1公文基本知识(公文种类、格式、行文规则)课件.ppt

1、2023-5-161公文处理与写作知识2023-5-162 一、公文基本知识 （一）公文种类 （二）公文格式 （三）公文行文规则2023-5-163公文是什么？2023-5-164公文有狭义广义之分2023-5-165公文的特点2023-5-166公文的分类2023-5-167（一）公文种类2023-5-168常用公文文种2023-5-169常用公文文种2023-5-1610常用文种的大致行文关系2023-5-1611注意事项n条例、规定、办法等法规类文种很少单独使用，需由通知、决定等其他文种引出。例如：中共中央关于印发中国共产党党内监督条例的通知；国务院关于修改中华人民共和国发票管理办法的决

2、定。2023-5-1612（二）公文格式n 公文格式是公文的外观形式。主要包括用纸格式：国际标准A4 文面格式：18要素（重点掌握）排版、印刷与装订格式：616字 （A4每行28字、22行）2023-5-1613（二）公文格式机关公文一般由18个要素构成。文头7个版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线 正文7个标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章 文尾4个主题词、印发传达范围、抄送机关、印制版记2023-5-1614 1.版头，又叫发文机关标识 党的机关分两种：发文机关名称加“文件”，仅用于向下普发公文；发文机关名称加圆括号内标文种，向上级、平级或下级均可。国

3、家行政机关分两种：由发文机关全称或规范性简称后加“文件”；特定公文可只标识发文机关全称或规范性简称。（二）公文格式2023-5-1615（二）公文格式n版头上边缘至版心上边缘为25mm。*凡上报公文，版头上边缘至版心上边缘为80mm。版头应套红居中印在公文首页上部，字体要庄重(行政机关推荐使用小标宋体)，字号要适当。版头一经确定，应长期沿用。联合行文，版头可用主办机关名称；也可并用联署机关名称，牵头、主办机关排列在前。2023-5-1616（二）公文格式 国家行政机关还采用了信函格式版头，即函件版头。发文机关名称一般用机关全称，字号由发文机关酌定。在发文机关名称之下印一条上粗下细的武文线，在距

4、下页边20mm处印一条上细下粗的文武线，两条线长均为170mm。信函式公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下版心左上角顶格，发文字号置于武文线下版心右上角顶格，发文字号下空1行标识公文标题。首页不标注页码。2023-5-1617(二)公文格式 2.份号,同一份公文印制份数的顺序号 一般用6位阿拉伯数字顶格标注在公文首页左上角第1行，如“No000015”。行政机关公文“绝密”、“机密”级公文，要标明份号。3.密级，公文的秘密等级 有保密要求的公文应确定具体密级（绝密、机密、秘密），两字之间空1字，用3号黑体字，标在右上角。行政机关公文可同时标识密级和保密期限。2023-5-16184.

5、紧急程度 对公文送达和办理的时间要求 紧急公文应分别标明特急、急件，紧急电报应分别标明特提（当天办）、特急（2天办）、加急（4天办）、平急（6天办）。特提、特急件收到即办，加急、平急件抓紧办。确定公文紧急程度应实事求是，防止随意性。行政机关公文紧急程度顶格标注在版心右上角第1行，如需同时标注密级和紧急程度，密级在第1行，紧急程度在第2行。（二）公文格式2023-5-1619 5.发文字号 机关制发公文的编号 如川委发20115号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注在版头下方居中位置。行政机关上行文的发文字号在横隔线上居左空1字处标注，右边标注签发人。联合行文，一般只标明主办机关的发

6、文字号。发文年度要用全称，发文顺序号每年起编，不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。（二）公文格式2023-5-1620 6.签发人 签发公文机关的主要负责人 只在上报公文出现，在发文字号右侧标注，“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，之后用3号楷体字标注签发人姓名。联合上报的公文，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线。发文字号与最后一个签发人姓名位于同行。（二）公文格式2023-5-1621(二)公文格式7.横隔线 隔开版头与正文的红色横线 党的机关中间有红色五角星，行政机关没有。8.标题 公文内容的高度概

7、括 如中共四川省委关于进一步加强招商引资工作的意见，一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题(事由)和文种组成，位于横隔线下空2行居中位置。行政机关标题中除法律、规章加书名号外，一般不用标点符号。2023-5-16229.主送机关 主要受理公文的机关如“各市（州）党委和人民政府，省直各部门”，用全称或规范化简称或同类型机关统称。向下普发公文，主送机关名称应规范稳定。主送机关名称位于正文左上方，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标注，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多使首页不显示正文时，可移至主题词下、抄送机关上，标注方法同抄送。（二）公文格式2023-5-1623

8、 10.正文 公文的主体，用来表述公文的内容 位于标题或主送机关下方。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；必须使用国家法定计量单位；文内如要使用非规范化简称，必须在首次使用全称时注明，比如“两化”。（二）公文格式2023-5-1624*公文层次序号的使用n用数字表示层次结构序数，应按“一”、“(一)”、“1”、“(1)”的次序，不可颠倒使用。n正文中第一层次标题可用3号黑体字，第二层次标题可用3号楷体字，正文中其他文字一般都用3号仿宋体字。2023-5-1625 11.附件 即正文涉及的需单独成文的内容或表

