《扬州大学采购管理暂行办法》讲解解读课件.ppt

1、采购管理暂行办法讲解采购管理办公室87991321 2023-4-25采购管理暂行办法概要2主要内容 一、管理范围 二、机构及职责 三、采购形式 四、采购方式 五、采购程序 六、合同 七、验收 八、纪律与法律责任 九、分散采购2023-4-25采购管理暂行办法概要3一、管理范围（一）采购资金范围1、财政性资金、学校自筹资金、学院（部门）自筹资金和其它资金。包含老师们的纵向和横向科研经费以及学院的创收经费，可以说只要是在财务上报销的经费，那就是公款，都适用本办法,不存在什么“我自己的钱”。2、生产经营性周转资金采购除外。企业生产经营性周转资金主要用于采购原材料、发工资，不适用本办法，但企业采购固

2、定资产、建设工程和无形资产等要按本办法执行。2023-4-25采购管理暂行办法概要4一、管理范围（二）采购对象范围1、货物类采购,包括教学科研设备、一般设备、实验器材、耗材、药品、图书、教材、教学用品、办公用品、劳保用品、学生公寓用品、食堂用品、军训服装等等。2、工程类采购,主要是指工程建设项目，包括新建、改建、扩建、装饰、修缮、绿化、拆除等项目的勘察、设计、施工、监理，以及与工程建设有关的设备、材料等。3、服务类采购，包括各类保险、绿化养护、保洁、保安、物业管理、房屋租赁、软件、检测、咨询、仪器设备维修保养等等。采购的手段包括购买、租赁、委托或雇用等，不仅仅限于购买。2023-4-25采购管

3、理暂行办法概要5二、机构及职责 采购工作领导小组 采购管理办公室 采购部门 监督部门 用户及请购人 评标小组 2023-4-25采购管理暂行办法概要6 机构（一）-采购工作领导小组 2023-4-25采购管理暂行办法概要7 机构（二）-采购管理办公室（一）宣传贯彻国家采购法律法规、上级有关规定和学校采购规章制度；（二）拟定学校采购规章制度，报学校采购工作领导小组审议；（三）建设、管理、维护评标专家库、评标小组组长库、商家库；评标小组组长库是专家库的一部分，所以一般把专家库和商家库称为“两库”。采管办成立之初就着手建设“两库”，2013年底又进一步进行了整理和充实。但总体来说，我校“两库”目前“

4、水位”不高，还需要扩容，有些专业的专家还很少，需要学院和部门多多推荐专家，多多推荐新的商家，尤其是已经有过合作的商家，将基本信息发给采管办登记入商家库，这样有利于加大竞争的力度。（四）依据上级要求，组织学校采购计划的审核、汇总和上报工作；各学院和部门的采购计划制定得越早、越精确、越完整，就越有利于采购工作的组织和降低采购成本。例如，年初各学院采购计划汇总要购置显微镜20台，设备处公开招标，2万元/台。过了几个月，又有一个学院提出购进10台，还要再次招标，价格甚至有可能高于2万，因为采购量小了一点。而如果年初计划报送完整的话，就可以一次性招标采购30台，也许价格会低于2万元，还节省了一次招标的时

5、间和费用。因此要做好计划工作。2023-4-25采购管理暂行办法概要8 机构（二）-采购管理办公室（五）审定采购部门建议的采购方式；办法规定：除了公开招标，其他采购方式都要经采管办审核后方能实施采购。（六）审核采购部门提出的调研方案，参与调研工作；（七）审核、发布采购公告、结果公示；采购公告和结果公示由采管办招投标管理科负责，71048，（八）参与报名商家的资格审查；尤其是对新报名的商家要审查其是否具备我们要求的经营资质等资格。（九）组织审核采购文件，审定评标原则和细则；采购文件是学校向商家发出的采购要约，具有法律效力，也是采购评议的依据，非常重要。采管办将会同采购部门进一步加强采购文件的规范

