Office办公软件案例教程第1篇-行政篇课件.ppt

1、 案例案例1 1 制作年度工作计划制作年度工作计划1.1 案例案例2 2 制作发文单制作发文单1.2 案例案例5 5利用利用Microsoft OutollkMicrosoft Outollk管理邮件管理邮件1.5 案例案例4 4 制作客户信函制作客户信函1.4 案例案例3 3 制作公司简报制作公司简报1.3 学习目标学习目标 1利用利用Word 2003对文档进行对文档进行“创建创建”、“保存保存”和和“编辑编辑”。2学会对学会对Word 2003文档的文档的“页页面面”进行进行“设置设置”、“格式化格式化”。3掌握对掌握对Word 2003文档中的文档中的“图形图形”、“图片图片”及及“图

2、示图示”进进行相应的处理。行相应的处理。4在在Word 2003文档中进行表格文档中进行表格的的“创建创建”、“编辑编辑”和和“格式格式化化”。5对对Word 2003文档中的文档中的“中长中长文档文档”、“主控文档主控文档”进行相应的进行相应的处理。处理。6对对Word 2003文档中的文档中的“邮件邮件”进行进行“合并合并”及相关文档的处理。及相关文档的处理。7利用利用Outlook 2003进行邮件管进行邮件管理理 1.案例分析案例分析 计划是对一定时期的工作或某项活动计划是对一定时期的工作或某项活动在事前作出筹划和安排的书面材料。在事前作出筹划和安排的书面材料。计划应包括如下内容：计划

3、应包括如下内容：（1）标题；（）标题；（2）正文：基本情况、）正文：基本情况、任务、目的、要求、措施和方法步骤；任务、目的、要求、措施和方法步骤；（3）制订单位、日期；（）制订单位、日期；（4）也可以）也可以加加“附件附件”。本案例要求制作一个年度工作计划，本案例要求制作一个年度工作计划，将标题设为宋体、四号字、加粗，正文设将标题设为宋体、四号字、加粗，正文设为宋体五号字，段落首行缩进两个字符，为宋体五号字，段落首行缩进两个字符，段落标题加粗；页面设置纸张为段落标题加粗；页面设置纸张为A4，页边，页边距分别为上距分别为上2.5cm、下、下2.4cm、左右均为、左右均为2cm；并将该文档打印出来

4、。效果如图：；并将该文档打印出来。效果如图：2.解决方案解决方案（1）启动）启动Word 2003，新建一份，新建一份“空空白文档白文档”。（2）页面设置。将纸张方向设为）页面设置。将纸张方向设为“纵向纵向”，将纸张选为，将纸张选为A4。（3）录入样式文）录入样式文1.2所示的文字内容。所示的文字内容。（4）选中年度工作计划题目）选中年度工作计划题目“科源科源有限公司有限公司2007年工作计划年工作计划”，设置为，设置为“宋体宋体”、“加粗加粗”，“四号四号”、“居中居中”。（5）设置正文格式为）设置正文格式为“首行缩进首行缩进”2字符，正文字体设为宋体、五号字。字符，正文字体设为宋体、五号字

5、。（6）设置正文中的标题行）设置正文中的标题行“字形字形”设为设为“加粗加粗”。（7）以）以“科源有限公司科源有限公司2007年工作年工作计划计划”为名保存文件。为名保存文件。（8）打印）打印“科源有限公司科源有限公司2007年度年度工作计划工作计划”。3.案例小结案例小结 通过本案例的学习，将学会利用通过本案例的学习，将学会利用Word创建和编辑文档、文档的保存，以及对文创建和编辑文档、文档的保存，以及对文档中字符的字体、颜色、大小以及字型的档中字符的字体、颜色、大小以及字型的设置。设置。段落的缩进设置以及利用项目符号和段落的缩进设置以及利用项目符号和编号对段落进行相关的美化和修饰，学会编号

6、对段落进行相关的美化和修饰，学会对页面的页眉和页脚等进行相应的设置，对页面的页眉和页脚等进行相应的设置，以及打印机的安装、打印文档等行政部门以及打印机的安装、打印文档等行政部门工作中常用的操作。工作中常用的操作。1.案例分析案例分析 发文和收文是机关或企事业单位行政发文和收文是机关或企事业单位行政部门工作中非常重要的一个环节，发文单部门工作中非常重要的一个环节，发文单用于机关、企事业单位拟发文件作记载用，用于机关、企事业单位拟发文件作记载用，该案例主要涉及到的知识点是表格的创建、该案例主要涉及到的知识点是表格的创建、表格格式的设置以及表格内容的录入和内表格格式的设置以及表格内容的录入和内容格式