9、格 标注时在正文下发文机关署名上空1行、左空2字标注。如附件：一、*多个附件要跳行。字后不用标点。附件应置于主件之后，与主件一起装订，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”，有序号时标注附件一、附件二，附件的序号和名称前后标注应一致。(二)公文格式2023-5-1626 注意：印发、批转和转发不属本机关公文的文件，应在“通知”之后另页排印，通知正文用3号楷体字。被印发、批转、转发公文的版头、抄送机关、印制版记等不再标注。(二)公文格式2023-5-162712.发文机关署名 发文机关名称 应用全称或规范化简称，位于正文的右下方。联合行文时，各联署机关名称一般应平行排列，并将牵头、主办机关排列在前

10、。行政机关公文，因必须加盖发文机关印章，单一机关制发或两家机关联合行文时，不需发文机关署名。(二)公文格式2023-5-162813.成文日期 即会议通过日期或领导人签发日期成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。多个领导人签以最后一位的签发日期为准。党的机关用阿拉伯数字(如2003年6月20日)，国家行政机关用汉字(如二OO三年六月二十日)。决定、会议纪要等不标明主送机关的公文和公开发布公文，成文日期加圆括号标注于标题下方。(二)公文格式2023-5-1629 14.印章 落款上要加盖发文机关印章 行政机关公文，单一机关制发公文不署名，只标成文日期并加盖印章。加盖印章应清晰、端正，

11、印章上边缘不压正文，下边缘居中压成文日期。联合行文，上报的，由主办机关加盖印章；下发的，发文机关都应当加盖印章。(二)公文格式2023-5-1630 备注：联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，牵头、主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。两印章间互不相交或相切。联合行文需加盖3个及以上印章时，应写明各发文机关名称，并将印章加盖或套印其上。牵头、主办机关印章在前，每排最多排3个，最后一排如为1个或2个印章，居中排布，最后一排印章下右空2字标注成文时间。印章与正文必须同处一页，不得采取标注“此页无正文”的办法解决。2023-5-163115.印发传达范围 即附注，印送范围或其

12、他需说明事项。在成文日期下1行，居左空2字加圆括号用3号仿宋体字标注。行政机关公文要求“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话（成文日期下1行居左空2字加圆括号标注）。(二)公文格式2023-5-163216.主题词 反映公文内容、主题和文种的词 主题词由反映公文内容的类别词、公文主题的词及公文种类的词组成，位于抄送机关或印制版记上方，要准确、完整、规范。如农业工作，因灾实地农民，安置帮扶工作，通知。应按上级机关的要求和公文主题词表标注。主题词表中没有的新词应用标注。已经通行的可直接用。电报、信签、函不需要主题词。(二)公文格式2023-5-163317.抄送机关 即主送机关外其他需告知公文

13、内容的机关。标注在主题词和印制版记间。多个抄送机关，按党政军群排列。地方政府在前，部门在后，按行政区划和部门序列排列，抄送机关间用逗号隔开。(二)公文格式2023-5-163418.印制版记。即最后标注的印制机关、印发日期和份数。现在增加了二维条码 公文末页下部两线间左空1字注明制发单位名称，右空1字注明印发日期。底线下面右侧加圆括号注明印发份数，如“(共印620份)”。注意：成文日期与印发日期不一定相同。成文日期指领导签发日期，印发日期可能延后。行政机关公文没有标印发份数要求。但绝密、机密文件必须标份号。(二)公文格式2023-5-1635公文的装订：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不

14、脱落，后背平整、不空。骑马订或平订的订位为两钉钉锯订眼距书芯上下各14处，平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。2023-5-1636国家行政机关公文格式还对公文的页码标识作了规定，要求用“1”表示。即用4号半角白体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页（包括印有版记的那面）不标页码。2023-5-1637（三）行文规则 行文规则是各级机关制发公文、处理行文关系必须遵守的准则，它根据公文法定作者的职责权限及行文单位间的隶属关系而确定。

15、包括行文关系、行文方式和行文原则。2023-5-1638 行文关系主要有4种。一是领导关系，即同一组织系统的上下级机关，或领导与被领导单位（组织）。二是指导关系，即同一组织系统内上下级业务主管部门间有业务指导与被指导关系。三是平行关系，即处于同一组织系统的同级机关和组织之间关系。四是不相隶属关系，即非同一组织系统的任何机关、单位间的关系。2023-5-1639（1）下行文 即有领导关系的上级机关对下级机关、有指导关系的上级业务主管部门对下级业务部门的行文。常用的文种有命令、决定、指示、通知、通报、批复等。通常有以下2种，根据需要定。逐级下行文，是指上级机关对直接下级机关、上级业务主管部门对直接

