2019年委组织部管干部档案数字化工程合同协议书范本(DOC 22页).doc

1、 编号：_委组织部管干部档案数字化工程合同甲 方：_乙 方：_签订日期：_年_月_日甲方： 地址： 联系人： 联系 ： 邮政编码： 乙方： 地址： 联系人： 联系 ： 邮政编码： 甲方委托乙方开展干部档案管理信息系统及数字资源建设项目，双方依据中华人民共和国合同法、中华人民共和国著作权法和其他相关法律法规的规定，本着平等互利的原则，经协商一致，就有关事宜达成如下协议： 一、甲乙双方权利义务一甲方权利义务1. 甲方拥有合同项下之干部档案管理信息系统V1.0的永久许可使用权。2. 干部档案管理信息系统V1.0版权归乙方所有，甲方不得以任何方式转让给第三方。3. 甲方应维护乙方的技术权益，有义务保护

2、本系统的著作版权，尊重软件知识产权，抵抗对软件的非法使用。4. 甲方根据中组部干部人事档案整理标准按照干部档案整理工作细则及中组部组通字 号等文件制定，审核验收乙方的实施成果。5. 甲方需按照所要求的质量标准验收档案数字化产品，未到达验收标准的数据退回乙方重新制作。6. 甲方需安排项目责任人，负责实施现场全流程的检查与调试工作，协调工程作业督导，全程参与本项目。二乙方权利义务1. 乙方承诺对干部档案管理信息系统V1.0拥有完全的版权，并受中华人民共和国有关法律和法规的保护，保证甲方对该系统的使用不侵犯任何第三方的合法权益。2. 乙方负责数字资源建设工作，包含档案的整理、编码、查缺、目录录入、档

3、案扫描、原始图像制作、高清图像制作、图像审核、打印、裱糊装订工作，确保产品质量符合本合同确定的各项技术质量标准。3. 乙方须严格遵守甲方的保密规定，乙方工作人员须签订保密承诺书，并严格履行保密承诺。4. 乙方将制作完成的数字资源须统一完整地保存到甲方提供的存储设备中，并按甲方的要求进行备份。5. 乙方严格执行数字资源制作管理责任制度。甲方负责从库房提取档案交给乙方整理扫描，乙方返还时要逐条检查核对无误，双方签订交接手续。6. 乙方需设定项目工作责任人，负责实施现场整个工作流程管理与协调工作，主动及时同甲方协商解决有关问题。二、验收与交付一验收标准1原始图像验收标准1) 图像的排列顺序与纸质档案

4、排序要求一致；2) 图像清晰，亮度适中，分辨率300DPI；3) 无坏死文件，无黑屏；4) 图像页码连续，无错页；5) 图像偏斜每行首尾不超过1；6) 无电脑病毒。2高清图像验收标准在原始图像质量基础上：1) 图像的排列顺序与原始图像排序要求一致；2) 图像去掉污斑、黑点、黑边，肉眼观看能到达清晰、平直、干净；3) 图像同原始图像相比不能过浓或过淡，字迹清晰。3目录数据库验收标准1) 目录数据与图像数据一一对应；2) 无错别字。4纸质档案整理工作验收标准1) 目录与材料一一对应；2) 不少页、不多页；3) 分类准确；4) 材料名称、材料形成时间、页数和备注等栏目填写准确。5系统验收标准干部档案

5、管理信息系统功能须符合本附件一费用明细表所述系统功能，并在安装和调试后正常运行。二验收计划1数字资源建设验收计划1) 乙方完成50卷干部档案整理及数字化工作后提交甲方验收，经甲方验收合格签字确认后乙方即按照此50卷的标准整理及数字化制作剩余档案。2) 乙方每完成1000卷档案整理及数字化工作后，提交甲方验收一次。待所有档案整理及数字化制作工作完毕后，乙方提交项目阶段工作验收单数字资源建设部分与甲方验收。2系统建设验收计划1) 初验：由甲方负责组织相关专家依据本合同附件一费用明细表所述系统功能对系统进行初验。验收合格后，乙方负责将数字资源数据导入至系统进行系统试运行。对于验收中发现的系统存在的不

