会展文案2.ppt

1、Page 1n 二、会议报告的结构和写法 n 1.标题 n 会议报告的标题有以下几种写法:n(l)主题加文种。例如，关于二00四年国民经济和社会发展计划执行情况及二00五年计划草案的报告。n(2)报告机关加文种。例如，亚洲中小企业论坛理事会工作报告。n(3)会议名称加文种。例如,在亚洲博鳌论坛第三次年会上的报告。n(4)正副标题。正标题揭示主题，副标题说明报告的场合。Page 2n 2.报告日期或题注 n 标题下方标注报告的日期。如标题中已经注明报告时间，就不必再标注。如果会议报告己经获得会议表决通过，可以在标题下标写题注，注明通过的日期和会议名称。Page 3n 3.称谓 n 会议报告的称谓

2、要根据会议的性质和出席情况而定，如“各位代表”、“各位委员”、“各位领导”、“各位同志”、“尊敬的主席先生、女士们、先生们”等。Page 4n 4.正文 n(l)开头。会议报告的开头形式多样，以会议工作报告开头为例，或交代报告人所代表的机关，揭示报告的内容范围，或者说明报告的缘起和目的，或者介绍报告的背景。主旨报告是会议开始的第一个发言，所以开头要向与会的来宾表示欢迎。无论哪一种会议报告的开头都要简明扼要、开宗明义，并能唤起听众的注意和兴趣。Page 5n(2)主体。主体部分具体展开报告的内容，会议工作报告主体的内容一般有两项:一是全面总结汇报任期内的工作，按成绩、经验、问题的顷序安排结构;二

3、是提出下一阶段的工作目标、任务和措施。主旨报告的主题要阐明会议面临的形势、任务和本次会议的主题，提出应对形势的主张和建议，为会议确定基调。主体部分写作要紧紧围绕主题，条理清楚，内容要符合报告人的身份和报告机关的职权。Page 6n(3)结尾。如何结尾要根据报告的性质和内容而定。会议工作报告的结尾一般提出希望或请求审议。主旨报告、学术报告和形势报告的最后可以“谢谢大家“结尾，以示亲切、礼貌。Page 7n 第五节 会展评估报告n一、会展评估报告简介 n会展评估报告是指对展览工作，展览质量和展览效果进行的系统的、深入的评价总结。它反映市场状况的有关信息，是会展评估活动过程的直接结果，也是调研结论和

4、建议的载体，有助于提高以后展览工作的效率和效益，其最终目的是为了提高展览会的价值和服务质量。n注意区分会展评估报告和会展活动可行性分析研究报告的区别Page 8n二、会展评估报告的内容 n（一）办展评估报告 n1、展览规模 n展览规模包括展览面积和展位数。要反映实际展览的面积和展位数与预计展览的面积和展位数的差异，以及同比情况，并分析增加或减少的原因。Page 9n 2.参展企业 n 包括对参展企业的质量和数量评估。如目标客户、国外企业、行业龙头企业参展的数量和所占的比例，以及同比情况;本届和往届参展企业数量对比，并对增减原因作出分析。Page 10n 3.观众情况 n 包括观众的地区分布、行

5、业分布、具体职位和职权、参观单位的性质和规模、参观的天数、每天参观人数及比例、观众的密度等。Page 11n 4.展览时间 n 包括展览举办的时机和展期是否适当，对参展和参观行为有何影响。n 5.展览地点 n 包括举办城市和场馆的选择是否合适，下一届的举办地点是否需要调整。Page 12n 6.展览管理 n 包括在参展程序、安全保卫、展品运输、布展撤展、现场管理等方面取得的经验和存在的问题。Page 13n 7.成交情况 n 包括整个展览会的成交额、成交笔数，以及同比分析。Page 14n 8.经济效益 n 即将本次办展的成本与效益相比，或用本次办展的成本或效益与往届办展的同一项目相比，并分析

