第一章电子文件概述参考模板范本.ppt

1、第一章第一章 电子文件概述电子文件概述第一节第一节 电子文件的概念和种类电子文件的概念和种类 一、电子文件的来源一、电子文件的来源（一）办公自动化（OA）过程中产生的电子文件（二）计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）过程中产生的电子文件（三）模数转换过程中产生的电子文件 扫描仪、数码相机（四）电子商务（E-business）过程中产生的电子文件（五）收发电子邮件（E-mail）过程中产生的电子文件二、电子文件的定义二、电子文件的定义（一）（一）“电子文件电子文件”名称的出现名称的出现（二）电子文件定义的各种表述（二）电子文件定义的各种表述（三）对电子文件概念内涵的理解（三）对电子

2、文件概念内涵的理解第一节第一节 电子文件的概念和种类电子文件的概念和种类 三、电子文件的种类三、电子文件的种类（一）按电子文件的信息存在形式分类，可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件等。（二）按电子文件的组成方式分类，可分为简单文件、复合文件、复杂文件。除了上面两种主要分类方法外，我们尚可根据文件的功能，将电子文件分成主文件和支持性、辅助性、工具性文件根据文件的生成方式，将电子文件分成直接生成的原始文件和传统文件经模数转化而成的电子文件；根据文件的属性，将电子文件分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件、压缩文件等；根据存储载体，将电子文件分为磁盘文件、

3、磁带文件、光盘文件等。第一节第一节 电子文件的概念和种类电子文件的概念和种类 第二节第二节 电子文件的基本特点和作用电子文件的基本特点和作用 一、电子文件的基本特点一、电子文件的基本特点（一）中外对电子文件特点的研究概述（一）中外对电子文件特点的研究概述 美国教授David MLevy:Stable（稳定）、Permanent（永久）、Static（静态）、Inactive（不积极）、Fixed或Rigid（固定、严格）等词语来描述纸质文件；而用Unstable（不稳定）、Impermanent（非永久性的）、Dynamic（动态）、Active或Interactive（积极、交互式）、Flu

4、id或Transformable（流动的、能改变）等描述电子文件。我国档案界最早对电子文件特点加以分析的是中国人民大学冯惠玲教授（二）电子文件的特点（二）电子文件的特点 1、信息的非人工识读性 2、系统的依赖性3、信息与特定记录载体之间的可分离性4、信息的可变性 5、信息存储的高密度性6、多种媒体信息的集成性7、信息的可操作性第二节第二节 电子文件的基本特点和作用电子文件的基本特点和作用（三）对电子文件特点的评议（三）对电子文件特点的评议1、上述电子文件的特点，其理论与实践意义都是重大的。2、在现有对电子文件特点的研究上，仍有不少值得商榷之处。如关于电子文件的“虚拟性”和信息与载体的可分离性，

5、是引起人们广泛争议的两个问题。第二节第二节 电子文件的基本特点和作用电子文件的基本特点和作用 二、电子文件的作用二、电子文件的作用（一）使用电子文件可以改变办公方式和提高办公效率（二）电子文件的产生，意味着信息处理走向自动化，并有利于文档一体化的实现（三）电子文件能够进行网络化传输，充分发挥信息资源共享的优势（四）电子文件能集成多元化信息（五）电子文件有利于组建国家综合信息系统第二节第二节 电子文件的基本特点和作用电子文件的基本特点和作用 第三节第三节 电子文件的原始性与法律证据效力电子文件的原始性与法律证据效力一、电子文件的原始性（一）传统文件的原始性（二）电子文件原始性认定的困难u电子文件

6、易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。u电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难以实现。u电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地“迁移”，以适应新的“生存环境”。u电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。（三）重新界定“原始性”（四）国外对电子文件原始性（或原件）问题的确认方法u 对“原件”的扩大解释。u 功能等同法。u 置换“原件”法。第三节第三节 电子文件的原始性与法律证据效力电子文件的原始性与法律证据效力u电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。u目前电子文件的签署技

