《新编秘书理论与实务》课件第三单元 项目四.pptx

1、项目项目四四 会议善后会议善后010203清理会场清理会场收集整理文件资料收集整理文件资料结算会议经费结算会议经费目录目录04跟踪反馈落实会议精神跟踪反馈落实会议精神01清理会场清理会场任务任务及时引导与会人员离场 领导和与会者可以各行其道 分流安排车辆接送 对接送车辆进行编号 分区停放 领导的专车先行离开清理会场 关闭会议现场的视听设备 拆除或清理会场内外的布置 退还现场租借的一些物品和材料 及时清点收回会场发送和会议期间产生的文件 清理会场内其他物品 清洁整理会场02收集整理文件资料收集整理文件资料任务任务一、会议文件收集、整理的范一、会议文件收集、整理的范围围(1)会前分发的文件。(2)

2、会议期间产生的文件。(3)会后产生的文件。二、将整理好的会议文件资料二、将整理好的会议文件资料立卷归档立卷归档 1.会议文件立卷归档工作的重要意义：(1)保持会议文件之间的历史联系,便于查找利用。(2)保持历史的真实面貌,反映工作的客观进程。(3)保护会议文件的完整与安全,便于保存和保管。(4)保证会议秘书工作的联系性,为档案工作奠定基础。2.会议文件立卷归档的范围：(1)会议正式文件,如决定、决议、计划、报告等。(2)会议参阅文件。(3)会议安排的发言稿。(4)会议上的讲话记录。(5)其他有关材料。二、将整理好的会议文件资料二、将整理好的会议文件资料立卷归档立卷归档 3.会议文件立卷归档的工

3、作步骤(1)将收集的文件资料进行登记。(2)向上级总结、汇报情况。(3)甄别整理、分类归卷。(4)卷内文件的排列。(5)卷内文件的编号、编目。(6)填写卷内文件的备考表。(7)案卷标题的拟制。(8)填案卷封面。(9)移交给档案室。(10)清理、销毁不再利用的纸张。三、撰写会议纪要 会议纪要是会后清理和总结阶段形成的会议成果性文件,也是成套会议文件中最重要的文件之一。会议纪要按照正文的写法可以分为陈述性纪要,即按会议议题组织信息的会议纪要形式;决议性纪要,即主要记述会议过程中首次与再次提议及其表决情况的会议纪要形式;行动纪要,即主要记述会议中达成的行动意见的会议纪要形式。03结算会议经费结算会议

4、经费任务任务一、统计会议期间发生的一、统计会议期间发生的费用费用 会场租用及布置费、会议设备租用费、会议邮电通信费、会议培训费、会议交通参观费、会议食宿费、会议资料费、会议宣传交际费、纪念品购置费、水电费、其他符合规定的杂费等。二、确定会议经费结算的二、确定会议经费结算的方法方法 1.收款的方法和时机 会议经费开支主要有两种方式,一种是由会议主办方直接承担全部会议费用,与会人员不需要支付任何费用;还有一种是与会人员要向主办方支付一些必要的费用 2.付款的方法和时间设施和服务设施和服务付款的方法和时间付款的方法和时间演讲者演讲者事先确定费用在活动之后现金支付给演讲者食品饮料食品饮料事先商定费用预

5、定时交定金,活动之后按支出的钱结账会议地点会议地点事先商定费用预定时交定金,活动之后按支出的钱结账其他费用的偿付其他费用的偿付事先确定的费用,活动之后开具账单收到账单经批准后用支票付款文具和打印文具和打印活动之前申请和安排;活动之前可用零用现金购买零用现金偿付,文具订购事先开发票和付款音像辅助设备音像辅助设备活动之前确定租用费用活动之后结账付款的方法和时间一览表资料来源:范立荣:秘书国家职业资格培训教程,北京,海潮出版社,2003。三、通知与会人员结算时间、三、通知与会人员结算时间、地点地点 会议结束后,秘书部门应将经费结算的时间和地点及时通知与会人员、与会部门,以及在会议中发生费用的个人或部

6、门。四、清点和核实费用支出发票四、清点和核实费用支出发票 张秘书将各部门发生的费用发票逐个进行了审核,剔除了一些填写不规范、不符合公司报销规定的发票。五、填写费用报销单五、填写费用报销单 费用报销单有两种形式:一种是单位内部自制的报销单;一种是统一印制的通用费用报销审批单。负责会议经费结算的工作人员应根据报销单的形式按规定填写,并将发票贴于报销单背面。六、领导审批、六、领导审批、签字签字 张秘书将填好的费用报销单,请财务部经理和刘刚总经理审核签字。七、到财务部门报销七、到财务部门报销 张秘书将领导审核、签字后的报销单到财务部报销。八、与相关部门及人员结清费八、与相关部门及人员结清费用用 张秘书

7、报销后,与各部门进行了结算,多退少补,并根据协议要求,将会场租借费用、设备租借费用等,都进行了结算。04跟踪反馈落实会议精神跟踪反馈落实会议精神任务任务一、会议决定事项的传达一、会议决定事项的传达 会议决定事项的传达方式有:口头传达、录音录像传达、印发文件等。其中印发文件包括会议决定、会议简报、会议纪要、会议决定、催办通知单等。准确及时到位基本要求二、会议决定事项的催办与登二、会议决定事项的催办与登记制度记制度 1.建立催办与登记制度的意义：建立会议事项的催办与登记制度,目的是使会议精神落到实处 2.催办与登记工作的注意事项：(1)明确催办人员。(2)健全登记制度,建立催办登记簿,逐项列出检查

8、催办的事项,并由催办人员根据实际情况,定期记载催办事项的进展状况。(3)建立汇报制度,催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报催办事项的落实情况,对一些重大问题不能自作主张,要听从领导的指示。二、会议决定事项的催办与登二、会议决定事项的催办与登记制度记制度 3.会议决定事项传达催办登记会议名称会议名称 时间时间 地点地点 参加人员参加人员 主持人 记录员 会议发文会议发文 会议决定事项摘要会议决定事项摘要承办部门传达情况办理情况1.2.3.会议决定事项传达催办登记表三、会议决定事项的反馈三、会议决定事项的反馈 1.反馈的原则：迅速及时、真实准确、认真反省 2.反馈的重点：妨碍会议决策落实活动的各种信息 3.综合反馈：在总结的基础上系统地进行综合性的反馈四、催办的方式四、催办的方式 1.发文催办 2.电话催办 3.派员催办 4.约请承办部门来人汇报的方式进行催办。五、注意事项五、注意事项 1.综合性的、需要由多部门共同办理的工作事项 2.部门职责分工边缘的、交错的工作事项