办公室会务管理-课件.ppt

1、模块四 办公室会务管理4项目一项目一 会议的筹备会议的筹备1 1项目二项目二 会务组织管理与文字工作会务组织管理与文字工作2 2办公室会务管理 能够拟订会议的筹备能够拟订会议的筹备方案。方案。能够选择会议地点、能够选择会议地点、预定会议室。预定会议室。能够熟练布置一般会能够熟练布置一般会场。场。能够按要求发送会议能够按要求发送会议通知制发会议证件、发通知制发会议证件、发放会议文件资料及用品。放会议文件资料及用品。熟悉会议的分类。熟悉会议的分类。了解会议的申报、了解会议的申报、审批。审批。掌握会议预案的基掌握会议预案的基本要素。本要素。熟悉会议证件及会熟悉会议证件及会议资料的基本制作要议资料的基

2、本制作要求。求。学习目标项目一 会议的筹备 拟定会议预案拟定会议预案2会前组织准备会前组织准备2项目一 会议的筹备会议基本认知会议基本认知1案例导入 一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。虽得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。事情发生的过程是，会务组会前起草的事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）大会开幕式程序（送审稿）”中列有中列有“奏奏（或播放）国际歌（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放

3、在大会闭幕式进的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会上宣布回来一事，未加注意，因此对于在大会上宣布“奏国际歌奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。时无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后

4、领导同志说，这一事故幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予以批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。该予以批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。思考题：本案例中，会务准备方面存在哪些问题？思考题：本案例中，会务准备方面存在哪些问题？会议准备：细致、周密会议准备：细致、周密案例导入 金州公司准备在本市的新天地大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本金州公司准备在本市的新天地大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进单位、外单位的人

5、员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书刘行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议的召开时间是小姐。会议的召开时间是6 6月月9 9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9 9日上午九点四十五分必须准时把放日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。映机送到黎明大厦的会议厅。9 9日上午，会议开幕前，金州公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。日

6、上午，会议开幕前，金州公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚焚会前准备如何做会前准备如何做案例导入思考题：思考题：1.1.假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？2.2.假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定假如放映机在十点十

7、分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？调整会议议程？3.3.向总经理报告后，你还应该做些什么？向总经理报告后，你还应该做些什么？4.4.召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排？安排？5.5.有人说，会议上要用到的各种东西，最好公司都买齐。假如要借，应提有人说，会议上要用到的各种东西，最好公司都买齐。假如要借，应提前一天送到。你认为如何？前一天送到。你认为如何？会前准备如何做会前准备如何做任务一 会议基本认知 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。理论导读

8、理论导读会议的种类 大型、中型、小型大型、中型、小型规定性会议、决策性会议、专业性会议、动员性规定性会议、决策性会议、专业性会议、动员性会议、纪念性会议、外事性会议、综合性会议会议、纪念性会议、外事性会议、综合性会议常规型定期会议、非常规型不定期会议常规型定期会议、非常规型不定期会议电话会议、电视会议、计算机会议电话会议、电视会议、计算机会议会议的申报与审批 会议申报与审批的形式会议申报与审批的形式 会议审批的原则会议审批的原则 1.口头申报形式口头申报形式2.书面申报形式书面申报形式3.会议申报形式会议申报形式1.精简从严精简从严2.“一支笔一支笔”的原则的原则指导会务工作的原则 准备充分准

9、备充分1组织严密组织严密2服务周到服务周到3确保安全确保安全4任务二 拟定会议预案v 会务工作主要内容 1会议预案；2会议文件准备；3会议通知；4会前检查；5会间调度；6会后整理。拟定会议预案 任务三 会前组织管理会前检查会前检查议题收议题收集整理集整理 文件文件准备准备 文件文件管理管理 会间会间调度调度 能够做好签到及座位能够做好签到及座位引导工作。引导工作。学会会议服务礼仪。学会会议服务礼仪。能熟练使用会议常用能熟练使用会议常用设备。设备。熟悉并掌握会议材料熟悉并掌握会议材料的制作。的制作。能够做好会务协调工能够做好会务协调工作。作。能够做好会议的总结能够做好会议的总结工作。工作。了解会

