企业行政管理课件讲义.ppt

1、企业行政管理企业行政管理（程潇逸）（程潇逸）2023-5-21岗位职责日常办公事务管理包括：日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括：办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括：印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括：会前准备、会中服务、会后工作；其他事务视各公司具体情况而定。2023-5-22沟通沟通包括：纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为：与上级沟通和与下级部门沟通。p与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析

2、能力和表达能力。p与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这就需要较强的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关职能部，与关系企业窗口部门和外界媒体政府机关等等。p在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。p与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。2023-5-23信息的收集和整理信息包括：企业外部信息和内部信息。p外部信息具体包括：国家政治、法律、经济、政策规定；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。p内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息；设备的使用和管理；

3、人才资源等。2023-5-24良好的执行力良好执行力表现在：（1）应该做什么，该怎么做。（2）如何更好更快完成该做的事情。（3）清除所有障碍。（4）形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工 2023-5-252023-5-26职位名称职位名称行政经理职位代码职位代码所属部门所属部门行政部职职 系系职等职级职等职级直属上级直属上级职位概要职位概要:规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。工作内容工作内容:%组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；组织制定行政部工作发展规划、计划与

4、预算方案；%组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；%组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作及办理公司所需各项证照；组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作及办理公司所需各项证照；%起草及归档公司相关文件；起草及归档公司相关文件；%搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；%管理公司重要资质证件；管理公司重要资质证件；%组织好来客接待和相关的外联工作；组织好来客接待和相关的外联工作；%主持部门内部的建设工作，建设及维护内部网络；

5、主持部门内部的建设工作，建设及维护内部网络；%协调公司内部行政人事等工作；协调公司内部行政人事等工作；%对控制成本的方法提出建议。对控制成本的方法提出建议。任职资格任职资格:教育背景教育背景:秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。培训经历培训经历:受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。经经 验验:5 5年以上行政管理工作经验。年以上行政管理工作经验。技能技巧技能技巧:熟练的中英文写作、口语、阅读能力；熟练的中英文写作、口语、阅读能力；优

6、秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；熟练使用办公软件、办公自动化设备。熟练使用办公软件、办公自动化设备。态态 度度:做事客观、严谨负责、踏实、敬业；做事客观、严谨负责、踏实、敬业；具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。2023-5-27职位名称职位名称行政助理职位代码职位代码所属部门所属部门行政部职职 系系职等职级职等职级直属上级直属上级行政经理职位概要

7、职位概要:协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。工作内容工作内容:%协助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划；%协助审核、修订行政管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；%协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；%考核和指导行政部工作人员的工作并给予业务指导；%协助承办公司相关法律事务；%参与公司经营事务的管理和执行工作；%会务安排。技能技巧:具有较强的时间管理能力；优秀的外联和公关能力，具备解决突发事件能力；良好的中英文写作、口语、阅读能力；熟练使用办公软件；熟练使用操作办公自动化设备。态 度:工作细致认真，谨慎细心，责任

8、心强；具有很强的人际沟通、协调能力，团队意识强。2023-5-28职位名称职位名称总经理秘书职位代码职位代码所属部门所属部门行政部职职 系系职等职级职等职级直属上级直属上级行政经理职位概要职位概要:协助总经理完成日常事务性工作。工作内容工作内容:%起草公司年度工作总结及总经理讲话稿；%起草公司股东会和董事会的会议材料；%作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理；%起草、打印、登记和存档总经理签发文件；%协助行政部经理做好公司来宾的接待工作；%接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录；%掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作；%收发传真，并及时交给总经理处理；%完成总经理或行政经理交

9、办的其他工作。技能技巧:熟悉公司文档管理；良好的中英文写作、口语、阅读能力；熟练使用办公软件及办公自动化设备。态 度:良好的组织沟通协调能力；工作细致认真，谨慎细心，条理性强；责任心强，勇于承担挑战性的工作；具有开拓精神和团队精神。2023-5-29职位名称职位名称秘书职位代码职位代码所属部门所属部门行政部职职 系系职等职级职等职级直属上级直属上级行政经理职位概要职位概要:安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件，进行文档管理，对其他行政和业务方面的工作提供行政支持。工作内容工作内容:%接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；%收发与回复日常邮件；%撰写会议通知、会议记要、日常

10、信件和工作报告；%会谈、会务安排；%将信件及其他记录归档；%备份信件及其他文档；%安排商务旅行，做好预订工作；%接待访客；%采购、分发和控制办公用品；%分发钱款，进行简单的账务管理。技能技巧:熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等；有良好的文字表达能力，有一定英语基础，具备较强的听说能力。态 度:认真负责，责任心强，积极主动执行交办工作；工作效率高，条理性强，有团队合作精神；保密意识强。2023-5-210职位名称职位名称前台职位代码职位代码所属部门所属部门行政部职职 系系职等职级职等职级直属上级直属上级行政主管职位概要职位概要:做好公司日常行政事务工作，保证公司信息

