XX混凝土公司管理制度手册(DOC 21页).docx

1、受控状态分发号鑫磊建材制造有限公司 2013年03月01日发布 2013年04月01日实施鑫磊建材制造有限公司 手册名称 管理制度手册文件名称 颁布令 文件页数 第1页 / 共20页 文件编号 HT/GL 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准颁 布 令为适应公司发展的需要，使公司的管理更加规范化、制度化、程序化，特颁布该管理制度手册（A/01版）。本手册自总经理签字后生效，公司各员工必须遵照执行。本手册为内部文件，版权所有，未经同意不得翻印。手册的解释权归公司董事会，其发放及修改由办公室根据总经理意见进行，任何部门有修改意见，请知会办公室。 鑫磊建材制造混凝土有限公司 总经

2、理：_ 日 期：_年_月_日鑫磊建材制造混凝土有限公司 手册名称 管理制度手册文件名称 目 录 文件页数 第2页 / 共20页 文件编号 GC/AM/000 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准目 录1. 员工管理条例 3 - 52. 财务管理制度 6 - 103. 会议管理规定 11 - 144. 文件资料管理规定 15 - 175. 安全保卫制度 186. 运输车队管理制度 19 - 20 键入文档的引述或关注点的摘要。您可将文本框放置在文档中的任何位置。请使用“绘图工具”选项卡更改引言文本框的格式。事故分析上报制度事故分析上报制度一、质量事故的介定质量事故是指违反质量

3、管理制度和不按规定要求而造成的质量失控事件。凡发生下列情况之一均属于质量事故：1.出厂混凝土不合格；2.进厂水泥经复验，强度达不有关标准；3.在制半成品质量连续三次达不到规定的指标要求；4.进厂原材料不符合技术条件要求，并严重影响生产；5.生产工艺控制不执行试验室通知（如配料、出入库管理等）；6.检验用药品、试剂、仪器或操作不符合要求，以错误的检验报告结果指导生产；7.因违反质量管理制度，工作不负责任或弄虚作假而造成大量废品或不合格品；其中出厂混凝土不合格属重大质量事故，富裕强度不合格属未遂质量事故，其余为工序质量事故。二、质量事故处处理质量事故发生后，试验室应在经理的领导下，按下列制度处理。

4、1.发生工序质量事故后，将事故现场情况调查清楚，正确填入事故记录本，以便查明原因，分析责任，总结经验教训。2.重大质量事故要以书面材料报县市主管部门。工序质量事故有责任者单位负责填报“质量事故报告单”送试验室，有试验室签署意见后，上报领导处理。3.对事故的责任者，应责令其写出书面检查，扣发奖金。对严重失职而造成重大经济损失或不良影响者，领导要追究责任并根据情节和态度给于处罚。4.发生重大质量事故和未遂质量事故，应立即召开专题会议进行分析研究，查明原因，提出防范措施，即执行“三不放过”的原则：1.不查出质量事故原因不放过；2.不查处质量事故责任者不放过；3.不落实改进措施不放过。同时组织有关职工

5、进行大讨论、查找隐患、落实措施、总结经验、汲取教训，避免类似事故再次发生。5.试验室应建立“质量事故登记本”，详细记录事故的发生、处理等情况，引以为戒，以促进质量管理工作。鑫磊建材制造有限公司 手册名称 管理制度手册文件名称 事故分析上报制度 文件页数 第3页 / 共20页 文件编号 GC/AM/001 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准 鑫磊建材制造有限公司 手册名称 管理制度手册文件名称 事故分析上报制度 文件页数 第3页 / 共20页 文件编号 GC/AM/001 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准一、所有原材料必须提供真实有效的质量证明文件（

6、型式检验报告、出厂检验报告、准用证、备案证等）二、技术部门根据各种材料验收批量的要求，给材料部门下达各种材料的取样要求，磅房过磅人员根据检验批量要求及进货数量及时组织取样送试验室进行检测三、各种材料的验收批量：水泥：每500t为一验收批量，粉煤灰：每车做细度检测，每200t为一验收批量，外加剂：外购的液体外加剂每车检测浓度及净浆流动度，每30t为一验收批量，外购粉剂外加剂每次进货作为一验收批进行验收砂、石：每600t为一验收批量，对于产地、质量比较稳定的砂、石料可以按周检组织验收。其它材料：根据使用数量，每次进货做为一批进行验收。四、水泥进厂时，首先由材料部收料人员根据取样批量要求取完样、进行