6、符合合同约定之问题，乙方负责修改完善，然后由甲方再次对系统功能进行验收。2) 试运行：本系统自初验通过之日起试运行 个月。3) 终验：系统试运行期满且合格后，由甲方负责组织相关专家对系统进行验收，甲乙双方依据本合同附件一费用明细表所述系统功能对系统进行终验。假设终验合格，双方签署项目阶段工作验收单系统建设部分。假设初次终验无法通过，乙方可在进行改良后要求再次终验。3硬件设备验收计划1) 收货后，甲方应及时对乙方交付设备的规格、型号、数量等进行检验并在收货后 个工作日内将签字确认后的硬件设备验收单见附件5 至乙方。如发现有与合同约定不符或设备有损坏、短缺情况，甲方应在收货后 个工作日内在收货确认

7、单上注明并 至乙方，乙方负责在 个工作日内更换、补充。2) 甲方收货后，如无异议，在硬件设备验收单上签字后，视为硬件设备验收合格。逾期不验收的则视为乙方交付的设备合格。4验收计划根据工作量，分批次验收。 三、安全保密1. 双方应遵守国家法律法规，保守国家秘密、工作秘密和商业秘密。2. 国家秘密是指关系国家的安全利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知情的事项；工作秘密是指国家工作部门或工作人员所拥有的、不能擅自公开的以机关、单位为主体的那一部分事项；商业秘密是指不为公众所熟悉、能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。3. 乙方不将甲方的档案

8、秘密以任何方式向外泄露，不得以任何方式纸质、硬盘、磁盘、光盘、软盘等将甲方档案资料带离甲方为乙方提供的档案数字化工作现场，不得擅自将甲方档案的相关数据存在乙方设备上。4. 乙方需签订保密责任书和承诺书，如乙方故意或者过失泄露秘密，除承担违约责任外，还应承担相应的法律责任。5. 乙方应当加强对参与该项目的所有乙方人员的保密教育，项目结束后，要进行必要的脱密期管理。 四、合同金额本合同总金额共计 元大写：人民币 元整。费用明细见附件一。备注：合同最终金额按干部档案数字化制作实际完成工作量计算。 五、付款方式1.本合同自签署之日起 个工作日内，甲方向乙方支付软件和硬件设备全部款项，及技术实施和数字化

9、款项的 %，即￥ 元大写：人民币 元整。2.乙方完成全部干部档案数字化制作工作，完成所有软硬件设备安装部署并经试运行无故障，甲方终验合格后最终以所完成干部档案数字化册/卷数为准计算实际应付余款。干部档案整理、数字化制作项费用为 元/卷 个工作日内支付乙方合同数字化总金额的 %，即￥ 元大写：人民币 元整。3.剩余合同总额的 %即￥ 元大写：人民币 元整作为本项目的质保金。设备运行满一年，经甲方确认正常后支付全额保证金。注：乙方根据合同总金额向甲方开具等额发票乙方账户信息如下：公司名称： 开户行名称： 开户行账号： 六、项目工期首付款到位后，数字化项目实施人员于 日内进场开始实施工作， 年6月底

10、完成全部档案数字化工作。其中甲方补材料的时间不得超过 个工作日。超过 个工作日补充的材料，甲方要求补入的，乙方按照 元每卷费用收取。七、项目质保期1.本项目质保期为项目通过验收之日起 个月。2故障响应时间：乙方应在接到甲方故障通知后在 小时内到达甲方指定现场。3.软件免费升级期： 年。4.二次开发支持：开放相关接口，提供深入二次开发，并进行技术支持。5.干部档案管理信息系统所有子系统软件安装包、序列号和用户手册，及相关说明文档必须移交甲方。成品目录必须形成标准数据库格式一套和数据库管理权限一起移交甲方，以备数据转换、迁移需要。6在质保期内，如发现乙方提供的项目交付成果有缺陷，或项目的性能和质量

11、不符合本合同约定时，乙方应及时负责排除缺陷、替换或更换出现故障的项目交付成果，所有费用由乙方承担。7.质保期结束之日起即进入售后维护阶段，甲方如需乙方提供售后服务双方再进行协商。八、违约责任一交付违约乙方应在合同规定的时间内完成和交付本合同规定的项目。如档案扫描的实际需要和实际完成时间不相吻合，甲方同意给乙方 天宽限期，宽限期内不追究乙方的违约责任。如乙方在宽限期内仍未依据本合同的规定完成和交付本合同所规定的项目，除依约支付违约金外，甲方有权要求乙方做出补偿和采取补救措施，并继续履行本合同所规定的义务。违约金的具体确定方式为：1. 如延期 天，乙方应向甲方支付合同总价 %的违约金，违约金的总数

