外贸英语函电unitone课件.ppt

1、外贸英语函电 黄冬娇黄冬娇How to learn this course 1.学习、模仿样式学习、模仿样式尽管当今外贸函电的格式和语言趋于简单尽管当今外贸函电的格式和语言趋于简单化、口语化化、口语化,但人们在撰写信函时但人们在撰写信函时,仍袭用着仍袭用着一定的格式。一定的格式。因此，首先得学习商业信函的格式因此，首先得学习商业信函的格式,弄清各弄清各部分在信中的位置和书写方法部分在信中的位置和书写方法,然在撰写信然在撰写信函时函时,可以直接模仿或套用自己喜欢的一种可以直接模仿或套用自己喜欢的一种格式。格式。在商务信函中在商务信函中,很多的习惯用语和表达方式很多的习惯用语和表达方式有很大的借鉴

2、价值有很大的借鉴价值,特别是开头用语和结束特别是开头用语和结束用语用语,值得学生学习和仿效。值得学生学习和仿效。比如请对方早日答复的常用结束语有比如请对方早日答复的常用结束语有:We hope to hear from you soon.We look forward to hearing from you.Your prompt reply is eagerly awaited.We should appreciate your early reply.We look forward to your early reply.Please let us have your reply at o

3、nce.2.归纳、诵记句式归纳、诵记句式由于外贸信函有其独特的语言特征和词汇由于外贸信函有其独特的语言特征和词汇特征特征,因此在学习外贸函电时因此在学习外贸函电时,可以归纳、总可以归纳、总结所学过的常用词汇、短语和句型进行分结所学过的常用词汇、短语和句型进行分门别类门别类,然后花些时间背诵、记忆所归纳和然后花些时间背诵、记忆所归纳和总结的内容。总结的内容。(1)我们经营电器。我们经营电器。We handle electric goods.We deal(trade)in electric goods.We are in the business(trade,line)of electric g

4、oods.意义大同小异的句型还有意义大同小异的句型还有:We specialize in electric goods.We exclusively deal in electric goods.Electric goods fall(lie)within the scope of our business activities.(2)Please(请放心请放心)a.我们会把一切准备好。我们会把一切准备好。(that we will get everything ready)b.我们将装运无误。我们将装运无误。(that we will effect shipment without dela

5、y)c.我们会密切合作。我们会密切合作。(that we will closely cooperate with you)d.我们的产品能在你处打开销路。我们的产品能在你处打开销路。(that our products will find a good market at your end)3.操练、撰写形式操练、撰写形式在具备了一定的外贸英语词汇量在具备了一定的外贸英语词汇量,掌握了必掌握了必要的外贸句型要的外贸句型,了解了外贸实务的各个环节了解了外贸实务的各个环节之后之后,要练习如何撰写各种信函的形式。在要练习如何撰写各种信函的形式。在操练过程中操练过程中,不仿由浅入深地分三步实施不仿由浅

6、入深地分三步实施:1)从英汉互译入手从英汉互译入手,先句子先句子,再段落再段落,到全文。到全文。外贸函电外贸函电综合了英语的基础知识和涉综合了英语的基础知识和涉外商务的相关知识外商务的相关知识,是一门系统性、模仿性、是一门系统性、模仿性、实践性和操作性都很强的课程。只有通过实践性和操作性都很强的课程。只有通过系统地学习、不断地操练、模仿和实践系统地学习、不断地操练、模仿和实践,才才能巩固所学的知识能巩固所学的知识,最终达到能够正确翻译最终达到能够正确翻译并能拟写相关的外贸信函。并能拟写相关的外贸信函。推荐书目和网站推荐书目和网站 一、有用网站：一、有用网站：1，英语学习，英语学习 1）听力特快

7、）听力特快 http:/ http:/ 1）剑桥国际英语词典）剑桥国际英语词典 http:/dictionary.cambridge.org/2）韦氏词典）韦氏词典 http:/www.merriam- 外贸精英网外贸精英网 http:/ 1，国际商务英语函电国际商务英语函电，王碂，西安交，王碂，西安交通大学出版社。通大学出版社。2，外贸英语函电外贸英语函电，易露霞，陈原，清，易露霞，陈原，清华大学出版社。华大学出版社。一、一、商务函电的写作原则商务函电的写作原则 7”C”原则原则 1.谦恭谦恭 Courtesy 撰写商务函电时的恭谦不仅仅意味着礼貌，同撰写商务函电时的恭谦不仅仅意味着礼貌，同

