XXXX园艺-采购管理制度.docx

1、 1 文件编号：XX-0120XX 采购管理制度 1目的 为规范公司采购的流程，保障采购的质量和效率，提升采购操作的严谨性和有效监督，规避采购的风险，促进各部门的协同工作，特制定本管理制度。 2适用范围 适用于公司全体员工，各分公司遵照执行。 3职责 本办法由采购部负责解释和修订，报总经理批准，财务部门及总经办监督执行。 4采购分类 4.1苗木采购：指公司因产品研发、产品扩繁、产品养育储备等原因采购后种植养育在基地，短期内不会频繁移动的苗木； 4.2生产性物资物料：指公司因日常管理所需要的基础建设、种植养护用的各类材料，包括基础建材、农药、化肥、种植袋、泥土、农用工具等； 4.3固定资产采购：

2、具体界定标准参照固定资产管理制度； 4.4办公用品及其他物品采购：指公司日常办公用的各类文具用品或其他临时性活动或项目需要的各类物资物料。 采购原则 5.1统一采购原则：公司的所有采购均由采购部统一购买，做到申请发起、采购相互独立，规避采购风险，提高采购的专业性； 5.2货比三家原则：同一类苗木应至少对比三家供应商的情况，进行系统的比较分析后才能进行采购决策； 5.3廉政原则：绝不允许出现收受贿赂、回扣，虚高采购价格或以次充好的采购行为，一经发现，定惩不殆。 6采购申请（附件一采购操作流程图） 6.1苗木采购： 6.1.1苗木采购申请的发起部门统一只能由生产技术中心发起，销售、研究所、园林服务

3、等相关部门如有建议应提交相关的建议给到生产技术中心，经生产技术中心负责人、生产部经理、技术部经理及高级技术人员从产品研发、基地发展规划与功能定 2位、公司战略发展、扩繁储备等角度进行综合考量，内部决策后，由生产部与技术部共同签字提交采购申请单（附件二）； 6.1.2大宗型苗木采购，即单次采购超过人民币拾万元以上或市场成熟度较低、过往种植经验少、种植养护风险高的苗木采购，应事先参照生产技术专项项目管理制度的流程规范，完成可行性分析报告，并获得通过之后，方可提报采购申请 6.2生产性物资物料采购申请： 原则上各生产基地的日常生产物资每周集中申请采购一次。每周一由各基地负责人根据生产计划，盘点本基地

4、的物资物料需求，并核对本基地的库存后，填写采购申请单； 6.3固定资产采购申请： 由行政部人员根据其他部门人员的固定资产领用申请，核对库存确认无库存后，填写采购申请单； 6.4办公用品及其他物品采购申请： 原则上办公用品及其他物品的采购申请应由行政部内部人员发起，根据库存及其他部门领用时的反馈，填写采购申请单； 7采购审批 7.1所有的采购申请单都应先报部门主管及中心负责人审批； 7.2单次采购预算伍仟元以下，报分管副总经理审批； 7.3单次采购预算伍仟元以上，壹佰万元以下，报分管副总经理及总经理审批； 7.4单次采购预算壹佰万元以上，报总经理及董事长审批； 8采购渠道选择 8.1根据审批通过

5、后的采购申请单，采购员应通过多种渠道了解收集多家供应商； 8.2 原则上每一种物资的采购至少应获得三个以上的供应商信息，进行品质、规格、价格、地理位置、合作意向等多角度的比对分析，并及时与采购发起部门进行沟通，完成初步的信息搜索； 8.3确实属于市场上的稀缺性产品，无法满足获得三个以上供应商的情况，在经过充分调研后，并及时与采购发起部门沟通后，采购员可适当减少备选供应商的数量； 9采购 9.1商务谈判：货比三家，在充分了解市场行情的基础下，采购员应发挥沟通和 3谈判技巧，与供应商进行价格及综合服务条款谈判，并填写采购比价记录（附件三），并交部门主管复核，在保证良好合作关系的前提下尽可能保证公司

