专案报告书编制参考指南课件.ppt

1、专案报告书编制参考指南专案报告书制作要求1、高度：要具有一定的先进性、前瞻性。2、逻辑严密：形成链条，环环相扣，切忌主观突兀。3、表现形式：灵活多样，一目了然，使受众能够在最短的时间理解。常见的问题解决回路解决问题的科学思维方式41234界定问题描述问题情景描述问题情景情景分析情景分析陈述问题陈述问题问题选择问题选择评估及下一步评估及下一步分析问题解决问题评估结果决策分析决策分析分析问题分析问题评估及下一步评估及下一步寻找方法寻找方法规划方案规划方案决策方案决策方案执行方案执行方案确认问题是否确认问题是否解决解决评估解决结果评估解决结果分享成果分享成果决定下一个目标决定下一个目标提出、分析、对

2、策、解决、评估提出、分析、对策、解决、评估专案解决步骤及流程提出理由效果验证目标设定解析N0标准化今后专案现状把握PDCA持续改善对策实施要因验证要因总结要因分析PDCA对策专案报告书结构科学的解决问题的思维方式 专案报告书结构界定问题的能力一、专案名称二、提出理由三、现状把握四、目标设定分析问题的能力五、要因分析 1、全面罗列影响的因素 2、总结哪些是要因 3、对要因进行验证对策问题的能力六、对策 1、提出对策 2、筛选对策 3、实施对策效果评价与标准化七、效果 1、与现状把握对比 2、与目标设定对比 3、其它效益效果 4、有无新的问题出现八、标准化九、今后的专案的要解决什么-指质量、效率成

3、本等方面的管理特性。所解决问题的对象-指产品、工序、过程、作业的名称。如何办-指提高还是降低，增大还是减少。专案名称的设定要简洁、明确，一目了然的针对所要解决的问题，不可抽象。原则上按以下方式设定：一、专案名称：1、建立采购的询价比价系统；2、降低XX序XXX消耗；3、IE手法在XX线上运用。常见错误：1、“口号+抽象”适应市场，增储创收顾客在我心中，质量在我手中2、“手段+目的”改进炉衬结构，降低能源消耗优质服务，提高成交率加强设备管理，减少停机故障 正确示例：序号姓名单位岗位性别职责分工团队成员：可附照片团队精神团队精神每周一上午每周一上午9:00-10:00会议桌碰头会议桌碰头序号 姓名

4、单位岗位 性别职责分工1李洪潮人力资源部部门经理男组长，负责专案改善计划的组织制定、实施2林振伟人力资源部科长男负责南厂员工信息档案的改善指导3刘鹏 人力资源部科长男负责齐家员工信息档案的改善指导4贾文奇人力资源部科长男负责北厂员工信息档案的改善指导5范丽娜人力资源部人事专员女南厂员工信息档案的完善6王伟 人力资源部人事专员男齐家员工信息档案的完善7牟梦佳人力资源部人事专员女北厂员工信息档案的完善二、选题背景/理由：日常巡查发现的问题点 外部反馈的问题点 管理项目异常点 上级指令性工作 选题理由就是专案的来源，说明为什么做此项专案，选题理由若不充分，专案的价值就会大打折扣。常见的选题理由如下：

5、一、选题背景一、选题背景 市场信息动态是企业基础的决策依据，目前公司已经展开对国内市场的拓展，但目前各公司营销团队都比较年轻，专业化业务信息管控能力参差不齐，具体体现在市场信息调研反馈的时效性较差，分析和利用信息的机制不健全，亟待解决。1.1 选择专案的背景上图为2010年1-9月份进口化料库存情况，从中可以看出，随着产量的增加，库存量增幅较大，而9月份后订单量大幅下降，导致库存量与订单量不匹配，形成大量的资金占用。故选定专案为：采购前控制进口化料不合理库存量三、现状把握：用结果系列（现象）的数据来把握不良程度（明确问题严重到什么程度）。使用现有日常管理中获得的数据，也就是说不进行特别的实验所

