公司文件管理制度26938(DOC 10页).doc

1、精品文档 你我共享公司文件管理办法第一章 总则第一条 为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，并规范公司内部文件和正式公文管理，根据公司实际情况，制订本办法。第二条 公司文件的管理归口办公室。第三条 文件分为公司外部文件和内部文件两大类。包括：决定、决议、指示、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、规定、备忘录和其他工作往来文件等多种类型。1. 公司外部文件主要包括：政府机关及其他上级来电、函、来文；同级来电、函、来文。2. 公司内部文件分为内部工作文件和公司正式公务文件。内部工作文件主要用于公司部门内部、部门之间、部门与公司管理之间的工作往来和信息沟通。正式

2、公务文件主要用于公司发布规章制度、重大事项决定，对外公函、机构设置和人员任免通知等，是公司经营管理过程中形成的具有法定效力的公务文书，以公司名义发文，按公司正式公务文件管理。第二章 收文管理第四条 公文的签收。凡公司外部文件的来文（除公司领导亲启的除外），均由办公室专人（收发员）登记、签收、拆封。第五条 公文的编号保管1. 外部文件收文后，收发员应及时附上“文件处理传阅单”（附件1），并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。2. 公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室进行登记、编号保管，不得个人保存。第六条 公文的阅批与分

3、转1. 凡正式文件均需由办公室负责人根据文件内容和性质阅签后，由收发人员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。2. 为加速文件运转，收发人员应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。第七条 文件的传阅与催办1. 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2. 阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后在下班前将文件交办公室。阅批文件一

4、般不超过两天，阅后应签名以示负责。如有公司领导“批示”、“拟办意见”，综合管理部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3. 阅文时不要抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，需办理借阅手续，防止丢失泄密。4. 文件阅完后，应交回收发员，切忌横传。5. 收发人员对文件负有检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放分散，如需备查，应按有关保密规定，并征得综合管理部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。第三章 内部文件管理第八条 发文的范围：凡以公司的名义发出的通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和工作简报均属于发文的

5、范畴。第九条 公司下发文件主要用于：1. 公布公司规章制度；2. 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；3. 公布公司机构设置和人事任免事项；4. 公布公司的重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决定；5. 发布有关奖惩决定和通报；6. 其他有关公司的重大事项。第十条 公司上行文、外发文主要用于：1. 对政府机关其他上级单位呈报工作计划、请示报告、处理决定等；2. 同相关单位联系有关技术、人事劳资、科研、经营管理的工作事宜。第十一条 发文的审批权限：1. 公司薪酬等基本规章制度、机构设置、公司总经理及副总经理任免、重大专项奖励等须经董事会审议通过，董事长签批。2. 其他发文经总经理

6、办公会研究决定，总经理签批。第十二条 发文的程序及要求1. 需要发文的部门，根据公司领导的指示和公司实际需要草拟文件初稿；草拟文稿必须从公司的角度，做到情况确实、观点鲜明、条例清楚、文字简炼、标点符号正确。2. 文稿拟就后，拟稿人应填附“发文申请审批表”（见附件2），详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位、拟稿人、密级、发文日期，会签部门。3. 办公室对文稿进行审查和修改。对文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。4. 经审查和修改的文稿，送拟稿单位主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）。5. 需经会签的文稿，应在打印前送会签部门会签。6. 文稿审核会签并报公司分管

7、领导审签意见后，按批准权限的规定送公司董事长或总经理审定批准签发。7. 经公司领导批准签发的文稿交综合管理部统一编号打印。8. 文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人应在发文申请单上签名。9. 办公室打印文件后，收发人员盖章分发，并在公司内部网上发布。第四章 文件的借阅和清退第十三条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意并签写“文件借阅申请单”（附件3）。对有密级的文件经办公室负责人同意后方可借阅。第十四条 借阅文件应严格履行借阅手续，就地阅看，按时归还。未经允许，任何人不得带走文件、全文抄录或复印，不允许拆卷和在文件上勾划。第十五条 办公室公文收发人员对承办的公文应抓

8、紧催办，定期对事情已办妥的公司文件及上级要求清退的文件，进行收缴清退工作。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任人，并如实向公司领导报告。第五章 文件的立卷与归档第十六条 需要归档的文件，手写签署批准的纸质原稿和电子文档一起存档。第十七条 文件的归档范围：1. 政府机关及其他上级机关来文，包括对公司报告、申请的批复。2. 公司股东会、董事会、监事会会议通知、会议签到表、会议记录、会议作出的决定、决议、人事任免等。3. 以公司名义发出的报告、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结及科研、经营工作的各类计划统计、报表等。4. 总经理办公会、中层干部会及各种专业例会记录、纪要。5. 反映公司科研

9、生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像制品。第十八条 立卷要求1. 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2. 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3. 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。第六章 文件的销毁第十九条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件、综合管理部应定期清理造册，并按有关规定办理销毁手续。第二十条 经审核同意销毁的文件，公司应指定专人进行销毁，并在文件销毁清册上签名。附：1、文件处理传阅单2、发文申请审批单3、文件借阅申请单4、文件销

10、毁清册附件1文件处理传阅单文件名称：收文日期收文号办公室意见公司领导批示承办部门意见文件处理传阅单文件名称：收文日期收文号办公室意见：公司领导批示：承办部门意见附件2发文申请审批表发文标题密级发文编号印刷份数拟稿单位拟稿人发文日期校对人发送范围拟稿部门主管领导核稿意见签名 年 月 日会签单位意见公司分管领导审签意见 签名 年 月 日总经理签批意见签名 年 月 日董事长签批意见签名 年 月 日附件3文件借阅申请单借阅部门文件标题文件密级借阅时间借阅人部门领导签字办公室领导签字文件借阅申请单借阅部门文件标题文件密级借阅时间借阅人部门领导签字办公室领导签字文件借阅申请单借阅部门文件标题文件密级借阅时

11、间借阅人部门领导签字办公室领导签字附件4文件销毁清册销毁日期：文件编号发文日期发文单位文件密级文件标题附件标题文件管理员签名：监督文件销毁人员签名：办 公 室二0一0年四月一日出师表两汉：诸葛亮先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。然侍卫之臣不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简

12、拔以遗陛下：愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。 亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也。臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。臣不胜受恩感激。今当远离，临表涕零，不知所言。