6、增长或下降的原因。Page 15n 9.展览会综合印象 n 包括参展者和客商对展览会的环境、服务的评价以及参加下一届展会的态度等。Page 16n（二）参展评估报告 n1、展览工作报告n(1)展出目标(2)展览效率(3)展览人员(4)展台设计(5)展品工作(6)宣传公关(7)管理工作(8)展览开支(9)展览记忆率Page 17n2、展览效果报告 n（1）参展效果(2)成本效益比(3)成本利润(4)成交(5)接待客户(6)调研(7)竞争(8)宣传、公关Page 18n三、会展评估报告的结构 n1、评估的背景和目的 n2、评估方法 (1)评估对象。说明从什么样的对象中抽取样本进行评估。n(2)样本

7、容量。抽取多少观众作为样本，或选取多少实验单位。n(3)样本的结构。根据什么样的抽样方法抽取样本，抽取样本后的结构如何，是否具有代表性。Page 19n(4)资料采集方法。n(5)实施过程及问题处理。n(6)资料处理方法及工具。指出用什么工具、什么方法对资料进行简化和统计处理。n(7)访问完成情况。说明访问完成率及部分未完成或访问无效的原因。Page 20n 3.评估结果 n 4.结论和建议 Page 21n四、会展评估报告的格式 n1、标题 n2、署名 n3、正文 Page 22n五、会展评估报告的要求 n1、语言 n语言要简洁、有说服力。n2、结构 n报告必须以严谨的结构、简洁的体裁将调研

8、过程中各个阶段收集的全部有关资料组织在一起，不要遗漏重要的资料，但也不能将一些无关资料统统写进去。n3、资料 n注意仔细核对全部数据和统计资料，务必使资料准确无误。n4、结论 n报告应该对展会评估活动所要解决的问题提出明确的结论或建议。Page 23n 第六节 会展总结报告n一、会展总结工作 n总结工作就是书面总结，是会展工作中使用极为广泛的一种事务文书。在会展工作中，经常运用总结对一定时期内的会展工作实践或已完成的某一专项会展工作进行全面系统的回顾、分析、检查和研究，找出成绩，发现问题，总结经验教训，揭示事物的客观规律，以指导今后的会展工作。Page 24n二、会展总结报告 n一是展览会概况

9、:展览会名称、日期、地点、规模、性质、内容、参展企业数量和质量、展览单位数量和质量、展览整体效果和评估结果等。Page 25n 二是市场和竞争对手情况:数量、展览面积、展示内容、展示展览、展示方式、成果和评估结果等。Page 26n 三是展览情况:展出目的和目标、内容、展馆面积、位置与评估结果、整体组织和管理工作、展品和运输、设计和施工、宣传和广告、海关和交际、行政和后勤、展览人员的素质、表现与评估结果等。Page 27n 四是展览成果:成交额分类统计、接待客户数和分类统计、宣传效果评估结果等总结，成功与不成功的经验和教训，改进意见和建议。展览不论多么成功，总有可以改进之处，因此总结必须有建议

10、。Page 28n三、会展财务总结报告 n财务报告对企业经营管理有着非常重要的意义和作用。财务报告的内容除了应当有基本统计包括预算、决算外，还应当有反映经营效益、效率、利润的计算和推算。对企业而言，效率、效益和利润是最为重要的。由于展览效果和效益需较长的时间才能体现出来，因此，财务报告可以根据实际情况分为开支报告和远期的效益报告。Page 29n四、会展专题总结报告 n展览总结报告还有许多其他种类，展览各方面情况、各环节工作几乎都可以列为专题写出报告，例如展览报告、参展企业情况报告、展览经理不作报告、展览人员工作报告等。撰写要根据需要和条件决定，专题性质的报告大多是为了解情况，解决具体问题。P

