办公室礼仪1.ppt

1、 办公室礼仪办公室礼仪 l2010年年6月月 学礼仪就是为了更好地与人打交道，学礼仪就是为了更好地与人打交道，要给他人留下好印象。要给他人留下好印象。首先，很重要的是首先，很重要的是 每天出门照镜子，给自己一个自信的微笑。每天出门照镜子，给自己一个自信的微笑。微笑是最完美的礼仪自信的微笑：自信的微笑：这种微笑充满着自信和力量，一个人即使在遇到困难或危险这种微笑充满着自信和力量，一个人即使在遇到困难或危险时，若以微笑以待，那一定能冲破难关。时，若以微笑以待，那一定能冲破难关。礼貌的微笑：礼貌的微笑：这种微笑像春风化雨，滋润人的心田。一个懂得礼貌的人，这种微笑像春风化雨，滋润人的心田。一个懂得礼貌

2、的人，会将微笑当作礼物，慷慨地赠予他人。会将微笑当作礼物，慷慨地赠予他人。真诚的微笑：真诚的微笑：表现对别人的尊重、理解和同情。表现对别人的尊重、理解和同情。不要等着别人向你表示善意，你应该主动向身边的人愉快地道声早安，轻松开始新的一天。不要等着别人向你表示善意，你应该主动向身边的人愉快地道声早安，轻松开始新的一天。人人都需要赞美，你我都不例外。人人都需要赞美，你我都不例外。林肯林肯每天有意识，真诚地赞美别人三次以上。每天有意识，真诚地赞美别人三次以上。v出自真诚，源自真心。出自真诚，源自真心。v 知己知彼，投其所好。知己知彼，投其所好。v 从小处着眼，无从小处着眼，无“微微”不至。不至。忌讳

3、：太夸张、陈词滥调、忌讳：太夸张、陈词滥调、冲撞别人的忌讳。冲撞别人的忌讳。真真 诚诚 地地 赞赞 美美 他他 人人如何来赞美别人呢如何来赞美别人呢 良好的人际关系是事业成良好的人际关系是事业成功功的关键要素。成功学家卡耐的关键要素。成功学家卡耐基告诉我们，与人相处的大诀基告诉我们，与人相处的大诀窍是给予真诚的赞美。可以说，窍是给予真诚的赞美。可以说，赞美别人加上你聪明的脑袋和赞美别人加上你聪明的脑袋和实干的精神，你的事业就成功实干的精神，你的事业就成功了一半。了一半。当你发觉自己在拖延一项重要工作时，就应该尽量把它分成许多小而易于完成的工作，这样你当你发觉自己在拖延一项重要工作时，就应该尽量

4、把它分成许多小而易于完成的工作，这样你就不会无从下手了。就不会无从下手了。尽量不要对别人说尽量不要对别人说 那如何使自己尽量少说那如何使自己尽量少说NONO，或者避免说，或者避免说NONO呢呢即使一项必须做的工作令人不愉快，也要立刻去做，并把它办好，好早一点忘掉这种不快。即使一项必须做的工作令人不愉快，也要立刻去做，并把它办好，好早一点忘掉这种不快。试着用肯定的语气表达否定的意思这个问题我不懂。这件事情我不明确。这个问题蛮难懂。我帮你确认一下再告诉你。同时在叙述问题的时候，也尽量不要用同时在叙述问题的时候，也尽量不要用“我认为我认为”、“我觉我觉得得”、“可能可能”这样的主观词汇。这样的主观词

5、汇。工作时一定要用大脑去做充分、客观的、理智的思考和分析，试着找些证据来支持或驳斥自己工作时一定要用大脑去做充分、客观的、理智的思考和分析，试着找些证据来支持或驳斥自己的感受，而不是把直觉当作行动指南。的感受，而不是把直觉当作行动指南。接下来我们一起来学习下面的基本办公礼仪吧 介介绍绍礼礼仪仪邮件礼仪邮件礼仪会议礼仪会议礼仪接待礼仪接待礼仪握握手手礼礼仪仪电话礼仪电话礼仪打打电电话话礼礼仪仪接接电电话话礼礼仪仪传真礼仪传真礼仪在工作中时刻力求上进，你就能凡事以积极的态度处之。只有具备高度责任心的人，才能在公在工作中时刻力求上进，你就能凡事以积极的态度处之。只有具备高度责任心的人，才能在公司更有

