OFFICE高级应用-WORD篇课件.pptx

1、OFFICE高级应用WORD 2010的应用MS OFFICE高级应用-WORD 2010的应用创建并编辑文档创建并编辑文档美化文档外观（图文混排）美化文档外观（图文混排）长文档的编辑与管理长文档的编辑与管理文档的修订与共享文档的修订与共享使用邮件合并技术批量处理文档使用邮件合并技术批量处理文档创建并编辑文档创建并编辑文档创建文档 创建空白文档 扩展名为*.docx 利用模板创建文档 样本模板本机上的模板 创建书法字贴 模板文件扩展名为*.dotx 我的模板 O模板输入文本 文本从闪动的光标处开始输入。被选中的文本直接被替换。注意Insert键的当前状态是“插入”还是“改写”（在状态栏显示），

2、如果是改写，光标后的文字将被替换。在汉语输入状态下输入大写字母可用SHIFT+字母键、这些中文符号的输入方法。按Enter键输入硬回车符，又称段落标记，产生一个新的段落。按Shift+Enter输入软件回车符，又叫手动换行符，不产生新的段落。快速插入当前日期或时间选择文本 拖动鼠标选择文本 选择一行：行前单击 选段一个段落：段前双击或段中三击 选择不相邻的多段文本：使用Ctrl键 选择垂直文本（矩形区域）：使用Alt键 选择整篇文档：段前三击 选择一个单词：双击单词 选择一个句子：Ctrl+句中任意位置 选择较大文本块：使用Shift 使用键盘选择文本见下表选择选择操作操作右侧/左侧的一个字符

3、Shift+右/左方向键一个单词Ctrl+Shift+右/左方向键一行Ctrl+End/Home下一行按End键，然后Shift+下方向键上一行按Home键，然后Shift+上方向键一段Ctrl+Shift+上/下方向键一个文档（从结尾到开头）Ctrl+Shift+Home一个文档（从开头到结尾）Ctrl+Shift+End从窗口的开头到结尾Alt+Ctrl+Shift+Page Down整篇文档Ctrl+A垂直文本块Ctrl+Shift+F8，然后用方向键最近的字符F8打开选择模式，再使用方向键编辑文本 复制与粘贴文本 Ctrl+C复制、Ctrl+鼠标复制 剪贴板中最多可存储24个对象 格式

4、复制：使用格式刷 选择性粘贴（格式中是否包含段落格式）删除与移动文本 退格键(backspace)与删除键(delete)的区别。查找与替换文本 查找文本结果以黄色突显 替换文本特殊格式的文本替换（如软、硬回车符）检查拼写和语法 Word会自动检查错误 拼写错误：红色波浪线 语法错误：绿色波浪线 开启检查 在“Word选项”窗口中，“校对”下选择“键入时检查拼写”和“键入时标记语法错误”使用检查 在“审阅”功能区，执行“拼写和语法”设置文本格式 设置字体、字号、字形、颜色 设置字符间距和位置 上标、下标、阴文、阳文 带圈字符 加拼音字符 大小写切换 把小写的金额数写转换成中文大写数字 清除格式

5、设置段落格式 段落对齐方式 左对齐、右对齐、居中、两端对齐、分散对齐 段落缩进 首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进“增加缩进量”与“减少缩进量”是指左缩进 注意标尺上的三个滑块分别代表什么 行距 段落间距 纵横混排、双行合一、合并字符、调整宽度、文字缩放 首字下沉 显示隐藏段落标记页面设置 设置页边距 上、下、左、右边距 应用于整篇文档 应用于所选文字 设置纸张大小 设置纸张方向 设置页面颜色和背景 页面边框 水印（用于机密、紧急等状况）美化文档外观（图文混排美化文档外观（图文混排）在文档中使用文本框 目的：为了在一页中放置多个文字块内容，以使文字按照不同的方式排布 插入内置文本框 以绘制的形