6、获得的数据。*确定主导因素1）收集数据 计数值：排列图、饼分图、管理图表；计量值：管理图表、拄状图偏差、突发；2）延长时间轴 推移图表分析趋势，看是否有周期性、是慢性的还是突发。*根据现状把握的结果（现状调查的实际）说明考察过程。通过现状把握要达到的目的：1、通过现状把握，把调查范围逐渐聚焦缩小。2、为设定目标提供依据；3、为解决问题明确突破口；4、为问题解决后，检查改进的有效性提供对比的原始依据。三、现状把握：三、专案调研现状三、专案调研现状 通过对各业务团队市场信息管控现状的调研通过对各业务团队市场信息管控现状的调研评估，主要存在以下问题：评估，主要存在以下问题：1、市场分析报告内容相对松

7、散，聚焦度不够，不够具体，主要信息基本点涵盖不全，内容形式不规范；2、缺乏对市场总体印象、趋势、竞争对手情况的了解和把握，不能归纳出对我们的借鉴和指导意义等。3、改善措施部分缺失，可转化度不足。4、部门间业务信息不对称，缺乏共享，影响效率。（二）皮具公司业务团队评估（二）皮具公司业务团队评估（三）齐家家俬业务团队评估（三）齐家家俬业务团队评估四、目标设定：明确有什么(结果现象)、到什么时候、做到什么就可以。（目标设定一般较简单，不必过多的文字描述，说明改善专案要达到的预定目标即可。关键是要突出重点，不能一个专案出现多个目标）。（一）设定目标的意义 1、明确该专案，通过小组活动要解决到什么程度。

8、2、为效果检查提供依据。（二）应针对所要解决的问题来制定目标。（三）设定的目标要有量化的目标值。（四）目标值设定的依据必须要说明。四、目标设定：目标值设定的依据：1、是上级的考核指标（或标准的要求）必须达到。2、是顾客的需求，必须予以满足。3、通过水平对比，同行业已经达到的先进水平，我们的设备条件人员水平、环境等方面都差不多，我们也应该达到该水平。4、历史上曾经达到过的水平。5、通过现状调查，找到症结所在、预计解决的程度，测算出能达到的水平来设定目标。当专案为指令性专案的时候，由于专案目标往往是随同指令性专案一起指令下达，则小组活动程序演变成下图所示。其中程序3“对目标值的可行性分析”则要在充

9、分的现状调查和分析症结问题之后作出。目标设定目标设定 1、22项人事信息准确、全面；为人力规项人事信息准确、全面；为人力规划提供依据（每个月度车间的人员配置划提供依据（每个月度车间的人员配置预期、人才梯队的初步筛选等）预期、人才梯队的初步筛选等）2、5分钟可查询公司任何一名在职员工分钟可查询公司任何一名在职员工的基础信息档案，包括电子及纸质人事的基础信息档案，包括电子及纸质人事档案及劳动合同；为公司规避法律风险档案及劳动合同；为公司规避法律风险提供准确的信息支持。提供准确的信息支持。设定目标 将现有超标库存量下降20%五、要因解析：1）要因分析 *用掌握的现状（不良现象），以获得的不良程度为特

10、性进行要因分析（影响主导因素的主要原因），特性用比较具体的事来表达。*要因分析的方法：对不良现象的构成进行分层，分析手法可采用因果图，按照构成全面罗列所有可能的原因（是否属于要因需要验证），重要的要因要打上标识。其他的根据特性情况也可使用系统图、关联图等工具。2）总结*对要因分析的结果进行简短的总结描述，为要因的验证作准备。说明“有哪些要因”。五、要因解析：3）要因的检验*对重要的要因和特性的关系进行调查或实验，对于哪个要因采取什么对策、能取得什么样的效果进行推定。*检验使用的数据尽量用计量值（尽可能不用计数值）使用日常、正在管理的数据，没有现成的数据就进行调查*对如何进行检验进行通俗易懂的说

