公司合同管理制度22052(DOC 11页).docx

1、公司合同管理制度第一章合同管理总则1、目的和依据为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠 纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据中华人民共和国合同法，结 合公司的实际情况，制定本制度。2、适用范围本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组 织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借 款合同、租赁合同、资产转让合同、服务合同、保险合同等。3、签订书面合同范围除即时交割银货两清的简单小额经济事务外，应当采 用书面合同形式。4、合同管理原则合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪 监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。签订、履行、变更、

2、解除合同， 必须遵守中华人民共和国合同法及有关法律、法规、规章，参照有关政 策。5、保守商业秘密管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公第二章合 同运作程序司保守商业秘密。1、申请。有关生产的物资采购及维修的申请按公司有关制度规定的程序办 理，其他以公司名义对外进行经济事务应当由经营部提出书面合同项目申 请书，应写明合同项目目的，项目内容及要求，项目意向及思路和合同金 额，报请总经理审批。 2、起草。合同项目申请书经审批后，由经营部对业 务内容按照合同法的要求负责起草、拟定合同文本。3、审核。合同文本起草拟定好后必须及时报送总经理，由总经理对送审合 同文本及相关材料进行合法性审核。对于符合法

3、律法规规定和公司合同制度要 求的，给予办理审批手续。对于不符合法律法规规定和公司合同制度要求的， 提出审核意见，按合同审核规定的审核意见处理程序办理。4、签订。经总经理审核后，由办公室负责加盖公司合同专用章或公章。5、履行。由经营部详尽负责其承办合同的履行。合同的履行应当在书面合 同审核签订后方可履行，不得先履行或履行完毕后再签订书面合同。6、监督。由总经办、经营部、生产部、质检部等职能部门和其他相关单 位、部门按照公司有关规定负责监督合同质量的履行。严格按照验收或商检程 序办理，对不符合合同约定的标的在法定期限内及时提出书面异议。7、归档。合同履行完毕，由办公室按本制度规定做好合同文本及第三

4、章合 同管理职责相关材料的归档工作。1、公司合同管理部门司法办的主要合同管理职责1）认真学习、贯彻执行中华人民共和国合同法和有关条例，依法保护 本公司的合法权益。 2）公司实行二级合同管理，办公室全面负责公司的合同管 理，负责制定、修订本公司合同管理制度、办法；负责组织实施公司合同管理 监督的工作。3）审查合同，对送审合同文本进行合法性审查，防止不完善或不合法的合 同出现。4）依法处理本公司的合同纠纷。5）做好合同统计、归档、保管工作。6）负责本制度的监督执行。2、合同承办部门的主要职责1）依法签订、履行、变更、解除本部门的合同，并负责本部门的合同管 理。2）严格审查本部门所签订的合同的对方当

5、事人的主体资格、资信能力、履 约能力，并保存相关资料。3）经营部应严格按照合同法规定的合同实质性条款详尽负责拟订合同条款 或合同文本，并对合同实质性条款中业务内容的合法性、真实性、确凿性负 责，防止不完善或不合法的合同出现，确保合同规范和正确。4）经营部应统筹安排合同拟签时间，必须按规定给总经理留出合同审核时 间，以保证审核质量，防止出现问题合同。5）合同签订后，应当及时将合同文本原件办公室存档备案。6）经营部对所签合同，认真负责执行，并定期自查合同履行情况。在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，保存履行过程中的有关 资料并做好履约记录，发生问题及时向总经办通报。7）经营部的业务合同承办

6、人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变 更的，经营部应把其与合同有关的资料及空白合同、名片、委托书等材料收 回，由经营部确认后，办公室方可办理有关手续。8）负责本合同的登记、统计、归档工作。3、办公室的主要职责1）严格按照制度对公司的合同专用章和公章进行管理和使用，并设专人管 理。2）严格按照合同审签程序执行，审查合同审核与审批手续是否完备，未经 司法办审核和未经公司领导审批的合同，不得加盖合同专用章或公章。符合条 件的才可加盖合同专用章或公章。3）做好合同专用章和公章的保管和使用工作，遗失的应及时向公安机关报 案并登报声明。4）不得随带公章、合同专用章或已盖公章或合同专用章的空白授权委托