6、化，尤其要事先明确评标方法和标准。（十）监管采购项目的开标、谈判、询价、验收工作；（十一）受理和答复商家的质疑，参与商家投诉的调查；（十二）组织学校采购工作人员的业务培训。2023-4-25采购管理暂行办法概要9机构（三）-采购部门国资处、设备处、后勤处、基建处、图书馆是学校实施集中采购的归口职能部门，农牧场、资产经营公司和广陵学院作为其他采购部门。扬州大学大宗大件货物采购暂行办法实施时负责相应项目采购的信息中心、学生处、保卫处、教务处等部门不再作为采购部门，这些部门需要采购的项目由现在的归口采购部门实施。各采购部门的分工：1、一般设备、办公用品、劳保用品、学生公寓用品、军训服装等货物，管理软

7、件等服务，由国资处国资处负责采购；2、教学科研设备、实验器材、耗材、教学用品等货物，仪器设备维修保养以及相关软件等服务由设备处设备处负责采购；3、图书、教材由图书馆图书馆负责采购；4、药品、食堂用品等货物，装饰、修缮、绿化、拆除等工程项目，以及绿化养护等服务由后勤处后勤处负责采购；5、新建、改建、扩建工程以及与工程建设有关的设备、材料等由基建处基建处负责采购。6、农牧场、资产经营公司和广陵学院负责本单位的货物、服务采购，基建维修工程委托基建处和后勤处采购。2023-4-25采购管理暂行办法概要10机构（三）-采购部门采购部门的职责：（一）参与评标专家库、商家库的建设；（二）根据采购申请编制采购

8、计划，建议采购方式；采购申请分为两种情况，一种是用户向国资处、设备处、后勤处等部门申请配置相关设备或申请维修，用这些部门的切块经费采购，部门同意后纳入采购计划，报采管办审核；例如，审计处需要一台投影仪，就向国资处打报告，申请由国资处给配置一台，审计处没有采购经费，国资处如果同意，就从学校划给他们的设备费中开支。第二种是用户使用专项经费或自筹经费采购，请到采管办网页下载、填写采购申请表，报财务处确认经费来源后，由采管办指定采购部门，再由采购部门纳入采购计划。（三）拟定调研方案，组织采购调研；调研是采购前期一项重要的准备工作，采购能否成功、价格是否适当与调研结果密切相关。调研由采购部门组织，用户协

9、助，重大采购项目（50万元以上）的调研方案要由采管办审核，采管办和监督部门派员参加，有时还要请专家参加。调研完成后要形成调研报告，参与人员要签字，对调研结论负责，供评标时使用。2023-4-25采购管理暂行办法概要11机构（三）-采购部门（四）起草采购公告，编制采购文件；财政部发布的政府采购货物和服务招标投标管理办法第十八条规定了采购文件的内容，包括：（1）投标邀请；（2）投标人须知（包括密封、签署、盖章要求等）；（3）投标人应当提交的资格、资信证明文件；（4）投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式；（5）招标项目的技术规格、要求和数量，包括附件、图纸等；（6）合同主要条款及合同签

10、订方式；（7）交货和提供服务的时间；（8）评标方法、评标标准和废标条款；（9）投标截止时间、开标时间及地点。目前，我校的采购文件要素还不够齐全，尤其是评标方法不够具体，给评标小组的评议带来一定难度。采管办正在拟定参考格式，在与采购部门沟通统一意见后投入使用。2023-4-25采购管理暂行办法概要12机构（三）-采购部门（五）接受商家报名，组织资格审查；（六）发售采购文件，接受投标材料；（七）组织采购项目的开标、谈判、询价工作；开标工作由采购部门负责组织和主持。（八）发布中标通知；（九）起草采购合同，经审计处审签后与中标商家签订合同；合同的主要条款应在采购文件中明确。尽量使用采购部门制定的格式合

11、同，有补充约定的写在预留条款处，这样便于关注合同的特别之处，也利于提高合同审签的质量和效率。（十）负责对采购项目的制作、安装、施工过程监督管理，组织采购项目验收；（十一）组织质量回访，对质保范围内的问题，督促商家限期整改；（十二）收集整理采购文档。2023-4-25采购管理暂行办法概要13机构（四）-监督部门 监察处、审计处、财务处。监督部门有四项共同职责：（一）审核评标专家库、评标小组组长库、商家库；（二）根据需要，参与采购调研；（三）全过程监督开标、评标、谈判、询价等工作；（四）根据需要，参与采购项目验收；一般由采购部门通知监督人员参与调研、开标和验收。监督人员不得进行评标和谈判，主要监督

