公文写作要领及技巧课件.ppt

1、通知通知是应用范围最广的文种，其作者范围也极其广泛，无论党派组织、政权机关、群众团体、企事业单位，也无论这些组织机构是哪一个级别，都可使用通知。通知具有多种职能，可批转、转发公文，也可发布文件、传达指示、颁发规章、布置工作、告知情况、召集会议等。通知的标题常见的有四种方式：第一第一种种是只有“通知”二字作标题，这种标题多用于内容极为简单的一般性通知。第二种第二种是特殊性标题，如“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等等，这种标题往往含有“紧急”、“重要”等特殊性质，多用于有特殊要求的通知。第三种第三种是由事由与文种两个要素构成的标题，如关于建立健全企业工会制度的通知。第四种第四种是公文规范式

2、标题，即由发文机关、事由和文种三个要素构成的标题，如国家工商行政管理局关于坚决制止利用广播、电视、报纸、期刊刊播烟草广告的通知。批转、转发性通知 指上级机关依照合法的权限，批转下级机关上报的公文或转发上级机关、同级机关、不相隶属机关的公文的通知。通知本身只对附件起告知、发转等作用，附件与通知共同构成完整的文件。如：国务院批转批转教育部关于改进和加强高等学校社会实践工作的报告的通知、国务院办公厅转发转发发展改革委员会等部门关于加强固定资产投资调控从严控制新开工项目意见的通知 批转批转、转发通知的写作、转发通知的写作 标题格式：关于转发 的通知、关于批转 的通知、关于印发（或颁发、发布）的通知 正

3、文格式：关于 的意见已经（单位）同意，现转发（批转、印发）给你们，请遵照执行。发布性通知：国务院办公厅关于发布国家行政机关公文处理办法的通知 通知的正文多由“导语”、“主体”、“结语”三部分组成。导语导语，即在正文的首段或首层写明制发本通知的导因、根据、目的，多采用“为”、“根据”、“由于”等等介宾短语格式作为启始性语句，分别表明有关目的、根据和导因。根据内容需要，这几种介宾短语可交错兼用，以求将缘由交代清楚、充分。导语之末常常以“特通知如下”之类惯用语引起下文。主体主体，即通知的“事项”部分。该部分内容，必须力求清晰具体，有关的时限、地点、办法、规定、要求等，要齐备而不能含混。若事项较多，可

4、采用“条款式”，按其内在逻辑关系分列表述，也可将若干事项分别归类采用“板块式”大段表述。结语结语，即正文的结束语。该部分常常以独段式写明有关希望、号召、执行要求，或采用“特此通知”之类惯用语结束。报告 报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。是下级机关按制度规定、应上级要求或自己主动用以向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问的公文，它是一种具有鲜明的汇报性和特定的陈述性的上行公文，其撰制时间以事后行文为主，亦可事前、事中行文。它既是上级机关了解下情、制定方针政策、指导工作的重要依据之一，也是下级机关及时反映情况，取得上级对工作的支持、指导的重要途径之一。报告的分

5、类比较复杂，且多有交叉重叠。大体而言，常用的报告可以分为以下几种：专题报告：内容单一，问题集中，专门反映某项工作或某一问题的报告。此种报告强调“一文一事”。综合报告：内容复杂，问题较多，全面汇报有关工作进程、成绩、经验、缺点、教训等事项的报告。工作报告：又称“例行性报告”，即就有关工作的进展情况、现存问题和解决办法等事项，定期或不定期向主管上级所作的报告。它是对有关政策、法令、指示贯彻执行情况的责任性反映。上复报告：又称“答复报告”。即以答复上级查询，或汇报所承办工作的进展情况及结果的报告。知照报告：即以汇报例行性或临时性工作情况为内容的报告。该类报告所涉及的例行性或临时性工作，既非上级布置或

6、交办的，也非上级要求答复的。报送报告：即随抄报文件或呈送物件同时发出的，用以写明抄送文件或物件名称、数量的报告。报告的标题一般采用三要素齐全的规范标题，也可采用事由加文种式。如果是紧急性或联合性报告，在“报告”二字之前加上“紧急”或“联合”字样。报告的正文，一般由“开头”、“主体”、“结语”三部分组成。开头，简明扼要地交待制发报告的缘由，多用“现将 报告如下”的惯用句式承上启下。主体，具体写出报告的基本内容。在通常情况下，该部分包括四层内容：陈述基本情况，归纳主要经验，说明存在的问题，提出今后改进措施。结语，多使用惯用语句。常用的语句有“以上报告，当否，请批示”，“以上报告，如无不妥，请批转有