12、不超过合同总价的 %；2. 如延期时间超过 天，甲方有权解除合同，除前款所约定的违约金外，并要求乙方支付合同总价的 %作为对甲方的赔偿。如甲方就此解除本合同，乙方应在两个星期内返还甲方所支付的费用和报酬并依甲方的要求退还或销毁所有的基础性文件和原始资料，并赔偿甲方由此而遭受的直接和间接损失。二付款违约1. 如甲方未按合同规定的期限付款，每延期 天，甲方应向乙方支付合同总价 %的违约金，违约金的总数不超过合同总价的 %；2. 如延期时间超过 天，乙方有权终止合同，除前款所约定的违约金外，乙方还可要求甲方支付合同总价的 %作为对乙方的赔偿；3. 如合同继续履行，甲方除支付上述违约金外，仍应按照合同

13、规定的金额付款，乙方履行本合同的日期相应顺延。三保密违约任何一方违反本合同所规定的保密义务，违约方应按本合同总价的 %支付违约金，并赔偿守约方因此遭受的损失。在项目实施过程中如因乙方造成国家秘密失泄的，要依法追究责任。四其它条款违约任何一方违反本合同所规定的义务，除本合同另有规定外，违约方应按合同总价 %的金额向对方支付违约金。如发生违约事件，守约方要求违约方支付违约金时，应以书面方式通知违约方，内容包括违约事件、违约金、支付时间和方式等。违约方在收到上述通知后，应于 天内答复对方，并支付违约金。如双方不能就此达成一致意见，将按照本合同所规定的争议解决条款解决双方的纠纷，但任何一方不得采取非法

14、手段或以损害本项目的方式实现违约金。九、综合条款一如本合同附件中的条款或本合同签署之前所签署的任何文件与本合同的条款相冲突或不一致，以本合同为准。二任何一方可以根据其工作需要对外披露本合同的存在或其性质，但本合同的具体条款属于保密范围，未经对方的同意，不得向第三方披露。以下情况除外：1. 法院或政府有关部门的要求；2. 法律规定。三不可抗力1. 由于发生不可抗力，直接影响本合同的履行或者不能按照合同的约定履行时，遇有不可抗力的一方可以免除相关合同责任，但应立即书面通知对方，并在 天之内提供不可抗力的详细情况及合同不能履行，或者部分不能履行，或者需要延期履行的理由和有效的证明文件。按不可抗力对履

15、行合同影响的程度，由双方协商决定是否解除合同，或者部分免除履行合同的义务，或者延期履行合同。一方迟延履行本合同时发生不可抗力的，迟延方的合同义务不能免除；2. 受到不可抗力影响的一方，应尽可能地采取合理的行为和适当的措施减轻不可抗力对本合同的履行所造成的影响。没有采取适当措施致使损失扩大的，该方不得就扩大损失的部分要求免责或赔偿。十、争议解决一如果合同双方在履行本合同过程中发生争议，双方应首先友好协商解决该争议。如协商不成，双方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼。二如对任何争议向人民法院提起诉讼，除争议事项或争议事项所涉及的条款外，双方应继续履行本合同项下的其它义务。十一、通知一为享有本合同所规

16、定的权利及履行本合同所规定的义务或有关违约交涉而需通知另一方时，通知方应采取书面形式，以挂号信件或以专人快递送达方式送达被通知方，送达生效。二通知地址甲方： 市委组织部 乙方： 如一方欲改变通知地址，应提前以书面方式通知另一方。十二、合同的生效、变更与终止一本合同经双方签署盖章后生效。二如发生以下情况，任何一方有权终止合同，但须以书面方式通知对方：1. 一方进入破产、撤销或已进入清算阶段，或被依法解散；2. 一方财务状况严重恶化，不能支付到期债务；3. 出现合同规定的或法定解除事由。除本合同和法律法规另有规定外，任何一方发生上述情况，将被视作违约，另一方有权依照本合同的规定，追究该方的违约责任