12、采购过程的合法性和合规性，发现不当或不足之处，应该当场指出，根据情况可以提出重新发标等合理建议，以保证采购工作的公平、公正。2023-4-25采购管理暂行办法概要14机构（四）-监督部门 每个监督部门也有其具体的专门职责：（五）监察处负责评标专家、评标小组组长的抽取，受理商家的投诉，监督学校采购制度的执行；（六）审计处参与采购文件的审核，负责采购合同的审签；（七）财务处负责审核采购资金的落实情况，依据采购合同及其他报销凭据支付采购款项。2023-4-25采购管理暂行办法概要15机构（五）-用户及请购人 用户为采购项目的实际使用人；请购人为用户所在学院（部门）。用户及请购人的职责：（一）提出购置

13、申请，对拟采购项目的性能、规格、型号、技术参数等提出具体要求，重大项目按相关规定附送详细的论证报告；购置申请由学院或部门集中呈送采购部门或采管办，最好指定专人履行请购人的职责，便于形成网络，便于通知和培训。“扬州大学集中采购申请表”可在采管办网页下载。采购申请要有经费保证，学校各采购项目均实行预算管理。采购环节发生的论证费、调研费、招投标管理费、专家评审费、验收费等采购费用应该列入采购计划和财务预算。学校预算项目的采购费用由学校统筹安排，其他项目的采购费用不能遗漏，列入相应采购项目预算。（二）协助组织采购调研；用户对所购项目应该是最熟悉的，要多提供商品、厂家和其他用户的信息，以供调研使用，货比

14、多家不吃亏。2023-4-25采购管理暂行办法概要16机构（五）-用户及请购人（三）协助采购部门编制采购文件、拟订采购合同；采购文件很重要！如果用户有自己比较满意或倾向的设备，必须充分表达你对设备的个性化专业要求，这些要求要通过技术参数在采购文件中表达。而不是在评标时简单地说哪个好，哪个不好，哪个适合哪个不适合。评标小组只能根据采购文件评议，不会也不能凭用户的喜好来定标。（四）向评标小组汇报调研情况，接受相关咨询；（五）协助采购部门对采购项目的制作、安装、施工过程监督管理，接受采购项目，参与验收工作；如果采购项目需要制作、安装或施工，用户作为最终使用人要更加关注制安过程，采购部门的人员和精力有

15、限，大量的现场管理和监督必须依靠用户自己。（六）配合资产管理部门做好资产登记、入账等工作。2023-4-25采购管理暂行办法概要17机构（六）-评标小组 学校各采购项目的评标工作由评标小组独立负责。评标小组由组长和专家组成。每次开标前抽取评标组长1名，专家的类型和数量由采购部门和采管办根据采购项目的内容及需要确定。（一）负责审查投标材料是否符合采购文件要求，并做出评价；（二）若有必要，要求投标人对投标材料做出解释或者澄清；（三）独立完成评标过程，出具书面评标报告，并按顺序推荐中标候选商家，或者按照采购文件直接确定中标商家。2023-4-25采购管理暂行办法概要18三、采购形式 省政府集中采购、

16、省教育厅集中采购、学校集中采购、学校内部分散采购等四种。（一）省政府集中采购、省教育厅集中采购的范围，按上级规定执行。我校目前主要有汽车采购、基建工程招标等参加了政府集中采购。（二）学校集中采购的范围为：省政府、省教育厅集中采购范围以外或上级部门许可学校集中采购 的，单台（件）五万元以单台（件）五万元以上、批量十万元以上的货物类采购项目，概算五万元以上的工上、批量十万元以上的货物类采购项目，概算五万元以上的工程类采购项目，总额五万元以上的服务类采购项目程类采购项目，总额五万元以上的服务类采购项目。办法主要规范的就是学校集中采购项目。（三）学校内部分散采购的范围为：上述范围以外的采购项目。就是单