11、明*关于解析的结果进行研究（要因背景分析）这时，解析明白原因（固有技术的问题等）之后，对它产生的背景进行有无管理组织（指组织机构设置和管理制度）的缺点的调查。五、要因解析：针对初步确定的要因，要进行验证，确定其是否是真正的要因，这是管理专案活动的一个重要步骤，不可缺少。1、要从所有未端原因中逐条识别、确认2、主要原因就是该因素已处于失控状态，从而影响着问题。要用事实数据对照标准判定原因是否处于失控状态。流程：末端原因 明确确认内容 明确确认方法 明确判别标准 取得事实数 与标准比较 判定 表要因验证表序号末端原因确认内容确认方法标准负责人完成日期27 人员物料技能不够心态不稳定制度流程执行不到

12、位考核措施不完善皮张质量状况化料准备不及时竞争考核并不完善方法原因分析环境喷浆效率低喷浆效率低设备氛围配料人员配料不及时奖罚不明确劳动时间长员工的执行不到位班长的监管力度不够班组之间工资差距大调色技能不够调枪技能不够没有具体的考核措施代班长没有及时的要料现现有有的的皮皮张张风风格格 造造成成的的加加喷喷员员工工对对质质量量问问题题认认识识不不够够机台用途性质的差异上下班的设备清理时间长没有形成竞争的氛围原因分析原因分析机物机物总结总结流程流程革坯色杂染料水品种色差大标准不明确，盲目操作质量意识差，心态问题团队配合不好，交接不清楚总结少，操作没有固化操作标准低留样不规范不能严格执行调色流程责任界

13、定不清人员人员标准标准设备问题导致色差29六、对策：（一）对策的提出与确定注意重点：A）不是解决不良现象，症状，而是解决要因；B）包括提出对策和对策实施两方面1、改进对策方案的提出针对每一条主要原因，必然会有各种各样的解决方案。我们希望所采用的对策方案是综合考虑下来的最佳方案。常用的方法：头脑风暴法。要因方案序号对策方案内容1234六、对策：2、评估、选择与确定采用的对策方案 为能选出既是多、快、好、省，又是能够实现的方案常采用对各方案进行评估的方法。针对每一方案，可从有效性、可实施性、经济性、可靠性等方面进行评估，评估内容如下：六、对策：评估得分最高者，可作为最佳选择方案，常见的评估表如下：

14、序号要因对策方案评估综合得分选定方案有效性可实施性经济性可靠性1要因11122163102要因2114283要因312七、对策：（二）制定对策计划1、策划实现对策方案的措施 对策方案确定之后，必须认真策划如何去实现这个对策。采用哪些具体措施才能达到对策的要求。2、设定对策的目标3、制订“对策计划表”（1）对策表要按照“5W1H”原则来制订。在改善小组活动中应按照下述来理解：What：对策 Why：目标 Who：负责人Where：地点 When：完成日期 How：措施 （2）建议专案小组活动所用对策表的格式六、对策：*将解析的结果和对策的内容自然联系到一起（逻辑关联性）。*明确具体要做什么。对策

15、表的基本格式附表表（2）对策表六、对策：(三）制订对策中常见的问题 1、“对策”和“措施”混在一起六、对策：(三）制订对策中常见的问题 2、“目标”栏中没有定量的目标值七、对策：(三）制订对策中常见的问题 3、在对策表中使用抽象的词句。在对策表中不应使用“加强”、“提高”、“减少”、“争取”、“尽量”、“随时”等抽象词句。4、不是针对每一条要因逐条制定对策，而是把确定的要因又进行了归纳。产品的要因归纳在一起统一制定对策价格的要因归纳在一起统一制定对策促销的要因归纳在一起统一制定对策渠道的要因归纳在一起统一制定对策使要因与对策脱节，给解决问题的思路及逻辑性上造成混乱。七、对策实施：（一）要在对策

