公关接待事务管理制度(DOC 11页).doc

1、公关事务管理制度第1章 总则第1条 目的为加强对公司形象的建设与管理，保持与社会、员工的沟通和理解，规范公司的公关活动和行为，特制定本办法。第2条 管理职责公司公关事务由行政部统一管理，公司高层领导负责整体协调公关工作。第3条 公关原则1公司对外口径保持一致，不能各自表述。2动员公司全员参与公关。3根据公关目标、任务和对象，精心设计、策划公关方案，可以起到事半功倍的效果。4切忌弄虚作假、夸夸其谈。第4条 行政公关人员的素质要求公关人员应具备广泛的学科知识（如公关理论知识、公关实务知识等与公关相关的学科知识）、较合理的能力结构（如组织管理能力、语言表达能力和应变能力等）、良好的心理素质等。第2章

2、 公关管理内容第5条 公关目标1树立公司良好的信誉和形象。2改善、适应公司的运作环境。 3联络公众和传递内外信息。4辅助决策和协调人际关系。5提高公司的社会效益和经济效益。第6条 公关对象1业务关系单位，包括顾客、供应商和竞争对手等。2公司内部对象，包括员工、股东等。3公司外部对象，包括新闻媒体、政府机关和社会公众等。第7条 公关方式维护公共关系所采取的主要方式如下表所示。公关方式主要方式说明宣传方式主要包括广告、新闻宣传、新闻报道、专题通讯、经验介绍和记者专访等服务方式提供优质商品和服务，如三包、送货、退货、保修期和保险等社会方式举办社会性活动，如纪念会、庆祝会、赞助、展览会和联欢会等征询方

3、式1满意度测试和问卷2公司经营管理活动有奖征询第3章 企业形象管理第8条 公司视觉识别系统是规范企业对内、对外形象管理的重要手段。 第4章 重大公共关系活动管理第9条 凡重大公关活动，由公司领导亲自组织和领导。必要时可聘请、委托专业公关咨询公司或企划人员策划公关方案。第10条 分公司举办的重大公关活动，其涉及有关公司重要公关活动的文字、照片和音像资料，必须自活动结束之日起 日内上报行政部。参观管理规定第1条 目的为规范公司来宾参观接待程序，特制定本制度。第2条 参观种类参观种类可以分为如下图所示的两大类别。 先以公文或电话形式约定参观时间与范围定时接待 因业务关系需要临时决定来公司参观临时接待

4、团体参观贵宾参观普通参观参观种类第3条 参观规定1凡欲参观公司者，需事先与公司行政部取得联系，并填写“参观申请表”。2行政部对“参观申请表”进行审核，经批准后由行政部或承办部门安排专人负责参观接待工作。3贵宾参观及团体参观：由公司行政部核准并于参观前 日将“参观通知单”送交各部门，作为办理接待的凭证，如事出紧急可先以电话通知后补“通知单”。4普通参观：由各部门经理核准，并于参观前 日将“参观通知单”送交各部门，作为接待的凭证。5临时参观：由各部门（副）经理核定，并于参观前 小时以电话通知各部门安排好接待事宜，6对未经核准的参观请求，一律谢绝。第4条 附则本规定由行政部负责解释。公务接待制度接待

5、工作主要是指接待上级部门、单位团队或个人来访（一般不包括外事接待）。做好接待工作，是加强公司对外交流的重要途径，是展示公司建设成果的重要窗口。接待工作必须遵循以下规范： ? (一)接待工作原则 ? 1、周到热情。对上级部门、兄弟单位的人员来访，属于接待工作范围的，都要周到安排，热情接待。 ? 2、对口对等。根据来访目的和要求，一般安排公司相应的部门和人员参与接待。 ? 3、分工协作。根据办公室工作分工，各司其职。根据需要协调有关部门落实接待工作。 ? 4、合理节俭。合理安排接待日程，合理使用接待经费。必要的不能省略，能节约的不要铺张。 ?(二)接待工作安排 ? 1、来访信息记录并报告。接到来访

6、的来函、来电，应做好记录，及时报送行政主管领导。 ? 2、确定接待部门。属于其它部门接待范围的，及时转相应部门处理，并将有关信息通知来访者。属于办公室接待范围的，及时报送行政主管。对与公司无多大联系又没有实质内容的来访，应婉言谢绝。 ? 3、制定接待方案。作好来访单位有关信息及公司相关资料的搜集备用工作，制订接待方案报行政主管审定。需要安排公司领导接待的，应将接待方案报有关公司领导审定。接待方案确定后，应该及时反馈来访单位。 ? 4、落实接待工作。根据接待方案，协调相关职能部门，确定参与接待人员，落实好接待的各个环节（包括迎送、住宿、就餐、用车、票务、会场、参观、安全保卫、宣传报道等）。必要时

