安全文件档案管理制度(DOC 9页).doc

1、安全文件档案管理制度 安全文件档案管理制度1、目的为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，规范档案管理，确保档案的完整性、合理性、科学性，为今后开展工作提供参考资料和文献，特制定本制度。2、适应范围本制度适用于公司及所属各部门安全文件及档案的管理。3、职责本制度最终解释权归公司行政办公室，行政办公室负责本制度的修订完善。 4、管理程序 4.1文件管理程序4.1.1安全文件的主要内容 （1）安全文件主要包括以下内容：安全管理组织基本情况；安全生产责任制、安全管理规章制度；安全管理目标、工作计划、总结、考核文件；安全生产会议资料及记录；危险因素

2、辩识、评价与控制文件；安全投入；安全检查; 安全教育培训；安全活动 事故管理；检测报告；应急救援预案 承包商管理；供应商管理；(2) 安全管理组织基本情况一般包括下列内容：安全管理网络图；安全经营许可证等文件的复印件；安全管理人员任命文件和相应岗位资格证书复印件；现场平面布置图及重大危险因素分布示意图；安全生产领导小组名单。(3)安全生产责任制和安全生产规章制度资料主要包括以下内容：安全生产责任制度；安全活动管理制度、安全培训教育管理制度等。（3）安全管理目标、工作计划、总结、考核资料：上级的考核目标、本级的目标、分解的目标及签订安全生产责任书等；年度安全工作计划；年度及阶段性工作总结、汇报、

3、工作请示等；年度考核及奖惩。（4）有关安全生产会议资料：安委会会议记录、纪要；安全生产工作会议、专题会议、例会会议签到表、记录、纪要；参加其它有关安全会议的记录和资料。（5）危险因素辩识、评价与控制资料：危险因素辨识、评价与控制清单及危险因素清单；危险因素监控措施、责任单位及责任人清单；重大危险因素监控记录；综合或专项安全评价报告。（6）安全投入资料：安全投入计划；安全费用台账。（7）安全检查资料：安全检查工作计划；安全检查表；各类安全检查实施记录；事故隐患整改通知单及验证记录；违章行为处罚通知单、处罚记录；上级或外部组织进行的安全检查、整改资料。（8）安全培训资料：安全培训教育计划；新入职人

4、员三级安全教育记录表、培训资料、考试试卷、签到表。转岗人员、重新上岗人员安全培训记录；安全管理人员培训记录；采用新技术、新设备、新材料、新工艺安全技术培训记录；参加上级、内部安全教育培训登记表、培训证书复印件；违章违纪人员安全培训记录。（9）安全活动资料：管理部门（班组）安全活动记录本（定期回收保存）各类安全活动记录及相关资料。（10）特种作业人员资料：特种作业人员名单；（按工种分类）特种作业人员上岗证复印件。（11）事故管理资料：工伤事故报表；工伤事故登记表及相关医疗资料； 未遂事故记录；重伤、死亡事故调查处理报告；工伤保险、意外伤害保险有关资料。（12）安全检测和验收资料：电气线路、电气设

5、备检查检测记录；特种设备使用许可证检验合格证；安全防护用品检测记录；特殊防护用品、安全装置产品合格证、质量检测记录；作业环境监测记录。应急救援预案资料：组织机构；物资、器材、设备及存放地点及检查、维护保养记录；应急培训、演练记录；应急响应记录。（13）承包商资料资质证明复印件服务评价（14）安全文件资料：国家有关安全生产法律、法规、规程、规范、标准；上级或本级安全管理规章制度及安全工作安排、要求等文件； 当地政府、安全监管部门有关安全管理文件、规定、通知及回复；对外、对上报送的各类安全文件、报表、总结、汇报、请示，对外发布的安全通告、告示（纸质、照片等），尤其是可能涉及法律纠纷责任划分有关请求