6、式插入文本框 绘制坚排文本框 去除文本框的边框线 移动、调整文本框在文档中插入表格插入表格 即时预览“插入表格”对话框 手动绘制 快速表格选中行、列、单元格表格布局、行列的操作、隐藏边框线合并或拆分单元格斜线表头简单的计算功能（Left、Right、Above、Below）设置标题跨页重复文本表格间的相互转换删除行、列或表格插入图片 插入本地图片 插入剪贴画 插入形状 设置图片的自动换行（即文字环绕方式）嵌入（在文字层中）、浮动（在图形层中）设置图片在页面上的位置（与段落关联起来）对象随文字移动：使段落始终保持与图片显示在同一页面上 锁定标记：设置锁定图片在页面上的当前位置 允许重叠：允许图形

7、对象相互重叠 表格单元格中的版式：允许使用表格在页面上按排图片的位置 设置图片的艺术效果 截取屏幕图片“插入”下的“屏幕截图”PrintScreen键和Alt+PrintScreen 删除图片背景与裁剪图片 使用绘图画布可以包含多个图片或形状，成为一组，方便移动 插入艺术字其它 插入SmartArt 添加形状 利用文本空格添加形状 移动形状位置 设置SmartArt的样式 使用主题 插入文档封面 保存文档 打印文档例题：制作个人简历长文档的编辑与管理长文档的编辑与管理定义并使用样式 样式：指一组已经命名的字符和段落的样式 应用样式 在文档用应用已有样式（“开始”功能区）打开“样式”任务窗格（使

8、用预览方式显示样式）更改样式集 定义样式 选择带有格式的文本或段落 保存为新样式，并为新样式命名 进一步定义样式，如样式基准和后续段落样式 删除样式 复制并管理样式文档分页与分节 目的：有效划分文档内容的布局，防止修改文档里的时候重复排版 插入分页符（Ctrl+Enter）在“插入”功能区或用“页面布局”下的“分隔符”分页符前后页面的设置属性及参数均保持一致 插入分节符 使用“页面布局”下的“分隔符”插入 分节符可以将文档内容划分为不同的页面，并针对不同的节进行页面设置操作 类型：下一页、连续、偶数页、奇数页 使分节符可见：使用草稿|大纲视图，或显示标记文档内容的分栏处理 使用分栏 设置栏数

9、设置宽度和栏间距 设置宽度相等 设置分隔线 设置分栏的作用范围 取消分栏 将选中分本改回为“一栏”插入分栏符（Ctrl+Shift+Enter）从指定位置断开到下一栏 注：对部分文本使用分栏会自动插入分节符使用制表位（在段落对话框中）设置页眉与页脚 设置页眉 插入页眉（在“插入”功能区）在页眉中输入文本或插入图形 去除页眉底端的横线（边框线）页脚 在页脚插入页码 创建首页不同的页眉页脚 创建奇偶页不同的页眉页脚 为文档各节创建不同的页眉或页脚 删除页眉页脚使用项目符号 手动创建项目符号 输入“*”号后，再按空格/Tab键，即可应用 回车后会自动插入下一个项目符号 完成列表，可按两次“Enter

10、”键或删除最后一个项目符号 为原有文本添加项目符号 选择文本 使用“开始”功能功的项目符号 更改项目符号 定义新的项目符号 使用下一级项目符号（使用Tab键或增加缩进量）使用编号列表 目的：增强文本的层次感和逻辑性 一般输入数字编号以后，下一个段落就会自动使用编号 快速为所选文本添加编号 使用“开始”功能区的“编号”按钮 设置编号样式 使用多级编号 设置编号文本的缩进 使用编号功能实现为表格中的一行或一列自动添加编号在文档中添加引用内容 插入脚注和尾注 用途：显示文档中引用资料的来源，输入说明性或补充性的信息 脚注：在当前页底部或指定文字下方 尾注：在文档结尾或指定节的结尾 插入题注：用途：为