8、时应真挚，机敏，缜密，注重时常表达对阅信时应真挚，机敏，缜密，注重时常表达对阅信者的欣赏与感激。者的欣赏与感激。sincere,tactful and appreciative e.g.You are requested to send me a price list for your T-shirts.Would you please send me a price list for your T-shirts?Chapter 1 Introduction Polite We have received your letter of Oct.7 with many thanks,and we

9、 take the pleasure of sending you our latest catalog.We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.2.体谅体谅Consideration 体谅的重点在于要注重多站在对方立场上考体谅的重点在于要注重多站在对方立场上考虑问题。虑问题。“We”-attitude e.g.We allow 2 percent discount for cash payment.“U”-attitude You can get 2 percent discount

10、 when you pay cash.3.完整完整 Completeness 一封商务函电应包括所有必要的信息。诸一封商务函电应包括所有必要的信息。诸如收信人、寄信人，写信的目的、时间、如收信人、寄信人，写信的目的、时间、地点。地点。All necessary information(who,what,when,where,how),and complete structure。4.清晰清晰Clarity 写信者应尽量清晰地表达自己的意思。写信者应尽量清晰地表达自己的意思。Mr.White yesterday called our agent David saying that the mis

11、take was“his”.As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco,we have bimonthly direct services.The word“bimonthly”has two meanings:twice a month,or once two months.The reader will feel puzzled about the meaning.)5.简要简要 Conciseness 简要和清楚经常是相辅而成的。摒弃简要和清楚经常是相辅而成的。摒弃信中的陈词滥调可使信更清楚更简要。信中的陈词滥调可使

12、信更清楚更简要。Avoid“wordiness”and“clich”e.g We acknowledge the receipt of a letter dated August 27 from you.Thank you for your letter of August 27.We acknowledge the receipt of your letter of August 27 with thanks.6.具体Concreteness 我公司专门经营中国纺织品出口业务。我公司专门经营中国纺织品出口业务。We specialize in the export of textiles?7

13、.正确正确 Correctness 正确意味着适当的语言、准确的语法、正确意味着适当的语言、准确的语法、真实的信息和精确可靠的数据。真实的信息和精确可靠的数据。Appropriate and grammatically correct language,factual information and accurate figures(such as specifications,quantity,price and unit,etc.)二、商务信函的构成与格式二、商务信函的构成与格式Form and Structure of Business Letters1.商务信函的构成（如下图）商务信函

14、的构成（如下图）BEIJING LIGHT INDUSTRIAL PRODUCTS IMP.&EXP.CORPORATION Tel:（010）66668888 E-mail: Your Ref:038/te Our Ref:QYT/zcs April 9,2006 P&H Company 8000 Lincoln Drive New York,NY 1122 U.S.A Attention:Import Dept.Dear Sirs,Subject:Leather Jackets 信头信头编号编号日期日期封内行名和封内行名和地址地址请某人注意称呼事由We thank you for your

15、 letter of March 28.As requested,we are sending you herewith a copy of our latest price-list for your reference.Please note that all prices are understood to be subject to our final confirmation.We look forward to your specific enquiry.Yours faithfully,Z.G.Wang Manager ZGW/bk Encl.:as stated CC:our

16、Branch Offices P.S.Your letter of April 2 has just arrived.We will look into the matter and reply to you soon.正正文文表示敬意的结尾表示敬意的结尾署名署名职务职务认认人记号人记号附件附件抄送抄送附言附言 1）信头）信头Letterhead 几乎每一家商业公司都用带信头的信纸来写信。几乎每一家商业公司都用带信头的信纸来写信。信头往往是商务信函中最显著的要素，位于信纸信头往往是商务信函中最显著的要素，位于信纸的最上端。它标明信是从何处来的。的最上端。它标明信是从何处来的。信头一般包括公司的

17、名称、地址、电话、传真、信头一般包括公司的名称、地址、电话、传真、因特网和电子信箱地址的等。因特网和电子信箱地址的等。2）编号和日期）编号和日期Reference and date 企业每天都要处理很多信件，因此，有必要根据企业每天都要处理很多信件，因此，有必要根据交易的内容、办事人或时间等来分类，以便于对交易的内容、办事人或时间等来分类，以便于对商务信函存档管理。商务信函存档管理。组成部分分项示例1.China National Cereals,Oils&Foodstuffs Imp&Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005,ChinaTele

