公司采购管理制度培训课件.pptx

1、1公司采购管理制度培训2 目录一、管控界面一、管控界面二、立项二、立项三、招投标三、招投标四、合同四、合同五、合同变更五、合同变更六、合同结算六、合同结算七、付款管理七、付款管理八、制度对比八、制度对比3 一、管控界面序号采购分类集团成本管控界面立项供方招标合同变更申请造价确认验收结算付款1工程2运营资产3运营物料4服务5营销企划6IT说明：代表此环节由成本部负责经办，业务部参与。代表此环节由业务需求部门负责经办，成本部履行监管职责。感谢聆听！采购业务分类返回序号序号一级分类一级分类二级分类二级分类三级分类三级分类备注备注1 工程类3 36 合理低价法2 运营资产类4 48 合理低价法3 运营

2、物料类4 104 合理低价法4 服务类10 87 综合评分法+合理低价法5 营销企划类8 42 综合评分法+合理低价法6 IT类3 16 综合评分法+合理低价法合计32333附件：招采业务分类及评标办法5 一、管控界面-界面招标主要信息开始发技术标/商务标供应商查看招标文件、提疑、回标答疑、开标、评标合同造价确认结算供应商注册成立招标小组采购立项立项上会供应商资质审核商务洽谈供应商入库招标文件编制入围单位标前会付款合同执行变更申请变更执行合同验收结束招标需求6 一、管控界面-科目1、管控界面：集团制度未下发成本管控的预算（科目）界面，参考实际业务开展情况界定。2、营销科目不包括渠道补贴、渠道返

3、利、销售支持、活动赞助、冠名、评奖、招待费、差旅费、销售人员激励奖金、提成等，此等类别按营销制度执行。一级成本科目二级成本科目营业成本餐饮成本商品成本游乐服务成本能源成本维保成本物料消耗安保成本保洁成本演出成本信息化费用保险费仓储物业费维生成本其他成本营销费用传统媒体推广新媒体推广活动执行宣传素材及物料公关费用管理费用薪酬社保（PT/劳务派遣）福利费（部分项目）办公费其他7二、采购立项立项内容主要信息招标小组入围单位招标文件环节招投标合同变更申请变更确认验收结算付款界面业务成本经办经办经办经办经办经办立项上会标前会下一节招标小组-组织架构招标小组组长公司总经理业务部门负责人技术组长业务相关人员

4、技术组员其他相关人员技术组员成本部负责人商务组长成本人员商务组员财务人员商务组员法务人员商务组员招标小组-工作原则1.标前会 原则上每次开标前，均需召开标前会（宣讲招标文件核心条款、评标办法、技术标评分指标及细则、商务标评审内容及细则、废标条件、违规处罚等）。2.评标过程的独立性 在开标、评标过程中，商务组成员不得参与技术组评标过程，也不得私自打听评标结果。同样，技术组成员不得参与商务组评标过程，也不得打听商务组评标结果。3.技术标与商务标工作交接 技术标小组长负责组织技术标评审，在评审工作完成后，仅须将技术标评审不合格的单位告知商务组小组长，商务组即可组织商务标评审。4.多轮回标及谈价 为鼓

5、励充分竞争，允许组织多轮回标及谈价。商务价格谈判由商务组独立完成，并对谈判结果承担全责。5.技术组 需保证不少于两个部门，若业务部门非需求部门时，需确保需求部门参与；6.主动避嫌与投标单位有利害关系的人员，必须主动避嫌，不得担任招标小组成员。招标文件1、职责分工1.1 成本采购部：负责商务标文件编制、修订与审核；负责标底编制；负责招标范围、招标计划、评标办法、评标规则、报价清单、资审标准等审核。1.2 业务需求部门：负责技术标文件编制、修订与审核；明确业务需求，技术标准、资审标准等。1.3 采购小组组长：招标文件总体审核、把关。2、执行要求2.1 招标文件（含廉洁协议范本），原则上使用招标文件