7、要准备赠送纪念品。 ? 5、做好接待工作的档案保存，至少每一季度汇总一次接待工作信息。 ?(三)具体接待环节 ? 1、迎送。上级部门来宾一般安排接、送站。兄弟单位除总经理以上来宾外，若无特殊要求，一般不安排接送、站。 ? 2、住宿。主动询问并根据来宾要求安排，一般安排在公司附近。 ? 3、就餐。招待来宾一般按照标准安排工作餐。需要宴请的，应坚持“特色、精致、简省、热情”的原则，一般安排在公司附近，并严格控制陪餐人数。 ? 4、会见。根据对口对等原则，安排相应公司领导和部门负责人参加会见、座谈。提前做好会议室布置与服务安排。必要时，安排做好会议记录。 ? 5、参观。根据工作需要和来宾要求安排相应

8、的参观，安排好参观行程，通知相关人员做好接待和情况介绍工作。 6、用车。除安排接、送来宾用车外，根据接待需要提供在长沙期间的工作用车。 ? 7、票务。根据来宾要求，协助来宾办理订购（退）票。 ? 8、宣传。行政参与接待的人员要主动介绍宣传公司，树立公司改革与发展的形象，重大交流活动，接待结束后，应撰写信息稿。重要接待活动，应通知宣传部门做好新闻宣传工作。(四)接待准备工作细则第1条 接待管理部门应根据来访单位（团体、个人）的要求，分情况及时处理。1有关单位检查指导工作时，要按照事先安排的接待计划，做好接待前的相关准备工作，确保接待工作的有序进行。2单位（团体）联系考察参观、学习时，接待人员要问

9、清时间、内容，带队领导的姓名、职务，来客总人数，是否用餐等情况，报告公司领导并按领导指示意见妥善安排。不能安排的，要向客人解释清楚。3有关单位要求公司解决某些业务方面的问题时，经公司领导同意后，介绍到相关部门接待。4凡要求会见公司领导的客人，要首先问清客人姓名、工作单位和来访意图等情况，向公司领导请示后再安排。5如果来访客人商洽的事项比较简单，所涉及的问题都在行政部职权范围内，可由行政部直接处理。第2条 相关部门按照领导要求，做好接待工作中所需的公司相关文件资料、产品等准备工作。第3条 公司行政部要做好接待地点的卫生工作，并准备茶具、饮用水等所需物品。第4条 接待人员要提前安排好客人住宿、用餐

10、等事宜。第5条 接待人员在接待过程中要严格遵守公司的礼仪规范。第6条 接待人员凡遇到超出自己职权范围的问题，应主动向领导请示，不能擅自做主。(五)接待费用管理第1条 接待标准1住宿标准安排住宿人员时，原则上在公司所属宾馆或招待所订房，特殊情况可在其他宾馆订房。2用餐标准（1）用餐标准为：宴请公司负责人以上领导（含随行人员，下同），每人每餐 元；宴请公司部门领导、业务合作公司领导每人每餐 元；宴请业务合作公司部门领导、公司管理人员每人每餐 元；宴请普通工作人员每人每餐 元，工作餐统一按每人每天 元（早餐 元，中、晚餐 元）的标准。宴请公司领导以上人员时，酒水费用可另计，其他宴请标准含酒水消费。（

11、2）由公司高层领导出面宴请的费用标准不受以上限制，原则上由行政部统一办理。（3）无论宴请哪一级领导，除公司领导外，其他陪餐人员不超过 人,特殊情况除外。第2条 接待费用使用1接待费的使用应遵循勤俭节约、效能优先的原则。2接待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼物，不得挪作他用。3接待人员在招待任务完成之后须及时（ 天之内）凭“请款单”和接待费用的正式发票到财务部办理报销手续。第3条 接待费用审批1接待费审批权限（1）使用接待费金额 元（含）以下的由行政主管批准。（2） 元（含）由总经理批准。（3） 元（含）由董事长批准。（4） 元（含）以上由董事会批准。2接待人员原则上应事先填写“接待请款