6、以较高的性价比买入相关产品； 9.2供应商确定：应在保证合法经营的基础上尽可能选择实力雄厚、信誉良好、售后保障充足的合作商，并能够签订正式的采购合同，提供合法票据的供应商； 9.3需要异地现场采购的苗木，原则上应至少有两人同行，互相支持、互相监督；在现场观察苗木，发现有差异或其他不确定的技术问题，应及时与公司相关人员进行沟通协商，不得贸然决策； 10合同签订与评审 10.1原则上所有的苗木采购都应签订采购合同； 10.2其他资产、物资单次采购超过伍仟元以上应签订采购合同； 10.3合同的签订及审批流程参照合同评审管理制度执行； 11发货 11.1完成采购后，根据采购合同或约定，采购员应安排供应

7、商及时发货或及时上门取货，保证货物及时到位； 11.2所有的采购在发货前都应根据实际的采购情况，制作详细的采购清单（附件四），写明品种、规格、数量、产地、金额等关键信息，亦可由发货方负责提供； 11.3根据采购物资的种类的不同，除采购清单及采购合同之外，采购员应提醒并确认发货方将相关的审批证明等其他文件准备完整，包括但不仅限于以下内容： 11.3.1涉及跨地运输的苗木，需要求供应商出具林业局开具正规的植物检疫证书及运输证，以保证苗木跨地运输的合法性； 11.3.2产品合格证明、保修单、产品说明书等； 11.4对于苗木的采购，采购员应在发货地认真进行验货和清点，以保证采购苗木的品质，必要时应监督

8、包装和装车过程，尽可能减少路途应包装、装载不合理而产生的损伤、损失，保障苗木的安全。 12运输 12.1 一般性的货物，可根据采购合同中的约定或常规的行业做法，选择合适的运输方式。若是第一次合作或高价值的苗木，采购员应选择跟车押货返回，尽可能规避相关的风险； 4 12.2采购员应紧密跟进所购货物的物流情况，并及时告知采购发起部门以做好收货准备。 13验货、收货 13.1货物到达后，采购员或采购发起部门应现场进行认真验货，与送货方共同签字确认货物签收单（附件五），并保留副本存档； 13.2 所有的货物在签收后交付对应的管理部门，交接人应认真核对货物的品名、规格、数量、外包装等情况，无误后开具入库

9、单（附件六）； 13.2.1 苗木交接给基地主任； 13.2.2 生产性物资物料交接给基地仓库管理员； 13.2.3固定资产、办公用品及其他物品交接给行政部； 13.3 苗木产品的入库操作参照苗木出入移库管理制度的要求进行； 13.4 固定资产的入库操作参照固定资产管理制度的要求进行登记、编号等后续操作； 13.5 生产性物资物料、办公用品及其他物品的入库操作参照仓库管理制度的要求进行。 13.6 固定资产采购中涉及产品安装、调试的，采购员应及时通知供应商提供相关的售后服务，由资产管理部门进行现场的测试和验收，保证产品的正常使用； 14财务结算 14.1 结算前对账：在进行财务结算前，采购员应

10、与客户认真核对实际到货签收的苗木名称、规格、数量和价格，保证帐单属实、准确，并确认对方开具正规发票，方可进行下一步结算工作。 14.2采购的费用结算方式应严格按照签订的采购合同执行。采购员应第一时间按照合同的约定，参照财务管理制度，按流程提前向公司做好付款申请，办好审批手续，并与供应商保持及时的沟通，以保证货物的准时发出及抵达、维护良好的供给关系。 14.3采购的费用结算对象应严格遵循采购合同上的指定的合法合理的账号，若是个人供应商，应保证转账账户名与签约合同完全一致。 14.4每一笔支付的采购账目都应有相匹配的真实合法的发票、发货清单等相关票据，以保证帐实相符。同时采购员应跟进财务结算的相关