7、水泥温度实测低于温度控制要求时方能入仓。温度高于60的水泥不得直接投入使用，特殊情况做好记录，由技术部门提出处理方案。五、粉煤灰进厂时，材料部收料人员对每车粉煤灰取样后必须及时通知技术部人员做细度检测，不同厂家的粉煤灰必须分开入仓，严禁混仓。六、砂、石骨料进厂时，首先由材料部收料人员进行初步的表观目测，如有异议时，及时通知当班质检做进一步判定，严重不合格的砂、石料必须做退回处理，如出现质量不均、含水率较大时应做好相应记录，由技术部门提出处理意见。七、当有外加剂进场时，每进一车外加剂必须做至少一次的外加剂净浆流动度检测，每周做至少一次外加剂与混凝土的适应性检测。八、所有粉料桶仓的进料口必须上锁，

8、并由专人进行管理，防止出现粉料吹错桶仓的问题。九、砂、石料进场后，应按先进先用的原则进行上料，以保证砂、石含水率的相对稳定，特殊情况由技术部提出使用方案，由材料部门组织落实。十、材料部门每天应根据生产任务落实情况及进料情况进行材料统计，以利于及时组织材料供应。十一、试验室至少每月对进货材料与封存样品性能的相符性进行一次验证，凡是发现材料性能存在重在差异的，应及时与材料供应厂家协商处理，避免发生重大质量事故。十二、进场材料应有专人负责收货，分别建立台账，分规格、品种，产地分别堆放，并有明显挂牌标志。山东恒通混凝土有限公司 手册名称 管理制度手册(讨论稿)文件名称 财务管理制度 文件页数 第6页

9、/ 共20页 文件编号 GC/AM/002 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准财务管理制度1. 目的为了进一步加强财务管理，规范公司财务管理制度，完善本单位的管理机制，增创最佳经济效益，提升公司市场竞争力。根据中华人民共和国会计法企业会计制度等法津法规文件，结合公司的实际情况，特制定本制度。2. 财务部门及财务人员2.1 公司设立财务部，设部门、经理、会计、出纳和统计。总监、经理由董事会委派的财务人员担任，其他人员可由公司统一招聘。2.2 财务部负责公司的财务业务和财务管理工作，须及时、真实、准确地反映公司的经营活动情况，定期向国家税务机关等部门和董事会报送有关财务报表和

10、财务报告，并依法计算和缴纳国家税收。2.3 财务人员要执行国家财经法规制度和本公司的财务管理制度，对不符合手续的行为，财务人员有权拒绝执行，重大问题应向董事会报告。2.4财务人员必须具备会计专业技术资格，持证上岗，并参加继续教育的学习。2.5 财务人员要遵守职业道德，做到遵纪守法，廉洁奉公，客观公正，事实求是，爱岗敬业，保守机密。3. 财会管理3.1 按财务和会计的基本规范建帐。会计、出纳要互相监督、定期对帐、日清月结，做到帐证相符、帐帐相符、帐表相符、帐实相符。3.2 会计核算以人民币作为记帐本位币，帐务处理采用借贷记帐法记帐，以公历年作为一个会计年度。3.3 按照会计制度的规定帐目核算要真

11、实、合法、准确、完整。3.4 财务人员要认真作好日常的会计财务处理工作，从原始凭证到登记会计凭证，登记总帐、明细帐，登记会计报表，一整套程序要符合规范化要求。会计资料、会计档案要妥善保管。3.5 每月月末结帐一次，并需编制月度、年度的会计报表。月度会计报表于下月10号、年终结算报表于下年1月20日上报国家税务机关等有关部门和公司董事会。3.6 财务人员要认真履行职责，严格执行审批制度，对不合规定要求的原始凭证要退回当事人补齐手续后才能办理。3.7 严格执行内部控制制度，会计不能兼任出纳员，出纳员不能兼任稽核、会计档案保管和现金、银行日记帐以外的登记工作。每一张会计凭证都必须由两人或两人以上分工