11、通讯顺畅，提高公司运作效率。工作内容工作内容:%转接总机电话，收发传真、信件和报刊；%接待来访客人，并通报相关部门；%管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材；%打印、复印文件和管理各种表格文件；%承办员工考勤和外出登记；%安排约会、会议室及差旅预定；%保管各种手续、手册；%更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；%协助组织公司活动。技能技巧:有良好的文字表达能力，有一定的英语基础；熟练使用办公软件、办公自动化设备。态 度:工作细致认真，谨慎细心，热情，积极主动；工作效率高，责任心强，具有团队精神；保密意识强。2023-5-211职位名称职位名称行政事务管理专员职位代码职位代

12、码所属部门所属部门行政部职职 系系职等职级职等职级直属上级直属上级行政主管职位概要职位概要:管理公司的后勤服务工作、提供后勤保障。工作内容工作内容:%安排落实上级要求的各项任务，提供相关服务和后勤保障；%参与拟订和完善公司后勤管理规范，并监督执行，确保行政后勤管理的顺利进行；%负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理；%负责公司各类设备、设施维护，水、电、气、热等能源后勤保障工作；%进行宣传与安全检查，代表公司与物业部门交涉，管理公司用水、用电情况；%办理公司购车、车辆年检的相关手续，安排活动用车，并统计人员用车的费用；%对公司人员申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化；%办理上级临时

13、交办的其他工作。技能技巧:能根据公司不同时期的发展需要，提供相应的物资设备配备方案；能根据办公需求、市场行情，制定相应的计划及书面汇报；有一定的英语水平，能熟练使用各种办公自动化设备；良好的沟通协调能力、组织安排能力、具备灵活有序的物料控制能力。态 度:人品端正，爱岗敬业，工作态度细致、踏实，责任心强，能吃苦耐劳。2023-5-2122023-5-2131W Why目的2WWhat内容3WWho人4WWhom对象5WWhen何时6WWhere地点1HHow方法2HHow much或How many费用2023-5-2141、P（Plan）-计划计划，确定方针和目标，确定活，确定方针和目标，确定

14、活动计划；动计划；2、D（Do）-执行执行，实地去做，实现计划中的，实地去做，实现计划中的内容；内容；3、C（Check）-检查检查，总结执行计划的结果，总结执行计划的结果，注意效果，找出问题；注意效果，找出问题；4、A（Action）-行动行动，对总结检查的结果进行，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总结，以免重现，未解决的问题失败的教训加以总结，以免重现，未解决的问题放到下一个放到下一个PDCA循环。循环。2023-5-2151、S：Strength，优势、强项，优势、强项2、W：Weakness，弱势

15、、缺点，弱势、缺点3、O：Opportunity，机会，机会4、T：Threatness，威胁，威胁SWOT是一种分析方法是一种分析方法关于企业：用来确定企业本身的竞争优势，竞争劣关于企业：用来确定企业本身的竞争优势，竞争劣势，机会和威胁，从而将公司的战略与公司内部资源、势，机会和威胁，从而将公司的战略与公司内部资源、外部环境有机结合。因此，清楚的确定公司的资源优外部环境有机结合。因此，清楚的确定公司的资源优势和缺陷，了解公司所面临的机会和挑战，对于制定势和缺陷，了解公司所面临的机会和挑战，对于制定公司未来的发展战略有着至关重要的意义。公司未来的发展战略有着至关重要的意义。关于个人：职业规划关

16、于个人：职业规划经营自己的长处经营自己的长处2023-5-216行政部工工作作流流程程2023-5-217办公用品及日常用品的采购、发放管理检查验收部门申请出入登记月末盘存帐物相符监督检查物品采购主管审批请购计划单查看库存定期询价议价2023-5-218第一条第一条 每月每月25日，各部门负责人将该部门所需要的办公用品应及时上报行政部。行政部指定专人制定每月办公日，各部门负责人将该部门所需要的办公用品应及时上报行政部。行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总审批后由行政部统一购买、根据实际工作需要有计划的于次月用品计划及预算；经主管副总审批后由行政部统一购买、根据实际工作需要有计划

17、的于次月10日分发给各日分发给各部门部门;第二条第二条 公司新员工的办公用品，行政部根据人力资源部提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新员工公司新员工的办公用品，行政部根据人力资源部提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新员工的正常工作。负责购发办公用品的人员要做到办公用品的齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适的正常工作。负责购发办公用品的人员要做到办公用品的齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好当、用品保管好;第三条第三条 负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库

18、一定要由领取人员签字;第四条第四条 因工作需要，确需某种专用办公用品的部门，须由本部门经理签字、报上级领导批准后方可购买。发票因工作需要，确需某种专用办公用品的部门，须由本部门经理签字、报上级领导批准后方可购买。发票除本部门经理签批外，需由上级领导签批后，方可报销除本部门经理签批外，需由上级领导签批后，方可报销;第五条第五条 领用办公用品的部门，应将本部门所需的办公用品汇总填写办公用品领用单，经部门经理签字后方可领领用办公用品的部门，应将本部门所需的办公用品汇总填写办公用品领用单，经部门经理签字后方可领取，如确实急需用品可到行政助理领取，填写相应的取，如确实急需用品可到行政助理领取，填写相应的