11、流程进度，保证票据的合法性和及时性，并及时与供应商沟通反馈，以保证结算工作的顺利完成。（参照财务管 5理制度执行）。 14.5定期对账：为进一步保证账目的准确性和真实性，对于拾万元以上的大宗采购供应商及长期合作的供应商应半年再对账一次，核对半年的账务明细，确保没有遗漏或差错；有定期结算协议的，采购员应每月与供应商队长一次，核对该月的货物品类、规格、数量、价格等是否与采购的实际情况相符； 14.6 严禁在未签订合法合同、票据不全的情况下付款； 14.7 采购人员的差旅费用结算参照公司的差旅管理制度的相关要求，在规定时间完成相关的财务报销手续； 14.8 小额采购，以现金购付的，采购员应参照财务管

12、理制度中的备用金管理、报销管理等相关流程规范，完成相应的报销手续； 15供应商管理 15.1采购人员完成采购后的3天内，应将本次采购的合同、清单、票据等按公司规定完成归档工作，同时完成供应商信息表（附件七）的整理。 15.2采购部应与采购发起部门和产品的实际使用部门及时了解产品的品质，结合合作的其他环节，对供应商进行系统评估，至少每半年定期系统整理一次供应商信息表，优化一次优质供应商名录。 15.3采购员应与供应商保持良好的沟通关系，及时了解长期合作的供应商的产品种类及价格的变动情况，并跟进市场的动态变化，保持市场敏感度。 15.4根据实际合作情况确实优质的供应商，可加强合作，签订长期合作或战

13、略协议，以为公司争取最优的合作条件。 16违规处罚 16.1 收受贿赂、回扣、佣金： 在采购过程中一旦发现相关人员有收受贿赂、回扣、佣金等行为，根据金额大小、情节严重程度，公司将予以处分、罚款、调岗、降级、开除直至提请法律诉讼等相关处理； 16.2 失职 在采购过程中一旦发现相关人员有不按照操作规范要求进行相应的比对、谈判，出现特殊情况不能及时主动沟通等失职行为，公司将予以处分、调岗、降级等相关处理，并要求相关人员承担一定的经济补偿责任。 6 17本制度从颁布实施之日起启用，在公示修改之后则参照修改后的版本执行，旧版本自动作废。 18附件 18.1 附件一采购操作流程图 18.2 附件二采购申

14、请单 18.3 附件三：采购比价记录表 18.4 附件四：采购清单 18.5 附件五：货物签收单 18.6 附件六：入库单 18.7 附件六：供应商信息表 7 附件一：采购操作流程图 采购申请 采购审批 采购渠道分析及选择 采购比价 商务谈判 签订合同 合同评审流程 发货 验货、收货 入库流程按合同结算费用财务结算流程 采购完成 是 是否大宗 苗木采购 专项项目可行性分析流程 否 8 附件二 采购申请单 编号：序号 名称规格单位数量用途说明使用时间 其他说明（含采购合理性分析）：申请人： 申请部门：申请时间：年月日 部门审批意见： 年月日中心负责人审批意见： 年月日分管副总经理审批意见： 年月

15、日总经理审批意见： 年月日董事长审批意见： 年月日备注： 9附件三 采购比价记录表 编号：序号 产品名称产品描述供应商报价及特殊说明对比分析 其他说明： 比价结论及采购建议： 分析人： 年月日比价复审人意见： 复审人： 年月日 10附件四 采购清单 编号：序号 产品名称规格数量单位单价总价供应商 合计 制表人：复核人： 时间： 11 附件五 货物签收单 签收单编号：供应方 合同编号订单编号送货人 送货时间送货方式序号 品名规格单位数量单价(元)总价（元）出库单编号 合计金额 收货人收货时间 备注 12 附件六 入库单 NO. 入库日期：年 月 入库基地/仓库：送货人：名称 位置编码规格单位数量单价金额备注 合计金额（大写） 拾 万仟佰 元 角分 保管员： 部门主管： 制表人： 13附件七： 供应商信息表供应商名称 地址主要联系人 联系电话邮箱供应商简介 主打产品基础信息 品名规格规模 特色产品基础信息 品名规格规模 合作特点 （含售后服务责任、付款方式等） 其他