7、 书、空白合同出差，分外情况，应按合同审签程序办理带章外出审批表和 空白法律文书审批表审核备案，由总经理批准。由办公室负责监督执行 带章外出的使用工作。5）做好与合同有关资料的登记归档工作。6）做好合同管理工作。4、监督履行部门职责1）公司合同监督履行的部门主要由总经办、质检部、生产部等职能部门和 其他相关单位及部门按照公司有关制度规定和部门职责要求负责监督合同标 的、质量的履行。2）监督履行部门应当严格按照验收或商检程序办理，对不符合合同约定的 标的在法定期限内及时提出书面异议。3）在合同履行的过程中，合同监督履行部门应及时派员对合同标的、质量 进行跟踪监督，确保质量要求达到约定标准，发现问

8、题及时要求合同承办部门 纠正，切实履行监督职能，维护公司利益。4）在履行合同过程中发现巨大问题应及时通报总经办。积极采取补救措 施，避免公司经济损失。5）做好并保存监督工作记录、履约记录及有关资料存档工作。第四章合同审签管理1、公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。 未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。2、需要委托代理人订立合同的，应当依照法律规定的条件进行委托，并对 委托代理人的活动进行监督。洽谈、签订合同的代理人的授权委托书，必须按 合同审签程序经司法办对委托事项和详尽权限审核备案，报总经理审批后，方可由办公室加盖公章。3、经营部将合同文本拟定好后必须送交总

9、经理审核，未经审不得加盖公司 合同专用章或公章。4、所有合同都应按顺序由办公室统一编号，若拟用对方当事人格式合同可 使用其编号。5、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹 （符号 ）清撤，条款统 统，内容详尽，用语确凿、无歧义。 6、订立合同，必须完备合同必要条款。合 同必要条款大凡包括对方单位名称，数量和要求，价款和报酬，履行的期限、 地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。7、有国家标准的按国家标准，没有国家标准的按行业标准，没有国家标准 也没有行业标准的，按实现合同目的的约定标准。有样品的应当封存样品，由 合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别交由各部门主管负责保管。8、订立依法可

10、以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同， 应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留臵、定金等相应形式的有用担 保。对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法 人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力 要参照本制度的规定进行审查。9、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法 院。10、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。11、签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本 上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。12、总经办应对公司合同管理工作定期组织检查、抽查等

11、方式，对相关经 营部的合同订立程序、合同履行、合同制度执行、有关合同材料归档等工作进 行检查，并及时向公司领导反馈检查结果。第五章合同审签程序1、签订合同1）对法人必须审查原件并保留盖有公司法人公章的公司法人营业执照或营 业执照的副本复印件 （必须有最近年检章 ）。2）对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。 对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外， 还应同时审查其所从属的法人主体资格。3）对外方当事人的资格审查，应调查清撤其地位和性质、公司或组织是否 合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。2、签订合同前，经营部的合

12、同承办人员必须审查对方当事人的代理人的代 理身份和代理资格。;代理人职务资格证明及个人身份证 1）2）被代理人签发的授权委托书 ;3）代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。3、签订合同前，经营部的合同承办人员必须认真审查对方当事人的履约能 力。4、签订合同前，经营部的合同承办人员应当仔细审查对方当事人提供的有 关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人 伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名 称、印章等内容必须完全一致。5、签订合同前，由经营部的合同主办人员与对方当事人商谈后拟好合同条 款，合同文本起草定稿后，由总经理进行合

