档案概念与档案现象课件.ppt

1、第一章第一章 档案概念与档案现象档案概念与档案现象 n本章要点:解释档案概念的涵义，明确档案的定义。说明档案的实存形态及其形成过程。辨析档案的真实可靠性。探讨档案与信息、文献、文件、图书、资料、文物的关系。介绍档案的种类及其划分意义。n关键词 档案 档案定义 档案本质 原始记录性 信息 文献 文件 图书 资料 文物 公务档案 私人档案 历史档案 现行档案 文书档案 科技档案 专门档案第一节第一节 档案的定义及其分析档案的定义及其分析 档案是客观的事物，但对客观事物的认识则要依靠理性，只有理性认识上清楚了什么是档案，才能在实践中知道什么是档案，才能实际管理好档案。n定义的方法：定义的方法：认识档

2、案的角度和方法是多种多样的。其中，一种普遍使用的和最基本的方法是用形式逻辑定义档案。n定义的形式逻辑：定义的形式逻辑：种概念种概念 种差种差 =属概念属概念第1章 第1节n档案定义多样性的根源档案定义多样性的根源 种概念种概念 种差种差 =属概念属概念 多样性多样性 多样性多样性 档案定义档案定义 （多样性）（多样性）第1章 第1节一、对已有档案定义的剖析一、对已有档案定义的剖析 直观描述型定义与抽象揭示型档案定义直观描述型定义与抽象揭示型档案定义 根据“属概念”选择的不同，档案定义大致可归纳为两大类：一类是直观描述型的定义，一类是抽象揭示型的定义。种概念 种差 =属概念 文件 历史记录 直观

3、型定义直观型定义 抽象型定义抽象型定义第1章 第1节n直观描述与抽象揭示型档案定义的优势与劣势直观描述与抽象揭示型档案定义的优势与劣势 优势优势劣势劣势直直观观型型定定义义直观、易理解，能使人在现实中识别什么是档案。告诉了人们一个重要的事实，即档案大部分是由文书、文件转化而来的，档案的实存形态主要是过去的文书、文件。用“文书”等概念来定义档案犯了逻辑错误，没有从档案的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在抽抽象象型型定定义义理论抽象度较高，有利于人们对档案本质的深人认识与揭示。示并确认事物的本质特性、事物也正是以其本质特性而与其他事物尤其是相近事物相区别的。抽象度较高 所以理解难度大、确指性

4、差 易产生学术约争。第1章 第1节n因本质属性认识不同所形成的档案定义 档案本质的认识档案本质的认识（对种差的认识）“社会记忆社会记忆”说说认为档案的本质是“社会记忆”或“人类社会文化的历史记忆”“归档保存归档保存”说说认为档案的本质是有意识的“归档保存”或“保存备查“积累物积累物”说说认为档案是一种“文件的积累物”“副产品副产品”说说认为档案是社会活动过程中形成的一种“副产品”或“分泌物”第1章 第1节n 二、档案的本质及其定义表述二、档案的本质及其定义表述n档案的本质属性：档案的本质属性：n即档案本质上是社会生活的原始记录。换句话说，原始记录性是档案的本质特性。n 中华人民共和国档案行业标

5、准档案工作基本术语对档案的定义表述是“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”n 从追求学术严谨性的角度出发，档案的定义可进一步明确表述为档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。n 简单地说，“档案是清晰、确定的原始记录性信息”。第1章 第1节n三、对档案定义的理解三、对档案定义的理解n 上述档案概念具有几个互相联系的基本涵义 是理解档案概念的要点。（一）社会性 （二）历史性 (三)确定性 (四)原始记录性第1章 第1节n 四档案的实存形态及其形成过程四档案的实存形态及其形成过程 （一）档案的实存形态（一）