11、age 30n 第二部分 会展方案n 学习目的:n 本篇所涉及的方案类写作是会展文案的写作主体，通过十三节方案写作理论及案例的学习，了解各类会展方案的含义、内容、特点及写作要求，熟悉会展计划的写作形式，会展总体方案的结构及写法，各类会展专题策划方案的写作，掌握会展立项策划书，会展招展文案、观众组织方案的撰写技巧。Page 31n 主要内容:n 会展计划的特点及写作要求;会展总体方案的撰写;各类会展专题策划方案(会展接待方案，会展开幕式、闭幕式方案，会展相关活动文案，会展项目 财务预算方案，会展时间管理方案)的含义及制作;会展立项策划书的内容与包括招展函的编写和招展方案的拟定;会展观众邀请函的制

12、作及招商方案的拟定;会展赞助方案及宣传推广文案的特点、内容及及方案拟定;会展项目设计计划书、会展项目设计方案书的含义、内容及实例;会 展项目施工程序书、会展项目验收报告书简介及内容格式;参展说明书、会展记录的编写。Page 32n 思考习题:1、如何进行会展活动的招商招展工作?2、如何拟定会展立项策划书?3、各类会展专题文案的策划要领是什么?Page 33n 第一节 会展计划 n 会展计划是预先对会展工作作出打算和安排的文书。会展计划是一个笼统的概念，纲要、规划、方案、设想、意见、安排及工作重点等都属于此类文书。Page 34n一、会展计划的特点 n一是具有明确的目标，即在一定时间内要完成什么

13、任务，达到什么目的;二是具有很强的预见性;三是措施具有可行性;四是具有一定的约束力，不能随便更改。Page 35n二、会展计划的种类 n会展计划的种类很多，按内容可分为综合会展计划和专项(单项)会展计划;按性质可分为展览计划、展销计划、会议计划等;按范围可分为国家会展计划、地区会展计划、部门会展计划、单位会展计划等;按期限可分为长远会 展计划、年度会展计划、季度会展计划、月度会展计划、时日会展计划等。Page 36n三、会展计划的写作方法 n会展计划可以采用文字式、表格式或条目式。文字式会展计划即以文字叙述来表达会展计划的内容。表格式会展计划则主要用表格来表达会展计划的内容。条目式会展计划即逐

14、条列出会展计划内容，这种方法使用最为广泛。以上三种方法往往综合使用。n一般较规范的会展计划都由标题、正文和落款三部分组成。n1、标题 n2、正文 n3、落款 Page 37n 第二节 会展总体方案n一、会展总体方案的含义 n会展总体方案是在举办大型会展活动时，对活动的内容、形式、时间、地点、接待、穿传进行总体安排的策划文案。会展总体方案的作用在于规划会议、展览和节事活动全局性的蓝图，为各项具体的组织筹备工作指明方向，确定原则，奠定基调。会展总体方案写作要做到总揽全局、目标清楚、思路清晰、分工明确、综合协调。会展总体方案必须经会展活动的领导机构(组织委员会或筹备委员会或领导小组)批准，有的还要报

15、更高的机关审批同意。Page 38n二、会议总体方案的基本内容 n1、会议的名称 n会议名称的确定一般采用揭示会议主要特征的方法，如主题特征、主办者特征、功能特征、与会者身份、范围特征、时间和届次、地点、方式等特征。Page 39n2、会议的目标和指导思想 n会议的目标是会议组织者的期望，也是与会成员的共同期盼。会议指导思想是会议的方针和原则的集中体现。这两项内容的表述要清楚、明确、概括。Page 40n3、会议的主题、议题和议程 n议题是根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，而一次会议中贯彻各项议题的主线叫会议主题。主题策划既要有新意，又要务实，也就是要站在时代的高度，用科学发展观

16、来审视现实问题，以对历史负责任的态度提 出迫切需要解决的课题。Page 41n4、会议的对象、规格和规模 n会议对象即会议成员，是会议活动的主体，一般可分为四种资格，资格不同，其在会议中的权利和义务也不同。这四种资格的成员是正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。n会议的规格是指与会者的职务和身份的高低，一般要根据会议的需要来确定。n会议的规模是指会议动用的人和物的总和，其中主要因素是参加会议的总人数。确定会议的规模要考虑会议的效果、效率、成本、场地等因素。Page 42n5、会议的时间 n包括会议时机的选择，会议的起讫时间，会期和日程安排。会议时向策划要考虑时机是否成熟，具体的时间是否合适，