7、设置。效果如图：容格式设置。效果如图：2.解决方案解决方案（1）录入）录入“科源有限公司发文单科源有限公司发文单”表头文字，将字体设置为黑体、小二表头文字，将字体设置为黑体、小二号、居中。号、居中。（2）建立一个）建立一个3列列16行的表格。行的表格。（3）将）将A1-A3单元格选中，单击常单元格选中，单击常用工具栏上的合并单元格命令，将其用工具栏上的合并单元格命令，将其合并为合并为1个单元格，仿照样表将其余个单元格，仿照样表将其余需要合并的单元格用相同的方法合并需要合并的单元格用相同的方法合并为一个单元格。为一个单元格。（4）在各单元格中录入与样表相同）在各单元格中录入与样表相同的文字内容，

8、然后选中文字内容，在的文字内容，然后选中文字内容，在“字体字体”对话框中或对话框中或“格式格式”工具栏工具栏上将表格内的文字内容设置为宋体、上将表格内的文字内容设置为宋体、小四号。小四号。（5）将合并后的）将合并后的A1、A2、A3单元格单元格的内容设为靠上两边对齐方式，其余的内容设为靠上两边对齐方式，其余单元格中内容的对齐方式参照课本中单元格中内容的对齐方式参照课本中的样表的样表1.1进行。进行。（6）选中整个表格，单击）选中整个表格，单击“格式格式”菜单中的菜单中的“边框和底纹边框和底纹”命令，打开命令，打开“边框和底纹边框和底纹”对话框。对话框。（7）分别将表格的内外框线设置为）分别将表

9、格的内外框线设置为0.75和和1.5磅。磅。（8）单击）单击“文件文件”菜单中的菜单中的“保存保存”命令，以命令，以“科源公司发文单科源公司发文单”为名保为名保存此表格，保存时将此表格保存为存此表格，保存时将此表格保存为“文档模板文档模板”。3.案例小结案例小结 本案例通过本案例通过“公司发文单公司发文单”、“文件文件传阅单传阅单”以及以及“发文登记表发文登记表”等的制作，等的制作，使读者学会创建表格，表格中单元格的合使读者学会创建表格，表格中单元格的合并、拆分等表格的编辑操作，同时了解表并、拆分等表格的编辑操作，同时了解表格内文本的对齐设置，并能对表格和表格格内文本的对齐设置，并能对表格和表

10、格中的内容进行相应的设置。中的内容进行相应的设置。1.案例分析案例分析 简报是由组织（企业）内部编发的用简报是由组织（企业）内部编发的用来反映情况、沟通信息、交流经验、促进来反映情况、沟通信息、交流经验、促进了解的书面报道。简报有一定的发送范围，了解的书面报道。简报有一定的发送范围，起着起着“报告报告”的作用。的作用。简报应包括如下内容：简报应包括如下内容：（1）报头：简报名称、期数、编写）报头：简报名称、期数、编写单位、日期；（单位、日期；（2）正文：标题、前）正文：标题、前言、主要内容、结尾；（言、主要内容、结尾；（3）报尾：）报尾：抄报抄送单位、发送范围、印数等；抄报抄送单位、发送范围、

11、印数等；（4）简报后可附附件。效果如图：）简报后可附附件。效果如图：2.解决方案解决方案（1）利用）利用Word 2003创建新文档创建新文档（2）进行）进行“页面设置页面设置”。将纸张设。将纸张设为为A4纸，页边距分别设置为上纸，页边距分别设置为上2.1cm、下下2.0cm、左、左2.2cm、右、右2.1cm。（2）录入样式文）录入样式文1.5文字内容。文字内容。（3）制作简报封面。）制作简报封面。制作简报标题制作简报标题 绘制绘制“本期要目本期要目”一行的下方和报一行的下方和报尾的上方分别绘制一条加粗的实线。尾的上方分别绘制一条加粗的实线。设置封面其他文字的字体和段落。设置封面其他文字的字

12、体和段落。（4）制作简报正文。）制作简报正文。（5）采用插入分页符的方法将科源）采用插入分页符的方法将科源公司工作简报中的封面和正文分别放公司工作简报中的封面和正文分别放在两页纸上。在两页纸上。（6）以）以“科源公司简报科源公司简报”为名将简为名将简报保存。报保存。3.案例小结案例小结 本案例通过运用本案例通过运用Word制作公司简报、制作公司简报、企业成立公告、电子贺卡、请柬以及公司企业成立公告、电子贺卡、请柬以及公司小报，介绍了小报，介绍了Word文档的图文混排的制作文档的图文混排的制作方法，包括艺术字、文本框、图片、自绘方法，包括艺术字、文本框、图片、自绘图形等图形的制作、编辑和修饰以及

