行政文秘人员职业化训练教程.ppt

1、1行政文秘人员职业化训练教程行政文秘人员职业化训练教程2课程目标课程目标n学会如何保持专业形象及商务礼仪n掌握沟通、时间管理、缓解工作压力等职业技巧n掌握公文写作、会议筹划与管理的基本方法n学会如何高效处理办公室事务3课程简介课程简介n第一讲 你适合做行政文秘人 员吗n第二讲 行政文秘人员职业形 像设计n第三讲 现代商务礼仪n第四讲 沟通技巧训练n第五讲 文秘的时间管理n第六讲 如何缓解工作压力n第七讲 办公室事务n第八讲 口才训练与电话技巧n第九讲 会议的筹划与管理n第十讲 公文写作技巧n第十一讲 办公室沟通n第十二讲 接待工作技巧4上课守则上课守则n积极参与，勇于发问n细心聆听，不要忙于做

2、笔记，会有时间安排或会派发相关资料n要守时n将手机、BB机调至静音状态5第一讲第一讲 你适合做行政文秘吗？你适合做行政文秘吗？6课程安排课程安排q 什么样的人员适合做行政文秘人员什么样的人员适合做行政文秘人员q 行政文秘人员需要具备什么样的能力行政文秘人员需要具备什么样的能力q 行政文秘人员需要掌握的专业技能行政文秘人员需要掌握的专业技能q 行政文秘人员的主要工作行政文秘人员的主要工作7所谓所谓“行政文秘人员行政文秘人员”n包括机关、企业、团体等内部负包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等文秘人员等8游戏：心目中的你游戏：心目中的你n请评

3、出我们班里你认为最适合做请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学行政文秘人员的同学n至少列出五条原因至少列出五条原因9什么样的人适合做行政文秘人员什么样的人适合做行政文秘人员n个人条件个人条件n个性要求个性要求n品质要求品质要求10（一）个人条件（一）个人条件n学历学历n性别性别n年龄年龄n外貌外貌n体质体质n视力视力n听力听力11男人适合做行政文秘工作吗？讨论：讨论：12n形式：自由组合，两组辩论形式：自由组合，两组辩论n时间：时间：3-5分钟分钟n步骤：步骤：n自愿组合成自愿组合成“正方正方”与与“反方反方”n先请双方各派代表阐述论点先请双方各派代表阐述论点n然后，双方自由辩论然后，

4、双方自由辩论n每人发言时间限制在每人发言时间限制在2-3分钟分钟讨论讨论13（一）个人条件（一）个人条件n学历学历n性别性别n年龄年龄n外貌外貌n体质体质n视力视力n听力听力14（二）个性要求（二）个性要求n守时守时n谨慎谨慎n热情热情n合群合群n服从服从n自信自信n机智机智n勤快勤快n整洁整洁n自制自制n兴趣兴趣15（三）品质要求（三）品质要求n忠诚忠诚n负责负责n正派正派n廉洁廉洁n诚实诚实n谦逊谦逊16行政文秘人员需要具备什么样的能力行政文秘人员需要具备什么样的能力n办事能力办事能力n沟通能力沟通能力17（一）办事能力（一）办事能力n操作能力操作能力n写作能力写作能力n阅读概括能力阅读概

5、括能力n编辑校对能力编辑校对能力n统计分析能力统计分析能力18（二）沟通能力（二）沟通能力n交际能力交际能力n口头表达能力口头表达能力n协调能力协调能力n组织能力组织能力19行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）序号序号专业技能名称专业技能名称具体解释具体解释1 秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。或电脑等设备的必备能力。2 用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。语迅速记录语言的一种方法。3 是秘书必须掌握的一种最重要的技

6、能。可以体是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4 在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工工。5 按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。打字打字速记速记写作写作编辑编辑归档归档20行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）序号序号专业技能名称专业技能名称具体解释具体解释6 运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说运用定量研究

7、的方法，其中包括运用数字来说明问题。明问题。7 处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。秘书掌握此项技能。8 主要指使用电话、电传和传真设备主要指使用电话、电传和传真设备。9 使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。主要用于处理信息。统计统计 复制复制使用电信设备使用电信设备操作电脑操作电脑21行政文秘人员的主要工作行政文秘人员的主要工作n辅助决策工作辅助决策工作n信息工作信息工作n文书工作文书工作n会务工作会务工作n文书立卷和档案管理工作文书立卷和档案管理工作n查办工作查办工作

8、n行政事务工作行政事务工作n上司交办的其他工作上司交办的其他工作22行政文秘人员的主要工作（表一）行政文秘人员的主要工作（表一）工工 作作具具 体体 内内 容容辅助决策辅助决策决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，秘书要发挥辅助作用。秘书要发挥辅助作用。信息工作信息工作秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。储存。文书工作文书工作

9、文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。会务工作会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成为会务机构的组织者。为会务机构的组织者。公关工作公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，这是一项直

10、接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。23工工 作作具具 体体 内内 容容档案工作档案工作 单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。查办工作查办工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找

11、利用。行政事务工行政事务工作作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。上司交办的上司交办的其他工作其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政文秘人员的主要工作（表二）行政文秘人员的主要工作（表二）24小测试：你

12、适合做行政文秘吗？（表一）小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。2良好的口头表达能力，如得体地应对电话。良好的口头表达能力，如得体地应对电话。3善于与人沟通。善于与人沟通。4随机应变能力强。随机应变能力强。5能严守秘密谨慎处理保密文件。能严守秘密谨慎处理保密文件。6能准确理解上司的意图。能准确理解上司的意图。7能沉着处理紧急事件。能沉着处理紧急事件。25小测试：你适合做文秘吗？（表二）小测试：你适合做文秘吗？（表二）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差8能代表经理出席员工

13、大会并讲话，准确恰当地能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达经理的意见。表达经理的意见。9 10经理外出时能主动主持办公室工作。经理外出时能主动主持办公室工作。11良好的职业道德和强烈的进取心。良好的职业道德和强烈的进取心。12精力充沛。精力充沛。13良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）14良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。反应迅速。及时将企业内外部信息传递给经理。及时将企业内外部信息传递给经理。26小测试：你适合做文秘吗？（表三）小测试：你适合做文秘吗？（表三）序序号号检测内容检测内容良

14、良一一般般差差15有组织观念和团队精神。有组织观念和团队精神。16与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。17能参与企业具体项目的开展。能参与企业具体项目的开展。18积极主动而非被动工作。积极主动而非被动工作。19懂办公室内财务管理。懂办公室内财务管理。20知错能及时纠正。知错能及时纠正。21知道何时征求上司的意见和给上司建议。知道何时征求上司的意见和给上司建议。27小测试：你适合做文秘吗？（表四）小测试：你适合做文秘吗？（表四）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差22能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）23有一定数学头脑。有一定数学头脑。24会多种语言并且能适应多国文化环境。会多种语言并且能适应多国文化环境。25求知欲强。求知欲强。26掌握先进计算机软件应用。掌握先进计算机软件应用。27能代替上司处理日常事务。能代替上司处理日常事务。28独立工作能力强。独立工作能力强。28行政文秘行政文秘年轻貌美身体年轻貌美身体好好能干会说不贪能干会说不贪功功29你适合做文秘吗？谢谢大家！