17、会期是否适当，能否降低成本并提高效率等因素。Page 43n6、会议的地点 n一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行;二是选择合适的场馆(包括会场、宾馆的规格及布置要求等)。会议地点策划要能够推动举办地的政治、经济和社会发展，能够突出会议的主题，并能够营造良好的会议气氛。Page 44n7、会议机构 n主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构，如主席团、组织委员会、指导委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组的构成等。Page 45n8、会议方式 n会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。Page 46n9、会议服务

18、 n会议的接待、后勤保障措施和技术手段，如签到、资料发放、住宿安排等。Page 47n10、会议宣传 n会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。Page 48n11、会议经费 n会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。Page 4912、其他应当说明的事项 Page 50n三、展览总体方案的基本内容 n展览的名称 n展览概述 n展览机构 n展览的时间 n展览的地点 n展览的规模 n展位的基本定价 n参展范围和条件 n参展办法 Page 51n配套活动内容与形式 n场馆管理和安全措施 n招商、招展和广告宣传计划 n展览财务 n工作进度 n其他Page 52n

19、四、节事总体方案的基本内容 n节事活动的名称、指导思想、基本原则、任务与要求。n节事活动的背景、主题和特色。n节事活动各大板块的内容和形式。n节事活动的规模、活动日程安排和地点。n参加对象和观众组织。n组织机构及其分工。n安全措施及其责任。n招商、招展和宣传工作安排 n成本预算以及资金来源。n总体协调事项。n其他需要说明的事项。Page 53n五、会展总体方案的结构与写法 n标题 n主送机关 n正文 n附件 n落款 n成文日期 Page 54n n n 第三节 会展专题策划方案n 会展专题策划方案属于会展活动实施期间所涉及的某个部分或片段的策划案，是相对于会展总体方案而言的，它以总体方案为依据

20、。常见的专题策划方案包括会展接待方案，开幕式、闭幕式策划方案，会展相关活动策划方案、会展项目财务预算方案以及会展时间管理方案等。Page 55n 一、会展接待方案 n(一)会展接待方案的含义 n 会展接待是指围绕参加对象的迎送和吃、住、行、游、娱、购等方面所作的安排，是会务、展务和节务工作的有机组成部分。Page 56n(二)会展接待方案的一般内容 n 1、接待对象和接待缘由（who/why）n 会展活动的接待对象种类众多，包括上级领导、政府官一员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等。这其中有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的

21、是以个人身份参会、参展、参观的.因此每一种接待方案，都要写清楚具体的对象，同时还须简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。Page 57n 2、接待方针(how)n 接待方针即会展接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会展目标和会展领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。Page 58n 3、接待规格（how）n(1)迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份具体可分为三种情况:一是高规格接待，即主办方出面人员的身份高于参加对象，这用于重要对象的接待.二是对等规格接待，即主办方出面人员的身份与来访者大体相等。通常情况下，接待都采取对等规格。三是低规格接

22、待，即主办方出面人员的身份比来访对象低，低规格接待主要用于事务性的接待或非常特殊情况的接待，应当特别慎重。Page 59n(2)接待过程中主办方安排宴请、参观、访问、演讲、游览、娱乐等活动的次数、规格和隆重程度。Page 60n(3)主办方安排的食宿标准等.接待规格要依据接待的目的、任务、性质、方针等，并综合考虑来访者的身份、地位、影响以及宾主双方的关系等实际因素来确定，既要适当，又要慎重。涉外会展接待的规格应严格按照有关外事接待的规定执行。Page 61n 4.接待内容（what）n 会展接待的内容包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送

