7.2存货管理业务规程.doc

1、精心整理7.2存货管理业务流程一、业务目标1经营目标1.1确定合理库存，防止存货积压、闲置，造成浪费。1.2科学保管，保证数量准确、质量合格。1.3规范存货处置，避免股份公司资产流失。2财务目标2.1保证存货账目的真实、准确、完整。2.2存货成本计价准确。2.3财务账表与实物核对相符。3合规目标3.1存货保管符合国家有关安全、消防、环保等规定。3.2存货交易合同（协议）符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1经营风险1.1存货储量不足，影响生产；储量过高，造成存货成本过大。1.2对市场的形势把握不当，导致存货跌价损失。1.3保管不善发生被盗、毁损、事故等，造成资产流失。

2、1.4长期呆滞造成存货挥发、失效、锈蚀等，导致资产损失。1.5未及时完整办理保险，造成巨大经济损失。发生地震、洪水、战争等人力不可抗拒的因素，造成巨大损失。1.6存货处置不规范，造成资产流失。1.7未经审核，变更合同示范文本中涉及权利、义务条款导致的风险。2财务风险2.1财务账目记录有误，造成存货数据失真。2.2存货计价错误，导致成本不准确。2.3账、实不符造成潜亏（盈）。3合规风险3.1违反国家有关安全、消防、环保等规定，受到经济处罚。3.2存货交易合同（协议）不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度，造成损失。三、业务流程步骤与控制点1存货入库1.1固体形态存货：分（子）公司仓储

3、、质检部门要对存货数量、质量进行检验，审核到货清单、产品交付清单及剩余存货的退料清单，并与实物一一核对，无误后，【非ERP】及时开具入库单（或凭据）验收入库；入库单要由采购（或生产）、仓储等相关责任人签字。【ERP】在ERP系统办理入库，相关单据要由采购（或生产）、仓储等相关责任人签字。一般物资采购质量检验参见1.4一般物资采购供应业务流程控制点6.4。1.2液体形态存货：分（子）公司仓储（储运）部门根据仓储、质检部门、生产调度或业务部门预报的通知做好接卸准备，货到后负责质检、接卸、计量等工作，由经办人员核对无误后，【非ERP】办理入库手续，及时开具入库单（或凭据）并签字，入库单由采购（生产）

4、、仓储等有关责任人审核签字；【ERP】在ERP系统中办理入库，相关表单由采购（生产）、仓储等有关责任人审核签字。1.3直接运抵现场使用的存货：分（子）公司采购、质检、仓储及使用部门的有关人员必须到现场验收，办理交接手续，并签字确认。【ERP】在ERP系统中办理入库和出库,打印系统生成的入库单和出库单，入库单交采购员签字确认，出库单交领用部门签字确认。1.4对于抵债偿还的实物资产，经分（子）公司相关责任部门鉴定后比照本流程控制点1.1、1.2和1.3执行。2登记存货账簿、表2.1【非ERP】分（子）公司仓储部门设置实物明细账，仓储人员根据存货入库单，详细登记存货的类别、编号、名称、规格、型号、计

5、量单位、数量等内容。对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独记录，避免与本单位存货相混淆。2.2分（子）公司财务部门审核采购合同、采购发票、退料清单和入库单等相关单据是否真实、准确，经审核无误后，【非ERP】按股份公司内部会计制度进行账务处理，会计凭证须经不相容岗位人员稽核；【ERP】在ERP系统中进行发票校验并打印会计凭证，会计凭证须经不相容岗位人员稽核。2.3【非ERP】分（子）公司财务部门稽核人员，每月末对入库、出库和期末库存的数量、金额等情况进行稽核确认。3存货仓储保管3.1分（子）公司仓储、供应及相关部门拟定仓储保管工作规程，经分（子）公司分管副经理审核批准后执行。3.2各级仓储人

6、员按照仓储保管规程，对存货分类保管；仓储部门负责人至少每月检查一次，并做好检查记录，及时处理安全隐患。对违反规程造成存货损失的，要追究责任人责任。经分（子）公司经理批准，依据价值损失的大小和事故等级做出相应处罚。3.3分（子）公司相关责任部门确定重要存货目录，根据年度生产经营计划、财务预算和市场情况，对重要存货拟定合理库存，报分管副经理审批后实施。【ERP】在ERP系统中进行相应维护。3.4【非ERP】内部移库，仓储部门按照业务部门开具的移库通知单办理内部移库。移库过程中应分别填写出库、入库单（或凭据），每日编制出入库日报表(或系统生成的报表)，经仓储部门责任人审核签字。【ERP】内部移库，仓

7、储部门按照业务部门开具的移库通知单在ERP系统中办理移库；移库单据须由收发货双方责任人签字确认。对于生产环节的内部物料出入库或互供，可以用相应报表（收付存平衡表、产销存平衡表、互供量统计表、销售报表等）代替移库单据，但此类报表须经物料往来方责任人（或计量人员/统计人员）和仓储部门责任人审核签字。3.5【非ERP】分（子）公司仓储部门根据存货库存收发情况，每月编制存货使用及结存情况报表，【ERP】分（子）公司仓储部门根据存货库存收发情况及ERP系统中生成存货使用及结存情况报表，报告需采购时点的储量。至少每半年进行一次存货状态分析，对异常情况报警明示。供应、生产、营销、财务等部门共同研究降低（提高