12、办理。每一笔财务收支必须有经办人和批准人。山东恒通混凝土有限公司 手册名称 管理制度手册文件名称 财务管理制度 文件页数 第7页 / 共20页 文件编号 GC/AM/002 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准3.8 发票和收据由公司财务部统一管理，建立票据使用登记制度，设置票据登记薄，详细记录票据使用情况。票据要按日期和顺序号依次开具，不得拆本使用。作废票据不能缺联。任何人不能私自使用非本公司的票据，一经发现立即开除，并视情节轻重，进行处理。3.9 财务部在银行预留的印章和支票必须分开保管、严格管理，如有遗失，应立即向领导反映，并向所属银行报失。财务部在银行预留二枚印鉴：

13、公司财务专用章和董事长印章。公司财务专用章由会计保管，董事长印章由出纳保管，支票由出纳保管并开具。4. 流动资金的管理4.1 加强现金的管理，库存现金一般以单位三至五天日常开支作为现金库存限额（暂定3万元），特殊情况报领导处置。超过限额的所有现金均须当日送存银行。现金收入要当天入帐。现金必须由出纳保管，非出纳人员不得保管现金。出纳人员应维护财经纪律、廉洁奉公、严禁私自挪用现金，不准用公款私存个人储蓄帐户。不能以不符合财务会计制度规定的凭证（含白条）抵充现金。不准私人随意借支公款。工作人员因公借款回来后，一般应在七天内（最迟不超过十天）办理有关报销退款报帐手续。原借款未报帐结清的，不准发生新的借

14、款。4.2 财务人员不准将银行帐户出租出借给任何单位或个人办理结算，不准将支票转让给其它单位使用。如确因工作需要必须携带空白支票时，应当建立支票登记手续，填明接受支票的单位、款项用途、预计金额并由公司领导审核同意，以免造成损失。银行存款利息收入应及时入帐，出纳每月应至少一次核对银行帐与银行存款对帐单的记录，发现错误应及时查明原因，并予以处理，月末应编制银行存款余额调节表。4.3 会计应同出纳每月定期清点现金库存额，由出纳根据现金盘点结果编制现金盘点表，会计、出纳在盘点表中确认签章。如有不符，出纳应作出长短现金的书面说明，如差额较大，应报单位领导及时进行处理。5. 仓库的管理5.1 建立健全仓库

15、管理制度，货物入库，仓库保管员必须办理验收入库手续，对不合格或货不对板的产品要拒绝收货，并按货物的送货单位、名称、规格、数量、单价等按实收货物的数量填写入库单，定期交财务部门作帐，并登记仓库物资材料帐，货物领用出库必须凭有关部门负责人签字的申领单或批示，才能办理出库，并填写出库单，领货人需在出库单签名。未经允许不得无手续借用仓库任何物品。5.2 库管理要严格执行出入仓登记手续，仓库管理员要保管好仓库里的一切物资，仓库物资要分类分品种存放，仓库要保持整洁并要做好防火、防盗、防晒、防潮等安全工作。5.3 做好修旧利废、以旧换新工作，可以修复再用的，不允许领用新的，低值耗品要以旧换新。5.4 在保证

16、收发工作正常的情况下，仓库帐目要做到日清月结，分类记帐，详细记录好各种物资的出入仓和库存数。对于沙、石等平时不能详细记录出库的材料，月终时应使用量具或 东莞市XX混凝土有限公司 手册名称 管理制度手册(讨论稿)文件名称 财务管理制度 文件页数 第8页 / 共20页 文件编号 GC/AM/002 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准5.5 其他技术测定方法合理计算库存和月度耗用，月末结帐要进行实物盘点，做好核对工作，编制有关的月报表，并于下月3号前报送财务部。5.6 各供应商供应的材料，统一由会计进行结算，其余人员不准经办。供应商凭与会计结算好的单据，经总经理签字同意付款后，