23、别等方面。接待内容的安排应当服从整个会展活动的大局，并有利于参加对象的休息、调整，使会展活动张弛有度，节奏合理，同时也能够为会展活动创造轻松、和谐的气氛。Page 62n 5.接待日程（when）n 将各项接待内容落实到具体时间，称为接待日程。接待日程安排应当同会展活动日程的擎体安排相协调，并在会展日程中反映出来，以便于主办方的工作人员和接待对象了解掌握。Page 63n 5.开幕式和闭幕式的形式 n 开幕式和闭幕式的形式主要有两类，一类是以致辞为主的形式;另一类是文艺晚会的形式。前一类开幕式和闭幕式也可以安排文艺演出，但一般放在仪式开始前或结束后。后一类则是两者相融，主要用于文艺类会展活动的

24、开幕式和闭幕式。Page 64n请同学们回顾一下，我们亲历现场或在电请同学们回顾一下，我们亲历现场或在电视上看过的开幕式、闭幕式有哪些？哪些视上看过的开幕式、闭幕式有哪些？哪些留给我们的印象最为深刻？为什么？留给我们的印象最为深刻？为什么？Page 65n 6.邀请方式 n 凡外单位的领导和代表应当书面邀请。书面邀请分为请柬、邀请信和通知三种形式。请柬用于邀请重要来宾，邀请信用于一般的列席对象或较为特殊的对象，对于内部人员则用书面通知。Page 66n 7.现场布置和物品准备 n 如主席台、会标、国旗、花卉、彩旗、标语、剪彩工具、扩音设备等，有的还安排文艺表演。Page 67n 8.接待 n

25、如签到、为来宾佩带胸花、赠送礼品、留言题词等。Page 68n 9.开幕式、闭幕式程序 n 如介绍出席开幕式的领导人和主要来宾、致开幕词或闭幕词、升旗或降旗、奏国歌或会歌、代表致词、剪彩、参观、植树纪念、颁奖、文艺体育表演等活动。Page 69n 10.接待任务分工 n 必要时可设立专门的接待工作机构。n 11.经费安排 Page 70n(三)开幕式和闭幕式策划方案的结构和写法 n 1.标题 n 写明开幕式和闭幕式的名称和文种(策划书、方案)n 2.主送机关 n 直接上报上级审批的开幕式和闭幕式方案，应当写明主送机关。以请示的附件上报或由会展服务企业提交给委托者时，不必写主送机关。Page 7

26、1n 3.正文 n 开头部分有两种写法:一种是阐明举行开幕式或闭幕式的目的意义，指导思想;另一种是直接进入策划方案的具体安排，在各项策划要素中体现指导思想，突出主题，层次分明，每个创意点要说明意义和效果。直接上报请 求批准的方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。Page 72n 4.落款和日期 n 批准前的策划方案的落款应当写提交方案的机构名称，日期写提交日期。批准后如需公开发布，可以组委会的名义正式发布，日期写批准发布的时间。Page 73n 开幕式或闭幕式策划的要求：n 正确定位一个活动的规模和性质是策划一场开幕式或闭幕式的前提。不是所有的活动都有开幕式或闭幕式。所以，在策划开幕

27、式或闭幕式之前，首先要非常清楚活动的性质和主题，规模和层次。n 开幕式或闭幕式的主要内容要紧密契合整体活动的主题和主线，开幕式或闭幕式要传达的主旨或精神也要符合整体活动的指导目标和意义。n 开幕式或闭幕式的策划要力求创新，有自己的亮点和特色。n 开幕式或闭幕式的经费预算要符合整体活动经费预算的要求。Page 74n 三、会展相关活动方案 n（一）会展相关活动策划方案要达到的目的n 1.会展相关活动方案的种类 n 会展相关活动方案是指为创造会展现场气氛或丰富展会功能而在展会期间举办的各种活动文案，这些活动和展会融为一体，成为整个会展的重要组成部分。展会相关活动可以和展会在同一个地方举办，也可以在

28、不同的地方举办。一般来说，如果展会现场场地允许，大多数展会相关活动是和展会在同一个地方举办的，一因为这样更有利于活动与展会之间的互动，有利于彼此之间的资源共享。Page 75n 展会相关活动的举办是为展会服务的，它可以由办展机构主办，也可以由参展企业或其他有关单位主办。根据展会策划和营销的需要，在此主要讨论由办展机构主办的展会相关活动、从展会相关活动的主办者是办展机构这个角度来看，在展会期间举办的相关活动一般有会议、表演、比赛和其他相关活动，其方案也围绕这几个方面来设计。Page 76n(1)会议方案。会议是展会期间最常见的相关活动。现代展会讲究展览和会议并重，办展机构在展览期间会组织各种与展