17、件5万以下，批量10万以下的货物，概算5万以下的工程和总额5万以下的服务。2023-4-25采购管理暂行办法概要19 四、采购方式（一）公开招标（二）邀请招标（三）竞争性谈判（四）询价（五）单一来源采购 协议供货采购和定点采购2023-4-25采购管理暂行办法概要20 四、采购方式（一）公开招标 公开招标是指学校以招标公告方式邀请不特定的商家参加投标的采购方式，就是广撒英雄帖。属于学校集中采购范围的采购项目，应首选公开招标采购方式。公开招标具有广泛的竞争性，效果通常也是最好的。例如，2013年下半年，学校给扬子津校区学生宿舍安装空调，一次采购4600多台，多个商家踊跃投标，甚至省外的商家都来咨

18、询，最后选订了格力空调，家用机，市场价3100多，中标价只有1860元。我们比较过其他几个高校，我校的价格是最优惠的。2014年5月，第二批空调又要采购了，7500台，相信价格仍然会很震撼。2023-4-25采购管理暂行办法概要21 四、采购方式（二）邀请招标 邀请招标是指学校以投标邀请书的方式，而不是广而告之的方式，从符合条件的商家中随机邀请三个以上商家参加投标的采购方式。这是一种有限竞争，什么情况下采用这种方式呢？当采购项目具有特殊性，只能从有限范围的商家采购时，经采购管理办公室审核，或者分管采购工作的校领导批准后可以进行邀请招标。目前我校采用邀请招标这种方式的情况不多。2014年4月24

19、日校园信息三大平台建设招标就是采用的这个方式，在做了大量调研基础上，邀请了4个商家参与竞争。2023-4-25采购管理暂行办法概要22 四、采购方式（三）竞争性谈判 竞争性谈判是指学校以公告方式邀请商家就采购项目进行谈判的采购方式，原则上需要邀请三个以上商家参与竞争。什么情况下采用竞争性谈判采购方式呢？1、招标后没有足够商家投标，或者没有合格标的，重新招标后依然如此。我校在教学科研设备采购中经常遇到这种情况，两次公开招标后报名商家不足三个，转为竞争性谈判。2、因为采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求，无法公开招标。商家不知道你究竟需要什么档次什么配置的商品，甚至连功能都不

20、清楚，怎么投标报价呢，只好进行谈判；3、用户紧急需要，招标有个周期，时间上满足不了用户，谈判要快一些；4、不能事先计算出价格总额的，商家也无法投标，只好谈判；以上四种情形都需要经过采购管理办公室审核，或者分管采购工作的校领导批准，方可实施。2023-4-25采购管理暂行办法概要23 四、采购方式（四）询价 询价是指学校询问三个以上商家的报价后进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。当货物的规格和标准统一、货源充足且价格变化幅度较小时，经采购管理办公室审核，或者分管采购工作的校领导批准，可以进行询价采购。询价采购不同于我们通常逛街的货比三家，它有规定的程序。2023-4-25采购管理暂行办法概

21、要24 四、采购方式（五）单一来源采购 当只有唯一供应商时，或发生了不可预见的紧急情况，没时间再选择其他商家采购时，可以实施单一来源采购。还有一种情况就是必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原商家添购，可以进行单一来源采购。但文件规定，添购资金总额不得超过原合同采购金额的10%，否则就要考虑招标了。单一来源采购方式，只有第一种情况，也就是招标不成，仅有一个供应商投标时可以由采购管理办公室审核，其他情况均需要得到分管采购工作的校领导批准。2023-4-25采购管理暂行办法概要25 四、采购方式协议供货和定点采购协议供货和定点采购商家应通过公开招标方式确定。协议供货采购和定点采