7、关单位执行”等。请示 请示的适用范围：1、按照职权范围本机关无权决定，必须报请上级批准、授权、指示后才能办理的事项；2、对上级的方针政策、指示精神等理解不明、领会不透，或者对工作中出现的新情况把握不准、难以处理，必须报请上级加以明确的阐释、指示后才能办理的事项；3、因意见分歧，无法统一，难以工作，请求上级裁决后，才能办理的事项；4、工作中遇到重大或疑难问题，请求上级机关给予指示；5、有章可循，有法可依，请示者对有关问题有明确的认识，对处理有关事项有明确的意见，但因情况特殊或关系重大，为防止工作失误，需要请示上级审核的事项；6、因情况特殊，难以执行上级机关的统一规定，需要变通处理的问题；7、工作

8、中因财力、物力不足，造成重大困难，或遇到意外灾害、事故，本单位无力解决，需要向上级请求给予财力、物力、人力等方面的支持的事项；8、需要上级机关批转自己的同级机关或不相隶属机关共同办理的全局性事项。请示的写作方法：请示的标题一般用事由加文种式和发文机关、事由再加文种的规范式两种形式，其格式为：关于（请示事项）的请示；请示的正文多由“请示缘由”、“请示事项”、“请示结语”三层内容构成；请示缘由，即请示的首段或首层。该部分写明请示的根据和问题，简要交待为什么请示、请示什么。一般来说，有关政策和指示性的根据，可以从略，而有关事实性根据，可酌情多写，特别应着重从重要性、迫切性、必要性等角度，将复杂的事实

9、根据陈述得充分、具体、确凿、清楚，以便所请示的问题或事项立得住、站得稳，让人无可否认。请示缘由，必须理据充足。不能泛泛写财政十分困难，因工作需要，急需资金等。请示事项，即请示的核心部分。该部分必须明确说明请求予以批准、答复或指示的具体事项和问题。如果对同一事项或问题有两种或两种以上处理方案或意见，也应一并写出，但必须写明本机关所倾向的意见和理由，以供上级决策时参考。这部分内容务求表述得准确清晰，具体恰当，切实可行。请示结语，多以独段的形式，语气中肯地再次提出请求。该段往往使用“以上请示，请予批准”、“以上意见当否，请批示”、“以上事项，如无不妥，请批复”、“特此请示，请速审核批复”之类的惯用语

10、作结尾。批复 批复，适用于答复下级机关的请示事项。批复与请示是一对往来文书。批复的写作方法：批复的标题，一般都采用完全式，且要将请示的事项或问题写进标题，有的还要写明批复机关的态度，其格式为：关于（请示事项）的批复，关于同意（请示事项）的批复。一层介词结构的：民政部关于在部队立过大功的军人转业复员到地方工作牺牲、病故后是否增拨抚恤金问题的批复。二层介词结构的：国务院关于同意广东省扩大海州市郊区给广东省人民政府的批复、国务院办公厅关于深圳特区私人建房问题给广东省人民政府办公厅并福建省人民政府办公厅的批复等，这样的标题就非常复杂，一个标题中包含了发文机关名称、批复意见提要、事由、受文机关名称与文种

11、五个要素。主送机关：提出请示的下级机关就是批复的主送机关。批复的正文一般是由“批复依据”、“批复意见”、“批复结语”三个层次构成。批复依据。该层以简洁的文字，先写清收到了什么请示，然后再写出收文机关相应的态度。常用的行文格式是“年月日 请示（发 号）收悉，现批复如下”，“你省（市等）年月日关于问题的请示收悉，现批复如下”等句式表述。批复意见。即针对请示内容所作出的具体指示或明确答复，可以表明态度，如同意、不同意、原则同意、部分同意等。这部分内容要写得具体、简要、准确，答复的态度要鲜明，不能含糊其词。批复意见可以有四种情况：一是表示同意或批准；二是表示不同意或不批准；三是表示同意或批准请示的某一

12、部分；四是表示“暂不予批复”。如果是第二、三种情况，应说明不同意、不批准或部分不同意、不批准的理由。说明此类理由时，必须引据有关方针政策、法律法规，并要注明所引文件内容的出处，以示严肃郑重。如果是第四种情况，上级机关则必须及时用电、函形式告知原请示机关，以防产生误解。批复结语，一般以独段的形式，用“特此批复”、“此复”之类的惯用语作结。有时还可以提出希望嘱托、提出执行要求、表示殷切叮咛等等。函 函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。有关主管部门指职能部门，即它是此项工作的执法管理部门，不管其级别如何，只要这项工作归它管，要开展此项工作必须得到它的批准，要请求