10、议组织的工了解会议组织的工作方法的变革。作方法的变革。熟悉会议服务的基熟悉会议服务的基本要求。本要求。熟悉会议的文字工熟悉会议的文字工作（简报、纪要、工作（简报、纪要、工作规程、总结等）。作规程、总结等）。了解会议评估的基了解会议评估的基本方法。本方法。学习目标项目二 会务组织管理与文字工作 会议服务与工作规程会议服务与工作规程1会议组织与控制会议组织与控制2项目二 会务组织管理与文字工作 会议会议的的文字工作文字工作3（一）准备充分（三）服务周到（二）组织严密（四）安全保障1拟定会议计划；拟定会议计划；2制定会议预案制定会议预案；3准备会议材料；准备会议材料；4发送会议通发送会议通知；知；5

11、布置会场；布置会场；6座次排列；座次排列；7制发名册与证件制发名册与证件1签到工作；签到工作；2接待工作；接待工作；3会会议记录；议记录；4编写会议简报是对会议编写会议简报是对会议进程；进程；5会间调度；会间调度；6会间生活会间生活安排。安排。会议期间，秘书人员要摆正自己的位置会议期间，秘书人员要摆正自己的位置，以热情、细致、优质的服务迎接与会，以热情、细致、优质的服务迎接与会人员。在服务的每个环节上，都要考虑人员。在服务的每个环节上，都要考虑全面、周到，严防出现差错。全面、周到，严防出现差错。会议的安全保障是会议成功与否的至关会议的安全保障是会议成功与否的至关重要的前提。尤其是大型会议，采取

12、强重要的前提。尤其是大型会议，采取强有力的安全措施非常必要。有力的安全措施非常必要。任务一 会议服务与工作规程会议组织服务工作的规程表 123会议组织规程表将原来用冗长的文字所表达的预会议组织规程表将原来用冗长的文字所表达的预案变成一两张很简明的表格。案变成一两张很简明的表格。会议筹备组织工作在预案中比较难以表述的细节，在会议筹备组织工作在预案中比较难以表述的细节，在表格的项目中都能很清晰地表达，且工作的要求、完表格的项目中都能很清晰地表达，且工作的要求、完成的时间、责任人一目了然。成的时间、责任人一目了然。对经常筹备大中型会议活动的单位，对于不同的会议，对经常筹备大中型会议活动的单位，对于不

13、同的会议，这种表格不仅项目可以相对固定，甚至有些要求也可以这种表格不仅项目可以相对固定，甚至有些要求也可以大体相似，仅对时间、责任人作些调整即可使用。大体相似，仅对时间、责任人作些调整即可使用。任务二 会议组织与控制一、会议组织技巧一、会议组织技巧（一）如何选择和布置会场（一）如何选择和布置会场1 1会议场地选择：会议场地选择：（1 1）足够的会议场地空间。）足够的会议场地空间。（2 2）与会人员与会务组均感方便的场所。）与会人员与会务组均感方便的场所。（3 3）良好的照明、通风、保暖（或送凉）良好的照明、通风、保暖（或送凉）设备。设备。（4 4）完善的会议设备。）完善的会议设备。（5 5）抗

14、干扰。）抗干扰。会议时间如果较会议时间如果较长（长（1 1小时以上），小时以上），要尽量安排桌子大要尽量安排桌子大一些，椅子有靠背，一些，椅子有靠背，便于摊放会议资料，便于摊放会议资料，同时能减轻与会者同时能减轻与会者身体疲劳。年长者身体疲劳。年长者居多的会议，自由居多的会议，自由讨论的会议，在桌讨论的会议，在桌椅安排上更多考虑椅安排上更多考虑舒适为主。舒适为主。会议桌椅安排会议桌椅安排 照明光线照明光线 室内装饰室内装饰 排列座次排列座次 一般宜采用亲和一般宜采用亲和的暖色灯光为主。的暖色灯光为主。既避免受强光照射既避免受强光照射刺眼引起疲劳，又刺眼引起疲劳，又利于与会者集中注利于与会者集中