18、phone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail: Our Ref.Your Ref.2.Date:15th November,20-信头时间 3）日期Date（1）按日月年排列。如 12th October,2001或 12 October 2001（英国英语）（2）按月日年排列 （美国英语）这时要注意:月份和日期之间不要用标点点开,年份之前,必须用逗号点开。如：January24,2004 日期写法注意事项日期写法注意事项 月份最好用文字，如：月份最好用文字，如：1.2nd May,20-2.2 May,20-3.September 21st,2

19、0-4.September 21,20-5.25 Aug.20-6.Oct.10,20-避免月份用数字，如避免月份用数字，如11/12/20-注意标点符号日日 期期位置：位置：美式：在信头和收信人名称地址之间美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右均可以齐头，也可以靠右写法：写法：美式：月美式：月-日日-年年英式：日英式：日-月月-年年美式日期举例美式日期举例信头日期收信人名称地址英式日期举例信头收信人地址日期称呼 4）封内地址）封内地址 Inside Address 封内地址详细指明了信件的目的地。因为封内地址详细指

20、明了信件的目的地。因为信封一般不予保留，所以封内需写地址。信封一般不予保留，所以封内需写地址。它通常放在日期下面，与左界边对齐。它通常放在日期下面，与左界边对齐。名称、地址名称、地址A UK address:Air Environmental MechanicalEquipment Limited2076 West Main StreetDevon,EX14 0RAU.K.公司名称门牌号街道城市邮编(在国家之前)国家中文名称、地址举例中文名称、地址举例广东工贸职业学院广东工贸职业学院中国广东省广州市广州大道北963号单位名称地址由大到小中国地址名称用英文写中国地址名称用英文写Sinochem

21、Jiangsu Import and Export CorporationJiangsu International Business Mansion,50 Zhonghua Road,Nanjing210001,P.R.China 单位名称大楼名称门牌号街道城市邮编(在国家之前）国家 中国北京广安门南街中国北京广安门南街12号号 中国北方工业公司中国北方工业公司 邮编：邮编：100053 5）注意事项）注意事项 Attention Line 通常，当封内地址不包括收件人的姓名时，通常，当封内地址不包括收件人的姓名时，可使用注意事项来标明具体的收件人。可使用注意事项来标明具体的收件人。具体收信

22、人具体收信人 位置：位置：1.收信人名称地址之下收信人名称地址之下 2.齐头式靠左，缩格式居中齐头式靠左，缩格式居中 表示的是承办本信件的具体个人或部门表示的是承办本信件的具体个人或部门 1.Attention:Mr.H.A.Donnan,Export Manager 2.Attention of Mr.Cave 3.To the attention of Mr.Liu Ming 4.ATTN:Mr.IversonBEIJING LIGHT INDUSTRIAL PRODUCTS IMP.&EXP.CORPORATION Tel:（010）66668888 E-mail: Your Ref:0

23、38/te Our Ref:QYT/zcs April 9,2006 P&H Company 8000 Lincoln Drive New York,NY 1122 U.S.A Attention:Import Dept.Dear Sirs,Subject:Leather Jackets 信头信头编号编号日期日期封内行名和封内行名和地址地址请某人注意称呼事由 6）称呼）称呼Salutation 称呼是对收件人打招呼。称呼是对收件人打招呼。称称 呼呼 位置：位置：必须齐头必须齐头 正规场合下常用：正规场合下常用：对男士：对男士：Dear Sir,或或Dear Sirs,或或Gentlemen:对

24、女士：对女士：Dear Madam,或或Dear Mesdames,建议使用：建议使用：Dear Mr.Johnson,或或 Dear Jack,词首字母全大写，词首字母全大写，用逗号或不用标用逗号或不用标点符号点符号GentlemenGentlemen后用冒号后用冒号7.事事 由由 位置：位置：1.称呼和正文之间称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中齐头式靠左，缩格式居中 表示的是该信函的主题表示的是该信函的主题 1.Re:Your Order No.463 2.Subject:SHEEP WOOL 3.Contract No.89048.信文信文 Body of a Letter 信的