13、得到批准，就必须用函行文。有时候上下级之间一些较小的事宜的请求和批准，也用函。函按照内容和用途可以分为商洽函、询问函、答复函、请求批准函。函的标题有四种形式：一是规范式，发文机关、事由、文种三要素具全，如日报社关于联系青年记者进修的函；二是事由加文种式，如关于要求履行地毯购销合同的函；三是发文机关、事由、受文机关、文种四个要素构成的标题，如国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府的复函；四是只以“公函”二字为题。商洽函。正文多分为缘由、事项、结尾三部分。常用结尾惯用语为“上述要求，请予函复”、“祈请函复为盼”、“即请函复”；询问函。常用结尾惯用语为“请予协助为盼”、“请即函告”、“特此函

14、达，并希见复”；答复函。引述部分格式为：“年月日贵单位关于 的来函（函号）收悉，现答复如下”；常用结尾惯用语为“此复”、“特此函复”、“专此函告”；请求批准函。正文写法类同于请示。意见的概念意见的概念 意见适用于对重要问题提意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。它是一种出见解和处理办法。它是一种能够对公务活动起到指导或建能够对公务活动起到指导或建议作用的公文。其适用范围较议作用的公文。其适用范围较宽，可以用于党政机关、社会宽，可以用于党政机关、社会团体以及企事业单位。团体以及企事业单位。意见的特点意见的特点1 1、行文方向的灵活性。、行文方向的灵活性。意见可用于上行文、下行文意见可用于上行文

15、、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报

16、级机关决定。上级机关应当对下级机关报 送的意见作出处理或给予答复。作为下行文，文中对送的意见作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明一确要求的，下级机关应遵照执行；无贯彻执行有明一确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。出的意见供对方参考。2 2、作用的多样性。有的意见对重要问题提、作用的多样性。有的意见对重要问题提出见解、看法，具有建议、参考作用，如出见解、看法，具有建议、参考作用，如X X X X省人民政府办公厅送交水利部办公厅的省人民政府办公厅送交水利部办公厅的关于加强嫩江关

17、于加强嫩江 松花江防洪建设的若干松花江防洪建设的若干意见意见；有的意见提出处理办法，具有指；有的意见提出处理办法，具有指导、规范作用，甚至具有法规作用、指挥导、规范作用，甚至具有法规作用、指挥作用，如作用，如中共中央国务院关于促进小城中共中央国务院关于促进小城镇健康发展的若干意见镇健康发展的若干意见一文，要求各级一文，要求各级党委、政府和多个部门通力协作，各司其党委、政府和多个部门通力协作，各司其职，确保大力发展小城镇建设这一重大战职，确保大力发展小城镇建设这一重大战略间题得以顺利实施。略间题得以顺利实施。3 3、行政效力的约束性。一部分意见带有政策、行政效力的约束性。一部分意见带有政策性和法

18、规性，具有行政约束力，下级机关应性和法规性，具有行政约束力，下级机关应当遵照或参照执行。如当遵照或参照执行。如关于党政机关县关于党政机关县（处）级以上领导干部廉洁自律补充规定的（处）级以上领导干部廉洁自律补充规定的实施和处理意见实施和处理意见，是中央纪律检查委员会，是中央纪律检查委员会第五次全体会议提出第五次全体会议提出补充规定补充规定后，中央后，中央纪委制订的实施和处理办法，该纪委制订的实施和处理办法，该意见意见提提出的出的“不准违反规定建私房不准违反规定建私房”、“不准违反不准违反规定使用军警车号牌及外籍车号牌规定使用军警车号牌及外籍车号牌”等扩要等扩要求全体县（处）级以上领导干部严格遵守

19、，求全体县（处）级以上领导干部严格遵守，成为党员干部的行为准则。成为党员干部的行为准则。意见的基本格式及写法意见的基本格式及写法意见的格式结构和基本写法与其它公文大体相似。一意见的格式结构和基本写法与其它公文大体相似。一般由标题、主送机关、正文、落款四部分构成。般由标题、主送机关、正文、落款四部分构成。标题标题。意见的标题形式常见的有三种。一是由发文机。意见的标题形式常见的有三种。一是由发文机关、发文事由、文种构成。如关、发文事由、文种构成。如国务院关于进一步做国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见好退耕还林还草试点工作的若干意见、中共中央中共中央国务院关于促进小城镇健康发展的若干