6、所发展。司更有所发展。名名片片礼礼仪仪服服饰饰礼礼仪仪接待礼仪-介绍礼仪自我介绍先向他人点头致意，得到回应后再向对方介绍自己，再递上事先准备好的名片。他人介绍介绍他人应遵循“尊者居后”的原则。先将身份低者介绍给身份高者。集体介绍应按职务自高而低依次介绍。无论什么原因，迟到或让别人等待都是不良的表现，你会因此被认为是不讲原则、不守信用的人。无论什么原因，迟到或让别人等待都是不良的表现，你会因此被认为是不讲原则、不守信用的人。接待礼仪-握手礼仪握手的原则：握手的原则：遵循遵循“尊者优先、女士优先尊者优先、女士优先”的原则。尊者先伸手，才可握手。的原则。尊者先伸手，才可握手。男女会面，女士先伸手，男

7、士才男女会面，女士先伸手，男士才可回应。可回应。握手时：握手时：双方距离双方距离1米左右，站立。力米左右，站立。力度适中，上下晃动三四次然后松度适中，上下晃动三四次然后松开，时间大约开，时间大约1至至3秒，切忌用秒，切忌用左手握手。左手握手。趁着年轻，有斗志，应该积极地向不同类型的工作挑战，甭管它是你喜欢的还是讨厌的，以拓宽趁着年轻，有斗志，应该积极地向不同类型的工作挑战，甭管它是你喜欢的还是讨厌的，以拓宽你的视野、锻炼你的能力。你的视野、锻炼你的能力。接待礼仪-名片礼仪递交名片：递交名片：名片要事先准备好。递名片时身体稍名片要事先准备好。递名片时身体稍向前躬，双手奉上，并用真诚的语调向前躬，

8、双手奉上，并用真诚的语调说：说：“这是我的名片，请多关照。这是我的名片，请多关照。”索要名片：索要名片：向对方索要名片时，应以请求的口吻向对方索要名片时，应以请求的口吻说：说：“如果方便的话，能否给我一张您的如果方便的话，能否给我一张您的名片以便联系？名片以便联系？”接受名片：接受名片：接受别人递上的名片时要稍向前躬身，双手接过，然后将接受别人递上的名片时要稍向前躬身，双手接过，然后将名片迅速看一遍，切忌看也不看就随手乱放。收到别人名片名片迅速看一遍，切忌看也不看就随手乱放。收到别人名片后一般要回赠。如果没带名片要向对方解释并致歉。后一般要回赠。如果没带名片要向对方解释并致歉。在办公室内多做一

9、些分外的工作，你就能很快从工作中成长起来。在办公室内多做一些分外的工作，你就能很快从工作中成长起来。接待礼仪-服饰礼仪一般来说，黑西装、白衬衫，应选灰、蓝、绿色领一般来说，黑西装、白衬衫，应选灰、蓝、绿色领带；灰西装、白衬衫，宜选灰、绿、黄色领带；深带；灰西装、白衬衫，宜选灰、绿、黄色领带；深蓝色西装，白色或明亮的蓝色衬衫，可以选择蓝色、蓝色西装，白色或明亮的蓝色衬衫，可以选择蓝色、灰色、黄色领带。灰色、黄色领带。西装袖子长度到手腕为宜，衬衫的袖长应比西装西装袖子长度到手腕为宜，衬衫的袖长应比西装的袖子长出的袖子长出1-2cm1-2cm。男士每天应该擦亮皮鞋，站立起来，裤脚前面能男士每天应该擦

10、亮皮鞋，站立起来，裤脚前面能碰到鞋面，后面能垂直遮住碰到鞋面，后面能垂直遮住1cm1cm的鞋帮就可以了。的鞋帮就可以了。穿西装和皮鞋选袜子时，可以选择黑色、穿西装和皮鞋选袜子时，可以选择黑色、棕色或藏青色。白色或淡色系袜子适合运棕色或藏青色。白色或淡色系袜子适合运动休闲时配运动鞋、休闲鞋一起穿。动休闲时配运动鞋、休闲鞋一起穿。颜颜色色蓝、灰、黄蓝、灰、黄白、亮蓝白、亮蓝深蓝深蓝灰、绿、黄灰、绿、黄白白灰灰灰、蓝、绿灰、蓝、绿白白黑黑领带领带衬衫衬衫西装西装一个书桌上堆满了文件的人，若能把他的办公桌清理一下，留下手边待处理的一些，就会发现他一个书桌上堆满了文件的人，若能把他的办公桌清理一下，留下

