公司档案管理制度-(全)(DOC 10页).doc

1、公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

2、3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管

3、和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责1、按

4、照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任

5、意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。公司档案管理制度一、总则1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。二、档案管理机构的设置及基本要求（一）档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等

6、历史记录。2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。（二） 各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。三、档案分类（一）档案质量1、

7、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4、档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。（二）立档1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；

8、跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。（三）分类1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。2、公司档案大致分为以下几类：（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；（3）制度类：管理制度汇编；（4）合同类：分内部经营管理合同

9、和业务合同两种。（5）计划总结类：分年度计划及总结等；（6）会议纪要类：办公例会纪要等（五）档案编号1、档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照档案登记目录表条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。四、归档及保存年限（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成

10、的时间，系统的排列并填写卷内目录。（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。1、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）公司规章制度（10）其他经核定须永久保存的文书2、10年保存：（1）预算、决算书类（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存：（1）期满或解除之合约（2）其他经核定保存5年的文书4、1年以下暂时保存：（1）结案后无

11、长期保存必要者。（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 （五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。五、档案日常管理（一）借阅1、借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）档案归还

12、时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。（二）销毁1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签

13、名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁清册需永久保管。3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。（三）移交1、需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 （四）保密1、档案室的任务是集中统一管理公司

14、已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。六、附则（一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。（二）本制度自印发试行之日起执行。附表档案员职责1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。6、每年进行一次档案清理，编制或更新档案保管手册做好文件索引，以便查找。11