20、意见国务院关于促进小城镇健康发展的若干意见；也可；也可以省略发文机关，由发文事由和文种构成，如以省略发文机关，由发文事由和文种构成，如关于关于党政机关县（处）级以上领导干部廉洁自律补充规定党政机关县（处）级以上领导干部廉洁自律补充规定的实施和处理意见的实施和处理意见、关于在关于在“十五十五”期间实施期间实施“百万亩保护地发展计划百万亩保护地发展计划”的意见的意见；有时也写为；有时也写为“对对 X X X XX X X X的意见的意见”，如，如X XX X省委办公厅办中办秘省委办公厅办中办秘书局修改（公文主题词表书局修改（公文主题词表提出参考意见而撰写的提出参考意见而撰写的对公文主题词表（讨论稿

21、）的意见对公文主题词表（讨论稿）的意见。主送机关。意见一般要写明主送机关，主送机关。意见一般要写明主送机关，尤其是受文对象比较明确、针对性较尤其是受文对象比较明确、针对性较强的意见，要明确主送机关，但有些强的意见，要明确主送机关，但有些普发性文件因涉及面较广，可以不写普发性文件因涉及面较广，可以不写主送机关。主送机关。正文。这是公文的核心部分，着重表正文。这是公文的核心部分，着重表述发文机关对重要问题述发文机关对重要问题 提出的提出的建议和处理办法。一般由开头、主体、建议和处理办法。一般由开头、主体、结尾三个部分构成。结尾三个部分构成。开头开头。通常以简明扼要的语言，概。通常以简明扼要的语言，

22、概述行文的原因、目的、根据、背景述行文的原因、目的、根据、背景等，其惯用格式为：等，其惯用格式为：“为促进为促进的健康发展，根据的健康发展，根据的精神，的精神，在在的基础上的基础上”或者或者“为了全为了全面贯彻落实面贯彻落实的文件精神，进一的文件精神，进一步推动步推动工作的顺利开展，工作的顺利开展，”等，并以等，并以“特提出如下意见特提出如下意见”或或“现提出如下意见现提出如下意见”作为过渡句，作为过渡句，承上启下，转入主体部分的写作。承上启下，转入主体部分的写作。主体主体。以分条列项的形式表明观。以分条列项的形式表明观点、见解和态度，提出目标任务、点、见解和态度，提出目标任务、处理办法或者建

23、议事项等，阐明处理办法或者建议事项等，阐明贯彻落实某项工作或解决某个问贯彻落实某项工作或解决某个问题的意义。这部分内容要写得条题的意义。这部分内容要写得条理清晰、语言简洁准确，力求突理清晰、语言简洁准确，力求突出建议、办法的可操作性。出建议、办法的可操作性。结尾结尾。提出要求、号召，以对。提出要求、号召，以对应或强化开头，最后用应或强化开头，最后用“以上意以上意见供领导决策时参考，见供领导决策时参考，”“”“以上以上意见仅供参考意见仅供参考”、“以上意见如以上意见如无不妥，请批转各地执行无不妥，请批转各地执行”、“以上意见，请结合实际情况贯以上意见，请结合实际情况贯彻执行彻执行”等惯用语作结。

24、等惯用语作结。纪要 纪要，适用于记载会议主要情况和议定事项。会议纪要具有纪实性、指导性和参考性的特点。其作用主要有三：一是向领导机关报告工作，反映会议情况；二是向所属单位传达、贯彻会议精神，以指导工作；三是向公众公布需要周知的会议精神。纪要的标题主要有三种形式：一是由发文机关名称、会议名称和文种构成的规范式，如北京市局农贸市场管理工作会议纪要；二是由会议名称与文种构成的省略式，如全国农村爱国卫生运动现场交流会纪要；三是由正题与副题构成的“正副式”标题，如开创农业生产的新局面农业会议纪要。纪要的正文一般由“会议概况”、“会议内容”、“会议要求”三部分构成。会议概况，即开头部分。该部分是会议自然概

25、貌的简介，旨在给人以总括的印象。所介绍的内容主要有：会议时间地点、与会人员构成、会议议程安排等。其基本思路是：为何目的，由何单位在何时何地召开了有何人参加的何类会议，会议有何议程，就何问题进行了讨论或发言，有何领导作了何讲话或何总结，会议效果如何，等等。会议内容，即纪要的主体部分。该部分一般需要写明以下四方面：其一，会议讨论的事项；其二，会议研究的问题；其三，今后的指导思想；其四，今后的具体措施。会议要求，即纪要的“结语”部分。该部分既可提出贯彻落实会议精神的具体要求，也可发出特定号召、提出有关希望。根据需要，有些会议纪要也可不要结语。形式上，纪要均以“会议”为第三人称口吻转述会议内容，其惯用语是“会议提出”、“会议认为”、“会议决定”、“会议号召”等，摘录某位领导讲话，则写作“与会领导认为”、“与会领导指出”等。