7、术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。二、电子文件的法律证据效力二、电子文件的法律证据效力（一）电子文件法律证据效力的含义（二）电子文件作为法律证据的可采纳性所谓证据的可采纳性（Admissibility）是指证据资料在法律上允许其作为证据的资格。（三）电子文件作为法律证据的证明力 证明力是证据对查明事实所具有的效力。（四）电子文件的法律证据地位1、书证说。2、视听资料说。3、独立证据说。4、传统证据的演变说。第三节第三节 电子文件的原始性与法律证据效力电子文件的原始性与法律证据效力第四节第四节 电子文件的形成规律和生命

8、周期电子文件的形成规律和生命周期一、电子文件的形成规律电子文件的形成规律是指电子文件从制作到生成的过程中所表现出来的种种内在规律性。1、电子文件的形成与业务活动的开展同步进行 2、电子文件的形成依赖于系统3、电子文件信息形成与存储分散化4、数据类型与文件格式多样化5、电子文件信息的生成动态性二、电子文件的生命周期文件生命周期理论文件生命周期理论的基本内容可以概括为三个方面：文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；这一过程依据文件价值形态的变化可以划分为若干阶段；文件在每一阶段因其特定的价值形态与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一定对应关系。（一）国际档案理事会对电子文件生命周期阶段

9、的划分国际档案理事会电子文件委员会提出“电子文件生命周期”（The Life Cycle of Electronic Records）概念，并将其划分为三个阶段：概念阶段（Concept Stage）、产生阶段（Creation Stage）、维护阶段（Maintenance Stage）。第四节第四节 电子文件的形成规律和生命周期电子文件的形成规律和生命周期（二）何嘉荪对电子文件运动阶段的阐释第一阶段：文件的孕育形成阶段。第二阶段：文件的现实使用阶段，即现行阶段。第三阶段：文件的暂时保存阶段。第四阶段：文件的保存阶段或历史阶段。（三）佛兰克厄普沃德的“循环周期论”澳大利亚档案学者佛兰克厄普沃

10、德(Frank Upward)等从另一角度对电子文件生命周期理论进行了描述：“往复运动于生成到处置的连续体中的一个过程。”第四节第四节 电子文件的形成规律和生命周期电子文件的形成规律和生命周期三、文件连续体理论三、文件连续体理论20世纪80年代由澳大利亚档案学者伊恩麦克莱恩和佛兰克厄普沃德在吸收借鉴著名社会学家吉登斯的结构化理论的基础上，融合传统档案学理论而提出的一种新型文件管理理论或概念模型。文件连续体是指“从文件形成（包括形成前文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中采用连贯一致的管理方式”。图示略第四节第四节 电子文件的形成规律和生命周期电子文件的形成规律和生命周期第一

11、围：电子系统中的前传递系统，即指文件的生成，这时会形成相应的活动轨迹。第二围：电子系统中的后传递系统，包括传统的登记功能，文件的接收和分发过程中形成的附加数据，文件的保存（包括文件处置活动过程中形成的数据）。在这一阶段，轨迹被捕捉并整合成为档案。第三围：用来建立、回忆和传播机构记忆的系统（将文件组织起来作为记忆）。第四围：用来建立、回忆和传播集体记忆的系统（社会、文化或历史的）。四条坐标轴的含义如下：四条坐标轴的含义如下：文件保管轴：该轴表示用来存储人类活动中形成的记录信息的工具，轴上的坐标分别为：文件、档案、全宗和档案组合。凭证轴：该轴是由行动轨迹、档案所提供的凭证以及它们在机构和集体记忆中