13、法性审查后统一编写合同编号，由 办公室加盖合同专用章或公章，并做好登记存档工作。6、需外出签订合同的，在签订合同前（商谈拟定阶段），由经营部的合同 主办人员与对方当事人商谈后拟好合同条款或者确定拟用合同文本后，附带 章外出审批表由合同承办部门负责人签字进行合法性审查后统一编写合同编 号（若拟用对方当事人格式合同可使用其编号），由合同承办人员报送总经理 审批，然后由办公室负责人审核签字加盖部门章，并派专人带章陪同合同承办 人员共同外出，并做好登记工作。7、由办公室负责监督执行带章外出签订合同的合同专用章或公章的使用， 带章外出审批表上应当注明带章外出期限，带章外出事由、权限、交还时 间等内容，并

14、由合同承办人员与行办带章人员签字，办理完毕后，由办公室负责将此表备案。8、合同文本原件应不少于四份。合同承办人应将签订后的合同文本原件及 时送交办公室和财务备案。9、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案 保存，以备考查。（ 1）名片 ;（2）厂家介绍、产品介绍等资料 ;（3）各类广 告、宣传资料 ;（4）各类电话等通讯工具号码 ;（ 5）对方当事人提供的未经我方 合同承办人见证而复制的或未与原第六章合同审核规定件核对无异的复印资料。1、公司总经办负责公司经济合同的法律审核。合同法律审核坚持依法、及 时、确凿的审核原则。 2、审核内容。合同审核部门对下列合同事项依法进行

15、审 核： 1）合同形式。合同形式应采用法律、行政法规规定或当事人约定的形式。 国家规定采用标准合同文本的，应采用标准合同文本。2）合同实质性条款。合同的实质性条款由合同当事人双方约定。根据中 华人民共和国合同法规定，合同实质性条款包括以下内容： 单位名称； 标的； 数量； 质量； 价款或者报酬； 履行期限、地点和方式； 违 约责任； 解决争议的方法。3）合同效力。签订合同应主体适格，意思真实，目的合法，不损害社会公 共利益，不违反法律、行政法规的强制性规定。同时，合同中不得含有失效 条款。3、经营部应严格按照合同法规定的合同实质性条款拟定合同，并对合同实 质性条款内容的合法性、真实性、确凿性负

16、责。4、经营部对经审核的合同有实质性条款变动的，应将合同送交对合同形式 和内容的合法性进行审查，并制作审查合同笔录，应提出审核初步意见，经本部门负责人复核后，合同的形式和内容符合法律法规规定和公司合同制度的， 通知合同承办部门报送总经理审批。5、审核意见反馈。合同的形式和内容及有关事项不符合法律法规规定和公 司合同制度的，由合同审核承办人员提出审核意见并制作合同审核意见 书，经本部门负责人复核后，送达经营部进行纠正，并将送审合同文本原件 及相关材料退回经营部。审核意见正确的，经营部应当纠正。纠正后应当及时 报送合同审核部门复核。6、审核意见审批。经营部对审核意见有异议的，应当与合同审核部门充分

17、 沟通协商，力求达成一致意见，不能取得一致意见的，经营部应当自收到合 同审核意见书之日起 3 日内提出书面意见，写出不予采纳或者坚持自己意见 的理由和依据，报送合同审核部门。由合同审核部门将争议的主要问题、经营 部意见、合同审核部门意见及处理意见和理由一并制作合同审核意见报 告，报请分管领导签批意见，然后提请董事长（法定代表人）决定并作出书 面批示。7、审核意见经公司法定代表人审批后，合同审核部门应及时将审批意见书 面反馈至经营部，经营部和合同审核部门应当按审批意见执行。8、经营部未向合同审核部门提出书面意见，直接向分管领导申请复议协调 的，必须提出书面意见，写出不予采纳和坚持自己意见的理由和

