会议召开技巧课件.pptx

1、会议的准备阶段：1、召开会议的思考向度 2、召开会议前的准备工作 3、决定会议的功能 产出与角色任务 会议的目的：会议的目的：第1页/共45页会议的准备阶段：从量上来看，会议的支出会增加企业的营运成本 从质上来看，有效率的会议可以为企业节省更多的时间、金钱，以及增加效率评估会议的价值，要同时兼顾“会议是否有效”以及“会议开支是否控制在最低程度”会议的价值 第2页/共45页会议的准备阶段：通常的会议有5至9人参加，这样的规模既不太大，比较容易控制；也不太小，可以激起讨论。会议规模 第3页/共45页会议的准备阶段：资讯传达与监督员工 达成决议与解决问题 开发创意 激励士气巩固主管地位开会的常见原因

2、；第4页/共45页会议的准备阶段：1、主席的会前准备工作 2、议事工作人员的会前准备工作、提案人的会前准备工作 3、引言人的会前准备工作 4、备询人员的会前准备工作第5页/共45页会议的准备阶段：确认自己在会前收到的议程表。对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者。除非已被指定对某议题发表演讲，否则有义务在会中主动提出建设性的意见。努力去了解其他与会者对议程上议题的观点，他们的兴趣所在，是否有权威在背后支持这些观点找出可能存在的你的反对者，并预先与其协商、折中第6页/共45页会议的准备阶段：组织会议场所 选择视听设备 提供书写工具对于大型会议会议用品的准备 第7页/共45页

3、一对一会议（3）（1）（2）会议的准备阶段：安排座位 第8页/共45页会议的准备阶段：（3）（2）（1）大型会议 第9页/共45页主持会议的技巧：1、会议主持的角色 2、会议主持的影响力 3、会议主持的职责 4、会议主持的开场白如何当好主持人：如何当好主持人：第10页/共45页主持会议的技巧：*营造和谐气氛*照议程进行*正确总结讨论内容*引导发言者解释令人困惑的发言*帮助与会者厘清不假思索的想法*尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况*减少与议题无关的争辩与讨论*保持中立态度会议主持人的八大职责 第11页/共45页要掌握会议节奏要掌握会议节奏和控制会议和控制会议 主持会议的技巧：第12页/

4、共45页与会者的责任与会者的责任 *发言内容要有组织*适时发言*一次只讨论一个重点*口齿清晰，陈述有力*一针见血*音量适当*解释方式让人易*口吻要自信*在要点处可稍加大音量第13页/共45页与会者的责任与会者的责任 1、与会者的角色与职责 2、如何在会中发挥影响力 3、如何避免与化解会议冲突 4、何种行为是会议的破坏者第14页/共45页倾听，其实真的不那简倾听，其实真的不那简单！单！与会者的责任第15页/共45页会议的决策会议的决策 *提出动议*处理动议*修改动议*形成决议 会议是一群重要人物的聚集，他们的每一个人单个来说什么事都做不了，但聚在一起却决定什么事都不做！弗雷德.艾伦 喜剧演员第1

5、6页/共45页会议的决策：目标声明 资源需求声明 会议记录的运用 会议后立即行动计划第17页/共45页会议成功的六大要领会议成功的六大要领 现代的公司开会无处不在,很多的决定都要通过会议，开会能使人得到各方面的信息，了解团体的共同目标，了解其他同事的工作进度，能够协调自己部门与其它部门的工作关系，有的问题不开会是根本不能解决的。会议既然如此重要，我们如何把会议开得成功、圆满？第18页/共45页一一.打破开会的误区打破开会的误区 1.开会的意义不大 (1)开会是一个组织存在的表现 (2)开会是一种群体沟通方式 (3)会议也是一个集思广益的场所 2.“人们都厌恶开会”(1)开会能使人得到各方面的信

6、息 (2)并非人人都厌恶开会 3.“成天开会，时间和精力都浪费在会议中了”(1)开会必然要花一些时间 (2)觉得没时间开会，可能是自己对自己的时间管理不善 第19页/共45页一一.打破开会的误区打破开会的误区 4.“开会时自己可以干点自己的私活”(1)这是得不偿失的事情 (2)这样做危险性较高 5.“只有开会才能解决问题”(1)并非只有开会才能解决问题 (2)会议是个严肃的事情 6.“开多长时间的会，到时看情况才知道”(1)这种会肯定惹人讨厌 (2)开会时间长短是完全可以预知的 (3)预知不了会议时间的长短，是会议组织者 第20页/共45页二二.把会议降低到最少把会议降低到最少 1.开会要计算

7、成本 (1)开会的成本是较高的 (2)开会的效率损失 2.何谓开会成功 (1)有明确界定的目标 (2)有会议就一定要有决定第21页/共45页二二.把会议降低到最少把会议降低到最少 3.通常需要召开会议的理由 (1)涉及多部门、多个人员的信息交换、讨论和决策 (2)需要整合各种不同的意见 (3)涉及多部门、多个人的工作安排 4.通常不用召开会议的理由 (1)未准备好 (2)可能不会有结果 (3)没有开会之必要或有其它替代方式第22页/共45页三三.成功会议的准备要领成功会议的准备要领 1.确定会议的目标 (1)目标的形式 (2)确定目标时的考虑因素 2.确定会议的形式 (1)例行会议 (2)临时