6、模板，无模板的，可根据类似招标文件模板的基础上，编制或修订招标需求、相关技术要求文件及合同要求。2.2 招标文件应包括投标须知、招标范围、技术要求、评标办法、投标书、定标原则、合同等章节。2.3 评标办法：合理低价法、综合评分法。2.4 原则上投标保证金不得超过招标项目估算价的2%。2.5 报价单及报价须知应包括投标须知、招标范围、技术要求、付款条件，需求时间等内容（注：回标报价如对报价单有所修改即废标）。2.6 招标文件范本及模板详见附件招标文件及和合同范本清单 20181205入围单位1、入围单位来源1.1 集团合格供应商库招标小组（采购小组）有权直接从XX SRM 系统合格供应商库里选择

7、满足本次招标要求的供方，直接发起招标邀请。1.2 征集新供方对于XX SRM 合格供应商库里没有合适的供方或合格供方数量不足时，采购经办人应通过采购平台发布供方征集公告，通知供方在线报名，组织供方评审、筛选、考察评估等工作。对于评审合格的供应商，录入合格供应商库。1.3 推荐供方各部门均有权推荐供方，但与投标单位有利害关系的人员，必须主动避嫌，不得担任相关项目招标小组成员。2、入围单位资审标准2.1 编制原则每项采购业务都必须制定详细、可行的供方资格预审标准，招标小组须严格执行，不得擅自加严或放松审核标准。2.2 资审文件模板为确保评审工作客观、公正、透明，须制定每个采购业务三级分类对应的供方

8、资审标准文件模板（包含地方类供方商资审标准、全国类供方资审标准）。2.3 入围单位应保持在同一水平线上，具有可比性和竞争性。2.4 对拟入围供方发放投标邀请函、投标承诺函，要求其填写投标承诺函并加盖公章（公章为红印）后返还。2.5入围单位-新供方资审计划、小组、文件Step1供方线上报名资格审核考察供方评定供方入库Step2Step3Step4Step5Step61、供应商考察小组：业务需求部门、成本部、法务或财务委派代表组成，且人数不得少于 3 人。2、对于临时安排他人委托考察的，实际考察人必须在考察过程文件上签字，并对考察结果负责。此外，委托人也必须在考察过程文件上签字，认可考察成果。1、

9、发起部门：业务需求部门；2、附件：供应商资格评审文件供应商考察评分表供应商评定意见表供应商考察报告合格供应商表评定3、流程：业务部门-成本对接人、法务对接人-成本负责人、业务负责人-总经理-总部管理部门负责人-成本运营中心工程技术部、事业部总经理地方类供应商：供方资审、考察、履约评估、分级、处罚及淘汰等由业务需求部门负责主办，但供方入库须报集团成本运营中心（工程技术部）审批。2.6立项上会立项上会管控要求1 对于单次采购金额：招标30万元或直委10万元的项目，必须上报集团总裁每周立项审核会审议。2 凡涉及对功能用途改变、布局调整、业态调整、经营模式改变等事项，无论金额大小，均须上报集团总裁每周

10、立项审核会审议。3 涉及使用开业后使用开办费、资本重置金的，无论金额大小，均须上报集团总裁每周立项审核会审议。4 除上述外规定的单次采购招标项目，由各地运营管理公司总经理每周召开立项审核会审议。5 所有上报每周总裁立项审核会的项目，都必须详细填写立项说明。立项说明包括但不限于：采购项目名称、采购范围、预算来源及金额、采购方式、供应商入围条件、入围供应商名单及选择依据、评标办法等。6 对于直接委托类采购立项，还须明确直委价格、定价依据和直接委托理由（直委理由要充分，包括但不限于直委标的情况、拟直委单位的情况及优势等）。7 立项管理要求详见 OA 办公系统：2020年 x月 x 日集团发文：集团招

