济损失。（二）负同等责任的，按以下原则处理：（1）经济损失在2000元以下的，按40%承担经济损失。（2）经济损失在20005000元的，按

22、30%承担经济损。（3）经济损失在5000元以上的，按20%承担经济损失。（三）负次要责任的，按以下原则处理：（1）经济损失在2000元以下的，按30%承担经济损失。（2）经济损失在20005000元的，按20%承担经济损失。（3）经济损失在5000元以上的，按10%承担经济损失。（四）对保险全额赔付负全责的事故，按比例承担200元至2000元的经济损失。第149条 货运车辆、机械设备参照148条执行。四、加油管理第150条 车辆用油，按百公里耗油量进行月度考核，单车核算。第151条 车辆加油统一使用加油卡，加油卡由综合办公室指定专人保管。驾驶员加油须在加油登记表（见附件23）上登记、签字，并由加油保管员一同前往。第十节 安保管理第152条 公司门口设有安全警卫人员，警卫人员24小时在岗。第153条 警卫人员当班期间，严禁脱岗。第154条 非本单位人员、车辆出入，一律进行登记询问。对于货运车辆，若无出门证一律不得放行。第155条 警卫人员要经常巡查（特别强调夜间执勤），发现问题及时上报，及时处理，确保防火、防盗等安保措施有效落实，无安全责任事故。第156条 警卫人员要做好警卫室、大门口门前“三包”与秩序管理。 第十一节 其他管理第157条 公司为员工提供相关劳保用品，按季度发放。