公司印章管理制度印章使用表格等(DOC 14页).doc

1、XXXX有限公司公司制度编 号： GHB201X00X版 本：A/0发布日期： 名称:公司印章管理制度生效日期： 编 制 人： 审核批准人： 公司印章管理制度第一条 目的 为了保证公司印章刻制、保管、使用以及停用和作废的合法性、严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本制度。第二条 印章的种类本管理办法所指印章包括公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。第三条 适用范围本办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。第四条 公司印章的刻制一、印章刻制由公司财务部负责，经公安机关核

2、准，到指定的单位刻制；印章的规格、样式由公司财务部按有关规定办理。（印章刻制审批单见附件1）二、公司印章的刻制均须报公司总经理审批。三、未经公司总经理批准，任何部门和个人不得擅自刻制印章。第五条 公司印章的管理1、公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章均由公司财务部负责管理。其主要职责包括：（1）根据公司需要，确定公司印章的种类、范围和数量；（2）组织印章的刻制、发放、停用、收回和销毁；（3）负责公司印章的管理及用印；（4）负责公司印鉴档案的管理；（5）负责制定公司印章管理制度，并监督、检查印章管理制度的执行情况。2、财务部指定专人负责印章的管理工作。3、印章管理员必须高度负责，不得

3、将印章随意放置或转交他人。对不符合盖章手续的各类证件、函件等不予盖章。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章交接单（见附件2）。4、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法定代表人印章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用。 第六条 公司印章的使用范围（一）公司公章的使用范围主要为：1、公司签发的文件；2、公司及相关单位联合签发的文件；3、由公司出具的证明及有关材料；4、公司对外提供的财务报告；5、公司章程、协议；6、员工调动、员工的任免聘用；7、协议（合同）资金担保承诺书；8、公司出具的授权书、报价单等。（二）公司合同专用章的使用范围主要为：1

4、 、对外投资、合资、合作协议；2 、各类经济合同（包括但不限于采购、销售、售后服务类合同）。（三）法定代表人印章主要作为银行预留印鉴使用，用于加盖银行付款凭证、财务报表、标书、政府部门要求使用人名章的文件等。（四）财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。财务专用章原则上只能由财务人员使用，其他人员不得借用。确须使用的报总经理批准后，方可用印。第七条 公司印章的使用（一）公司印章用印遵循逐级审批制原则，严格执行用印审批和登记手续。（二） 用印申请人应根据用印的性质、重要性以及用印后果由有关领导审批。1、财务专用章及法定代表人印章由财务部负责人监督使用。2、合同专用章的使用：销售类合同，需用印申请

5、人填写销售合同审批单（销售合同审批单见附件4），经部门负责人、公司主管领导签批后，方可用印。对于合同金额大于50万的或技术、商务有其他特殊情况的，需增加总经理签字，方可用印。采购类合同，需用印申请人填写采购合同审批单(采购合同审批单见附件5)，经部门负责人、公司主管领导签批后，方可用印。对于采购框架协议或合同金额大于5万元的，需增加总经理签字，方可用印。服务类合同，需用印申请人填写维保合同审批单（维保合同审批单见附件6），经部门负责人、公司主管领导签批后，方可用印。如遇特殊情况或金额大于20万元，需增加总经理签字，方可用印。其他合同如需使用合同专用章，用印申请人需填写用印申请单（用印申请单见附

6、件7），经部门负责人、公司主管领导签批后，方可用印。对盖章文件涉及金额超过30万的或公司主管领导认为需总经理签批的，需总经理签字，方可用印（如需总经理签字，公司主管领导需在用印申请单备注栏中写明需总经理签字）。公司业务类合同不允许使用公司公章，须由使用部门按规定程序使用合同专用章。3、公司公章的使用：（1）对于标准文件，如资质证明、劳动合同、政府部门要求的社保、公积金月报表（包括提取、变更）等，用印申请人需填写用印申请单经部门负责人签批后方可用印；（2）公司经营业务的授权书、产品报价单、付款申请、催款函需增加公司主管领导签字后，方可用印。（3）其他文件、盖章文件涉及金额超过30万的或公司主管领