15、注意力。会议室窗帘意力。会议室窗帘应用遮光布。应用遮光布。色调色调徽标徽标标语标语花草花草旗帜旗帜大中型会议都需大中型会议都需要排列座次，使与要排列座次，使与会人员有固定的座会人员有固定的座位，确保大会整齐、位，确保大会整齐、方便、有秩序。主方便、有秩序。主席台与主桌席是排席台与主桌席是排列重点。列重点。会场布置要求 会议议题确定 1提交会议讨论的议题的资格。2议题应有简要的文件或汇报提纲。3议题及文字材料应事前经过领导人审批和专人对其内容及文字审核把关。4议题选定、处理，均应当事前请主管领导人审定。5适量的会议议题。会议日程与时间的安排 1会议日程确定会议日程确定事先安排好关键人物等的时间事

16、先安排好关键人物等的时间 考虑多数与会人员的情况确定日程考虑多数与会人员的情况确定日程 照顾特殊原因或因素照顾特殊原因或因素例会制度不能随意改变例会制度不能随意改变会议日程与时间的安排 2会议时间分配会议时间分配 会议日程一旦确定，应该说，会议召开的时间也就可以会议日程一旦确定，应该说，会议召开的时间也就可以确定了。特别注意的是，会议时间较长的，一定要安排好确定了。特别注意的是，会议时间较长的，一定要安排好开（闭）幕式的具体时间，做到每个与会者心中有数，也开（闭）幕式的具体时间，做到每个与会者心中有数，也便于安排会间活动。同时要注意每次召集时间不宜太长，便于安排会间活动。同时要注意每次召集时间

17、不宜太长，以以2 2小时左右为宜，避免因开会时间过长，引起与会者疲小时左右为宜，避免因开会时间过长，引起与会者疲劳，降低会议工作效率。如确需将会议时间延长，中途可劳，降低会议工作效率。如确需将会议时间延长，中途可安排安排10101515分钟的休息。分钟的休息。会议通知与会议材料 会议通知会议通知会议资料会议资料会中茶水服务与会间膳食安排 茶水服务茶水服务膳食安排膳食安排会议角色扮演 主持原则主持原则能力要求能力要求（1 1）善于调节）善于调节各方意见各方意见（2 2）充分发扬）充分发扬民主民主（3 3）效率优先）效率优先（4 4）集中统一）集中统一（1 1）调研能力）调研能力（2 2）洞察能力

18、）洞察能力（3 3）判断能力）判断能力（4 4）表达能力）表达能力如何当好主持人 语言通俗易懂语言通俗易懂 0101发言简洁明了发言简洁明了 0202节奏快慢有序节奏快慢有序 0303形体语言得体形体语言得体 0404会议发言技巧 保持双向交流保持双向交流 0505控制会议特殊技巧 1要有幽默感2议题要具体3要创造民主气氛首先不要紧张害怕；其次不要以牙还牙；再次就是从容对待。如何缓解会议的紧张气氛如何缓解会议的紧张气氛 如何营造踊跃发言的氛围如何营造踊跃发言的氛围 会议中问与答的技巧 1不明白的地方及时提问。2正确选择提问对象3问题提得明确、精要。4提问紧扣会议主题5提问不是指责。1确认对方提问内容2抓住问题要点回答3答案既要明确，又留有余地4回答内容要具体明确。会议解答提问的要领会议解答提问的要领会议提问方法会议提问方法任务三 会议的文字工作会议记录会议记录 会议简报会议简报 会议纪要会议纪要 1.摘要记录摘要记录2.详细记录详细记录1.报道式写法报道式写法2.转发式写法转发式写法1.会议情况简会议情况简述述2.会议主要内会议主要内容的归纳容的归纳