8、）库存方案，报分管副经理（或总会计师）审批。3.6分（子）公司对属于参加股份公司内部财产保险的存货，按照股份公司财产保险统一规定执行；不属于此范围的存货，根据需要可由仓储部门和财务部门共同商议，提出存货的财产保险方案，报分管副经理（或总会计师）审批后实施。3.7存货的请领与审批、保管与记账应由不同的人员负责，并与负责采购、运输等业务的人员职责分离。【非ERP】分（子）公司仓储部门对存货收发进行日清月（日）结，汇总月度材料耗用表并由仓储部门负责人审核签字；生产、营销、统计部门（岗位）如实上报、统计、核对存货数量，部门之间统计的存货数量产生差异，要分析找出原因。【ERP】分（子）公司仓储部门对存货

9、收发及时在ERP系统中维护，进行日清月（日）结。4存货出库4.1一般存货领用：【非ERP】分（子）公司使用部门根据批准的需求计划到供应部门开具领料单，仓储部门根据领料单发出货物。领料单要由领用人、领用部门负责人、仓储保管员签字。【ERP】分（子）公司使用部门根据批准的需求计划到供应部门开具发货通知单，仓储部门根据领用单位负责人签字确认的发货通知单在ERP系统中发货过账，并打印实发数量出库单，由领用人签字确认。4.2销售商品：【非ERP】分（子）公司仓储部门审核发货通知单及有关单据，办理发货，并填写出库日报表。单位（厂区）门卫凭出门证并核实相关单据后放行。【ERP】分（子）公司仓储部门根据营销、

10、计量等相关部门确认的实际发货计量单据在ERP系统中发货过账，并打印出库单交相关责任人签字。对于管线出售的液体库存商品:分（子）公司有关部门办理相关合规手续后，由生产调度部门安排储运部门输送液体产品，根据管道流量表计算发出商品数量，发出商品数量经供方确认，营销部门审核后，由财务部门审核有关业务单据，办理货款结算手续。5存货盘点5.1分类盘点：分（子）公司仓储部门根据存货的品种按月分类盘点，并将清查的结果与财务部门的账表数据核对。盘点差异须进行分析，并经采购或供应、生产、营销、财务部门负责人签字复核后报总会计师。5.2全面盘点：分（子）公司根据实际情况，至少每半年进行一次全面盘点（年底必须进行盘点

11、），并出具残次冷背存货报告。存货全面盘点工作由财务部门组织，仓储部门、使用部门实物盘点，填写盘点表，并与实物账册、财务账表核对，由不相容部门（人员）监督、审核、签字。不相符的要查明原因，提出处理意见，经总会计师审核后，报分（子）公司经理审批,并对相关责任人进行处理。年度清查结果上报财务部。6存货处置6.1分（子）公司对清查中发现的盘盈、盘亏、毁损以及经过技术鉴定需报废的存货，按规定权限批准后处置，并报财务部备案；超过分（子）公司处置权限的报主管事业部，主管事业部审核（一般物资需会同物资装备部审核）后报财务部，财务部提出处理意见并按规定权限逐级报批。6.2分（子）公司对无使用方向的闲置存货，由仓

12、储、供应、生产、营销、财务、设备、工程等部门共同组成的联合小组审核后，分析造成闲置的原因，提出处置意见及防范措施。6.3分（子）公司联合小组根据市场情况或评估结果，确定闲置存货基础价格，通过拍卖、出租、转让（出售）、投资等方式处置闲置存货,按规定权限批准后处置，并报财务部备案；超过分（子）公司处置权限的报主管事业部，主管事业部审核（一般物资需会同物资装备部审核）后报财务部，财务部提出处理意见并按规定权限逐级报批。闲置存货评估（出租不用评估）应由分（子）公司在财务部确定的中介机构范围内选聘评估机构，并由财务部书面批复，评估报告须经存货所属单位盖章。分（子）公司财务部门提出初审意见，报财务部审定，

13、财务部办理评估备案手续。6.4分（子）公司在允许的年累计额度内按规定权限自行处置存货资产损失。超过年累计额度的存货处置要上报财务部，由财务部会同相关事业部、物资装备部等部门审核，提出处置意见按规定权限逐级报批。7存货核算7.1分（子）公司财务部门按照股份公司规定的存货计价方法,正确核算存货的实际成本。财务部监督检查分（子）公司存货计价方法是否正确。存货计价方法变更由财务部上报总裁班子审批，对外披露后，在下一年度实施。7.2【非ERP】分（子）公司财务部门对在途存货、货到票未到的，月末应按股份公司内部会计制度暂估入账。财务部门负责人对账表进行审核并签字。【ERP】月末，对单到货未到的在途存货，应

14、根据业务部门提供的有关在途存货统计报表，以及发票、付款凭据等经财务部门负责人审核后进行账务处理。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。7.3分（子）公司财务部门至少每半年根据生产、仓储、采购、营销部门提供的有关资料进行存货跌价准备减值分析，需计提跌价准备的及时进行账务处理。跌价准备数额上报财务部会同事业部审核，按规定权限审批后，分(子)公司按批复数进行调整。7.4分（子）公司财务部门对存货处置的净损益,及时进行账务处理，纳入当期的损益。四、相关制度目录（制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号）1关于印发中国石油化工股份有限公司内部会计制度（2006）的通知（石化股份财2006508号）-1.6.112关于印发中国石油化工股份有限公司资产处置若干规定的通知（石化股份财2007358号）-3ERP系统运行及应用规范（试行）-2.10.1