16、下级业务部门行文，如省委对市（州）委。多级下行文，是指上级机关直接行文到下属几级机关，如省委对市（州）、县（市、区）委。2023-5-1640 （2 2）上行文 即有领导关系的下级机关对上级机关、有指导关系的下级业务部门对上级业务主管部门的行文。常用的文种有请示、报告等。通常有以下3种。逐级上行文，即下级机关向直接上级机关请示问题、报告工作，最常见也符合规定。多级同时上行文，即下级机关同时向直接上级机关和更高一级机关行文。适用于遇有突发事件或遭受自然灾害等情况，主要用于报告情况，请示问题还是要坚持逐级请示。越级上行文，即下级机关越过直接上级机关向更高一级机关直至中央行文，主要用于揭发、控告直接

17、上级机关等特殊情况。2023-5-1641（3）平行文 即同级机关或不相隶属机关之间的行文，一般用函或通知。注意：不能只凭文种来判断行文方式，有的文种如意见，既可作上行文，又可作下行文、平行文。要从公文的发文机关、主送对象来确定。2023-5-1642 由于行文关系的不同，在行文时使用的文种和口气也就不同。如有隶属领导关系的上级单位可以向下级下命令、作指示，而有指导关系的上级业务主管部门可以对下级业务部门发通知、作批复，却不能作指示、下命令，只能规划、协调、指导、检查主管的业务工作。平行单位和不相隶属单位之间，联系工作、请求批准有关事项等都只能用函。2023-5-1643 （1 1）少而精”的

18、原则。行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的不发，可长可短的要短。凡法律法规已有明确规定的不再发文；上级文件已发到下级无新内容的不再发文 可采用电报、电话布置或当面议定事项不再行文；可用报刊广播电视公布的事项不再行文；会议上已部署的工作和领导同志在会议上的讲话已经印发会议文件的，一般不再发文。2023-5-1644 （2）党政分工的原则。除重大问题、原则性问题外，党的机关不宜就具体的政务问题直接向行政机关和社会作指示、部署任务；行政机关也不得向党的组织作指示、部署任务。严格控制和减少党政联合行文。2023-5-1645（3 3）根据机关的隶属关系和职权范围确定行文关系的原则。向上

19、级机关行文，应当主送一个上级机关，不得同时主送其他上级机关和上级机关的某个部门；如需其他相关的上级机关或部门阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关。2023-5-1646n（3）根据机关的隶属关系和职权范围确定行文关系的原则。n受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送上级机关和抄送上级机关，由主送机关负责答复请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。n向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2023-5-1647党委或政府各部门在各自职权范围内可以向下级相关部门行文。党委

20、或政府的办公厅(室)根据授权，可以向下级党委或政府行文。党委、政府的其他部门，不得对下级党委、政府发布指示性公文，如有关工作必须由下级党委、政府执行的，应经党委、政府同意后(并在文中注明)方可向下级党委行文。2023-5-1648部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。不相隶属机关之间一般用函行文。部门内设机构除办公厅(室)根据授权外不得对外正式行文。2023-5-1649 （4）联合行文的机关必须是同级的原则。同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文。行政部门与

21、相应的党组织和军事机关可以联合行文；行政部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。2023-5-1650联合行文应当把握以下几个原则：联合行文只适用于同一系统的同级机关和不同系统中地位或级别相当的机关之间，上下级机关不能联合行文。联合行文应当确有必要，即只有当公文的内容涉及两个或两个以上机关的职权范围时才可以联合行文。联合行文必须明确主办部门，以便分清主次责任，便于公文处理。联合行文应当严格控制行文单位数量。如果联合行文单位过多，往往会造成职责不清、相互推诿。2023-5-1651 （5）不直接向领导个人报送公文的原则。这是规范公文处理程序、提高公文处理效率的要求。对不符合要求

22、的，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。“倒流件”的不良后果：打乱机关公文处理程序，领导意见不一致时协调难度加大，工作效率低、欲速不达甚至遗失，影响公文质量有损领导机关形象。2023-5-1652 （6 6）请示应当一文一事的原则。请示应一文一事。指请示公文所提出的请示事项，性质上必须是单一的，并非指只能提出一个要求解决的具体问题。请示多为亟待解决事项,如几件不同性质事一起提，则影响处理效率。2023-5-1653 （6）请示应当一文一事的原则。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明（便于上级机关准确批复）。请示一般只写一个主送机关。向上级机关请示事项，应按谁主管就对谁行文的原则行事，切不可将同一份请示报送两个或两个以上主送机关。确需同时送其他机关的，应当以抄送形式，但不得抄送其下级机关。2023-5-1654（6）请示应当一文一事的原则。不得在报告等其他公文中夹带请示事项。如果将请示事项夹带在报告等其他公文中，有可能被上级机关忽略，造成误事，而且不便于上级机关办理、批复，对公文归档及日后查阅也增加了困难。2023-5-1655请示与报告的异同2023-5-1656公文处理中常见的不正确现象2023-5-1657 以上内容，为个人梳理，仅供以上内容，为个人梳理，仅供参考。参考。