22、购只是履行合同的方式不同，不属于其他采购方式。协议供货是在公开招标确定中标供应商后由采购部门代表用户与供应商签订框架协议，在协议有效期内，用户可以直接选购协议产品，不需要再次招标，也不需要再谈价格。例如，电脑采购就可以采用这种方式。假如我们3月份刚招标采购了200台，6月又有学院需要100台，下半年另一个学院也想买150台。根据现行办法，后两次采购都需要重新招标。招标就需要时间，就会发生费用，还可能遇到涨价。如果一次性订购450台，可能价格还会更便宜一点。所以，可以在年初就根据当年的计划采购量跟商家签订一个框架协议，约定价格或者数量级差价格，等用户需要时，按框架协议约定直接签订采购合同。既能提

23、高采购效率，还会节约采购成本。定点采购期限基本上是一年或半年，一般是通过招标确定定点供应商，协议期内按确定的价格，由定点供应商根据合同规定进行供货和服务，定期结算和支付。我校目前主要就是复印纸采用这种方式，半年一次，按纸张品牌和规格招标确定固定价格，送货上门，定期结算，方便又节约。2023-4-25采购管理暂行办法概要26 五、采购程序（一）采购活动的一般程序：用户申请审批立项调研确定采购方式实施采购。不同的采购方式遵循不同的采购程序。（一）公开招标、邀请招标的实施程序 1、发布招标公告或发出招标邀请；公开招标项目，由采购部门起草招标公告，经采购管理办公室审核后在校园网及校外相关媒体发布，公告

24、期不少于五天；邀请招标项目，由监察处从符合条件的商家中随机抽取三个以上商家，具体数量由采购部门和采管办商定。邀请对象确定后，由采购管理办公室向其发出投标邀请。2、编制招标文件；招标文件由采购部门编制，采购管理办公室组织审核；招标公告发布后，商家到采购部门报名，对商家资格有要求的采购项目，需要对商家的投标资格进行预审，资格预审由采购部门组织，采购管理办公室协助审查。资格审查通过的商家才能投标。2023-4-25采购管理暂行办法概要27 五、采购程序（一）（一）公开招标、邀请招标的实施程序 3、发售招标文件；招标文件编制完成后，由采购部门向通过资格审查的商家发售。发售招标文件是要向商家收取招标成本

25、费的，采购管理办法没有规定采购文件工本费的标准，我们认为对于标的额较大或报名商家较少的，可适当多收点工本费，以弥补采购环节发生的费用。所收费用全部上缴学校财务，用于采购部门招标过程中的费用开支。4、投标；必须给投标人一定的时间制作投标书，办法规定，自招标文件发售之日起到投标截止日止，原则上不少于五天。投标时，投标人应缴纳投标保证金，金额以采购项目估算价的2%为上限。防止投标人撤销投标文件，或中标后不订立合同。没有中标的投标人，他的投标保证金应在开标结果公示期满后及时退还，中标人的投标保证金在签订合同之后退还。投标保证金由采购部门收取和退还，均入学校财务账。2023-4-25采购管理暂行办法概要

26、28 五、采购程序（一）（一）公开招标、邀请招标的实施程序 5、开标、评标；采购部门在投标截止之日后，按招标文件确定的时间和地点组织开标。（1）开标工作一般由采购部门负责人主持，用户或请购人列席。根据采购项目的情况，还可以邀请相关职能部门、设计单位派员参加。例如，扬子津校区文体馆网络工程招标，基建处负责采购，就可以邀请信息中心的同志参加，因为校园网络系统由信息中心负责管理，他们对该项目的技术要求比较熟悉，开标时可以提供咨询和说明。（2）开标时，由投标人或监督部门对投标文件的密封情况进行检查，由工作人员当众拆封后交评标小组评议，我校开标一般由监督部门检查投标文件的密封情况。采购部门指定专人对开标

27、过程进行记录。2014-4-292023-4-25采购管理暂行办法概要29 五、采购程序（一）（一）公开招标、邀请招标的实施程序 5、开标、评标；采购部门在投标截止之日后，按招标文件确定的时间和地点组织开标。（3）评标工作由采购项目评标小组负责，评标依据就是招标文件的规定。目前我校的采购文件有不少没有事先明确评标细则，一般作“综合评议，不承诺低价中标”等原则性描述。在评标前也未能制定详细可操作的评标方法，一般提出“同等质量比价格，同等价格比质量”的评标思路。实际上往往商家的投标都是质量和价格各不相同，合理的情况是“高质高价，低质低价”，以致无法科学评标，所以评标时主要靠议。这样的评议，中标方中