25、正文是每封信中最重要的部分。信的正文是每封信中最重要的部分。1）正文的格式：）正文的格式：一般段与段之间空一行。一般段与段之间空一行。如果信文过长，不要将签名硬挤在信件尾如果信文过长，不要将签名硬挤在信件尾处。最好再使用一张纸，并在第二张纸上处。最好再使用一张纸，并在第二张纸上打印至少一段文字，而不仅仅是签名打印至少一段文字，而不仅仅是签名。2）正文的内容：）正文的内容：应遵循三段式结构，即开应遵循三段式结构，即开头、中间部分、结尾。头、中间部分、结尾。9.信尾敬语信尾敬语 位置：位置：齐头式靠左对齐，缩格式偏右齐头式靠左对齐，缩格式偏右 正规场合下常用：正规场合下常用：1.Yours fai

26、thfully,2.Yours truly,3.Faithfully yours,4.Truly yours,建议使用：建议使用：Yours sincerely,或或 Sincerely yours第二个单词小写，第二个单词小写，结尾用逗号或不结尾用逗号或不用标点符号用标点符号称呼与结尾敬语的对应关系称呼与结尾敬语的对应关系Salutation Close Occasion Dear Sir(s)Dear Sir or Madam(Mmes)Yours faithfully Faithfully yours Standard and formal closure Gentlemen Ladie

27、s/Gentlemen Yours(very)truly Very truly yours Used by Americans Dear Mr.Malone Yours sincerely/Sincerely Best wishes(U.K.)Best regards/Regards(U.S.)Less formal and between persons known to each other 建议使用10。落款。落款结尾敬语手写签名打印签名职务 公司名称11。附件。附件 位置：位置：落款之下，左对齐落款之下，左对齐 说明该信件有附件说明该信件有附件 1.Enclosure 2.Enc.3.

28、Encl.As Stated 4.Enclosure:Brochure12。抄送。抄送 位置：位置：附件之下，左对齐附件之下，左对齐 表示该信件同时抄送给他人表示该信件同时抄送给他人 1 明 抄：明 抄：c c M a r k e t i n g Department 2.暗抄：暗抄：bcc Mr.Simpson Carbon copy,Carbon copy,收信人知道收信人知道被抄送被抄送Blind carbon copy,Blind carbon copy,收信人不知道被抄收信人不知道被抄送，只出现在发给送，只出现在发给被抄送人的信件里被抄送人的信件里 13）附言）附言 在商务信件中，附

29、言通常用于作为强调某在商务信件中，附言通常用于作为强调某件事的一种手法，一般以件事的一种手法，一般以P.S.开头。开头。We thank you for your letter of March 28.As requested,we are sending you herewith a copy of our latest price-list for your reference.Please note that all prices are understood to be subject to our final confirmation.We look forward to your

30、specific enquiry.Yours faithfully,Z.G.Wang Manager ZGW/bk Encl.:as stated CC:our Branch Offices P.S.Your letter of April 2 has just arrived.We will look into the matter and reply to you soon.正正文文表示敬意的结尾表示敬意的结尾署名署名职务职务认认人记号人记号附件附件抄送抄送附言附言Parts of a Business Letter 信件组成部分信件组成部分Essential Parts 必要部分必要部分

31、1.The letterhead 信头信头2.The date line 日期日期3.The inside name and address 收信人名收信人名称地址称地址4.The salutation 称呼称呼5.The body of the letter 信文信文6.The complimentary close 结尾敬语结尾敬语7.The signature 落款落款Optional Parts 附加部分附加部分8.The attention line 具体收信人具体收信人9.The subject line 事由事由10.The reference notation 案号案号11.T

32、he enclosure 附件附件12.The carbon copy notation 抄送抄送13.The postscript 附言附言二、商务信函的构成与格式二、商务信函的构成与格式Form and Structure of Business Letters 2.商务信函的格式：商务信函的格式：全齐头式全齐头式Full Block Form 缩进式缩进式Indented Style 混合式混合式Modified Block Form 1)全齐头式全齐头式Full Block Form 在全齐头式中，每行都从左边顶格开始。在全齐头式中，每行都从左边顶格开始。这一格式简单易于打字，是商业信

33、函中最这一格式简单易于打字，是商业信函中最常用的格式。常用的格式。Marketing Department Huaqiang Company 200 Beijing Road，Changchun,Jilin,130001，China Sept.12,2006 Prof.Thompson Harvard University Boston,MA 02163 U.S.A.Dear Professor Thompson,To celebrate the fiftieth anniversary of the founding of our company,we request the honor o

