《应用文写作》课件模块四 会务文书写作.pptx

1、一、会议日程一、会议日程(一一)会议日程的含义会议日程的含义会议日程是指会议在一定时间内的具体安排,即各项议程的时间排列,如有说明,可附于表后,会前发给与会者。会议日程是会议进行的蓝图,是会议有序进行的保证。会议日程在时间、地点、人员等问题上,如遇到一些变化,可相应调整。(二二)会议日程的写法会议日程的写法会议日程一般采用简短的文字或表格形式,将会议时间分别固定在每天上午、下午和晚上三个单元里,将会议的议题具体化。会议日程包括标题和正文两部分。1.1.标题标题标题由会议名称和文种构成,如“公司经销商会议日程安排表”。2.2.正文正文无论采用文字还是表格形式,会议日程安排都要明确以下几项内容:日

2、期、时间、内容、地点、负责人。二、会议议程二、会议议程(一一)会议议程的含义会议议程的含义会议议程是会议议题的具体体现,是指对会议的议题进行安排,确定会议议题的先后顺序。(二二)会议议程的作用会议议程的作用会议议程即会议的程序安排,是指对已经确定的议题列出先后顺序。会议议程不仅能够规范会议的内容,而且能够约束会议沟通的次序与节奏。如果会议欠缺议程,则会议的内容不能确定,沟通的次序势必杂乱无章。为让与会者对会议及早作准备,会议议程应随会议通知事先发给与会者。(三三)会议议程的写法会议议程的写法会议议程一般由标题和正文构成。1.1.标题标题标题由召集会议单位名称、会议名称和文种构成,如“公司年度经

3、销商会议议程”。2.2.正文正文会议议程一般用事项排列的方式分别列出会议的各项议题,并标注各项议题所需时间。有的会议议程在前言部分介绍会议名称、时间和地点。(四四)会议议程的写作要求会议议程的写作要求(1)根据会议主题按照议题的轻重缓急编排次序。(2)每一个议题应预估所需的处理时间并清楚地标示出来。(3)安排讨论的问题,尽量将同类性质的问题集中排列在一起。(4)保密性较强的议题通常放在会议后期讨论,以便让无关的参会人员退席后再商讨。一、开幕词一、开幕词(一一)开幕词的含义开幕词的含义开幕词是党政机关、社会团体及企业、事业单位的领导人在会议开幕时的致词,旨在阐明会议的指导思想、交代会议议程、阐述

4、会议宗旨和重要意义,向与会者提出会议的中心任务和要求。(二二)开幕词的特点开幕词的特点1.1.宣告性宣告性无论召开什么重要会议或开展什么重要活动,按照惯例,一般都要由主持人或主要领导人致开幕词。这是一个必不可少的程序,标志着会议或活动的正式开始。2.2.指导性指导性开幕词通常要阐明会议或活动的性质、宗旨、任务、要求和议程安排等,集中体现了大会或活动的指导思想,起着定调的作用。开幕词对引导会议或活动朝着既定的正确方向顺利进行,保证会议或活动的圆满成功,有着重要的意义。3.3.简明性简明性开幕词应运用通俗、明快、上口的语言,内容要简洁明了、短小精悍,最忌讳长篇累牍、言不及义,多使用祈使句,表示祝贺

5、和希望。(三三)开幕词的写法开幕词的写法1.标题标题(1)会议名称和文种构成。会议名称和文种构成。(2)由致词人姓名、会议名称和文种构成。由致词人姓名、会议名称和文种构成。(3)复式标题。复式标题。2.时间和称谓时间和称谓标题之下,居中用括号注明会议开幕的年、月、日。如致词人姓名没有写在标题中,要居中写在标题之下、时间之上。3.正文正文(1)开头。开头。开头一般开门见山地宣布会议开幕,也可以对会议的规模及会议的筹备人员和出席会议人员情况等作简要介绍,并对会议的召开表示祝贺,对与会人员表示感谢。(2)主体。主体。主体一般包括以下内容:会议召开的背景和意义;会议的性质、目的及主要任务;会议的主要议

6、程及要求;会议的奋斗目标;等等。(3)结尾。结尾。开幕词的结束语要简短、有力,要有号召性和鼓动性,写法上常用呼告语表述,常用“预祝大会圆满成功”等语句。二、闭幕词二、闭幕词(一一)闭幕词的含义闭幕词的含义闭幕词是党政机关、社会团体及企业、事业单位的领导人在大型会议或活动闭幕时所作的总结性讲话。闭幕词是大会的尾声,意味着会议即将结束。(二二)闭幕词的特点闭幕词的特点1.总结性总结性凡重要会议或重要活动,与开幕词相对应,一般都有闭幕词。致闭幕词是一道必不可少的程序,标志着整个会议或活动的结束。2.评估性评估性闭幕词通常要对会议或活动作出正确的评价,充分肯定会议或活动所取得的成果,强调会议或活动的主