28、标理由不够充分，落选方的淘汰理由也不具体，或者即使有理由，但没有事先予以明确和公布，给采管办事后的解释带来困难，容易造成质疑和投诉的增加。（4）为了提高评标的公正性、科学性和可操作性，各采购部门应在招标文件中明确评标方法和标准。对于比较简单的、要求不高的采购项目，可以采用最低评标价法，俗称最低价法。就是首先剔除未完全响应招标文件的标书，然后在符合招标文件要求的商家中，选择最低报价的投标人作为中标人的评标方法。2023-4-25采购管理暂行办法概要30 五、采购程序（一）（一）公开招标、邀请招标的实施程序 5、开标、评标；采购部门在投标截止之日后，按招标文件确定的时间和地点组织开标。（5）对于比

29、较复杂的采购项目，可以采用综合评分法，评分按价格、技术和商务三部分分别打分的方式进行，三项总分为100分。其中价格部分45分，技术部分45分，商务部分10分。分值可以根据采购项目的特点进行调整。其中价格分由评标组工作人员计算确定，技术分和商务分由专家评定，总得分最高的商家中标。综合评分法虽然也会有专家的一些主观因素，但每个专家要对他的评分负责，在出现其他更好的方法解决不同质不同价的评标难题前，这个方法还是比较可行的。（6）评标结果由评标小组确定，特殊项目或特别重大项目的评标结果由评标小组提出建议，报请采购工作领导小组确定。2023-4-25采购管理暂行办法概要31 五、采购程序（一）（一）公开

30、招标、邀请招标的实施程序 5、开标、评标；采购部门在投标截止之日后，按招标文件确定的时间和地点组织开标。（7）需要注意的是，在评标小组确定中标商家前，不能与投标人商谈进一步让价或其他优惠。过去曾经发生过这样的事情，开标时，ABC三个投标人报价，A最低，B次低，C最高。工作组在定标前，分别给他们打电话，要求降价。结果三方重新报来价格，B最低了，从而确定由B中标。这种做法看似为学校节省了经费，但是违反了招标采购的原则，不公平。可以在不改变评标结论的前提下，与中标商家再次讨价还价，谈不成也不影响中标结果。既能进一步节约采购成本，维护学校利益，也能维护招标采购的严肃和公正。6、结果公示；评标结果产生后

31、，采购管理办公室在校园网发布结果公示，公示期不少于三天。7、中标通知。公示期满无异议，由采购部门向中标商家发出中标通知。建议办理正式手续，最好有书面回执。公示期间如果有人提出异议，由采管办、采购部门、监督部门进行处理。2023-4-25采购管理暂行办法概要32 五、采购程序（二）（二）竞争性谈判的实施程序 1、成立谈判小组，相当于评标小组；2、制定谈判文件，相当于招标文件，明确评定成交的标准；3、确定参加谈判的商家名单，通过公开邀请确定；4、谈判；谈判小组所有成员集中与每个商家分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不能向其他商家透露与谈判有关的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，

32、谈判小组应当通知所有参加谈判的商家，并作好记录。5、确定成交商家；谈判结束时，谈判小组应当要求所有参加谈判的商家在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据事先确定的方法进行评议，确定成交商家，评议方法跟公开招标一致。并不一定以谈判后的最低报价方作为成交商家。6、结果公示；7、中标通知。2023-4-25采购管理暂行办法概要33 五、采购程序（三）（三）单一来源采购的实施程序参照竞争性谈判，不同之处在于只有一个商家参加谈判。（四）询价采购的实施程序 1、成立询价小组，相当于评标小组。询价小组应当事先明确采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项。2、确定被询价的商家名单。由监察处从符合相应资格条件的商