17、出纳才能办理付款手续。6. 固定资产的管理6.1 固定资产应建立资产台帐和固定资产帐簿，详细记载资产类别、使用部门、购置和使用时间、原值、使用年限、折旧提取等内容。6.2 固定资产的购置、兴建、改造要纳入年度计划。对于未列入年度计划而经营急需的固定资产可由部门提议申报，报董事会核定购买。6.3 加强对固定资产的管理，根据谁使用，谁管理的原则，把管理责任落实到各职能部门和个人，并明确管理的责任和权限。6.4 固定资产折旧采用平均年限法计算，残值率按10%，每月计提折旧一次，列入当期生产费用。6.5 固定资产的出售、转让、报废应经主管部门呈报董事会批准后才能处理，并将有关资料报财务部，任何个人不得

18、擅自处理。6.6 出租的机械设备必须经总经理批准同意，并办理有关租赁合同的签定，签定的合同应交财务部备案，财务部要有专人负责登记合同的交款时间和金额，以便及时收款。6.7 固定资产在公司内部的调拨，应填制固定资产内部调拨单，通知调入、调出单位办理手续。调拨单一式三份，由调入、调出单位双方在单上签证，除双方各留一份外，另一份送财务部作核算依据。6.8 各种仪器、对讲机、专用工具应由仓库统一保管，由使用人员每天上班时到仓库领取，下班时交回仓库，并办理好领交手续。6.9 固定资产应定期或不定期进行清查。每年至少进行一次全面清查，根据清查中发现的问题总结经验，改善管理，提高使用效果。同时对清查结果与帐

19、面不符的，要查明原因，按规定进行处理，做到帐实相符。7. 费用的管理7.1 公司日常费用开支，要严格把关，实行费用一支笔，费用报销要有经手人、证明人签名，送总经理批准方能报销。报销单据要符合财务要求，内容要在公司允许的开支范围，不符合开支要求的，财务人员有权拒绝不予报销。7.2 各部门人员因公事需要借款时，应填制借款单，经部门主管签字后送总经理审批，方能在财务部借款。7.3 办公用品统一由办公室购买，统一管理专人发放，发放时需造册登记。7.4 接待用餐是为了业务的发展，但必须坚持节约原则和减少陪同人员，并按审批权限办理报销山东恒通混凝土有限公司 手册名称 管理制度手册文件名称 财务管理制度 文

20、件页数 第9页 / 共20页 文件编号 GC/AM/002 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准手续，请款的宴请与报销不得跨月进行，报销单据要注明接待事由。8. 工资的管理8.1 每月20日为发放上月工资日（遇节假日顺延），各部门应于月末最后一天将考勤记录、伙房将伙食费送财务部，由会计核算工资。工资发放时，工资表须送财务部经理审核，呈总经理审批后才能发放。8.2 工资发放采用工资袋形式，即每位职员一个工资袋，领工资后工资袋交回财务部以便继续使用。工资袋附员工工资条一份，由员工亲自签领。8.3 由于本公司大部份员工为外地人，结合本公司的情况，公司每月只发给员工七成工资，其余三

21、成待年末统一发放，利于员工的积蓄。9. 差旅费开支的规定：9.1 因公需到本市以外出差的，必须经总经理审批，经理级以上人员还需报董事长审批。否则一律不得报销差旅费。9.2 出差人员，由总经理视情况给予报销。9.3 乘坐车、船、飞机、长途汽车和住宿伙食的参考标准见下表：地区项 目伙食补贴火车飞机长途汽车住宿标准省内硬坐按实报销不能报销按实报销70元/天.人50元/天.人省外硬坐按实报销只能报硬坐火车票价按实报销70元/天.人50元/天.人 出差地市内交通费凭票每天报销不能超过20元。9.4 出差人员乘坐火车并过夜五小时以上的，可购硬卧铺票。9.5 出差期间因游览或非因工作需要的参观而开支的一切费