7、导认为需总经理签批的文件，须经总经理签字后，方可用印。其他文件指：非标文件及非公司经营业务类文件。一般包含：公司章程、股权变更、制度发布、资质申报申请、公司对外担保抵押的等牵涉公司核心利益的文件。（三）用印人对所选印章种类负责，财务部有权对用印申请人选择的印章种类提出质询。公司印章的保管人用印时必须认真核对“用印审批单”，并完整准确填写公司印章使用台账（公司印章使用台账附件8）后，方可用印。（四）严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写印章借用申请单（印章借用申请单见附件3）后，由总经理签批后方可带出，并在当日送还。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由

8、，并对印章的使用后果承担全部责任。（五）私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信或要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，由申请人填写用印申请单，经部门负责人签字后交人力行政部严格审核，并经总经理签批后方可用印。（六）用章文件及资料内容必须填写完整，字迹须清晰。公司不允许在空白介绍信、空白纸张或证明等材料上加盖印章。如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经总经理批准后方可用印，并由财务部做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。第八条 印章的保管1、印章使用前须对印章进行备案后方可启用。印章保管须有记录，注明印章名称

9、、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。2、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。3、印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并及新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作（印章专管人离职交接单见附件9）。4、印章持有人使用印章盖章及印章管理员承担相同的责任。5、印章应及时维护，确保其清晰、端正。6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向财务总监报告，上报总经理，并备案，配合查处。第九条 印章的停用（一）有下列情况，印章须停用：1、公司名称变动。2、印章使用损坏。3、印章遗失或被窃，声明作废。（二）印章停用时须经总经理批准，

10、及时将停用印章送财务部封存或销毁，建立印章登记档案。第十条 罚则1、严禁未经批准私自刻制印章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。2、违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。3、本制度由公司财务部、法务部解释并修改，经总经理批准后执行。（以下无正文）印章刻制审批单 序号：日期部门经办人年 月 日申请印章种类印章名称材质形式申请理由：使用范围：管理部门管理人部门负责人： 年 月 日公司主管领导： 年 月 日总经理：年 月 日备注：附件1：附件2：印章交接单序号:_部门名称：_交接印章名称：_交接日期：_月_日用印注意事项

11、说明：1、交接人双方的行为均应遵守公司公司印章管理办法之规定。2、其他说明事项：_3、印章留样：留样4、本印章自_年_月_日_时起，经总经理签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责。移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日总经理签字确认：_ _年_月_日附件3：印章借用审批单序号:_1、部门名称：_2、借印章名称：_3、使用日期：_月_日 是否外出：是 否4、用印事项：_5、借用原因：_6、用印责任人：_印章留样：留样7、本印章自_年_月_日_时经总经理签字同意使用期间，其保管责任和用印责任均由印章申请人负责。申请人：_年_月_日总经理签字确认：_ _年_月_日备注：附件4：

12、销售合同审批单（试行）编号：D0502日期：序号：项目基本情况（项目销售人员填写）项目销售人员姓名：所属部门： 项目名称及所在地：顾客单位名称：顾客主要联系人姓名：电话：合同金额：部门销售负责人1、标准技术参数 说明： 技术评审：2、实际产品销售净价不低于C价 说明： 评审：3、预付款不低于合同总额的30 说明： 4、发货前付至不低于合同总额的70 说明： 5、调试完后付至不低于合同总额的95% 说明： 6、质保期1年 说明： 7、合同总额小于30万 说明： 8、有效生产工期不小于20个工作日 说明： 9、其它 说明： 备注：1、符合条款要求打；不符合打，并说明具体情况。2、第1条无论是否为标