18、依据，报请分 管领导签批意见，然后提请法定代表人决定并作出书面批示，送交合同审核部 门执行。9、任何影响合同订立的指示和表示都应当对公司和法定代表人负责，必须 提出书面意见并提请法定代表人签批意见后，方可送交合同审核部门执行。10、审核巨大经济合同应召开合同审核部门专题会议，实行集体审核制 度。11、审核期限。经营部应及时将拟定合同送交合同审核部门进行审核，统 筹安排拟定、审核、签订时间，不得耽误审核时间。严禁在本部门拟定合同时 间安排很充塞，而报送合同审核部门审核时间紧迫的情况出现，以保证审核质 量，防止问题合同出现。合同审核部门应在受理合同之日起三个工作日内完成对送审合同的法律审核。对于巨

19、大繁复的合同可延长至五个工作日。应急合同 不得少于一个工作日。12、应急合同应当由公司分管领导直接安排合同审核部门审核，合同审核 部门应当在一个工作日内完成审核或提出审核意见。经营部的合同承办人员未按规定给合同审核部门预留审核时、13间，耽误审核期限不能保证审核质量的，除给予罚款外，由责任人承担晦气后果，公 司将向经营部负责人和直接责任人追究责任。14、合同签订后，经营部应当及时将一份合同文本原件分别送交合同审核 部门存档备案和财务部门作为收付款物的依据。15、档案管理。合同审核部门应明确专人负责送审合同的接收、登记备 案，并将送审合同及相关材料、审核意见的复制文本予以归档。16、合同及档案管

20、理实行分类编号管理，按照合同名称分类归档，第七章 合同履行、变更和解除并按照审核顺序制定编号，做到管理规范。1、合同履约管理1）法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和 人员详尽负责其订立合同的履行。2）合同的履行应当在书面合同审核签订后方可履行，不得先履行或履行完 毕后再签订书面合同。先签订，后履行，能使双方当事人在履行合同的过程 中，按照双方权利义务和约定履行合同及承担责任，避免法律风险。分外情况 应经司法办审核备案，报请法定代表人批准。3）在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进 行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责人

21、同 意，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。4）相关部门严格按照关于加强物资管理的实施意见执行。接收标的必 须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限 内及时提出书面异议。5）合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有用的合同，财务部门 必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部 门有权拒绝结算。6）凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留 存。对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记 录。我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书 时，应当连同信封一并收存。2、合

22、同的变更和解除1）对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协 议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或 付款。2）我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集 有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少 损失。3）发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方 当事人采取有用补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及 时向总经办报告。我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知 对方 4）当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽 快与对方当事人达成变

23、更或解除合同的协议。第八章合同纠纷处理1、合同纠纷管理1）为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进 行。2）发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向单位负责 人报告，并及时向公司领导汇报，必要时向公安机关报案。3）合同承办部门、人员应配合好公司司法办参加仲裁或诉讼。4）合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。2、合同纠纷处理程序1）发生合同纠纷，合同承办部门负责人应立即报告分管领导，并通报总经 办。经营部应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。2）合同双方在合同履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则同 等协商解决。3）合同双方在一定期限

24、内（大凡为一个月），无法就纠纷的处理达成一致 意见或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告总经理。4）在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因， 使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。5）合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。 在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。6）向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员第九章 合同资料管理出具证据收执。1、档案资料内容下列资料可以作为合同档案：（ 1）谈判记录、可行性研 究报告和报审及批准文件 ;（2）对方营业执照（复印件）、税务登记证（复

25、印 件）、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证（复印件）以及其他 有关文件 ;（3）对方当事人履约能力证明资料复印件 ;（4）对方当事人的法定代 表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原 件或复印件 ;（5）我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件 ;（ 6） 对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件 ;（ 7）双方签订或 履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料;（8）登 记、见证、鉴证、公证等文书资料 ;（9）合同本来、副本及变更、解除合同的书 面协议 ;（10）标的验收记录 ;（11）交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。2、合同资料归档、统计与管理公司所有合同都必须统一编号，由办公室妥善保管。 1）2）合同承办人办理 完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移 交办公室。 3）办公室应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号 整理，由司法办主任确认后交档案管理人员存档，不得随意处臵、销毁、遗 失。