22、用均由个人自负。9.6 凡因特殊原因而需要超标准的，应附申请报告并经审定后，方能超标，同时还必须在出差批准书上清楚注明。10. 通迅工具的管理10.1 办公室电话是为了方便工作需要而设的，员工非公事一律不允许使用公司电话。10.2 公司配置给个人使用的手提电话卡，是方便内、外联系工作之用，每个月电话费包干使用，超支部份由个人承担并在每月工资中扣除，不足不补。用卡者要保证24小时候机，确保直接通话，离岗后要将电话卡交还公司。山东恒通混凝土有限公司 手册名称 管理制度手册文件名称 财务管理制度 文件页数 第10页 / 共20页 文件编号 GC/AM/002 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制

23、 审 核 批 准各级别每月报销电话费标准如下表：级 别报销金额（元）备 注一 级实报实销二 级700三 级500四 级400五 级300六 级200七 级150（各级别人员名单由董事会根据实际情况和业务范围而定）11. 销售收入及应收帐款的管理11.1 产品销售原则上一手交钱，一手交货，必须签定有关的购销合同，明确双方责任。一般情况下不允许赊销。11.2 签订的合同销售部门应及时送财务部。财务要及时逐笔进行登记，准确反映各单位应收帐款的形成、回收及增减变化情况，便于对各项应收帐款的发生事项严加管理。11.3 每笔销售收入原则上由会计开单，出纳签章并收款，每一销售业务的货款营销人员必须汇同财务人

24、员一起收款，营销人员不能私自收款。11.4 对应收帐款，要经常核定，并按帐龄长短逐项进行登记，定期与对方进行核对。11.5 对于到期没有收回的货款，营销部门要积极进行催讨工作。在规定期限内仍无法达到催款目的，金额较大的应移交公司有关部门依法追诉。11.6 财务部、营销部应及时做好销售统计、应收账款统计和收款管理工作。11.7 公司必须按规定提取坏账准备，提取之比例按有关规定执行。11.8 对经催收无法收回的款项，要及时取得合法证据。对于经诉讼无法收回的款项，将有关资料和凭证送由总经理核准后，由财务部始冲销应收账款。12. 财务档案的管理12.1 凡是本公司的会计凭证（包括原始凭证）、账簿、报表

25、、文件和其他有保存价值的资料，均应归档。12.2 会计凭证应按月按编号顺序每月装订成册标明月份、季度、年份、起止号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章，均由会计装订、归档保存。12.3 财务报表应分月、季、年报、按时建档归档，并分类填制目录。12.4 公司财务档案应严格制度管理，未经批准不能随便复印或带出办公室；凡外单位需查阅、复制以及摘录有关内容均需董事会批准。山东恒通混凝土有限公司 手册名称 管理制度手册文件名称 会议管理规定 文件页数 第11页/共20页 文件编号 GC/AM/003 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准会议管理规定1. 工作流程会议筹备提出会议议题

26、发出会议通知准备会议资料会场布置组织会务工作会议决定事项催办下发会议文件整理会议资料会议资料归档会议记录主持会议会议召开会后工作2. 具体要求2.1会议类别2.1.1 董理会会议会议时间：董事会会议每季度举行一次，安排在三、六、九、十二月下旬举行，具体时间及议程提前十五天通知，每次会议时间约为一天。参加人员：董事会、董事（列席人员另行通知）主持：董事长会议内容： 根据章程需要董事会讨论决定的事项； 其它与业务相关的重要事项。会议地点：另行通知会议记录：办公室负责人会后形成董事会会议纪要，参会人员签字。并由董事长确定发放范围。2.1.2 总经理工作例会 会议时间：每两星期召开一次，周一下午3点。

27、 参加人员：总经理、常务副总经理、副总经理（列席人员另行通知） 主持：总经理会议内容： 生产经营事项；山东恒通混凝土有限公司 手册名称 管理制度手册文件名称 会议管理规定 文件页数 第12页/共20页 文件编号 GC/AM/003 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准 财务事项； 办公事务事项； 其它重要事项。总经理工作例会审议与决议由总经理决裁。会议地点：总经理办公室会议记录：办公室负责人会后形成东莞市XX混凝土有限公司总经理工作例会会议纪要，会议记要分发到总经理、常务副总经理、副总经理；其他分发部门和人员由总经理决定。会议纪要由办公室统一格式和编号，由总经理签发。2.1