17、。三本合同一经签署，未经双方同意，任何一方不得随意更改本合同。如本合同在履行过程中有任何变更、补充或修改，双方应另行协商并签订书面协议。本合同的附件和补充协议是本合同不可分割的一部分。十三、其他1. 本合同有效期至 年 月 日。2. 合同正本一式 份，甲乙双方各执 份，具有同等法律效力。3. 本合同未尽事宜由甲乙双方另行协商。甲方：盖章 授权代表：签署日期： 乙方：盖章 授权代表：签署日期： 附 件： 数字化制作流程数字化标准要求与上级组织部门一致干部档案数字化分 期完成，第一期完成 卷干部档案数字化，验收合格后，再进行第二期 卷干部档案数字化的制作，第二期完成验收合格后，再进行第三期 卷干部

18、档案数字化的制作，第三期完成，验收合格后，再进行第四期 卷干部档案数字化的制作。1.干部人事档案数字化信息库建设流程和标准序号制作程序制作流程细节及标准数量单价1.1整理编码将档案盒内现有零散材料补充至干部档案中；严格把关四类、九类的分类和排序标准；严格把关每份材料的类号、页码编注标准；档案材料排序完成后，用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角编写页码。1.2审核查缺根据干部档案审核工作检查验收评分表对干部档案进行检查，甄别材料完整性、标准性，并登记存在的问题，按照省委组织部干部档案查缺单，进行查缺，查缺单交由甲方进行材料补充工作。其中甲方补材料的时间不得超过 个工作日。超

19、过 个工作日补充的材料。甲方要求补入的，列入二期项目合同或后期服务中。1.3目录录入严格准确地进行档案目录录入。具体标准如下：逐份录入，不多录、少录；录入目录内容与档案内容完全一致，不错录。1.4打印装订打印干部档案目录；根据干部档案整理工作细则进行装订裱糊工作，对影响二次装订的档案进行裱糊，比方：破损的装订孔，做到下边与左边齐整。1.5改版换盒和目录根据组通字201228号文件要求更换最新干部人事档案卷盒A4型：将整理好的档案材料和目录装入档案盒中；审核目录和档案材料一致性。1.6档案扫描每份档案须按十大类按顺序进行扫描操作；根据档案的材质可选择滚筒与平台两种扫描方式；扫描时档案摆放与扫描仪

20、四角平行，不得损坏纸质档案。1.7原始图像制作对档案扫描后的图像进行处理，图像的排列顺序与纸质档案排序要求一致；图像清晰，亮度适中，分辨率300DPI；无坏死文件，无黑屏；图像页码连续，无错页；图像须进行纠偏处理；图像偏斜每行首尾不超过1。1.8高清图像制作在原始图像质量基础上：图像的排列顺序与原始图像排序要求一致；图像去掉污斑、黑点、黑边，肉眼观看A4文件能到达清晰；版面要进行自动居中操作；图像同原始图像相比不能过浓或过淡，字迹清晰。1.9干部档案目录、原始图像、高清图像数据审核图像处理中不得损坏原有档案信息的完整；进行目录、原始与高清图像的检查校对工作。小计：2干部档案管理信息系统网络增强

21、版项目名称对应模块及其描述单价2.1干部档案采集子系统干部数字档案基本信息表维护、干部档案目录维护、档案数字化扫描、数字档案图像处理、数字图像高清转换、干部档案审核、数字档案光盘制作、数据导入、干部档案信息打印、多用户登录支持、工作量统计、采集数据校验和分析、目录补打、目录代码项辅助录入、自动纠偏、自定义快捷键、可配置型报表、批量数据打包和导入、增量数据打包和导入、批量添加目录、打印人员标签2.2干部档案管理子系统档案接收、档案入库、档案转递、材料接收、材料转出、档案查阅、档案借阅、职务变动、业务统计、花名册、库存统计、高级检索、数据备份恢复整套方案及备份恢复服务、中组部干部任免审批表导入、档