34、f your presence at a reception which is to be held at Dayu Hotel,Changchun on September 30 from 7 p.m.to 9 in the evening.We would be glad if you could come.Yours faithfully,Mike Tang 2）缩进式）缩进式Indented Style 信头、信内地址的每行文字均比上行向右信头、信内地址的每行文字均比上行向右缩进一、两个字母，正文每段的首行向右缩进一、两个字母，正文每段的首行向右缩进缩进4个字母。个字母。Harvard

35、 University Boston,MA 02163,U.S.A.Sept.20,2006 Mr.Mike Tang Marketing Department Huaqiang Company 200 Beijing Road Changchun,Jilin 130001 China Dear Mr.Tang,Thank you very much for your invitation to join the fiftieth anniversary of the founding of your company at Dayu Hotel,Changchun on September 3

36、0.I will be happy to be there at 6:50 p.m.to take part in the reception,and look forward to it with pleasure.Yours faithfully,Thompson 3）混合式）混合式 混合式也称半齐头式，使用这种格式时，只是混合式也称半齐头式，使用这种格式时，只是日期、问候性的结尾及签名写在纸张的右方，日期、问候性的结尾及签名写在纸张的右方，其他所有都从左边顶格写。其他所有都从左边顶格写。518 Main Street Rochester,NY 14612 U.S.A.July 8,200

37、6 Mr.Galen Smith ABC Company 5688 Sussex St.Buffalo,NY 14384 U.S.A.Dear Mr.Smith,We enclose details of our inquiry for fur coats to be delivered before the end of August.Will you please give us your prices for the quantity named?Yours faithfully,Mark Johnson 14.信封格式 信封格式不一信封格式不一,根据收信人名称地址根据收信人名称地址的写

38、法通常分两种格式：的写法通常分两种格式：缩进格式缩进格式：收信人名称地址逐行右缩：收信人名称地址逐行右缩 齐头式齐头式：收信人名称地址左端对齐：收信人名称地址左端对齐缩格式举例写信人名称地址收信人名称收信人名称地址：地址：逐行右逐行右缩缩齐头式举例CHINA NATIONAL CEREALS,OILS AND FOODSTUFFS IMP&EXP CORP.11th Floor,Jingxin Bldg.2A Dong San Huan Beilu stamp Beijing,Peoples Republic of China EL MAR PACKING COMPANY 12 MAIN ST

39、REET,FRESNO CALIFORNia,USA Confidential Par Avion 写信人名称地址收信人名称地收信人名称地址：左端对址：左端对齐齐三、传真Facsimiles 1.传真的特点传真的特点 传真是一种方便、快捷的通讯方式，运用广泛。传真是一种方便、快捷的通讯方式，运用广泛。它具有使用简单方便、传送内容丰富和价格便宜它具有使用简单方便、传送内容丰富和价格便宜等特点。等特点。三、传真三、传真 FacsimilesSmith Bros.co.Ltd 120 Estover Road,Playmouth,UK Tel:5482203 Fax:5482673 Date:May

40、 20,2004FAXTo:Shanghai Jinxi Imp.&Exp.CorpATTN:Wu Ying,Manager 收件人收件人Fax NO:0086-21-54206786FM:Bert Wallegie FAX NO;5482637 传件人传件人 Dear Miss Sun，Many thanks for your offer of September 12 for 3000 TV sets.We regret being unable to entertain your offer as quick deliveries from Korea are much favorabl

41、y priced.We will work harder to secure orders if you assist us with lower prices.Yours faithfully,Susan Lewis四、电子邮件四、电子邮件 Emails 电子邮件的书写电子邮件的书写 电子邮件的正文与一般书信写作要求一致。电子邮件的正文与一般书信写作要求一致。但发送电子邮件时，还需填入以下信息：但发送电子邮件时，还需填入以下信息：1、收信人：、收信人：这部分应填写收信人的这部分应填写收信人的Email地址。地址。2、抄送这里可以填入需要收取副本的其他、抄送这里可以填入需要收取副本的其他人的人的Email地址，这样电子邮件能同时传送地址，这样电子邮件能同时传送到不同的到不同的Email地址。地址。3、主题：应按邮件的主要内容填写。、主题：应按邮件的主要内容填写。