怎样写英文邮件课件.ppt

1、怎样写英文邮件仅供参考，欢迎指导！商务英语电子邮件写作应遵循的5C原则：Correctness 正确Conciseness 简明Completeness 完整Clearness 清晰Courtesy 谦恭Hi,Im sorry about this.Now,we have been clear about the problem about our system.There is a new colleague joining our team,and he will arrange for checking the system.Because he is busy with another

2、 requirement now,he will give us the optimal plan after finishing that one.Regards!语句不完整，this指什么？同一个句子中连续出现2个about，重复。后一个应该为of，表示从属关系；英文书信中标点后面必须空一格；语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等，不能用责任人不在或没有时间来推脱；整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范。Dear Mr.XXX,Im sorry about the problem of our system.I sincerely ap

3、ologize for it and well try our best to solve the problem in a week.（此处可加上具体的解决方案）Please contact me if you have any question.Best Regards，XXXu 主题 Subjectu 称呼 Salutationu 正文 Bodyu 附件 Attachmentu 结束语与签名Complimentary Close&Signatureu 抄送和密送 CC&BCC u 保密、免责、环保、安全提醒和其他公司文化格式须知：1.齐头式结构在商务英语中比较流行，尤其普遍运用于电子邮件

4、的交流中，其特点是所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也都顶格写。2.段落之间应使用双倍行距。称呼正文结束语标题表意不明标题多个主题空白标题.标题太长1.主题框内容太长？YES:Supplier trainingNO:Professional trainees form sister company should abide by rule of local company2.主题框内容含糊不清？YES:Tomorrows meeting canceledNO:News about the meeting主题要求：简要概括e-mail内容，可以是一个单词，名词性短语，也

5、可以是完整句。不超过35个字母；忌空白！还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today！（适度用）3.0 主题称呼原则：如果对方有职务或者职称，应按职务或职称尊称，如：Doctor，Professor等恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人在多个收件人的情况下可以称呼 Dear all一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号1.Dear Sir,：敬启者，用在只知其人不知其名的状况下。2.Dear Madam,：亲爱的小姐，表示

6、对不分已婚或未婚也不知其名女 士的称呼。3.Dear Mr.Mrs.Wang,：亲爱的王先生王太太，用在知道对方的姓氏。4.Dear Miss Jones,：亲爱的琼斯小姐，表示对未婚女士的称呼。5.Dear Ms.Jones,：亲爱的琼斯小姐，表示无法确定对方是否已婚或未婚的女士称呼。6.Dear Doctor Wang,：亲爱的王博士，用在知道对方的职称。7.To whom it may concern,：贵宝号钧鉴，用在不知道收件者是谁或写给公司、部门时使用。8.Hi Chris,：嗨，克里斯，用在与对方有一定的交情的情况。实际上，国际上日常商务交往现已通用“Hi”，而不是Dear，哪怕

7、是第一次联系。Dear通常用在正式的通知邮件，比如银行账单、销售广告（Dear Customer，Dear Investor）1.主动写出邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容；I am writing to enquire about I am writing in reference to 2.回复邮件以感谢开头的开场白会让对方感到比较舒服，而且显得有礼貌；Thank you for contacting us.I must apologize for not having written to you previously.Your letter on 4th J

8、uly was duly received.Thank you for your prompt reply.Thanks for getting back to me.Im very sorry for late response/reply.1忌主客不分 NO:Deciding to rescind the earlier estimate,our report was updated to include$40,000 for new equipment.”2忌句子凌碎 NO:He decided not to audit the last ten contracts.Because of

9、 our previous objections about compliance.1.动词主词要呼应2.时态和语气不要转变太多3.标点要准确，大小写要注意4.合理利用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。5.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人会比较好理解；.应注意表达简洁清楚提出要求要客气礼貌I want to 之类的词能避免则避免出现，I would like to 显得更尊重对方；又如“I am inter

10、ested in 是提出请求建议或寻求意见的好方法；如需陈述细节，则必须条理清晰如需陈述细节，则必须条理清晰,按按bullet point 来说明来说明Proposal 提议For the next step of platform implementation,I am proposing关于平台启动的下一步计划,我有一个提议I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建议我们就一周项目开一个电话会议。Our team suggest to adopt optio

11、n A to solve outstanding issue我们团队建议应对突出问题采用A办法。如果是回复性的邮件，要客气的点一下题。比如如果咱们收到了如果是回复性的邮件，要客气的点一下题。比如如果咱们收到了包裹或电子附件，就说包裹或电子附件，就说“You documents/attachments are well received”.回复的语言既要事实清楚，又要简洁明快。一般外方回复的语言既要事实清楚，又要简洁明快。一般外方喜欢快速回复（喜欢快速回复（prompt reply)。邮件的时效性很。邮件的时效性很重要。当时这也因事而异重要。当时这也因事而异。先点题道歉先点题道歉发信人说明：这可

12、能涉及法律发信人说明：这可能涉及法律问题（不可抗力），也可能是问题（不可抗力），也可能是律师的问题（非发信人造成的）律师的问题（非发信人造成的）解决方法，重新帮忙解决方法，重新帮忙安排见律师安排见律师再次诚恳的道歉，但是实际上已暗示责任并不再次诚恳的道歉，但是实际上已暗示责任并不完全在我方。完全在我方。结尾原则：书信的结尾致意根据关系的不同选择不同用词。结尾原则：同样，根据互联网商务趋势，我们不管与对方商业伙伴关系如何，一律可用Best/warm Regards之类，关系较熟的可用Best，thanks 之类6.0 结束语6.1 签名姓名职称/职位部门手机号座机&分号邮箱公司地址1.感谢来信2.回办公室的日期3.紧急情况联系人 和/或 联系电话Thanks for your time!