28、.3 总经理办公会会议时间：每两星期召开一次，定于星期一上午9时或周日下午3时召开参加人员：总经理、常务副总经理、副总经理、各部门负责人，必要时可要求其它相关人员参加。主持：总经理记录：办公室负责人会议内容： 各部门情况反映； 审议机构与制度事项； 生产经营事项； 总结、安排下阶段工作； 其它相关内容。会议地点：会议室会后形成东莞市XX混凝土有限公司总经理办公会会议纪要，会议记要分发到总经理、常务副总经理、副总经理、各部门。会议纪要由办公室统一格式和编号。2.1.4 业务专题会会议时间：不定期召开，具体时间由主管副经理确定。参加人员：主管副总经理、其它相关人员主持：副总经理会议内容：详细内容另

29、行通知会后形成东莞市XX混凝土有限公司业务专题会会议纪要。会议纪要首先应注明专题内容，由主管领导确定会议纪要分发部门或人员。山东恒通混凝土有限公司 手册名称 管理制度手册文件名称 会议管理规定 文件页数 第13页/共20页 文件编号 GC/AM/003 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准会议纪要由办公室统一格式和编号。2.1.5 全体员工会会议时间：每季度召开一次，具体时间另行通知参加人员：总经理、常务副总经理、副总经理、全体员工主持：总经理记录：办公室负责人会议内容： 部门工作情况介绍； 传达公司有关精神； 安排总结下阶段工作； 其它相关内容。会议地点：会议室会后形成东

30、莞市XX混凝土有限公司员工大会会议纪要。会议记要分发到总经理、常务副总经理、副总经理、各部门。会议纪要由办公室统一格式和编号。2.1.6 年会会议时间:每年春节前召开一次,具体时间另行通知参加人员：总经理、常务副总经理、副总经理、全体员工主持：总经理记录：办公室负责人会议内容： 部门工作情况总结； 表彰先进工作者； 联欢； 其它相关内容。会后形成东莞市XX混凝土有限公司年会会议纪要。会议纪要分发到总经理、常务副总经理、副总经理、各部门。2.1.7 业务竞赛会会议时间：不定期召开，具体时间由办公室商总经理确定参加人员：总经理、常务副总经理、付总经理、全体员工主持：由总经理指定山东恒通混凝土有限公

31、司 手册名称 管理制度手册文件名称 会议管理规定 文件页数 第14页/共20页 文件编号 GC/AM/003 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准会议内容： 创新竞赛； 合理化建议竞赛； 其它相关内容。会议地点：待定会后形成东莞市XX混凝土有限公司业务竞赛会会议纪要。会议纪要分发总经理、常务副总经理、副总经理、各部门对业务竞赛的优胜者给予精神和物质奖励，具体办法另行确定。2.1.8 理论研讨会会议时间：不定期召开，具体时间由办公室商有关领导确定参加人员：根据具体情况另行确定主持：另行确定会议内容：待定会后形成东莞市XX混凝土有限公司理论研讨会会议纪要。会议纪要分发到总经理、

32、常务副总经理、副总经理、各部门2.1.9 会议通知以上会议由办公室负责通知2.2 会议纪律 与会人员接到会议通知后，应预先安排好工作，按会议时间、地点准时出席会议。 与会人员如因其它公务不能出席会议或迟到，应事先向会议主持人请假。 根据会议内容要求，与会人员应预先做好资料、文件及发言准备。 会议前，各相关单位应督促与会人员准时到会。 会议进行中，与会人员如需处理紧急事项，应向会议主持人请假。 参加重要会议人员要严守会议秘密，不准向无关人员随意谈论会议内容。3. 记录3.1 表式：AM-3-001 会议通知表3.2 表式：AM-3-002 会议议案提交程序单3.3 表式：AM-3-003 会议签