6、档案的实存形态 (二二)档案的形成过程档案的形成过程n“有意有意”制作的档案制作的档案的的“优势优势”是制作材料较好，追求耐久性，格式严是制作材料较好，追求耐久性，格式严格。规范，便于长久保存且留存状况较齐全、完整。其格。规范，便于长久保存且留存状况较齐全、完整。其“劣势劣势”是内容是内容往往难以做到客观、真实，常往往难以做到客观、真实，常P9P9有虚假不实甚至有意作伪、抑恶扬善、有虚假不实甚至有意作伪、抑恶扬善、报喜不报忧等内咨上的偏差、错误。报喜不报忧等内咨上的偏差、错误。n“无意无意”制作的档案制作的档案的的“劣势劣势”是因无档案意识，所以制作材料的质地、是因无档案意识，所以制作材料的质

7、地、耐久性往往较差，书写格式等也柱往不规范耐久性往往较差，书写格式等也柱往不规范 巳留存状况不好，难以做到巳留存状况不好，难以做到齐全、完整，这对档案的保存和日常管理使用显然是不利的。但也正因齐全、完整，这对档案的保存和日常管理使用显然是不利的。但也正因为其制作者无档案意识为其制作者无档案意识 所以也使其具备了内容较客观真实的优势，制作所以也使其具备了内容较客观真实的优势，制作者会在无意中留下真实客观的记录者会在无意中留下真实客观的记录 这对于档案的原始记录作用显然是有这对于档案的原始记录作用显然是有利的。利的。第1章 第1节n五、对档案真实可靠性的理解五、对档案真实可靠性的理解n档案是社会生

8、活中最真实可靠的原始记录，这是档案之所以重要、之所以被人们重视并保存的根本原因。n档案的真实可靠性尤其是其内容的真实可靠性并不是绝对的，它只是与其他信息相比较而言是最真实、可靠的、不能将其与其所记录的历史事实本身混为一谈，更不能将其与真理意义上的是非对错混为一谈。即使档案确有不真实、不可靠之处，也不能对其加以改正 对确为伪造的档案也不能付之一炬。因为这种种不客观、不真实，甚至伪造的档案本身也是一种历史的真实，是一种客观存在的事实、若对其动手脚或予以销毁 就会破坏、抹杀这种客观事实意义上的真实性与可靠性。会造成更大程度的混乱、所以，档案的真实可靠性至少有两个层面的涵义 一是档案的内容若没有失实、

9、歪曲、作伪之处，那么在对同一历史事实均有记载的吝种信息中是最真实、最可靠的，国为它是直接的原始记录，承载的是原生信息，但即便如此，也不能将其与其所记录的历史事实本身混为一谈。n二是档案有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处，那么其失实、歪曲、作伪乃至伪造这一客观事实也恰恰是由档案这一实存形态来子以记录、固化并示之于世人的，它依然有其另一意义上的真实性与可靠性、可见，从这层意义上说：档案只要其自身存在就没有假的，而都是“真的，“假”的也是“真”的。P10第二节第二节 档案与相关事物的关系档案与相关事物的关系 第1章 第2节n 档案在现实社会中不仅实存形态广泛多样 而且与诸多事物有着较为复杂的关系，使人们

10、往往难分彼此，甚至将其混为一谈。因此，在认清档案本质及概念（定义）的基础上，有必要进一步从理论上梳理档案与相关事物的关系、弄清它们之间的联系与区别。现实中与档案关系较近且不易分清的事物主要有信息、文献、文书（文件）、图书、资料、文物等。n 一、档案与信息一、档案与信息n从逻辑上讲“档案信息”与“信息”是种概念与属概念的关系 档案信息是信息的一种存在形式，档案是人类社会的一种重要信息资源。n 档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源。n二、档案与文献二、档案与文献n档案与文献的逻辑关系是内涵不同，外延有大面积交叉重合、n二者之间的区别有三个方面，n一是，本质即核心涵义不同 档案