33、家中随机抽取三个以上商家，由采购部门向他们发出询价通知书。3、询价。询价小组要求被询价的商家报出不得更改的价格，截止时间前密封送达采购部门。4、确定成交商家。相当于开标，一般低价中标。质疑和投诉 投标人对采购过程的质疑，由采购管理办公室受理。投标人对采购过程的投诉，由监察处受理。质疑和投诉均以书面资料为准，来电话的都作为咨询。2023-4-25采购管理暂行办法概要34 六、采购合同（一）合同签订的主体 采购部门代表学校,与中标商家或成交商家签订合同,确定双方的权利和义务。采购合同应当采取书面形式。（二）合同签订的时间 采购部门应当在中标通知或成交通知发出后30天内，与商家签订采购合同。（三）履

34、约保证金 签订合同前，采购部门应向商家收取履约保证金，金额以不超过合同总金额的10%为限。前面在公开招标的程序部分讲过投标保证金，以采购估算价的2%为上限。不管是投标保证金还是履约保证金都必须在采购文件中注明，否则商家可能不同意交保证金。另外还有一个保证金，那就是质量保证金，对于一般采购项目而言，我们建议在采购文件的合同主要条款中约定付款方式，预留质量保证金，一般为5%，一年后付清。2023-4-25采购管理暂行办法概要35 六、采购合同（四）合同审签 学校集中采购合同应由审计处审签。审签时必须提供评标记录表等材料，供审计人员验证。分散采购的合同要不要审签？目前审计处是这样操作的，竣工结算审计

35、起点以上的工程合同需要审签，现在工程审计起点为1万元；货物和服务采购合同可以不审签。审计人员提醒，采购合同不要在已经生效后才送来审签，这就没有意义了。一般应在商家签字盖章后，采购部门负责人签字未盖章时送审计处审签。（五）追加采购 追加采购有四个条件，一是采购内容与原合同标的相同，二是经调研市场价格未出现下浮，三是在原合同生效后半年内采购，四是采购金额原则上应不超过原合同金额的30%。满足条件的，由采购部门填写追加采购申请表，到采管办网页下载，经采购管理办公室审核同意后执行。例如2014年4月23日，基建处采购一批网络交换机，有商家报价14万多，经与信息中心及国资处了解，1月初采购过一批同型号交

36、换机，合同金额215万元，于是决定追加采购，仅需7万元不到，省时省力又省钱。不满足追加采购条件的，可以请分管校领导审批作为单一来源采购，或者重新招标。如果预计追加采购的可能性较大的，可以采取协议供货的方式。2023-4-25采购管理暂行办法概要36 七、验收（一）验收的重要性 验收是衡量采购质量、控制采购成本的重要环节和最后环节，很重要，必须给予重视。（二）验收小组 验收工作不能由一个部门或用户单方面进行，需要由采购部门、用户、监管人员、专家等组成验收小组开展验收。依据规定须通过国家认可的质量检测机构验收的采购项目，在取得相关合格证后，采购部门方可组织验收。如消防、电梯等验收。参与验收人员应在

37、验收报告上签字，是要承担相应责任的。2023-4-25采购管理暂行办法概要37 七、验收（三）验收依据 货物类采购项目的验收以合同条款或样品为依据，按相关技术标准、质量或产品标准验收。合格后由验收小组填写验收报告，凡不符合验收标准的应当拒收，并按合同条款提出索赔。工程类采购项目的验收按照建管部门的有关规定执行。要注意对照采购文件规定的工艺、材料等加强验收，防止以次充好，以少冒多，偷工减料等问题，尤其是低价中标的项目和一次性包死的项目。（四）资产入账。材料齐全，入账归档2023-4-25采购管理暂行办法概要38 八、采购纪律与法律责任 法律责任 采购方：前车之鉴 供应商：投标保证金或履约保证金不

38、予退还，列入不良行为记录名单，三年内不得参加我校采购活动 采购纪律：调研时、开标时、定标后 1、调研时不能透露预算价，不要与商家谈价格，不要表示出选购倾向，防止无意识泄露有关采购信息。有的用户在调研时甚至已经跟他青睐的商家谈妥了价格，对方报价非常接近我们的预算，谈判就是白费劲。2、开标和谈判现场的纪律，要限制使用手机，它给会场内外提供了交流的平台；也要提请所有参加开标的人员注意不要与场外等候的商家人员接触，容易造成麻烦。采管办就接到过商家的质疑，说专家在厕所里与商家有交流。3、定标后不得擅自变更中标单位、中标价等内容，若有特殊情况需要变更，必须由采购部门招集原评标小组及监督部门人员参加讨论、复