6、和工作答复、处理、协调的有关资料。(17)其它需要建档管理的相关安全资料。4.1.2文件的制定（1）总经理结合本公司实际，组织制定公司的安全生产方针和安全生产目标及安全标准化文件，审核后发布、实施。（2） 各部门根据本公司实际，制定符合法律、法规的、本部门归口的安全生产管理制度，经部门负责人审核、总经理审批后发布、实施。（3）各部门组织对本部门归口的各岗位进行危害分析，经风险评价小组评价后，制定岗位安全操作规程，经总经理审核批准后发布、实施。4.1.3发放管理（1） 文件在发放前，行政办公室确定发放范围。（2） 行政办公室按确定的发放范围进行发放，填写文件发放（回收）登记表，领用人签字。 4.

7、1.4文件的修改与修订（1）文件出现下列情况时，需进行修改或修订：a）文件编制本身重大失误；b）安全标准化运行过程中出现变动；c）与上级有关规定、法令、法规相悖；d）其它情况。（2）安全生产管理制度需修改或修订时，申请修改或修订部门提出书面申请公司总经理批准后，将申请报告交行政办公室对安全生产管理制度进行修改或修订。（3）岗位安全操作规程需修改或修订时，申请修改或修订部门向总经理递交书面申请，总经理批准后，将申请报告交归口部门，由归口部门对岗位安全操作规程进行修改或修订。（4）行政办公室将需修改或修订的安全生产管理制度或岗位安全操作规程收回。（5）修改或修订后的文件由行政办公室发放至原部门单位

8、或人员。（6）行政办公室对修改或修订后的文件进行文件状态登记。4.1.5 文件的评审行政办公室每年组织一次文件的评审工作，对文件的符合性进行评价。4.1.6文件残破、缺失后的补发(1)任何人不得在文件上乱涂乱画，确保文件的清晰、易于识别和检索。(2)当文件破损或字迹不清影响使用时，领用部门单位应写明原因，经部门单位负责人审核总经理审批后，到行政办公室办理更换手续，交旧领新，文件使用原发放号。(3)文件丢失，当事人应写明原因，经部门单位负责人审核、总经理审核批准后，到行政办公室办理补发手续，新文件给予新发放号，并注明原号作废。必要时，行政办公室将作废文件发放号通知各相关部门，防止误用。4.1.7

9、文件的借阅(1)文件属于保密级的，不可私自向外来单位提供、借阅。(2)外来人员需借阅时，必须经公司总经理审批后方可向用户提供。4.1.8废止和回收新版本文件发布时，旧版本文件同时废止或失效，行政办公室文件按发放台账全部收回并销毁。4.2档案管理程序4.2.1档案划分及管理部门（1）档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。（2）公司设立档案室，隶属于行政办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。（3）公司档案根据其重要性和保密程度

10、分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。4.2.2 各部门资料管理（1）公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。（2）各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。（3）档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。4.2.3档案分类1、档案质量（1）档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。（2）档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

11、（3）档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。（4）档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。（5）档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。2、立档（1）档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。（2）跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。（3）档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件

12、，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。3、分类（1）档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。（2）公司档案大致分为以下几类：1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；3）制度类：管理制度汇编；4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。5）计划总结类：分年度计划及总结等；6）会议纪要类：办公例会纪要等4.2.4档案编号（1）档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及

13、其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。（2）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。（3）公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照档案登记目录表条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。4.2.5归档及保存（1）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内目录。（2）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。(3)归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整

14、，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 (4)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。4.2.6档案日常管理(1)借阅手续：1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。4）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画

15、线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。5）借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经行政办公室主任批准。6）借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。(2)销毁1)每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2)销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁清册需永久保管。3)保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事

16、项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。(3)移交1)需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2)移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 4.2.7保密(1)档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。(2)档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。(3)爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。5、附则5.1在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政办公室备案后，与本制度具有同等效力。5.2本制度自印发试行之日起执行。6、记录文件发放回收记录 AQ4.3-1.0文件销毁记录 AQ4.4-1.0文件编号：ZT4.12 修订状态：1.0 实施日期：2014/02/06 页码：11/11