33、到表3.4 表式：AM-3-004 会议纪要 东莞市XX混凝土有限公司 手册名称 管理制度手册（讨论稿）文件名称 目 录 文件页数 第14页/共27页 文件编号 GC/AM/000 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准山东恒通混凝土有限公司 手册名称 管理制度手册文件名称 文件、资料管理规定 文件页数 第15页/共20页 文件编号 GC/AM/004 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准文件、资料管理规定1 工作流程发文管理收文管理办公室编号、登记办公室发送/存档经办部门打印/盖章/填写发送单位主管领导签发填文件签发页部门经理审核征求意见、定稿文件拟稿分

34、送相关部门/资料员登记送相关人员阅办交回办公室保管文件外来文件、信函及资料外来文件、信函及资料办公室摘录批示内容办公室签收登记送领导批阅 2 总则公司的文件、资料实行分级管理，办公室对外收文、内发文负责总管理，各部门资料员负责涉及本部门的文件资料的管理工作。文件主经办人员有责任将文件涉及的相关资料收集齐全，妥善保管。人员调动时，应将个人保管的文件资料向部门移交，任何人员不得随便丢弃文件资料。3 收文管理3.1 办公室负责公司外来文件的签收工作。收到公文后，办公室要先对文件资料进行登记、编号，然后呈公司有关领导批阅或交相关部门处理。3.2 电子文件资料要视其内容及时发送到公司领导和有关人员的信箱

35、。重要的事项应提醒领导和有关人员及时批阅、阅处。3.3 文件经总经理、副总经理阅批后，需有关部门办理的，由办公室做好记录并负责将文件资料送交相关部门专（兼）职资料员，各部门资料员做好登记工作后，交有关人员办理并负责督促及时阅处。3.4 各部门阅处的文件，应及时处理，传阅的文件在各部门停留时间最长不得超过两天，需办理的文件在部门停留时间一般不超过一周。办文时间较长或较重要的文件，办文部门可将文件复印留存，原件退办公室。3.5 文件阅后应签字，不能横传，已办理完毕的应附简单说明退办公室。3.6 各部门收到的外来文件和本部门形成的文件资料等，可由各部门资料员进行登记、保管。涉及其他部门的外来文应交办

36、公室登记。山东恒通混凝土有限公司 手册名称 管理制度手册文件名称 文件、资料管理规定 文件页数 第16页/共20页 文件编号 GC/AM/004 文件版本 A/01 修订状态 0次编 制 审 核 批 准3.7 涉及密级的文件须妥善保管，并在办公室阅办。阅办人要注意文件的安全、保密、完整、避免遗失。不得私自带回家中或转借他人，不得擅自复印、抄录。3.8 凡能通过网络发布、传递的文件资料，应通过网络发布、传递。所有工作人员每天都应查看个人信箱，以便及时阅知、处理有关事宜。4发文管理 办公室负责公司发文的管理工作，文件编号由办公室统一编号。行文格式、标准执行国家及公司相应的行文规定。4.1 公司发文

37、种类及适用范围分为：XX字 XX号 适用于发布公司重要的决定、通知：转发带有普遍指导意义的上级文件，向公司系统外的主管单位请示有关问题，办理申请，批转、批复的下级必要的请示、报告等。4.1.2 部门发文。文号：XXX字 XX号 适用于通知、发布、批复各部职责范围之内的业务事项，转达发上级业务主管部门的文件，催要有关重要情况、材料、报表以及联系工作等。 各部门文号：办公室-XX办字 生产部-XX生字 营销部-XX营字 财务部-XX财字 试验室-XX试字4.1.3 便函。文号：XX便字 XX号 适用于不相隶属关系单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。4.1.4 报告。 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，或答复有关的询问。“白头文”适用于不便或不必正式行文而又需公司领导批示、批复或有关部门阅知的事项。4.1.5 会议纪要。适用于记载、传达会议情况和决定事项。4.1.6 其它公文。保函、授权书、证明等。4.2 行文要求4.2.1 各部门发文时应按办公室提供的公文模版行文。正式行文的文件用纸采用A4型纸。文件标题采用加