39、议，或由采购管理办公室牵头研究决定，不能一个人或一个部门单方面变更。2023-4-25采购管理暂行办法概要39 九、分散采购（一）分散采购方式 1、办法规定，属于学校内部分散采购范围的采购项目可由学院（部门）自行采购，也可以委托采购部门代为采购。重点说明一下学院自筹经费或科研经费开支的5万元以下的工程怎么采购和管理？目前，我校范围内，决算金额在1万元以上的工程均要经审计处审计，出具审计结果通知单去办理结算付款，没有审计结果通知单，财务处不付款。所以对于1万元以上，5万元以下的工程，学院应该参照集中采购的程序，选择施工方，签订合同报审计处审签，一般不得一次性包死，而且合同中要加入审计条款。202

40、3-4-25采购管理暂行办法概要40 九、分散采购（一）分散采购方式 2、学院和部门自行组织分散采购的，应参照集中采购的方式和程序进行。一般由学院分管领导、办公室主任、兼职资产管理员、纪检员等人组成采购小组，如果采购项目有一定的技术要求，也可以邀请一到两个专家参加。按采购项目的要求制作采购文件，邀请三个以上的商家进行投标报价，在截止时间后由采购小组开标评标，确定中标商家，形成评议结果，大家签字。采购过程的主要材料要注意保存，最好立卷归档备查。现在外部审计比较严格，审计署在对一个高校审计时，就问到一台设备是如何采购的，为什么买这个厂家的，不买其他厂家的，如果你没有材料支撑你的理由，便被视为问题反

41、应。2023-4-25采购管理暂行办法概要41 九、分散采购（一）分散采购方式 3、采购管理办法规定，学院和部门不得将应以集中采购方式采购的项目化整为零或者以其他方式规避集中采购。我们在审计时发现过这样的问题。例如，501实验室改造一份决算，3 万多元；503实验室改造又一份决算，3万多元。同一个施工单位，同一个施工时间。由于两个项目都没有达到集中采购的标准，所以就没有进行招标。实际上，这种做法一般都会加大建设成本。因为经过招标的工程项目，施工单位为了应对竞争一般有让利等优惠措施，成交价相对较低。而没有竞争的报价不但没有让利，甚至会含有大量“水分”。2023-4-25采购管理暂行办法概要42

42、九、分散采购（二）分散采购办法 学院和部门可以参照采购管理暂行办法制定内部分散采购办法，报采购管理办公室审核同意后方可实施。（三）网上竞价 没有制定分散采购办法的，工程及服务委托采购部门采购，或在采管办指导下自行组织采购，货物采购通过扬州大学仪器设备竞价网实施。2023-4-25采购管理暂行办法概要43网上竞价系统2023-4-25采购管理暂行办法概要44网上竞价系统2023-4-25采购管理暂行办法概要45网上竞价系统（三）网上竞价 扬州大学仪器设备竞价网是高校仪器设备竞价网的组成部分，该系统由教育部采购中心支持，中山大学开发运作，目前已经有近60所高校使用该系统竞价采购，包括清华、上海交大、东南大学等高校。该系统采购流程简化，明显提高了采购的效率。商家竞价结果公开，既有利于竞争也利于监督。从2003年运行以来，取得了比较理想的效果。我校采购工作领导小组于2014年4月3日召开会议，认为网上竞价可以促进分散采购的公开，能有效保证分散采购的公平和公正，也是对常委会在通过采购管理暂行办法时提出的一个要求的有效回应，这个要求就是“集中采购起点以下的采购项目也要加强管理和监督”。会议决定在我校试运行仪器设备竞价系统，对固定资产入账起点1000元以上，集中采购限额以下的货物实行网上竞价采购。2023-4-25采购管理暂行办法概要46