13、准技术参数，都必须由技术负责人签字。3、若合同满足以上9个条款，部门负责人在上面评审处签字后可直接到合同章管理人处盖章；若不能满足以上条款中的任何一条，需评审并由部门主管领导签字后到合同章管理人处盖章。部门主管领导意见：部门主管领导签字：日期：备注：部门主管领导外出时，可由总经理代签；合同金额大于50万的或技术、商务有其他特殊情况的，另需有总经理签字总经理意见：总经理签字：日期：附件5：XX公司采购合同审批单（试行）合同编号：日期序号合同基本情况（采购合同经办人员填写）采购经办人员姓名：所属部门：供应商名称：供应商经营地：供应商联系信息：电话E-mail供应主要材料类别描述：上期采购发生金额：

14、采购合同经办人1、是合格供应商 说明：2、采购合同期限不大于1年 说明：3、采购单价没有上浮变化 说明：4、付款账期不小于2个月 说明：5、交期小于7天/ 供方合理备库 说明：6、质保期不小于一年/有一定质保金 说明：7、有合格率不低于98%的质量约定 说明：8、单次采购额大于5万 说明：采购合同经办人签字：日期：备注：符合条款要求打；不符合打，并说明具体情况。若本合同同时满足以上1-7条款，采购合同经办人签字并经部门负责人签字后可到合同章管理人处盖章；若本合同不能同时满足1-7条款中的任何一条，需由公司主管领导审批签字后到合同章管理人处盖章；若单次采购金额5万以上需经由总经理签字后方可盖章。

15、公司主管领导意见：公司主管领导签字：日期：备注：1，公司主管领导外出时，可由总经理代签；2，单次采购金额5万元以上，需由总经理签核总经理意见：总经理签字：日期：附件6：XX公司维保合同审批单（试行）合同编号：日期序号项目基本情况（维保经办人员填写）维保经办人员姓名：所属部门：售后服务项目名称及所在地：客户单位名称：客户主要联系人姓名：电话：合同金额：服务部门负责人1、标准和统一设备 说明：2、维保合同期限不大于3年 说明：3、标准维护保养项目及要求 说明：4、依据售后维保服务价格策略报价 说明：5、首次付款不低于合同总额的50% 说明：6、尾款结算不得晚于合同终止期限 说明：7、合同总额小于2

16、0万 说明：8、没有咨询费等其他费用 说明：服务部门负责人签字：日期：备注：符合条款要求打；不符合打，并说明具体情况。若本合同满足以上8个条款，部门负责人签字后可直接到合同章管理人处盖章；若本合同不能满足8个条款中的任何一条，需由公司主管领导审批签字后到合同章管理人处盖章。公司主管领导意见：公司主管领导签字：日期：备注：公司主管领导外出时，可由总经理代签；若有特殊情况或合同金额大于20万，需有总经理签字。总经理意见：总经理签字：日期：附件7：公司用印申请单序号:_申请人：_；申请日期：_。申请人所在部门：_所在部门负责人审核意见：同意(由当事人勾选)_。文件名称正/复印件份数用途说明正本复印件

17、正本复印件正本复印件正本复印件审批同意人【本栏根据是否需要逐级审批的具体情况填写，不需填全所有栏目】是否需总经理签字 是 否部门经理同意签名：部门总监同意签名：部门主管领导同意签名：人力行政部总监同意签名：总经理同意签名：申请使用的印章：公司印章法定代表人印章合同专用章财务专用章用印情况(由当事人勾选)已用印 (申请人签名) (日期)已用印 (保管人签名) (日期)备注说明附件8：印章使用台账【_年_月_日至_年_月_日】印章名称： 填表部门：_填表人：_ 序号用印时间文件名称及发文号批准部门批准人印章专管员或代行人印备注附件9：印章专管人离职交接单序号:_部门名称：_离职交接印章名称：_交接日期：_月_日1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守公司公司印章管理办法之规定。2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员，并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印情况；若有遗漏用印情况且导致公司遭受的经济损失，无论公司何时发现，印章专管人均对前述损失承担全额赔偿责任。3、其他说明：_4、印章留样：留样4、本印章自_年_月_日_时起，经总经理签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责。移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日总经理签字确认：_ _年_月_日17 / 17