12、单”，报批准人批准后施行。特殊情况必须向批准人提前口头声明，获准后方可施行，事后必须补办相应手续，否则财务部有权拒绝报销。3除总经理或董事长指定的专人外，其他人员一律不得在餐厅、宾馆、餐馆和商店签单，否则费用自理，公司不予报销。第5章 附则第4条 本制度未尽事宜由行政部负责解释。对外宣传制度第1章 总则第1条 目的为了规范公司的对外宣传工作，展示良好的公司形象，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司对外宣传的管理。第3条 职责行政部是公司开展对外宣传工作的管理部门，其主要职责如下。1根据公司对外宣传的要求和计划，开展公司的对外宣传工作。2配合、协助各部门做好宣传工作。3监督、检查各部门

13、对外宣传工作计划和制度的执行情况。4组织、总结和交流公司的宣传工作经验。第2章 企业形象标识及对外宣传管理第4条 企业形象标识管理凡涉及企业形象标识的内容，如名称、工作证（牌）、名片、单证及其他印刷品在印制、使用和对外发布前，必须报行政部审核确定后方可使用。第5条 对外宣传管理1对外宣传的素材（1）公司举办的各种活动。（2）公司经营活动的业绩和成果，如决算和财务状况。（3）公司确定的新的经营方针、经营计划及推出的新项目。（4）公司人事组织制度的变动和高层经营者的变动情况。（5）公司的社会公益活动，如募捐、社会公益活动。2广告宣传：严格按照公司要求，将广告宣传方案上报总经理或董事长批准后组织实施

14、。3新闻宣传：严格执行新闻报道由行政部统一归口管理的制度。凡通过社会新闻媒介宣传公司的各类新闻报道，以及以公司名义对外宣传稿件，均由行政部把关，上报行政主管审批后发稿。4公关宣传活动：公司组织的公关宣传活动由行政部统一管理，制定方案和计划，上报公司审核批准后，方可举办。第3章 公司发言人制度第1条 公司设立发言人制度，由发言人代表公司对外发布信息。第2条 由董事长或总经理制定专人担任公司发言人。第3条 凡经公司同意发布的信息，均由公司发言人向外发布。第4条 发言人可通过新闻发布会、招待会和俱乐部活动等形式向外发布信息。第5条 涉及重大的信息发布时，均需由公司审核批准后，授权发言人发布。第6条

15、发言人可以公司名义、总经理代表名义或个人名义发布信息。第7条 应有关传媒机构的要求，发言人可单独向其发布信息。 第8条 发言人发布信息应有记录、录音或录像，保存于公关部。发布信息失误时，应及时纠正。 第9条 发言人因个人失误导致公司受到损失，应追究其责任。第4章 其他第1条 凡需通过电视台、广播电台、报刊等新闻媒介对外发布公告、通告、通知和专业性的新闻报道等对外宣传工作，均由行政部统一负责。第2条 如果未经请示自行以部门名义对外发布各种稿件，均由当事者承担全部责任。问题严重者，公司可按照有关规定做出严肃处理。第3条 员工撰写的有关公司的稿件、信息，被区级以上报刊（含内部刊物）或电台、电视台采用

16、的，均在奖励范畴内。具体奖励办法另行规定。附： 公关事务管理表格一、商务接待安排表来宾单位带队人姓名带队人职务随行人员名单到达时间停留时间人数考察内容接待计划安排车辆使用计划相关事项摄影礼品音响欢迎标语用餐鲜花宣传材料礼仪导游题词水果其他负责接待部门意见签字：领导意见签字：填表人： 填写日期： 年 月 日二、公司参观申请表申请单位/团体参观人数负责人职务联系方式通信地址参观时间参观路线/场所公司审批三、公关接待审批表来宾单位来宾人数接待日期带队人姓名职务停留时间来宾事由：接待费用预算餐饮费用预算额住宿费用预算额其他费用预算额合计预算总额陪同人员要求行政主管意见： 签字： 年 月 日总经理意见： 签字： 年 月 日董事长意见：签字： 年 月 日四、公关活动策划表文件编号：归档日期： 年 月 日策划活动名称：送出人：（业务部经理签字）送出日期： 年 月 日执行人：（行政主管签字）收到日期： 年 月 日策划案内容摘要：业务部意见： 业务部经理签字： 年 月 日行政部意见： 业务部经理签字： 年 月 日董事长/总经理意见： 业务部经理签字： 年 月 日