7、要精神和深远影响。3.号召性号召性闭幕词要向与会者提出贯彻落实大会精神的要求和希望,使与会者充满信心地奔赴各自的岗位,为实现大会提出的目标而尽职尽责地完成各自的任务。(三三)闭幕词的写法闭幕词的写法1.1.标题标题(1)由会议名称和文种构成,有的只写文种,以“闭幕词”作为标题;(2)由致词人姓名、会议名称和文种构成,如在大会上的闭幕词;(3)采用复式标题结构形式,由主标题和副标题组成。2.2.时间及称谓时间及称谓时间写于标题之下居中,用括号注明会议闭幕的年、月、日。如致词人姓名没有写在标题中,要居中写在标题之下、时间之上。3.3.正文正文(1)(1)开头。开头。开头首先说明会议已经完成预定任务

8、,然后概述会议的进行情况,恰当地评价会议的收获、意义及影响。有的开头用简洁的文字说明会议在何种情况下圆满闭幕。(2)(2)主体。主体。主体是闭幕词的核心内容,写明会议通过的主要事项和会议的基本精神;肯定会议的成果,对大会作出客观评价;指出会议的重要性和深远意义;向与会人员提出贯彻会议精神的基本要求。(3)(3)结束语。结束语。结束语一般先对保证大会顺利进行的有关单位及服务人员表示感谢;以坚定的语气发出号召、提出希望、表示祝愿等;最后用“现在,我宣布,大会闭幕”宣布会议结束。一、会议主持词一、会议主持词(一一)会议主持词的含义会议主持词的含义会议主持词是会议主持者主持会议时使用的带有指挥性、引导

9、性的讲话。(二二)会议主持词的特点会议主持词的特点1.1.结构固定结构固定会议主持词的结构是由会议议程决定的,必须严格按照会议议程谋篇布局,不能随意发挥。2.2.内容一致内容一致会议主持词的内容是由会议内容所决定的,不能脱离会议议题。因此,在撰写会议主持词的过程中,从内容乃至遣词造句、语言风格、讲话口气等,都要服从并服务于整个会议,与会议相协调、相一致。3.3.篇幅短小篇幅短小会议主持词的篇幅一般不宜过长,要短小精悍,抓住重点,提纲挈领。如果篇幅过长,甚至重复会议内容,就会造成主次不分。4.4.语言平实语言平实会议主持词应与严肃的会议气氛相适应,在语言运用上应该平实、庄重、简明、确切,要开门见

10、山、直入主题,尽量不用修饰和曲笔。(三三)会议主持词的写法会议主持词的写法1.1.标题标题会议主持词的标题力求简洁明了,由会议名称加文种“主持词”构成,如市科学技术协会第十二次代表大会开幕式主持词。2.2.称谓称谓称谓应根据会议的性质和出席会议的人员确定。它一般用泛称,如“各位领导、同志们”、“各位来宾”、“各位代表”、“同志们”、“同学们”等。3.3.正文正文(1)(1)开场白。开场白。开场白的形式多种多样,可开门见山、直奔主题,如“今天,我们在这里召开市科学技术协会第十二次代表大会”。(2)(2)主体。主体。主体部分是会议的主要议程,也是会议主持词的核心部分。这部分是向与会者全面介绍会议的

11、总体安排,可先总说、后分说，也可直接分条说,还可以不明确说有几项议程。(3)(3)结束语。结束语。结束语可以总结会议收到的效果,也可以发出号召、邀请,还可以表达祝愿,寄托主持者美好的愿望。(四四)会议主持词的写作要求会议主持词的写作要求会议主持词的主要内容是开头的会议背景介绍和结尾的会议总结任务布置两部分,中间部分只要简单介绍一下会议议程就可以了。因此,会议主持词的撰写,重点在开头和结尾。二、会议报告二、会议报告(一)会议报告的含义会议报告是指特定的组织或个人根据会议安排向与会者所作的系统陈述、演讲或介绍。(二)会议报告的种类1.会议工作报告2.主旨报告3.形势报告4.动员报告5.事迹报告(三

12、三)会议报告的写法会议报告的写法1.1.标题标题(1)由报告机关、文种构成,如“公司年度工作报告”。(2)由会议名称、文种构成,如“同志在会议上的报告”。(3)由报告人姓名、会议名称、文种构成。如“同志在工作会议上的报告”。(4)正副标题。正标题揭示主题,副标题标明“在会议上的报告”。例如,“抓住机遇,迎接挑战,开创公司新局面同志在公司年终总结表彰大会上的报告”。2.2.报告日期或题注报告日期或题注标题下方标注报告的日期。如标题中已经注明报告时间,就不必再标注。如果会议报告已经获得会议表决通过,可以在标题下标写题注,注明通过的日期和会议名称。3.3.称谓称谓称谓安排大致有两种情况:一是只写在报