11、文档中的表格、图片等添加编号标签 是连续的编号 更新题注 标记并创建索引 用途：用于列出一篇文档中讨论的术语和主题 标记索引项 索引项：用于标记索引中的特定文字的域代码 在“引用”功能区使用“标记索引项”创建次索引项：对索引对象的更深一层限制 第三级索引项：在次索引项后输入冒号(:)，然后再输入三级索引的文本 创建对另一个索引项的交叉引用 标记全部 创建索引 选择排序方式创建文档目录 插入手动目录 使用内置样式创建目录 使用WORD自带的标题1标题8做为章节标题时用 使用自定义样式创建目录“引用”“目录”“插入目录”点击“选项”按钮，打开“目录选项”对话框 在“有效样式”中找到应用于标题的样式

12、，然后在“目录级别”中输入19的目录级别 完成目录的插入 更新目录 通过目录链接到指定位置 只更新页码 更新整个目录文档的修订与共享文档的修订与共享审阅与修订文档 修订文档 切换到修订状态（“审阅”-“修订”）每个用户对文档的增删改操作都会被记录下来 每个用户的修订信息会以不同颜色加以区分 在“审阅”-“修订”-“修订”选项中设置自己的修订习惯 为文档添加批注 不在原文上修改，是在文档页面的空白处添加注释信息 可按“审阅者”筛选查看批注 审阅修订和批注 拒绝/接受修订 审阅窗格审阅其它 快速比较文档 对于审阅完的文档和原文档之间进行精确比较 合并可以将多个用户的修订组合到一个文件中 删除文档中

13、的个人信息“文件”-“信息”-“检查问题”-“检查文档”标记文档的最终状态“文件”-“保护文档”-“标记为最终状态”文件被设置为只读，并禁用相关的内容编辑命令。构建并使用文档部件 目的：对某一段指定的文档内容（文本、图片、表格等）封装起来，对其重复使用 选中内容“插入”-“文档部件”-“将所选内容保存到文档部件库”“新建构建基块”-设置名称等属性 在其它文档中的“插入”功能区相应类型中找到新建部件并插入 与其它人共享文档 通过电子邮件共享文档（“文件”-“保存并发送”）转换成PDF文档格式使用邮件合并技术批量处理文档使用邮件合并技术批量处理文档什么是邮件合并 邮件合并：可以将一个主文档与一个数

14、据源结合起来，最终生成一系列输出文档 创建主文档 信函等文件的主体，包含基本文件内容，以及要发生变化的文本（用域来表示）选择数据源 数据源是一个数据列表 Office地址列表 Word数据源：只包含一个表格的文档，表格第1行必须是列标题 Excel工作表 Microsoft Outlook联系人列表 Access数据库 HTML文件 邮件合并的最终文档实例：使用邮件合并技术制作邀请函利用“邮件合并向导”制作1.打开“说明会邀请函.docx”文档2.“邮件”-“开始邮件合并”，打开向导对话框3.选择文档类型为“信函”4.选择开始文档为“使用当前文档”5.选择收件人处“使用现有列表”并“浏览”打开

15、“客户通讯录.xlsx”文档6.选择需要合并的收件人信息7.将收件人信息添加到信函的合适位置8.在“编写和插入域”单击“规则”“如果那么否则”命令，设置性别为男输入“先生”，否则输入“女士”9.下一步选择“编辑单个信函”10.“合并到新文档”选择“全部”确定即可。实例：使用邮件合并技术制作信封“邮件”-“中文信封”选择信封样式 选择“基于地址簿文件，生成批量信封”选择地址簿，找到“客户通讯录”文件分别选择匹配收集人信息 输入寄信人信息 单击“完成”生成批量信封WORD其它 插入公式 插入内置常用公式 插入公式 插入对象 插入视频 插入Excel工作表（并保持数据与原文件一致）插入位图图象 插入引文“引用”功能区，自动生成书目 WORD的视图