13、对图图形等图形的制作、编辑和修饰以及对图形进行组合等操作。同时，也介绍了文档形进行组合等操作。同时，也介绍了文档的分栏、图片与文字的环绕设置等。的分栏、图片与文字的环绕设置等。1.案例分析案例分析 现代商务活动中，遇到如邀请函、会现代商务活动中，遇到如邀请函、会议通知、聘书、客户回访函等日常办公事议通知、聘书、客户回访函等日常办公事务处理时，往往需用计算机完成信函的信务处理时，往往需用计算机完成信函的信纸、内容、信封、批量打印等工作。本节纸、内容、信封、批量打印等工作。本节将通过将通过Word的邮件合并功能，方便、快捷的邮件合并功能，方便、快捷地完成以上事务。效果如图：地完成以上事务。效果如图

14、：2.解决方案解决方案 制作邮件合并文档可利用制作邮件合并文档可利用“邮件合并邮件合并”向导，即单击向导，即单击“工具工具”菜单中菜单中“信函和邮信函和邮件件”命令下的命令下的“邮件合并邮件合并”命令，按向导命令，按向导的提示过程创建邮件合并文档。的提示过程创建邮件合并文档。此外，还可以按以下操作步骤实现此外，还可以按以下操作步骤实现“邮件合并邮件合并”文档的创建。即：建立邮件文档的创建。即：建立邮件合并主文档合并主文档制作邮件的数据源数据库制作邮件的数据源数据库建立主文档与数据源的连接建立主文档与数据源的连接在主文档中在主文档中插入域插入域邮件合并。邮件合并。（1）制作主文档（客户回访信函）

15、。）制作主文档（客户回访信函）。启动启动Word 2003，新建一份空白文，新建一份空白文档。档。录入录入“客户回访函客户回访函”内容。内容。对对“客户回访函客户回访函”的字体和段落进的字体和段落进行适当的格式化处理。行适当的格式化处理。保存保存“客户回访函客户回访函”作为邮件的主作为邮件的主文档。文档。（2）制作邮件的数据源数据库（客）制作邮件的数据源数据库（客户个人信息）。户个人信息）。启动启动Excel；。；。在在Sheet1工作表中录入工作表中录入“客户个人客户个人信息信息”数据。数据。保存保存“客户个人信息客户个人信息”作为邮件的作为邮件的数据源。数据源。（3）建立主文档与数据源的连

16、接。）建立主文档与数据源的连接。打开制作好的主文档打开制作好的主文档“客户回访客户回访函函”。打开打开“邮件合并邮件合并”工具栏。工具栏。单击单击“邮件合并邮件合并”工具栏上的工具栏上的“打打开数据源开数据源”按钮，弹出按钮，弹出“选取数据源选取数据源”对对话框，找到保存的话框，找到保存的“客户个人信息客户个人信息”数据数据文件，选中该文件，然后单击文件，选中该文件，然后单击“打开打开”按按钮，弹出钮，弹出“选择表格选择表格”对话框。对话框。在对话框中选中在对话框中选中Sheet1工作表。工作表。（4）在主文档中插入域）在主文档中插入域 在主文档在主文档“客户回访函客户回访函”中相应的中相应的

17、位置插入域位置插入域“客户姓名客户姓名”、“性别性别”、“购买产品购买产品”分别对信函中插入的域设置适当的分别对信函中插入的域设置适当的字符格式，如字体、字型、字号和颜色。字符格式，如字体、字型、字号和颜色。（5）邮件合并（生成个人信函）邮件合并（生成个人信函）单击邮件合并工具栏上的单击邮件合并工具栏上的“查看合查看合并数据并数据”按钮，生成客户个人信函。按钮，生成客户个人信函。单击单击“邮件合并邮件合并”工具栏上的工具栏上的“上上一记录一记录”或或“下一记录下一记录”按钮，可查看其按钮，可查看其他客户的信函。他客户的信函。（6）打印个人信函。）打印个人信函。单击邮件合并工具栏上的单击邮件合并

18、工具栏上的“合并到合并到打印机打印机”按钮。按钮。单击单击“全部全部”单选框，然后单击单选框，然后单击“确定确定”按钮。弹出按钮。弹出“打印打印”对话框，设对话框，设置打印选项，单击置打印选项，单击“确定确定”按钮，打印已按钮，打印已生成的客户回访函。生成的客户回访函。3.案例小结案例小结 实际工作中常常遇到处理大量报表、实际工作中常常遇到处理大量报表、信件一类的文档，其主要内容、格式都相信件一类的文档，其主要内容、格式都相同，只是具体的数据有变化，为减少重复同，只是具体的数据有变化，为减少重复工作，可使用工作，可使用“邮件合并邮件合并”功能。功能。邮件合并的处理过程为：邮件合并的处理过程为：