16、表指导下逐项实施对策（二）每一对策实施后，都要即刻确认效果。要收集数据，与对策表上的目标进行比较，看其是否已达到目标要求，也就是明确该因素是否已恢复到受控状态，如果未达到，则需继续努力，必要时要修正对策内容。（三）每条对策实施否，除确认结果外，还需对以下方面进行核查。（1）是否影响安全；（2）是否影响相关处质量；（3）是否影响管理；（4）是否影响费用的增高；七、对策实施：（一）要在对策表指导下逐项实施对策（二）每一对策实施后，都要即刻确认效果。要收集数据，与对策表上的目标进行比较，看其是否已达到目标要求，也就是明确该因素是否已恢复到受控状态，如果未达到，则需继续努力，必要时要修正对策内容。（三

17、）每条对策实施否，除确认结果外，还需对以下方面进行核查。（1）是否引发了新的问题；（2）是否影响相关处质量；（3）是否影响管理；（4）是否影响费用的增高；行动计划表行动计划表专案目标：专案目标：降低因污染造成的不良率小于等于降低因污染造成的不良率小于等于15%15%专案注专案注册时间：册时间：9.289.28专案完成时间：专案完成时间：12.1812.18专案组长：专案组长：于长岭于长岭专案组员：专案组员：王开纪、付师国、杨柯良、高淑华、刘磊、宋宝丽王开纪、付师国、杨柯良、高淑华、刘磊、宋宝丽编号：编号：主要原因主要原因对策内容对策内容目标目标具体措施具体措施责任人责任人开始时间开始时间完成时

18、间完成时间检查人检查人1 1车间内外车间内外卫生差卫生差制定车间内制定车间内外卫生清理外卫生清理标准并且培标准并且培训到位，严训到位，严格执行格执行车间内外车间内外卫生清理卫生清理达标达标建立卫生清理标准建立卫生清理标准各班组各班组班长班长10.1710.1710.2010.20王开纪王开纪培训卫生清理标准培训卫生清理标准10.2010.2010.2110.21执行清理标准并且进行检查考执行清理标准并且进行检查考核核长期长期2 2设备清理设备清理保养不到保养不到位位制定清理保制定清理保养标准并且养标准并且培训到位，培训到位，严格执行严格执行设备卫生设备卫生清理保养清理保养达标达标建立设备清理保

19、养标准建立设备清理保养标准各班组各班组班长班长10.1710.1710.2010.20王开纪，王开纪，王克芳王克芳培训设备清理保养标准培训设备清理保养标准10.2010.2010.2110.21执行清理保养标准并且进行检执行清理保养标准并且进行检查考核查考核长期长期3 3操作流程操作流程不明确不明确明确操作流明确操作流程程全员明确全员明确流程并且流程并且严格执行严格执行制定防止污染的操作流程制定防止污染的操作流程各班组各班组班长班长10.1710.1710.2010.20王开纪，王开纪，宋宝丽宋宝丽培训操作流程培训操作流程10.2010.2010.2110.21严格实施流程并且加强检查纠严格实

20、施流程并且加强检查纠偏及考核偏及考核长期长期4 4员工技能员工技能不足不足现场对员工现场对员工有针对性进有针对性进行培训行培训员工操作员工操作技能符合技能符合生产需求生产需求每天利用早会根据生产计划培每天利用早会根据生产计划培训注意事项以及代班长对员工训注意事项以及代班长对员工进行技能传授进行技能传授各班组各班组班长班长长期长期王开纪王开纪5 5质量意识质量意识淡薄淡薄对所有员工对所有员工进行培训，进行培训，对带班长进对带班长进行质量管控行质量管控体系培训体系培训提高员工提高员工质量意识质量意识与责任心与责任心利用每日早会对员工进行质量利用每日早会对员工进行质量意识培训意识培训各班组各班组班长