11、手边待处理的一些，就会发现他的工作更容易些。的工作更容易些。接待礼仪-服饰礼仪u西装的肩要平直、对称。西装的肩要平直、对称。u胸围和腰身都不要有紧绷感。胸围和腰身都不要有紧绷感。u收腰时看起来要漂亮。收腰时看起来要漂亮。u穿裙子应配以长筒丝袜或连裤袜，以肉色、黑色最为常用。穿裙子应配以长筒丝袜或连裤袜，以肉色、黑色最为常用。u在办公室预备一两双袜子，以备袜子被钩破时急用。在办公室预备一两双袜子，以备袜子被钩破时急用。u高跟鞋的鞋跟不宜太高太细，以免走路摇摆不稳，影响形象。高跟鞋的鞋跟不宜太高太细，以免走路摇摆不稳，影响形象。在办公室内保持适度的紧张，这是一种积极的精神状态，可以把你内心的在办公

12、室内保持适度的紧张，这是一种积极的精神状态，可以把你内心的斗志激发出来，有效工作。斗志激发出来，有效工作。会议礼仪-会议座次的安排 一般情况下，会议座次分为两类：方桌会议和圆桌会议。在方桌会议中，特别要注意座次的安排。一般以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主宾双方来参加的会议，一般分两侧就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。在圆桌会议中，主要记住以门为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位。习惯于习惯于“等待命令等待命令”你就会养成你就会养成“有所为而为有所为而为”的工作态度，或是只做你喜欢的工作，那么，的工作态度，或是只做你喜欢的工作，那么，你就别指望公司会分

13、派给你具有挑战性的工作，让你担当重任。你就别指望公司会分派给你具有挑战性的工作，让你担当重任。会议礼仪-发言人礼仪 会议发言有正式发言和自由发言两种。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。自由发言则较随意，应要注意发言讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，

14、即使提问者的批评是错误的，也不应失态。开会坐在前排。开会坐在前排。会议礼仪-参加者礼仪 会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。手机应做静音处理，电话接听不宜太久，一般不超过5分钟。养成使用养成使用“日常备忘录日常备忘录”的习惯，能让你花最少的时间，以充沛的精力去提高工作效率。的习惯，能让你花最少的时间，以充沛的精力去提高工作效率。会议礼仪-主持人礼仪 主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅、邋遢。走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而

15、定，对快、热烈的会议步频应较慢。入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，可点头、微笑致意。帮助同事解决困难，可以改善你们的工作氛围，提高工作效率，也能获得良好的人际关系。帮助同事解决困难，可以改善你们的工作氛围，提高工作效率，也能获得良好的人际关系。电话礼

16、仪-打电话礼仪打电话的礼仪：打电话的礼仪：打电话时，在对方接听后，首先自报家门，规范的打电话时，在对方接听后，首先自报家门，规范的方式是：方式是：“您好，我是您好，我是XXXX公司。公司。”如果对方很忙不便接如果对方很忙不便接听，则另约时间；如果事情紧急必须告知则应说：听，则另约时间；如果事情紧急必须告知则应说：“对对不起，由于事情紧急，所以必须现在给您打电话。不起，由于事情紧急，所以必须现在给您打电话。”终止电话时一定要说终止电话时一定要说“再见再见”再挂机。挂电话时要轻轻放下，再挂机。挂电话时要轻轻放下，以免造成失礼。以免造成失礼。目标是你所期望的成就与事业的真正动力，但会随着时间的推移而

17、改变的，你的优先工作之一，目标是你所期望的成就与事业的真正动力，但会随着时间的推移而改变的，你的优先工作之一，是要检查你的目标表，并且按当时的情况加以修正。是要检查你的目标表，并且按当时的情况加以修正。电话礼仪-接电话礼仪接电话的礼仪：接电话的礼仪：铃响的瞬间，不要马上接听电话，以免使对方毫无心铃响的瞬间，不要马上接听电话，以免使对方毫无心理准备，最好在铃响理准备，最好在铃响2 2次后接电话，但不要超过三次。接听次后接电话，但不要超过三次。接听电话声调要柔和，态度要诚恳。通话结束时，主叫方挂电电话声调要柔和，态度要诚恳。通话结束时，主叫方挂电话后，被叫方再挂电话。话后，被叫方再挂电话。认真处理

18、所有来电：认真处理所有来电：电话旁要准备好纸和笔，对电话中的留言或要点做好电话旁要准备好纸和笔，对电话中的留言或要点做好记录，以免遗忘。转接他人电话时，用手记录，以免遗忘。转接他人电话时，用手 遮遮住话筒或按保留键，以免让对方把自己住话筒或按保留键，以免让对方把自己 一方一方的情况听得一清二楚。的情况听得一清二楚。如果一个人一味地沉浸在悔恨之中，积极性就会严重受挫。克服这个问题的方法很简单，用如果一个人一味地沉浸在悔恨之中，积极性就会严重受挫。克服这个问题的方法很简单，用“下次下次”取代取代“如果如果”。邮件礼仪-邮件主题很多困难的或无法理解的问题，如果换一个角度来看，就会变得豁然开朗了。多从