19、部门办公用品领用表部门办公用品领用表，流水号由行政部按月份及，流水号由行政部按月份及顺序由行政部编写，如顺序由行政部编写，如9月第一张流水号月第一张流水号0901、第二张流水号、第二张流水号0902，以此类推且行政部所有记录流水号均，以此类推且行政部所有记录流水号均按此编写；按此编写；第六条第六条 日常领用文具需填写日常领用文具需填写文具领用登记表文具领用登记表；第七条第七条 办公用品管理一定要做到清洁、注意安全、放火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进办公用品管理一定要做到清洁、注意安全、放火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房入库房;第八条第八条 对于离开公司

20、的员工，按照入职时所领的清单收回办公用品（已用过的笔、本除外）对于离开公司的员工，按照入职时所领的清单收回办公用品（已用过的笔、本除外）第九条第九条 每月月底，行政助理统计各部门费用，与财务部共同盘点库存每月月底，行政助理统计各部门费用，与财务部共同盘点库存.办公用品购发管理办法办公用品购发管理办法2023-5-219固定资产及低值易耗品的管理固定资产及低值易耗品的管理 资产分类建立台帐清单每月盘存核对帐物2023-5-220各部门基础设备、设施维修管理 维修申请安排维修维修结束检查验收记录备案2023-5-221文件档案的归档管理 文件、资料收集分类整理编号立卷归档装订成册存放使用、传阅控制

21、2023-5-222文件资料收发、传真管理 文件资料的收发行政审阅上传下达准确记录传真往来2023-5-223各种费用的支付、控制 统计各项所要交纳费用申请审批资金部门主管审批领导审批签字支付各项费用归类登记管理2023-5-224对外关系建立维护 关系建立沟通协调档案情况汇报合理调整2023-5-225处理突发事件 突发事件出现主要情况收集妥善解决处理及时汇报领导减少不利影响处理结果汇报2023-5-226后勤服务保障 拟定制度加强检查收集建议员工满意提高质量安抚员工反馈2023-5-227后勤服务保障熟悉安全制度明确安全目标组织实施检查提高防范意识规划教育培训确保整体安全安全安全2023-

22、5-228执行上级交办事务 接受上级交办任务汇报结果及时完成保质保量确实了解、记录工作要求2023-5-2292023-5-230前台接待前台接待管理一、来客接待1、来客接待流程（预约/未预约）2、接待礼仪二、来电转接1、来电接入/转接流程2、电话礼仪三、函件收发1、信函与快件签收/寄送流程2023-5-231前台接待五、文件收发1、传真发文/收文工作流程六、涉及表单1、来客登记表2、接待来访登记表3、信函与快件签收/寄送登记表4、传真记录清单2023-5-232内部事务管理一、办公用品管理1、办公用品申购流程2、办公用品购买/领用流程3、使用表单办公用品订购审批单办公用品台账报废物品清单办公

23、用品领用表2023-5-233内部事务管理二、办公设备管理1.办公设备购买审批流程2.办公设备询价流程3.办公设备比价流程4.办公设备采购流程 5.使用表单：办公设备配备登记表 办公设备更换登记表办公设备性能状态一览表办公设备维修记录表2023-5-234内部事务管理三、文书档案管理1.发文/收文管理流程2.档案归档流程3.档案借阅/归还流程4.档案销毁流程5.使用表单：文书档案借阅审批表 文书档案借阅登记表2023-5-235内部事务管理四、印章管理1.制刻申请流程2.使用审批流程：印章使用审批表印章使用登记表 2023-5-236内部事务管理五、证照管理1.证照年审流程2.证照使用审批/验

24、证流程证照使用审批表证照使用登记表 2023-5-237内部事务管理六、会议管理1.会议安排流程会议纪要会议工作评估表 2023-5-238外部事务管理值班登记日志表保安执勤日志表外出员工登记表来宾出入登记表安全状况检查表防火设施检查表安全事故报告书突发事故报告表事故统计汇总表电梯设备巡视/维修/保养记录表一、安全保密管理1.人员出入管理流程2.消防安全管理流程3.安全检查管理流程4.突发事件处理/应对流程5.使用表单：2023-5-239外部事务管理二、车辆管理1.车辆使用流程2.车辆加油管理流程3.车辆安全管理流程4.事故处理流程5.使用表单：车辆检查表 用车申请表 派车记录单 车辆请修表

25、 保养记录表 车辆加油申请/记录表 车辆使用日志表 车辆使用状况月报表 车辆事故现场记录单 车辆事故报告单 2023-5-240外部事务管理三、后勤管理1.员工宿舍管理流程2.员工食堂管理流程3.清洁卫生管理流程4.企业绿化管理流程5.使用表单：食堂卫生检查表 住宿申请表 住宿人员登记卡 宿舍分配明细表 宿舍检查登记表 清洁卫生管理表 卫生区域划计划表 清洁工作安排表 卫生状况检查/评分表2023-5-241外部事务管理四、公关事务管理1.重要接待流程2.危机处理流程3.媒体宣传流程 4.使用表单：商务接待安排表 公务接待审批表 公关活动策划表 危机预警处理表 危机记录分析表 危机结果汇总表 例外事项工作安排记录表2023-5-242