11、是社会实践的原始记录，是第一手的原 生信息 文献则不论其是否是原始记录非原始记录性的信息记录也可成为文献。这是二者的根本区别、n二是，文献注重历史文化价值，档案则既注重历史文化价值又注重现实性的查考、实用价值。n三是，文献内容一般较系统、完整，而档案则包括大量的片段性零星记录。第1章 第2节n三档案与文书三档案与文书n档案与文书的关系前文已有所述及，两者之间的联系主要是实存形态的直接转化关系、文书尤其是其定稿因具有较强的原始记录性 所以可直接转化为档案，成为档案的实存形态之一，而在档案大家族中占据主导地位。n二者之间的区别也很明显、不能因其有直接的转化关系而将其混为一谈。n第一，档案的实存形态

12、绝不仅仅是过去的文书，还包括大量非文书类的原始性记录物、过去的 文书也井非都能转化为档案 只有原始记录性强、查考价值高巨文书处理程序完 毕的一部分文书才能转化为档案，大量的文书并不转化为档案；n第二，二者的概念内涵。尤其是本质不同。文书虽有原始记录性，但原始记录性井非文书的本匝 所在，也不是人们制作使用文书的根本目的与追求、文书本质上是人们处理。解 决现时性具体事务、问题的信息传递工具它主要在空间上传播交流目具有相当程度的强制性（如公务文书）。而档案的本质则是已往社会实践的原始记录物，主要是在时间上传递，让过去告诉现在 让现在告诉末来 是川追求、维系时间上的 连续性、统一性的产物、从逻辑上讲二

13、者内涵不同 外延右大面积交叉。第1章 第2节n 四、档案与图书四、档案与图书n档案与图书虽在现实中关系较为密切，管理上也有相通之处，n但二者之间的区别是极为明显的、n第一，二者的本质不同。档案本质上是人们在社会实践中直接形成的原始记录，图书本质上是系统知识的结晶，是人类对自然及社会现象进 行系统认识研究的结果、图书的内容虽会涉及社会实践，但却不是对社会实践的 直接记录，而是经过加工、提炼、总结后的观念性、系统性产品。n简言之，档案P12是社会实践的记录，图书是系统认识的产品。当然，人的认识、研究活动，尤其县其写作行为，也是一种特定的实践，那么这一特定实践活动的直接记录一书稿则是档案，而其最终成

14、果则是图书，是系统的知识产品。第二，二者的社会功能不同。档案与图书的不同社会功能是由其各自不同的本质决定的。档案是历史的原始记录，可供人们查考史实、解决实际问题、研究历史之用。换句话说，人们查档案是为了解决现实中的实际问题，为了了解、研究历史事实；人们看书则是为了学习系统知识，为了陶冶性情。第三，二者内容上的交叉重合部分的特点也明显不同。档案内容中虽也有知识，但这些知识是不系统的知识片段；图书内容中虽也有对历史事实的记载，但这种记载却不是直接的原始记录，而是经过加工提炼后的系统性知识。如由档案文件内容直接汇编转化而成图书(文选、文集、文件汇编等)所追求的也是系统性。第1章 第2节n五、档案与资

15、料五、档案与资料n资料是现实中最接近档案、与档案关系最为密切的概念(事物)。n人们在现实生活中常常将这两个概念混为一谈，尤其是常常将档案称做资料。n从逻辑上讲，这两个概念的外延有大面积重合，且资料的外延一般说来要大于档案。但其内涵上的区别还是比较明显的。资料是一个相对性、动态性极强的概念，其外延极为宽泛。一般说来，凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息均可称之为资料，而无论其具体是什么文书、档案、图书、报刊、文章、录音录像乃至文物等等，只要对于人们研究解决某一问题有信息支持价值，都可看成是资料；也无论其处于何种状态一是被集中保存在某处，还是散存于各处有待人们去搜集、整理。而档案则