22、案编研、干部关键字索引和检索、任免审批表维护、工资变动维护、档案审核、审核验收、日常文件管理2.3干部档案网络 利用子系统数字档案网上查借阅申请、审批、按组织机构或人员拼音查询、档案目录及原件浏览、原件打印功能、数字档案利用意见反馈、档案查借阅审计功能、干部档案指标采集统计查询模块、档案编研利用2.4干部档案安全 控制子系统MAC地址绑定技术、JFTS文件加密传输技术、分区域授权、图像文件加密技术、“三员别离”管理功能、机密标识、特定电脑和扫描仪绑定2.5个性化定制界面定制、报表定制、数据字段定制、流程定制、统计功能定制2.6全文检索子系统印刷体干部档案材料识别功能以及对识别结果的全文检索的功

23、能2.7干部综合信息 查询功能日常管理：单位管理、人员管理、简单查询、综合查询、统计分析、花名册信息管理：信息机构、指标维护、代码维护、信息类别系统维护：用户管理、操作日志、报表绘制、数据导出、数据备份、数据回复系统工具：数据发送、数据接收、数据合并领导查询：提供统计图表、干部名册、干部登记表、干部任免表等多种信息展现方式2.8文件备份系统CDP文件持续备份系统 2.9数据库SQL server 2016 标准版 15用户原厂授权政府2.9技术实施和培训操作系统、数据库和干部档案管理软件的安装、调试工作；业务人员、系统维护人员的技术培训，包括现场、集中、网络培训小 计： 合计： 附件二保密协议

24、甲方： 以下简称：甲方乙方： 以下简称：乙方根据中华人民共和国相关法律法规，甲乙双方签订本保密协议如下：第一条：本保密协议所指的保密信息指甲方以书面、口头或电子文件的形式提供应乙方的任何信息或数据，但不包括任何已出版的或其它形式处于公有领域的信息，以及在披露时接受方通过其它合法途径已经获得的信息。第二条：乙方同意只在本合同约定的范围内使用甲方提供的保密信息。1采取足够的措施，保护该保密信息，不向任何第三方披露该保密信息向，也不以其它方式让无权接触该信息的单位或个人接触该信息。2如为本合同的目确实实需要向第三方披露该保密信息的，则必须事先得到甲方的书面许可，并与该第三方签订保密协议。3应约束其接

25、触保密信息的职工遵守保密义务。4如合同因任何原因终止，乙方应按照甲方要求将保密信息及其载体返还给甲方。第三条：乙方在工作期间，严禁以各种形式将甲方档案资料私自带出、损坏、涂划、丧失，严禁将与客户相关的资料、进行复制或将上述资料带离加工现场；在进入加工现场之前，要求携带摄像功能 的人员，不得把 带入加工场所，不准用甲方档案库的内容在市面上做商业演示，以免发生泄密事件，否则甲方将追究其法律责任。第四条：严禁携带易燃易爆等危险物品进入加工现场，否则甲方将要求乙方更换相应的工作人员，并追究乙方相应的责任。第五条：严禁将加工现场的办公用品携带外出，如必须携带物品，应事先征得甲方书面同意。第六条：遵守甲方

26、对加工现场的管理规章制度，不得带领外单位人员到现场参观。甲方单位为乙方工作人员办理的各种证件要妥善保管，如有遗失要及时报告甲方；严禁将办理的任何证件借予无关人员使用。在加工结束时，各种证件要交还档案室。第七条：乙方人员在结束现场加工工作之前，为了保证档案的秘密安全，先自查电脑硬盘的内容是否已经格式化，再请甲方工作人员严格检查确认后，方可离场。第八条：对于涉密案卷、材料等的整理加工，乙方要最大限度地缩小涉密操作人员范围，安排骨干进行操作；在规定的时间内完成任务。切实采取有效措施，防止发生泄密问题。第九条：所有参加档案整理加工人员必须遵守国家有关保密的规定和相关协议的约定，不得泄露甲方任何秘密。第

27、十条：如果乙方根据法律程序或行政要求必须披露保密信息，乙方应事先通知甲方，并协助披露方采取必要的保护措施，防止或限制保密信息的进一步扩散。第十一条：双方确认，本协议任何条款不构成对保密信息的转让或许可，乙方也不能在本协议目的之外使用本保密信息。第十二条：乙方必须遵守国家有关保密的法律和行政法规的规定，包括但不限于中华人民共和国保守国家秘密法、中华人民共和国保守国家秘密法实施方法、电脑信息系统保密管理暂行规定。甲方盖章： 授权代表： 签订时间： 年 月 日 乙方盖章： 授权代表：签订时间： 年 月 日签订合同有哪些注意事项一、核实确认对方当事人的主体资格1、合同对方为自然人：核实并复印、保存其身