29、览题材相关的会议，并邀请一些著名的学者、专家、企业和政府官员参加。展会期间举办的这些会议可以分为很多种，有以学术交流为主要目的的专业研讨会、以技术交流和技术合作为主要目的的技术交流会;也有以发布新产品为主要目的的产品发布会、以推介新产品为主要目的的产品推介会等。根据会议种类不同其文案也有所不同。办展机构举办各种会议，目的是交流行业内的最新信息和动态，传播新技术，介绍新项目，提倡产业内发展的新理念和新思维。所以文案要充分体现这一点。Page 77n(2)表演方案。展会期间，举办各种与展览主题或展览题材相关的表演，也是一项十分常见的展会相关活动。展会期间举办的表演活动可以分为三种:n 一是文艺性表

30、演活动。这类表演活动基本上是为了活跃展会气氛和扩大展会影响而举办的。例如，展会在开幕晚宴或闭幕答谢晚宴时，会策划一些文艺表演助兴，还有一些展会在展览期间专门组织有著名歌星、影星参加的文艺晚会。Page 78n 二是营销性表演活动。这类表演活动多是为了帮助产品营销和提升企业形象而举办的，举办者多为参展企业。例如，在汽车展等展会上，很多大型参展企业都会在自己的展位里设置表演场所，定时举行表演活动。Page 79n 三是程序性的表演活动。这类表演活动多是依照行业惯例举办的。要根据它的不同特点进行策划。Page 80n我们要注意的是不同类别的表演活动，在撰写策划方案的时候，具体要求和突出的重点是不同的

31、。一定要把活动的性质和特点表现出来。Page 81n(3)比赛方案。展会期间，观众云集，企业齐集一堂，在此期间举办比赛活动具有许多有利条件，并会在行业内与社会上产生较大的影响。比赛的举行，对于活跃会场气氛，吸引潜在观众有较大帮助。另外，有些专业性的比赛活动，对于吸引企业参加展会也有一定的促进作用。Page 82n 在展会期间举办的比赛活动有两种:一种是以大众观赏性为主要目的的比赛活动，如在体育用品类展会中举办的各种球类比赛、在服装类展会中举办的各种时装表演比赛等，这些比赛活动基本上都是在展会现场举办;另一种是以行业为特征的专业性的比赛活动，如为鼓励广大参展商提高展位装修档次而举办的展位设计比赛

32、、为发掘行业新产品和新设计等而举办的优质产品评比等，这类比赛基本上都要开辟专门的场所和举办专门的活动。Page 83n(4)其他相关活动。除了最为常见的会议、表演和比赛外，有些展会在举办期间还会组织一些其他相关活动，如群众性参与活动、投资项目招商洽谈活动、项目招标活动、明星及公众人物与大众见面活动等。Page 84n 2.会展相关活动策划方案要达到的目的n(1)能丰富展会的信息功能。展会是市场和行业信息的重要集散地，很多观众参观展会主要是为了收集各种有用的信息，举办展会相关活动能极大地丰富展会的信息功能。例如，在展会期间举办一些专业研讨会、技术交流会和行业会议，与会的专家、学者和行业专业人士，

33、能将大量的信息带给会场听众，信息传播作用非常明显。Page 85n(2)能扩展展会的展示功能。展会是企业产品的重要展示平台，许多参展企业精心设计展位，精挑细选展品，主要目的是为了在展会上充分展示企业和产品的良好形象，树立和强化品牌。展会相关活动能很好地扩展展会的这一功能。例如，在展会期间举办的产品展示会、有关表演和比赛等使企业和产品的形象能更好地展现，使观众对其产生更加深刻的印象。Page 86n(3)能强化展会的发布功能。在展会上，行业人士空前聚集，信息传播很快，在此发布新产品影响更大，展会因此也成为许多企业发布新产品的一个重要场所。有些展会专门组织新产品发布会，还有些展会将新产品发布与表演