19、（1）创建主文档，输入固定不变的）创建主文档，输入固定不变的内容；内容；（2）创建或打开数据源，存放变动）创建或打开数据源，存放变动的信息内容，数据源一般来自于的信息内容，数据源一般来自于Excel、Access等数据库；等数据库；（3）在主文档所需的位置插入合并）在主文档所需的位置插入合并域；（域；（4）执行合并操作，将数据源）执行合并操作，将数据源中的变动数据和主文档的固定文本进中的变动数据和主文档的固定文本进行合并，生成一个合并文档或打印输行合并，生成一个合并文档或打印输出。出。1.案例分析案例分析 Microsoft Outlook是是Office软件中自带软件中自带的一款邮件管理软件

20、，公司员工经常利用的一款邮件管理软件，公司员工经常利用它来收发它来收发电子邮件电子邮件、管理联系人信息、记、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务等，本案例利日记、安排日程、分配任务等，本案例利用用Microsoft Outlook收发、阅读邮件，管收发、阅读邮件，管理通讯簿，添加收件人，群发邮件，定制理通讯簿，添加收件人，群发邮件，定制会议并发给收件人。效果如图：会议并发给收件人。效果如图：2.解决方案解决方案（1）初始设置。）初始设置。启动启动Microsoft Outlook 2003，进入，进入Outlook配置向导，并进入电子邮件账户设配置向导，并进入电子邮件账户设置的第一步。置

21、的第一步。进行服务器类型选择，这里选择进行服务器类型选择，这里选择POP3。进行进行Internet电子邮件设置电子邮件设置（POP3）。）。（2）收取邮件。）收取邮件。利用利用“工具工具/电子邮件账户电子邮件账户”选项，选项，在弹出的在弹出的“电子邮件账户电子邮件账户”窗口中选择窗口中选择“查看或更改现有电子邮件账户查看或更改现有电子邮件账户”选项。选项。单击工具栏上的单击工具栏上的 按钮，收按钮，收取邮件。取邮件。（3）发送邮件。）发送邮件。对收到的邮件进行回复。对收到的邮件进行回复。使用使用 按钮，发送已经写按钮，发送已经写好的邮件。好的邮件。（4）添加联系人。）添加联系人。在在Outl

22、ook窗口中，切换到窗口中，切换到“联系人联系人”快捷方式。快捷方式。双击窗口中心处添加联系人，在弹双击窗口中心处添加联系人，在弹出的出的“联系人联系人”对话框中填入相应信息。对话框中填入相应信息。可单击可单击“类别类别”按钮，在弹出的按钮，在弹出的“类别类别”对话框中设置联系人的类别，还对话框中设置联系人的类别，还可以单击可以单击“细节细节”按钮，切换到按钮，切换到“细节选细节选项卡项卡”，为联系人设置一些细节信息。，为联系人设置一些细节信息。（5）创建会议，并群发。）创建会议，并群发。使用使用“新建新建/会议要求会议要求”菜单，新菜单，新建一个会议。建一个会议。单击单击 按钮，选择邀请按钮

23、，选择邀请参加该会议的联系人。参加该会议的联系人。设置会议的主题、地点、开始时间设置会议的主题、地点、开始时间和结束时间的日期和时间等。和结束时间的日期和时间等。单击单击 按钮，将此会议按钮，将此会议邀请发送到所选的收件人邮箱中。邀请发送到所选的收件人邮箱中。（6）其他管理。）其他管理。Outlook 2003 为电子邮件、日程、任为电子邮件、日程、任务、便笺、联系人以及其他信息的组织和务、便笺、联系人以及其他信息的组织和管理提供了一个集成化的解决方案。管理提供了一个集成化的解决方案。Outlook 2003 为管理通信、组织工作以及为管理通信、组织工作以及与他人更好的协作提供了诸多创新功能。与他人更好的协作提供了诸多创新功能。3.案例小结案例小结 本案例通过使用本案例通过使用Outlook来收发邮箱中来收发邮箱中的邮件、回复邮件、新建和管理联系人信的邮件、回复邮件、新建和管理联系人信息、定制会议并发送至多人、日历管理，息、定制会议并发送至多人、日历管理，备份文件等，了解了备份文件等，了解了Outlook的常用操作，的常用操作，对其中的邮件管理、联系人管理、会议、对其中的邮件管理、联系人管理、会议、约会、任务、日记等功能约会、任务、日记等功能有了进一步的运有了进一步的运用，这样可以在计算机上有序地管理日常用，这样可以在计算机上有序地管理日常工作。工作。