21、班长10.1810.18长期长期王开纪王开纪每周分析质量问题，利用周会每周分析质量问题，利用周会与责任人进行沟通提高员工责与责任人进行沟通提高员工责任心任心10.1810.18长期长期现场检查对产品异常问题给员现场检查对产品异常问题给员工进行实物培训工进行实物培训长期长期8月月12日日12月月31日日9月月29日日9月月15日日样板景观开放样板景观开放样板房开放样板房开放10.112.31 开盘后热销冲刺开盘后热销冲刺名都开盘盛典名都开盘盛典8.12-9.28开盘前准备开盘前准备开盘前第二阶段开盘前第二阶段开盘前第一阶段开盘前第一阶段策略：转大订策略：转大订+收大订收大订 1、新客户认购直接交

22、、新客户认购直接交20000元元 2、老客户、老客户500元转元转20000元元 3、公布价格均价区间、公布价格均价区间阵地：外展中心阵地：外展中心 +现场售楼中心（现场售楼中心（9月月20日左右开放）日左右开放）途径：报纸硬广途径：报纸硬广+电视广告电视广告+广播广告广播广告+其它媒体配合其它媒体配合开盘执行方案开盘执行方案策略：黄金卡蓄水策略：黄金卡蓄水阵地：外展中心阵地：外展中心途径：途径：1、直销出击、直销出击2、全城巡展、全城巡展3、软文、网络、短信渗透、软文、网络、短信渗透4、户外、灯杆旗指引、户外、灯杆旗指引八、效果：*明确效果相对于目标值有多大程度的提高。*采用和现状把握相同的

23、图表*因为对策是针对要因来进行的，所以首先要明确要因是如何变化的，接下来明确当初的问题的改善程度。*效果确认的时间使之和现状把握的时间程度大体同。*进行和目标值对比，现在的效果如何（在维持管理下吗？），做在背景数据进行总结（最好用维持管理的控制图表来证明）。*改善效益体现，如果有无形效果、波及效果的话，对之进行陈述。47九、标准化：陈述专案原因背景里的管理组织的缺陷，如何使对策标准化（如：调整组织机构、完善管理制度/管理流程、修改设计图纸、制定或修订标准作业书等）。更重要的团队的养成训练！十、今后的专案：*记入本专案结束后的专案（针对本次改善的不完善之处或今后要进一步努力的方向、目标）。*专案

24、的水平展开（可附行动计划）*与下年度的活动计划衔接。十一、结束语：*主要是简要说明本次专案活动的重点体会（控制在100字以内）。专案汇报PPT制作要求（参考）：1、尽量用图片、图表、图示来说明，文字越少越好，语言简练、用词准确；2、报告整体的线条要清晰、重点突出，各步骤所述内容之间的逻辑性要强；3、QC工具与手法，要依据总结的内容和不同的展示对象灵活运用，不可千篇一律，更不可牵强附会；4、对于大型的图表（活动计划书、改善专案报告书）等，可采用超级链结或插入对象的方式制作。5、幻灯片背景尽量用浅色，颜色不超过三种，字体不超过两种51专案报告书可参考表格问题问题:现状把握现状把握目标目标:第二步第二步:分析问题分析问题 流程人员设备材料根本原因根本原因第四步第四步:选择方法并制定实施方案选择方法并制定实施方案第五步第五步:方案的实施方案的实施第六步第六步:评估标准方法并标准化评估标准方法并标准化第三步第三步:形成潜在解决方法形成潜在解决方法原因编号原因编号找到的根本原因找到的根本原因潜在解决方法潜在解决方法123456解决方法解决方法控制能力控制能力相关性相关性需要的资源需要的资源效益效益员工的理解支持员工的理解支持12345第一步第一步:确定问题并确立目标确定问题并确立目标优秀专案报告书示例一