34、、比赛等活动结合起来举办，以此来强化展会的发布功能。Page 87n(4)能延伸展会的贸易功能。许多企业参展的主要目的是贸易成交，很多观众参观的主要目的是为了寻找合适的供应商，展会因此也成为一个重要的贸易平台。展会相关活动能延伸展会的贸易功能，如产品订货会、产品推介会、项目招标活动等。Page 88n(5)能吸引更多的潜在参展企业和潜在观众。策划得当、组织完善、丰富多彩的展会相关活动对展会观众有较大吸引力，有些相关活动如行业会议、项目招标、技术交流会等，对吸引企业参展也有较大的吸引力。Page 89n(6)展会相关活动能提升展会档次、扩大展会影响。现代展会是一个信息高度集中的、丰富的商业平台，

35、如果展会期间举办的相关活动策划得好，不仅能进一步扩大展会的影响，还能极大地提升展会的档次。例如，行业会议、高水平的专业研讨会和技术交流会等，就能极大地提升展会的号召力。Page 90n(7)能活跃展会现场气氛。一些富于观赏性的相关活动以及一些大众参与性较强的相关活动，能极大地调动现场观众的积极性，使展会现场气氛活跃，为参展企业创造良好现场氛围。Page 91n(二)会展活动策划案的写作要点 n 1.要给会展活动一个准确的主题 n 做策划案之前，必须明白会展活动是为会展服务的，会展相关活动与举办的会展之间应存在某种必然的联系。否则，活动的举办反而会给会展带来干扰。因此，会展活动的定位要与会展的定

36、位相一致，活动的内容与形式不能脱离会展的实际，要能够进一步丰富和完善会展的基本功能。根据展会的主题，为活动策划案确定一个准确而切实的主题尤为重要。Page 92n 在做活动策划案的时候，首先要根据本次参展企业的实际状况，做一个准确具体的分析，包括该行业的市场调查分析、广告竞争行为分析、目标消费群分析、消费者心理分析、产品特点分析等，然后做出准确的判断，为策划案确定一个能够体现会展定位的主题。主题应该鲜明、唯一，这样才能把最重要的、最想传达的思想展示给目标消费群体，从而引起目标受众的关注。主题要针对与目标受众有直接关系的利益点，这样的活动才有足够的吸引力。Page 93n 活动过多，过于活跃，容

37、易造成主次不分。例如，表演、比赛以及发放赠品等促销活动，往往能营造十分热闹的气氛，能吸引大量观众围观参与，对展会现场气氛有下定的帮助。但是，如果展会现场气氛过于热烈，非目标观众就会过多。过多的无效观众，会对企业的展出效果产生不利影响，对目标观众的参观产生干扰。更糟糕的是，如果所安排的活动内容与展会的主题不符，就很难达到预期效果，并会对展会主题造成一定的削弱。另外，活动过多还会增加会展成本。Page 94n 2.活动宜精不宜多，关键要围绕主题 n 活动策划案中安排的活动是否越多越好呢?答案是否定的。一个活动策划案是否成功，不在于活动是否丰富多彩，关键在于活动是否突出了展会的主题，是否有助于吸引一

38、定数量和质量的观众参展，是否有助于活跃现场气氛而又不影响企业的展出和观众的参观，以及活动本身是否能产生较好的效果。Page 95n 3、活动策划案必须具有可执行性 n 一份周全的活动策划案，应当有若干套应急备用方案。活动方案能否执行反映了该策划案的可操作性。活动策划案良好的可执行性，除了需要周密的思考外，详细的活动安排也是必不可少的。这些活动一般涉及以下因素：时间、人员、场馆、费用、宣传等，并要做出适当安排。Page 96n 首先，确定展会活动重要的日期和时间段。一般展会活动需要尽早确定的重要日期和时间段有:开幕日和闭幕日，展会期间的主要活动时间安排，参展报名截止日期，组团报名截止日期，代办签