11、采立项指南。2.7立项发起附件2：集团成本类管理审批流程及权限（试行稿）2.8其他事项1、采购方式变更：原则上，经立项审核会审议通过的采购方式、决策标准，应在整个采购执行过程中保持不变。一旦中途需要改变时，必须经采购小组讨论决策,并形成会议纪要，重新发起立项审批。2、紧急采购请示及报备：各地城运营管理公司遇到紧急突发事件，涉及紧急采购物资或服务时，必须向当地运营管理公司总经理请示同意。若紧急采购金额10 万元，还须由运营管理公司总经理向事业部总经理请示及报备。返回16三、招投标立项内容发标答疑评标开标定标环节招投标合同变更申请变更确认验收结算付款界面业务成本经办经办经办经办经办经办3.1招投标

12、-采购方式事项事项 招标招标 比价比价 直接委托直接委托 零星（紧急）采购零星（紧急）采购 适用条件适用条件 （1）满足采购要求的潜在供应商资源充足，通过供方之间充分竞争可获取理想价格的项目，原则上优先选用招标方式办理采购；（2）单次采购标的30万元的项目，原则上要求采用招标。（1）技术简单成熟、价格构成简单、易评估的零星工程、运营资 产、物料或服务；（2）单次采购标的30万元的项目，可采用比价方式办理采购（1）政府垄断和垄断经营类业务（通用）；（2）预招标结果显示符合入围条件的潜在供方仅一家；（3）涉密类、投资方（主创方）指定合作供方的业务；（4）关键技术唯一满足我方需求的产品或服务；（5）

13、稀缺海洋生物资源；（6）现有定制类硬件产品或软件系统延续性服务；（7）单次采购标的30 万元的电商采购；（8）地方运营管理公司根据集团集采协议签署地方采购合同；（9）合作有效期内的集采协议年度续签。（1）单次采购标的2万元，可执行零星采购。事后需在下周补办立项手续并完成后续相关审批。（2）涉及安全、抢险、停运等突发事 件，可执行紧急采购。事后须在下周补办立项手续，并完成后续相关审批。供应商数量供应商数量入围单位数量规定：1个标段，有效入围单位3 家；2 个标段，有效入围单位5 家。依此类推，应确保有效入围单位数量2N+1（N 指标段数量）。参与比价单位数量2N家（N 指标段数量）。满足条件的供

14、应商唯一。优先在合格供方库中选择合作单位。商务谈判商务谈判 （1）开标后，允许组织多轮报价和商务谈判；（2）谈判原则：优先约谈首轮最低报价单位，再约谈次低报价单位，依次类推。鼓励充分竞争，直至达成标底控制目标或合理价位。（3）此外，为提高谈判效率与质量，允许每轮报价设置明确的剔除规则。如本轮回标报价最高者直接出局等（但应确保每轮回标时有效单位不能少于 2N+1）。（1）允许组织多轮报价和商务谈判；（2）谈判原则：优先约谈首轮最低报价单位，再约谈次低报价单位，依次类推。鼓励充分竞争，直至达成标底控制目标或合理价位。（3）此外，为提高谈判效率与质量，允许每轮报价设置明确的剔除规则。如本轮回标报价最

15、高者直接出局等(但应确保每轮回标时有效单位不能少于 2N)。可谈判 可谈判 3.2招投标-管理原则1、标底编制：标底由成本部在最后一轮开标前完成编制及审批，且不得大于立项金额。标底应结合以往经验数据及市场价格水平制定，不得用投标平均价格作为标底。（综合评分法中标单位中标价格不得超过标底）2、商务标评标：对于擅自修改招标文件核心条款或未实质响应（故意遗漏或存在未报价的分项）投标文件要求的单位，可直接判定为废标；对于投标单位报价存在明显算术错误的，以修正后的价格作为商务标的评审依据。3、多轮回标：鼓励充分竞争，允许组织多轮报价和商务谈判，直至达成标底控制目标或理想价位。每轮商务谈判应优先约谈上轮最