8、召集特别会议 3.确定会议的议程 (1)考虑议程时的依据 (2)议程四大主要内容 第23页/共45页三三.成功会议的准备要领成功会议的准备要领 4.确定开会的时间 (1)最好的时间 (2)最差的时间 5.选择开会的地点 (1)地点选择要考虑的因素 (2)选择开会地点细节 6.确定出席会议的人员 (1)4-7人比较理想，10人还勉强可以，超过 12人就太多 第24页/共45页四四.有效控制会议过程的要领有效控制会议过程的要领 1.严格按事先的议程办事 (1)会议议程是会议取得成功的基础 (2)对偏离议程的情况应及时加以纠正 2.及时、准确评估反馈 (1)注意与会者的反馈信息 (2)评估反馈信息，

9、并做出适当反应 第25页/共45页四四.有效控制会议过程的要领有效控制会议过程的要领 3.对付会议中可能的混乱 (1)会议中出现混乱的迹象 (2)摸清冲突的实质 (3)即时加以解决 4.应付开会中的一些行为特别的人 (1)应付始终沉默的人 (2)应付反对任何建议的人 (3)应付脱离主题的人第26页/共45页五五.会议中达成决定的方法会议中达成决定的方法 1.头脑风暴法 (1)获取独特的创意的方法 (2)不要对他人的观点提出反对 (3)回头再评估 2.名义小组法 (1)以小组的名义进行 (2)背靠背，独立思考 (3)循环进行 3.德尔菲法 (1)小组成员可能从未见过面 (2)需要多次循环 (3)

10、以达成基本一致的结果第27页/共45页六六.与会所得最大化要领与会所得最大化要领 1.明确与会责任，才能与会有得 (1)会议的成功，也有与会者的一半功劳 (2)在会上贡献自己的创意 (3)尽可能多地获取信息 2.开放的心态 (1)不要事先抱有成见 (2)仔细考虑他人的意见 (3)主动参与第28页/共45页六六.与会所得最大化要领与会所得最大化要领 3.会前准备功夫 (1)熟记通知 (2)准备材料 (3)心理准备 4.积极的提问和表达意见 (1)积极地倾听 (2)主动地提问 (3)适当地发言第29页/共45页六六.与会所得最大化要领与会所得最大化要领 5.会后想想 (1)研究会上得到的与自己工作

11、相关的信息 (2)分析与会者的表现及其影响 (3)考虑自己下一步工作第30页/共45页几种不良的开会方式 大多数的企业在会议里决定其基本走向企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高第31页/共45页几种不良的开会方式不好意不好意思，我思，我迟到了！迟到了！您是否想过，您迟到一分钟就会担搁每个人一分钟！第32页/共45页几种不良的开会方式身在操营心在汉，您是否一定要参加这样的会议呢？怎么这么困呢？怎么这么困呢？好多事等着我去做，什么时候开完呢？第33页/共45页几种不良的开会方式会议不是时事评论会，会议场所不是社交场所！你是否在浪费时间！昨天的昨天的NBA，公牛胜了公牛胜了还是母牛胜了？还

12、是母牛胜了？星期天有空吗？第34页/共45页几种不良的开会方式您是否懂得如何，获得别人的意见呢？是否碰到为了一件事而争论不休呢？这样的会议，这样的会议，有阻碍吗？有阻碍吗？第35页/共45页几种不良的开会方式高效的会议是有一定的程序的 作为会议主持者，你的任务是要作为会议主持者，你的任务是要以最快的速度达成会议的目的以最快的速度达成会议的目的第36页/共45页几种不良的开会方式 为了开会而开会，您为了开会而开会，您如何保证会议的效率呢如何保证会议的效率呢按照计划，今天开会，时间2H，现在开始啰！第37页/共45页几种不良的开会方式高效的会议=70%的准备+10%的会议讨论+20%会后确认？70

13、%的会议前的准备10%的会议中讨论20%的会后跟踪第38页/共45页总结：会议联络的重要性：开会的原因,会议可能的难点会议重点讨论的内容.会议要达成的共识.参加的人员,及必要准备的资料.时间,地点,及相关安排会议前的联络非常重要,要想使你的会议是高效的,你必须在会议前做很多的工作.第39页/共45页总结：高效会议的特点：10分钟分议；30分钟会议；达到了预期的效果；大家都很轻松，达成了共识；结果不错！第40页/共45页总结：非高效会议的特点：如果你的会议时间超过了60分钟：请问自己几个问题？有人迟到了吗？开会前你准备好了吗？与会者带齐你需要的资料了吗？你是否控制好时间呢？大家是否围绕会议议题讨论呢？第41页/共45页总结：非高效会议的特点：如果你的会议时间超过了120分钟：请问自己几个问题？会议前你是否与其他同事讨论过呢？此次会议安排时机是否妥当？是否一定要这么多人参加会议呢？开会前你是否认真考虑今天会议的内容？你的会议开得成功吗？第42页/共45页总结：作为会议的组织者，您的首要目的是通过大家的协作，以最快的速度达成会议的目的。作为会议的主持者，你要确保所讨论的内容是与达成目的相关的。作为会议的主持者，为了高效地达成目的，你必需为他作好充足的准备。会后的确认非常地重要。第43页/共45页第44页/共45页感谢您的欣赏！第45页/共45页