39、证截止日期，展位搭建进场日期，撤展期限等。然后，根据已确定的日期来排列工作顺序，设计工作计划时份间表。Page 97n 其次，做好展会活动有关人员的安排。考虑活动需要哪些人员参加，估算参加活动的人数，选择好活动主持人、会议主讲人以及特邀嘉宾等，并做好与他们的联系确定工作。事先做好以上各类参与人员的活动、住宿、交通、游览等方面的安排。Page 98n 再次，做好展会活动的场馆安排。活动地点的确定，主要考虑展会所在区位、场馆容量和配套设施、出入是否方便、周围环境等条件。当然，场馆的租赁价格也是需要重点考虑的因素。大型展会的活动要特别重视进出展馆的交通条件。Page 99n 另外，做好展会活动的费用

40、安排。要求策划人员运用合理的定价策略，确定展位价格和参会费用，力求达到展会经济效益最大化。各项支出则要在保证与会人员满意的前提下，坚持履行节约的原则。需要特别指出的是，各种收支费用应尽可能细化，以便掌控。Page 100n 最后，做好展会活动的宣传策划。在展会活动策划工作中，策划宣传非常重要，要投入大量的财力和精力。宣传策划的成果集中地体现在制定一份独到的宣传工作计划。宣传工作计划是活动策划者，对于媒体和宣传方式(广告或是新闻)的选择，是对宣传推出时间、频率和力度等多方面因素优化组合后的产物。一份好的展会活动宣传策划，既是对展会活动的宣传推广，也可以建立展会品牌、树立展会形象，并为展会招展和招

41、商做宣传，可谓一举多得，所以一定要重视。Page 101n 4、要在活动策划案的创意上多下功夫 n 活动策划要有创意，这种创意必须以市场调查和分析为基础，主观臆断的策划是不可能成功的。在撰写策划案的过程中，应避免主观想法，因为策划案未付诸实施之前，任何结果都有可能出现。Page 102n(三)会展相关活动策划方案的基本要求 n(1)活动的主题与形式要符合展会的需要 n 相关活动的策划不能天马行空，漫无边际，活动的主题不能与展会毫不相干，活动的形式不能脱离展会的实际，否则，活动不但会与展会脱节，还会扰乱展会秩序，甚至带来安全隐患。Page 103n(2)能进一步丰富和完善展会的基本功能 n 即使

42、是在同一个展会里，不同的参展企业和观众对展会基本功能的需求也是各不相同的，有的可能更在意贸易成交，有的可能更注重收集市场信息，一个展会有时很难同时兼顾贸易、展示、交流和发布这四项基本功能。即使展会能同时提供这些功能，但往往有强有弱，这时，相关活动就要针对该弱项而策划，用相关活动来进一步丰富和完善该功能。Page 104n(3)有助于展会吸引更多的潜在企业参展和观众参观 n 展会需要一定数量的参展企业和观众，企业参展是展会存在的基础，观众参观是展会进一步发展的根本。展会相关活动的举办要对企业参展或观众参观形成一定的吸引力，用相关活动来促进展会进一步发展。Page 105n(4)有助于活跃展会现场气氛，但不能影响企业展出和观众参观 n 表演、比赛等相关活动，常常能产生十分热闹的气氛，能吸引大量的人群围观和参与，这对活跃展会现场气氛有一定的帮助。但是，如果气氛过于热烈，到会的无效观众太多，就会对企业的展出产生不利影响，对观众参观产生干扰。展会相关活动要努力避免产生这种现象。Page 106n(5)活动本身要能产生较好的效果 n 活动本身要策划得当，组织有力，秩序井然，为人们所喜闻乐见，并产生良好效果。例如，专业研讨会要能紧紧抓住行业的热点，群英聚集，智慧激荡。如果活动本身都不能产生较好的效果，则活动的存在就是个问题，更不用说借助于活动来促进展会的进一步发展了。