电子文件归档制度(DOC 18页).doc

1、个人收集整理 仅供参考学习电子文件归档制度第一条 为适应办公及档案信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据中华人民共和国档案法、电子文件归档与管理规范等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。第二条 本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。第三条 按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提

2、供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。第四条 各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。第五条 为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。第六条 归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。第七条 电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。第八条 电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。逻辑归档。指在计算机网络上进行

3、，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。第九条 电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。第十条 通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。第十一条 各科室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档

4、案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。第十二条 移交档案室的电子文件数字档案应至少制作四套备份（一套硬盘，三套光盘），备份介质分开保管，一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套送交档案馆备份保存。第十三条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17-20；相对湿度控制在35-45%。第十四条 接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现问题要及时采取恢复措施。

5、第十五条 归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。第十六条 利用归档的电子文件，应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。第十七条 归档电子文件的鉴定销毁，需经本单位有关业务处室和分管领导批准，编制销毁清册。属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。第十八条 综合档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。档案数据安全保密制度一、档案管理人员为数字档案室安全保密

6、责任人，计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作，其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。二、数字档案室系统登录帐号和密码须妥善保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在八位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。三、电子档案条目和原文按利用级别划分为互联网公开、政务网公开、本单位公开、不公开四个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和原文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。四、电子档案（除业务档案外）仅限于本单位工作人员查询。五、电子档案原文仅供本人查阅，不得擅自外传。涉密档案不得在网上提供查询

7、。六、禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。档案数据网上查询利用制度一、数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。二、本单位工作人员经开通个人帐号，网上登录进入数字档案管理系统查询数字档案。外单位人员查询单位档案需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。三、本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户：是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户：是指各处室兼职档案员在普通用户使用权限基础上，可以添加指定分类的资料。高级用户：是指中层以上的领导可以查阅各类档案。四、外来人员利用数字档案管理系统查询业务档案资料，由档案管理人员通过后台管理提供相应

8、权限的内容。五、查询限制开放的数字档案和纸质档案需在网上提出查阅申请，需经分管领导审批同意后，由档案管理人员提供查询利用， 六、网上数字档案仅供本单位工作人员查阅，不得外传。档案数据管理维护制度一、数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全。二、各门类数字档案经质量检查合格后，输入数字档案室管理系统，由档案室统一管理。三、修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。四、数字档案应至少制作四套备份（一套硬盘，三套光盘），备份介质分开保管，一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套送交档案馆备份保存。五、综合档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字

9、档案。纸质档案数字化技术规范本制度参照中华人民共和国行业标准纸质档案数字化技术规范（DA/T 312005）实施。以外包的方式请专业公司完成。1 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其 随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡足不注日期的引用文件其最新版本适用于本标准。GB/T 17235.1-1998 信息技术 连续色调静态图像的数

10、字压缩及编码 第1部分：要求和指南GB/T l7235.2-1998 信息技术 连续色调静态图像的数字压缩及编码 第2部分：一致性测试GB/T l8894-2002 电子文件归档与管理规范3 术语和定义下列术语利定义适用于本标准。31数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。32纸质档案数字化 digitization of paper-based records采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。33数字图像digital image表示实物图像的整

11、数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。34黑白二值图像binary image只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。35连续色调静态图像continuous-tone still image以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。36分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。37失真度distortion measure对档案进行

12、数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。38可懂度intelligibility数字图像向人或机器提供信息的能力。39图像压缩image compression消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质 档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。4 纸质档案数字化基本要求41基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。42数字化对象的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案

13、文献才能进行数字化。421符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。422价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。43基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。44过程管理441应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。442纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。5 档案整理在扫描之前，根据档案管理情况

14、，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。51目录数据准备按照档案著录规则(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。52拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。53区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。54页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响

15、扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。55档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。56装订扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。6 档案扫描61扫描方式611根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪 (如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。612纸张状况较差，以及过薄、

16、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。62扫描色彩模式621扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。622页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。623页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。 624页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。63扫描分辨率631扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。632采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行

17、扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。633需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。64扫描登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。7 图像处理71图像数据质量检查711对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。712由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。713发现文件漏扫时，应及时补扫并正确

18、插入图像。714发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。715认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。72纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。73去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。 处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。74图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。75裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容

19、量，节省存储空间。8 图像存储81存储格式811采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。812提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。82图像文件的命名821纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。822多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。9 目录建库91数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接

20、或间接通过XML文档进行数据交换。92档案著录按照档案著录规则(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。93目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。10 数据挂接101汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为合格后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。102数据关联以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案