28、份证件(勿以名片代之)，确认其真实身份、行为能力及资信状况，最好是以钱款两清的方式来交易，以防止风险。2、合同对方为法人：1到当地工商部门查询其工商注册资料并实地考察其公司情况，确定其真实性；特别注意营业执照上的公司名称，上对方名称和企业营业执照上的名称保持一致，还应注意公司的样章的名称和营业执照上的一致。2一般而言，合同上会要求有企业法定代表人的签字，在此应确认在此处签字的人的身份，如果不是法定代表有人，则应特别注意该人员是否有公司或法定代表人的授权委托书，并且应把授权委托书、合同书及个人的身份证明放在一起保管，以保证签订合同的有效性。3应注意签约方的资信状况，以保证合同的有效履行。4签订合

29、同必须加盖对方单位公章、合同专用章。3、合同对方为“其他组织”：1对方当事人为个人合伙或个人独资企业，核对营业执照登记事项与其介绍情况是否一致；由合伙人及独资企业经办人签字盖公章。2法人筹备处：确认经办人身份及股东身份，加盖法人筹备处和股东公章。4、合同对方除加盖公章、私章外，要亲笔签名。1在履行合同的过程中涉及到对方人员签字的地方(如验收单上)都要注意签字方的身份，是否具有合法的授权委托书，否则签字可能会变为个人的行为，最好在涉及到对方签字的地方都加盖公司的印章加以确认。5、合同主体的考察方法1、签约对方的主体资格签约对方为企业时，则应注意企业下属部门，如企业各部、科、室等是不具备主体资格，

30、不能签约的,如果签订了这样的合同可能会因为主体不适格而被认定无效；而企业的分支机构，如分厂、分公司、办事处等，则应看其是否具有对外开展业务资格(是否有授权)?是否有非法人营业执照?如果有授权或非企业法人营业执照才有签订合同的资格，对分公司、分厂、办事处的审查，除审查分支机构的履约能力外，还应审查公司的履约能力的情况，因为在分支机构无力承担责任的情况下，公司还应承担补充责任。看注册资本，是否与拟签合同标的额相称，如差异较大，则可能风险也较大，应加以注意；看企业经营范围，看拟签合同业务是否在经营范围内，不是，风险也较大；看企业的工商年检是否通过了工商部门年度检验，如果没有，则签定合同时风险也会较大

31、。除以上的方式以外，还应依据营业执照中记载的情况，对公司的办公地点、人员、固定资产等进行实地考察和确认。2、要核实对方资信情况在审核了对方的主体资格，没有问题后，则应核实签约对方的资信。核实资信的方式与签约对象是新客户还是老客户，有很大的区别，如果是老客户，则可以考虑与其签合同，但要核对其之前的履约的情况，如履约情况差，一般不能再与其签合同，既使签，也只能同时履行合同，既交货的同时付款的合同。如果交货期较长，则应要求对方先支付一定的履行保证金，并要求在交货的同时付清全部货款；对核对履约记录情况后，如履约情况一般或履行情况良好，则应考察其资信证明文件，除了交货的同时付款以外的合同，一般应要求对方

32、提供资信证明文件，资信证明文件一般包括企业简介，营业执照，效益情况，税务证明，银行信用等级证明以及单位的基本情况等资信证明资料；同时可以通过了解对方客户的评价，调取工商资料等其它手段核实对方所提供的资信证明情况，同时还可以对公司的注册资本情况、会计资料、股东等进行核实，最后依据对方的资信情况确定是否应签合同或签什么样的合同。对于新客户除了交货的同时付清款的合同外，一般应要求对方提供资信证明材料，并实地进行考查，在确认有良好资信及履约能力后再与之签定合同，如果在此过程中能让对方提供履约担保则会极大的减少风险。二、合同形式：1、合同的形式有书面形式、口头形式和其他形式。除了交货的同时负款的合同外，