19、他人的角度看问很多困难的或无法理解的问题，如果换一个角度来看，就会变得豁然开朗了。多从他人的角度看问题，有助于你以乐观的态度对待工作。题，有助于你以乐观的态度对待工作。主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。一定不要空白标题，这是最失礼的。标题要简短，不宜冗长。标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含 义不清的标题，如“王先生收”。一封信尽可能只针对一个主题，不在一封 信内谈及多件事情，以便于日后整理。回复对方邮件时，可以根据回复内容需要 更改标题。邮件礼仪-称呼与问候 邮件的开头要称呼收件人，在多个收件人的情况下

20、可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“XX经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“XX先生”、“XX小姐”称呼。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名,称呼全名也是不礼貌的。Email开头结尾最好要有问候语,如“HI”、“您好”、BestRegards、“祝您顺利”之类的。说话之前，先考虑一下对方的感受。说话之前，先考虑一下对方的感受。邮件礼仪-正文 Email正文要简明扼要的说清楚事情，行文通顺。如果具 体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文 件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达。注意Email的

21、论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的 语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，“请”“谢谢”之类的语句要经常出现。Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。一次邮件交待完整信息，把相关信息全部说清楚，说准确。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。合理提示重要信息。要让你身边的人知道你的谢意，经常这么做，你在公司与他人相处就更加融洽，也会促要让你身边的人知道你的谢意，经常这么做，你在公司与他人相处就更加融洽，也会促进你工作的开展。进你工作的开展。邮件礼仪-附件 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人

22、查看附件。附件文件应按有意义的名字命名。正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件，以节省收件人的邮箱空间。如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送。养成坦诚、有效地与他人沟通的习惯，这对每个人都有好处。因为有效的沟通能使每个人都清养成坦诚、有效地与他人沟通的习惯，这对每个人都有好处。因为有效的沟通能使每个人都清楚自己的任务和统一的目标，不会走弯路和浪费时间。楚自己的任务和统一的目标，不会走弯路和浪费时间。邮件礼仪-语言选择与汉字编码 只在必要的时候才使

23、用英文邮件。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流。尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。选择便于阅读的字号和字体。你对工作一口回绝，实际上是向别人暗示你是个不能有效利用时间或缺乏工作热忱的人。所以你对工作一口回绝，实际上是向别人暗示你是个不能有效利用时间或缺乏工作热忱的人。所以你必须努力地做个不轻易说你必须努力地做个不轻易说“不不”的人，争取更多机会锻炼自己。的人，争取更多机会锻炼自己。邮件礼仪-结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。签名信息不宜过多。电子邮件消

24、息末尾加上签名档是必要的，签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。不用训斥，指责的口吻跟别人说话不用训斥，指责的口吻跟别人说话。邮件礼仪-回复及时对Email进行针对性的回复，理想的回复时间是2小时内，最长时间不超过24小时。若因公出差或其他原因而未能及时打开收件箱查阅和回复时，应迅速

25、补办具体事宜，尽快回复，并向对方致歉。如果事情复杂，无法及时确切回复，也应及时做出响应，向对方确认收到邮件。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。不要就同一问题多次回复讨论。一般就同一问题的交流回复超过3次时，应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通。正确使用发送（To），抄送(CC)，密送(BCC)。转发邮件要突出信息。转发消息之前，先确保所有收件人需要此消息。转发敏感或者机密信息要 小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或

26、者未经授权的接收人。尊重隐私权，不要擅自转发别人的私人邮件。用心倾听，不打断对方说话。用心倾听，不打断对方说话。传真礼仪 在发送传真前，应检查在传真内容的上方是否注明了本公司的名称、发送人姓名、发送时间以及自己的联络电话。同样地，应为对方写明收传真人的姓名、公司、部门等信息。发送传真时应尽量使用清晰的原件。传真一般不适用于页数较多的文件，成本较高，占用时间长。如果没有得到对方的允许，不要将发送时间设定在下班后。如果传真机设定在自动接受的状态，发送方应尽快通过其他方式与收件人取得联系，确认其是否收到传真。收到传真的一方也应给予及时回复，避免因任何的疏漏造成传真丢失。在办公室内保持适度的紧张，这是一种积极的精神状态，可以把你内心的斗志激发在办公室内保持适度的紧张，这是一种积极的精神状态，可以把你内心的斗志激发出来，有效工作。出来，有效工作。礼仪和好习惯不是天生的，而是后天学习获得的。所以即使你还没有学会这些礼仪和工作中的好习惯，也不要灰心，只要你改变观念，积极行动，一切都可以做到。下课拉J&W Confidential谢谢大家谢谢大家