12、所处的地位所组成。业务活动轴：该轴上的四个坐标分别是行为、活动、功能和目的。实体轴：包括行为者、与行为者有关联的工作单元、工作单元所属的机构和社会认可的制度。第四节第四节 电子文件的形成规律和生命周期电子文件的形成规律和生命周期第五节第五节 电子档案电子档案一、电子档案的名称与定义（一）“电子档案”名称的演变u电子档案与电子文件一样，最初也被称为机读档案。u20世纪80年代末之后，“电子文件”一词开始使用，出于职业习惯，人们也开始使用“电子档案”这一名称。u1996年第十三届国际档案大会上，戴维比尔曼作了题为虚拟档案（Virtual Archives）的报告，一时间“虚拟档案”一词被广为使用。

13、（二）电子档案的定义目前最明确的电子档案定义是我国1999年出版的国家标准CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求（GB/T17678.11999），其中将电子档案电子档案定义为：“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明”。（三）关于“电子档案”名称适用性的思考1、“电子档案”这一概念反映出档案所蕴含的社会价值意识。2、“电子档案”这一概念体现了档案内涵及其形态演变的连续性。3、“电子档案”这一概念满足了档案学研究的理论需要。二、虚拟档案与电子档案（文件）的虚拟性二、虚拟档案与电子档案（文件）的虚拟性（一）虚拟档案一般而言，我们把“虚拟档案”作为“电子档案”的同义词

14、或代用词，两者特性相同，但范围却不同。电子档案是指那些在计算机环境中形成与运行的并作为档案保存的电子文件；虚拟档案不仅包括电子档案，同时也包括了那些传统档案的数据化产物。因而，虚拟档案有比电子档案更为广泛的信息来源，它可以囊括各种类型的档案信息。虚拟档案与电子档案都是在电脑上运行的，因此，虚拟档案具有电子档案所具有的各种特性和功能。（二）电子档案的虚拟性三、电子文件与电子档案三、电子文件与电子档案 第五节第五节 电子档案电子档案本章结束1 1、国际档案理事会电子文件委员会（、国际档案理事会电子文件委员会（19931993年）：能够为数字电脑操作、传输和处理的文件。年）：能够为数字电脑操作、传输

15、和处理的文件。2 2、国际档案理事会、国际档案理事会电子文件管理指南电子文件管理指南（19971997年）：电子文件是通过数字计算机进行操年）：电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件。作、传递和处理的文件。3 3、国际文件管理基金会（、国际文件管理基金会（IRMTIRMT）电子文件管理导论电子文件管理导论（19991999年）：用计算机操作、传输年）：用计算机操作、传输和处理的数字文件。和处理的数字文件。4 4、美国联邦管理法规美国联邦管理法规（19921992年）：电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可年）：电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读

16、的任何一种介质上，并且符合文件的规定。以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。5 5、美国联邦文件管理术语手册美国联邦文件管理术语手册（第二版，（第二版，19931993年）：其存储形式只能由计算机处理的年）：其存储形式只能由计算机处理的文件。文件。6 6、澳大利亚、澳大利亚记录未来记录未来电子文件管理的方针和政策电子文件管理的方针和政策（19951995年）：其记载信息的形式年）：其记载信息的形式适合于用数字计算机进行检索、加工和交流的文件。适合于用数字计算机进行检索、加工和交流的文件。澳大利亚文件管理标准澳大利亚文件管理标准（19971997年）：由电子计算机交流和维护

17、的文件。年）：由电子计算机交流和维护的文件。8 8、我国国家标准、我国国家标准CADCAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/T17678.11999GB/T17678.11999）：）：能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。上传送的数字代码序列。9 9、我国档案行业标准、我国档案行业标准档案工作基本术语档案工作基本术语（DA/T12000DA/T12000）：以代码形式记录于磁带、）：以代码形式记录于磁带、磁盘、光

18、盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。电子文件定义的各种表述电子文件定义的各种表述对电子文件概念内涵的理解对电子文件概念内涵的理解 1、电子文件首先是文件，它应满足文件的所有要求。2、电子文件是以数字形式进行记录的，并可为电子计算机等设备所处理。3、电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构三要素构成的。n 内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息。内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息。n 背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。n 结构是指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电结构是指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式、以及载体、附件等方面的信息。子文件所使用的代码、格式、以及载体、附件等方面的信息。