16、低报价单位，再约谈报价次低单位，依次类推，谈判成果双方代表必须签确洽谈记录，并留存相关过程资料备查。4、重新发起招标的情形：首轮回标单位数量或技术标评审合格的单位数量不满足本制度要求的。（无超制度定标的说法）5、严禁将同类采购业务需求拆分成多个事项，规避招标。19四、合同立项内容环节招投标合同变更申请变更确认验收结算付款界面业务成本经办经办经办经办经办经办审核签订4.1合同管理1、合同类别1.1 本规定适用于集团的成本采购类合同，其他合同执行相关制度规定。1.2 原则上零星采购业务可不签署合同，但凡涉及安全、质保服务等采购业务，不论金额大小均需签署合同。2、执行要求2.1 所有合同文件应使用集

17、团发布的示范文本，尚未发布示范文本的，由经办部门自行编制，应确保合同内容完整，表述准确，并按照制度规定进行审批。2.2 原则上合同预付款不超过 30%，但有行业惯例等其他因素的可适当考虑。2.3 每个公司均需建立合同台账并定期更新，每月 5 日前上报合同及结算台账。3、合同续约条件3.1 本年度供应商评价定级为 A级的优秀供应商（平均分90分以上）。3.2 在成本合理可控的前提下，各地公司事先拟定推荐续约供应商名录，将续约意向及评估报告等相关情况向采购小组汇报，并形成会议纪要，由工作小组会签，并上报集团总部批准，发起相关立项审批流程。21五、合同变更立项内容环节招投标合同变更申请变更确认验收结

18、算付款界面业务成本经办经办经办经办经办经办变更审批变更指令造价确认5.1变更管理工程类、营销类、IT类业务履约过程中，与原合同约定不符或合同金额发生变化的事项为变更。运营资产类、运营物料类、服务类合同发生变化不得采用变更的方式，应签订补充协议。所有变更实施前，业务需求部门须完成变更审批单审批，禁止事后补办；审批通过后，业务需求部门向对应供应商下发变更指令单；变更导致合同金额超出原立项，须重新立项，获批后方可实施；业务需求部门在实施完成后的10日内将该变更签证的“四单”（包括变更审批单、变更指令单、变更实施情况确认单及报价单）报送成本采购部进行造价确认。成本采购部收到“四单”及其相关资料后，应于

19、实施完成后 30 日内完成最终造价确认。造价确认审批附件应包含包括变更审批单、变更指令单、变更实施情况确认单、报价单及造价确认单等。23六、合同结算立项内容环节招投标合同变更申请变更确认验收结算付款界面业务成本经办经办经办经办经办经办办理结算6.1结算管理1.合同结算适用范围：对于发生变更的采购业务，应在合同履约完毕后进行结算。（工程类、营销类、IT类必须进行结算，其他三种类型可以不结算）2.达到结算条件的合同，由该公司成本采购部向对应供应商发放结算造价确认书，按照要求格式详细填写相关内容。3.结算资料收集完整后，由该公司成本采购部填写结算审批表，并汇总结算结算成果文件，发起系统结算审批流程，

20、通过后相关资料存档。4.结算成果文件：结算造价确认书、结算审批表等。6.2档案管理返回1、业务部门经办人：整理供方资料、供方评审资料、标前会会议纪要移交至成本参与人；2、成本部门经办人：整理招投标结算的相关资料及业务部门的相关资料后，移交行政部保管；七、付款管理1、付款范围：成本招采范围内的业务，付款环节由成本部经办；（付款界面：使用19年费用签订的合同且由成本部经办）2、付款审批流程：3、资本计划提报注意要点：（1）填报主体：业务需求部门配合提供验收信息，成本部主导填报；（2）填报频次：按财务部核算组要求，每周填报；（3）特别注意：不在资金计划内的事项，不予审批付款申请；（4）资金计划问题示例八、制度对比项目现有成本制度原成本制度工作界面不按成本科目，按阶段划分经办部门VS按成本科目、按阶段划分经办部门工作流程立项流程包含招标计划、小组、文件、入围单位分阶段、多流程招标经办人业务经办人+招标经办人招标经办人采购方式招标、比价、直委、零采及紧急采购招标、直委（含独家直委）、零采及紧急采购招标过程鼓励多轮报价，定标前需编制标底可以清标，最高不得超过两次，定标前不可定向议标28Thanks!