33、一般应以书面的形式签定合同，在以信件和数据电文(包括电报、电传、 、电子数据交换和电子邮件)等形式签定合同时一定要要求以书面的形式做最后确实认，以防止双方在履行过程中发生分歧。当然如果当事人未采用书面形式但一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同是成立并有效的，但这样的行为会给企业带来许多不必要的风险和麻烦，应当尽量的防止；2、采用口头、信件、数据电文形式订立合同的，必须签订确认书并盖章签字；3、倒签合同要标明合同背景。三、合同的必备条款要具体、明确：1、当事人名称须真实、一致；2、合同标的、数量、质量、价款、包装方式要具体、明确；3、注意验收方法、程序和时间；4、履行方式须具体：交货方式、结

34、算方式；5、履行期限须确定某一时间点或时间段；6、尽量明确本司所在地为合同履行地；7、违约责任要量化为违约金或确定违约赔偿金的计算方法；8、解决争议方法为协商、诉讼，约定由本司所在地法院管辖或广州仲裁委员会仲裁。四、订约前的合同义务：1、尽协助、通知义务；2、订约时获取的对方商业秘密，不得泄露和使用。3、对公司开出的授权委托书、介绍信、盖章的合同书等授权性文件要跟踪管理，出具时应标明合同对方名称及授权范围、有效期限，业务结束要及时收回。业务人员离职要及时收回上述文件，无法收回的及时以书面形式通知相关单位并做证据保全。发现业务人员在委托授权终止后仍以本司名义签订合同的，及时确定是否追认；不予追认

35、的要以书面形式通知对方并进行证据保全。必要时要求警方介入，追究其刑事责任。4、遇有重大误解、显失公平、受欺诈、胁迫、乘人之危订立的合同，及时收集保全证据，在除斥期间内行使撤销权(即一年)。5、合同签订后，合同原件须交公司统一保管。6、合同内容不得损害社会公共利益、不得恶意串通损害国家、集体、第三人的利益，不得含有造成对方人身伤害或因故意及重大过失造成对方财产损失的免责条款。五、签定合同时还应注意到重要细节1、保留好营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书、身份证复印件等有关可以证明身份的材料；2、盖公章时一定要清晰；3、合同中有修改的地方一定要签字盖章确认；4、无合同不交易经济形势变化导

36、致部分企业不能正常履约，少数企业会利用企业之间合同手续上的欠缺逃避违约责任。完备的书面合同对于保证交易安全乃至维系与客户之间的长久关系十分重要。建议您尽可能与客户签署一式多份的书面合同，保持多份合同内容的完全一致并妥善保存。5、有行动必留痕妥善保管对于证明双方之间合同具体内容具有证明力的下述资料：与合同签订和履行相关的发票、送货凭证、汇款凭证、验收记录、在磋商和履行过程中形成的电子邮件、 、信函等资料。在合同履行过程中双方变更合作约定，包括数量、价款、交货、付款期限的，也要留下书面凭证。6、慎用善用公章建议您完善有关公章保管、使用的制度，杜绝盗盖偷盖等可能严重危及企业利益的行为。在签署多页合同

37、时加盖骑缝章并紧邻合同书最末一行文字签字盖章，防止少数缺乏商业道德的客户采取换页、添加等方法改变合同内容侵害您的权益。7、慎用授权文书企业业务人员对外签约时需要授权。建议您在有关介绍信、授权委托书、合同等文件上尽可能明确详细地列举授权范围，以防止不必要的争议。业务完成后建议您尽快收回尚未使用的介绍信、授权委托书、合同等文件。8、离职通知相关客户企业业务人员离开您的企业后，建议您在与其办理交接手续的同时，向该业务人员负责联系的客户发送书面通知，告知客户业务人员离职情况。9、撤销问题合同注意时效如果您认为客户在与您签署合同过程中存在欺诈、胁迫行为的，或者您事后发现签署合同时对合同内容有重大误解，或者您认为合同权利义务安排显失公平的，您可以请求法院撤销合同。但是务必自知道或者应当知道撤销事由之日起一年内行使撤销权，否则您将失去请求法院撤销合同的权利。当然，您在撤销权行使期限内提出的请求是否能得到法院支持还将取决于您所举证据是否充分。10、注意定金条款您在签订合同时可能为了确保合同履行而要求对方交付定金，由于“定金”具有特定法律含义，请您务必注明“定金”字样。您如果使用了“订金”、“保证金”等字样并且在合同中没有明确表述一旦对方违约将不予返还、一旦己方违约将双倍返还的内容，法院将无法将其作为定金看待。