13、告的开头;二是除开头的称呼外,在报告的进程中适当穿插使用,作用是提示听众注意。每次称呼的出现,都标志着报告进入了一个新层次。4.4.正文正文(1)(1)开头。开头。(2)(2)主体主体。报告主体部分的结构形式主要有以下三种:1)1)递进式。递进式。2)2)并列式。并列式。3)3)对比式。对比式。(3)(3)结尾。结尾。结尾要根据报告的性质和内容来定。会议报告结尾的写法一般有两种:一种是概括全文的内容,通常是对前景的展望或对文件内容的概括性总结;另一种是以报告的最后一个问题的末段作为全文的结尾,内容讲完了,自然结束。(四四)会议报告的写作要求会议报告的写作要求(1)会议报告代表一级组织的意见,它

14、不是一个人所能完成的,而是集体讨论的结果。会议报告在起草过程中要经过反复修改,在领导宣读之后,仍要请代表们讨论,提出修改意见。(2)会议报告具有总结和指导作用,总结工作中的经验、教训,明确下一阶段的工作任务。通过报告,与会者可以认清形势、明确任务,更好地完成会议提出的各项任务。一、会议记录一、会议记录(一一)会议记录的含义会议记录的含义在有组织、有领导地商议事情的集会上,专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来,就形成了会议记录。会议记录是记录会议上讲话、发言、决定、决议等内容的一种文字材料。比较重要和正式的会议都需要做会议记录。(二二)会议记录的作用会议记录的作用1.史料作用会议

15、记录是会议最原始的全面记录,反映了会议的内容和进程,是日后查找会议有关内容的重要依据和凭证。2.素材作用会议记录是形成会议纪要、会议简报的重要素材。为使会议开得生动活泼,提高会议质量,要发会议简报。3.依据作用会议记录可以作为传达、执行会议决定和贯彻会议精神的依据,也可以作为总结工作、检查决议执行情况的依据。(四四)会议记录的写法会议记录的写法1.1.会议组织情况会议组织情况(1)标题。标题由会议名称(含届、次)加上“记录”构成。(2)会议的名称(含次数)。(3)召集部门。写清召集会议的单位或机构的名称。(4)开会日期和地点。开会时间要写清年、月、日,以及会议开始的具体时间。会议地点要写清召开

16、会议的场所的名称。(5)出席、列席、缺席人员。(6)主持人、记录人。要写出主持人的姓名和职务。记录者的姓名也要写上,以示对所作记录的内容负有责任。2.2.会议内容会议内容(1)会议的中心议题以及围绕会议中心议题展开的有关活动;(2)会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解;(3)权威人士或代表人物的言论;(4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;(5)会议已议决的或议而未决的事项;(6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。二、会议提案二、会议提案(一一)会议提案的含义会议提案的含义会议提案是参加各级代表大会的代表、参政议政会议代表或委员,或依法可以提案的单位或个人,向大会提出意见和建议,要

17、求大会讨论,或提请转交政府部门解决的书面建议。会议提案比较常见的是两会提案和企业、事业单位的职工代表大会提案。(二二)会议提案与议案的区别会议提案与议案的区别1.1.内容不同内容不同议案是国务院发布的党政机关公文处理工作条例中规定的15种公文文种之一。2.2.制作主体不同制作主体不同议案的制作主体是法定的,是具备法定权限的各级人民政府,并仅限于向同级权力机关行文。会议提案的制作主体可以是个人或组织。3.3.法律效力不同法律效力不同人民代表大会是权力机关,议案一经通过,就具有法律效力。会议提案是民主监督的一种形式,没有法律约束力。4.4.提出的时间不同提出的时间不同议案一般只在会议期间提出。会议

18、提案既可在会议期间提出,也可在休会期间提出。5.5.通过的方式不同通过的方式不同议案须经人民代表大会或人大常委会审议后表决通过,然后形成相应的决议或决定。会议提案只要经过提案委员会审查,符合规定,便予以立案。(三三)会议提案的写法会议提案的写法1.案由案由就是标题,高度概括提案的内容,揭示提案的主旨。例如例如,“,“关于进一步加快我市关于进一步加快我市社会工作事业发展的建议社会工作事业发展的建议”、“进一步扶持中小微企业发展进一步扶持中小微企业发展”、“关于发掘我市社会关于发掘我市社会保障卡金融功能的建议保障卡金融功能的建议”等。等。2.提案者写明提案者的单位名称和姓名,包括联系方式。联名提案的,发起人作为第一提案人,签名列于首位。其他人可作为附议人。3.提案内容提案内容包括两部分:一是案由分析;二是建议和要求。(四四)会议提案的写作要求会议提案的写作要求写作会议提案要深入学习有关方针政策和法律法规,对所提的提案事项要深入开展调查和分析研究,内容要实事求是,分析要贴切,提出的建议要切实可行。