16、没有资料的那种相对性与动态性。所以，档案可以被人们作为资料看待并使用，但资料却不能作为档案看待并使用。档案部门所保存的资料也具有相对性，是围绕其档案所形成的对了解档案内容及立档单位历史有价值的相关信息，如内部出版物、报刊、文件汇编(图书)等等。n 第1章 第2节n六、档案与文物六、档案与文物n文物是与档案在内涵上最为接近的概念(事物)，但认真分析其区别也较为明显。n文物是有文化价值的历史遗留物，从逻辑上讲，档案与文物在内涵上有部分交叉重合。档案，尤其是重要的档案，因其既有原始记录作用又有突出的历史文化作用，可看做是文物，并作为文物被收藏。但绝大部分文物却不能成为档案，因为文物的大部分是实用性物

17、品，其所记录的历史事实的内容信息是不清晰、不明确的。而档案则是指内容信息清晰、确定，可明确说明某P13一历吏事实的原始记录，其主导性实存形态目前仍是备种文件、所以，内容信息的清晰性与确定性与否是二者之间的根本区别。档案中的“实物档案确立的标准也是其所记录的内容、信息的清晰性与明 确性。n一般而言，只有那些自身带有文字的实物（如公章或印章、锦旗、奖杯、标牌、钱币、带宇的旗帜、牌匾等）才可成为实物档案被档案部门收藏，而无文 字的实用物品因不能说明其产生、使用的历史背景等史实 则不能成为实物档案，若其有较高的文化价值，可作为文物被博物馆等文物部门收藏。此外，实物 档案的另一必要条件是其技术上的可保存

18、性，那些即使带有文字但却无法收藏的 庞然大物（如轮船、飞机等），也不可能成为实物档案。第三节第三节 档案的种类档案的种类 第1章 第3节n一、公务档案与私人档案一、公务档案与私人档案n二、历史档案与现行档案二、历史档案与现行档案n三、文书档案、科技档案与专门档案三、文书档案、科技档案与专门档案n四中华人民共和国成立后的档案、革四中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案命历史档案和旧政权档案二、历史档案与现行档案二、历史档案与现行档案三、文书档案、科技档案与专门档案三、文书档案、科技档案与专门档案习题:1研究档案定义的理论意义和实践价值是什么？2国内外档案学术界比较典型的档案定义有哪

19、些？你对这些定义有何评价？3有人认为档案的本质是“保存备查，你对这种学术观点有何认识？4如何理解档案的“原始记录性”？5”来源关联性”与”内容关联性”的区别是什么？6电子文件的出现对人们认识档案的本质有何影响？7 有人认为档案的真实性是指其“内容的真实性及 档案承载事实的客 观性”，对于这种学术观点你有何评价”？8有人认为“档案就是一种信息”，你对这种观点有何评价？9认识到档案是一种社会的核心信息资源”，这对做好档案工作有何意义？信息时代的档案工作者应当扮演一种什么样的社会角色？10档案和文献之间是一种什么关系？如果认为文献是一切知识的载体”，那么档案在整个知识家族中应当处于什么地位？习题:n

20、 10档案和文献之间是一种什么关系？如果认为文献是一切知识的载体”，那么档案在整个知识家族中应当处于什么地位？n11同其他的信息产品和知识产品相比，档案具有哪些方面的忧势和劣势”？n12“文书与档案实为一物也”这种观点与现代档案学中流行的“文件生命 周期理沦有何联系？n13 档案和“图书的本质区别是什么为什么不能用管理图书的方法来管理档案呢？n14档案和“资料的概念有何不同？认识档案同一般资料之间的区别，对做好档案工作有何意义？n15档案”和“文物”的关系是怎样的？谈谈你对“所有的档案都有可能成为文物，但并不是所有的文物都能成为档案这一观点的认识。n16档案种类的划分意义是什么？n17在我国的档案管理实践中，引人“公务档案”与私人档案”的概念有何积极意义？n18将档案划分为文书档案、科技档案、专门档案”，这种认识有无局限性？n19将档案划分为“现行档案”和“历史档案”的实际意义是什么n20你对档案种类的划分有何建议？