21、文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，耍认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。103交接登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份 文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处 理办法。11 数据

22、验收111数据抽检1111 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。1112 一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。112验收指标1121 目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为不合格。1122 一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数100%113 验收审核验收通过的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。114 验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。12 数据备份12

23、1备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。122备份方式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套 备份，并注意异地保存。123数据检验备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。124备份标签数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。125备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表单。13 数字化成果管理131应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。132纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据

24、格式。(该标准文本以国家档案局政策法规研究司法规标准化处编辑出版的档案工作标准汇编6为准)24 档案数据鉴定销毁制度一、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位文件材料归档范围及保管期限表作为鉴定的依据和标准。二、数字档案鉴定工作需经分管领导同意，由档案管理人员和有关职能部门组成的鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案，重新进行审查，做出鉴定，提出存毁意见。三、经鉴定，对已失去利用价值和保存价值的数字档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册。四、档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告，连同数字档案销毁清册，报请主管领导审批同意，在档案管理系统删除相关

25、数据。五、数字档案销毁清册要永久保存。六、严禁任何人，任何部门擅自销毁各类数字档案。档案数据网络和信息设备维护使用制度一、禁止外来计算机在未经许可情况下使用档案管理系统。二、严格按照计算机操作规程进行操作，如遇电脑故障本人无法排除，应及时请技术人员处理，不得随意盲目操作。三、认真保护计算机设备，保持设备清洁、整齐，禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品，避免高温及阳光照射计算机，机房温度控制在225，相对湿度75。四、存、储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用，禁止带出外面使用，外来存储介质禁止在档案计算机上使用。五、禁止利用档案计算机访问互联网网站、玩电子游戏或者观看娱乐节目。档案库

26、房管理制度一、档案库房是保存档案的专用库房，档案管理人员应严格按照档案法的要求，对库房进行经常性检查，必须保持库房整洁卫生。严禁存放与档案无关的物品。二、库房内档案排列应整齐、规范、有序，档案存放前后保持一致。三、做好防光、防潮、防虫霉、防火、防盗、防尘、防鼠、防高温等档案保护工作。库房内应配备有关设施，并经常性进行检查，保持性能完好。四、定期对库存档案进行检查、整理，如发现有档案褪变、破损的情况，应及时采取补救措施。保护档案的安全，如遇特殊情况应及时检查，发现问题要及时解决。五、库房内禁止吸烟、生火，不准堆放易燃易爆物品，经常检查库内电源线路及其它安全设施，及时排除各种隐患。六、非档案室工作

27、人员严禁进入库房，档案室工作人员应定期清点核查库存档案，严防损坏、丢失和失窃。档案数据安全保管制度1、数据的保密规定和用途，确定使用人员的存取权限、存取方式和审批手续。2、禁止泄露、外借和转移档案专业数据信息。3、制定档案业务数据的更改审批制度，未经批准不得随意更改业务数据。4、档案信息管理人员每周制作数据的备份并异地存放，确保系统一旦发生故障时能够快速恢复，备份数据不得更改。5、档案业务数据必须定期、完整、真实、准确地转储到不可更改的介质上，并要求集中和异地保存。6、备份的数据必须指定专人负责保管，由管理人员按规定的方法同数据保管员进行数据的交接。交接后的备份数据应在指定的数据保管室或指定的

28、场所保管。7、备份数据资料保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施。档案数据备份制度一、档案数据建立多重备份制度，应至少制作四套备份（一套硬盘，三套光盘），并注明备份时间和备份内容，统一编号、登记、定期清点。备份介质分开保管，一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套送交县档案馆登记备份保存。二、定期进行档案数据登记备份工作、三、档案数据登记备份时应按县档案馆要求填写相关表格，并办理交接手续。四、档案数据移交前应保证数据完成规范，无病毒。五、档案数据应与纸质档案一一对应。电子文件归档范围和保管期限为妥善保管本单位在工作过程中形成的各种形式的电子文件和数字档案材料，提高归档质量，以便为机关工作查考和为国家积累数字档案史料。根据档案法和国家档案局的有关规定，特制定本规定。电子文件的归档范围和保管期限参见本单位文件材料归档范围和保管期限表。数字档案室工作职责1、贯彻执行档案信息化工作法律、法规和方针政策，建立健全各项数字档案室规章制度。2、负责对各科室电子文件材料的收集、整理和归档，以及对各种形式门类的档案数字化工作进行监督和指导。3、集中统一管理本单位各种门类的电子文件和数字档案，积极提供利用。4、办理领导交办的其他有关档案信息化工作的事务。