长的编辑和排版课件.ppt

1、计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)1第三讲第三讲 长文档的编辑和排版长文档的编辑和排版 1.样式的创建和使用样式的创建和使用2.建立模板建立模板3.生成目录生成目录 4.插入书签、脚注、尾注和题注插入书签、脚注、尾注和题注 5.插入分页符、分节符、页眉和页脚插入分页符、分节符、页眉和页脚6.拼写检查与自动更正拼写检查与自动更正7.文档字数统计与修订方式文档字数统计与修订方式8.显示视图、打印和预览显示视图、打印和预览上机实验上机实验计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)21.样式的创建和使用样式的创建和使用(1)什么是样式什么

2、是样式l 样式是由一个名字标识的、已事先设置样式是由一个名字标识的、已事先设置好的排版格式。好的排版格式。l 样式分为样式分为字符样式和段落样式字符样式和段落样式。计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)3(2)使用样式使用样式l单击单击“格式格式”工具栏的工具栏的“样式样式”下拉列下拉列表表l在在“样式和格式样式和格式”任务窗格中选择样式任务窗格中选择样式计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)4(3)创建样式创建样式方法方法1l选定已设置格式的段落选定已设置格式的段落;l单击单击“格式格式”工具栏的工具栏的“样式样式”框框;l输入

3、样式名，并按回车键。输入样式名，并按回车键。样式框样式框计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)5(3)创建样式创建样式方法方法2l 选择选择“格式格式”/“样式样式”命令，显示命令，显示“样样式和格式式和格式”任务窗格任务窗格。选择选择“字符字符/段段落落”样样式式计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)6(4)修改样式修改样式l 打开打开“样式和格式样式和格式”任务窗格；任务窗格；l 单击要修改的样式。单击要修改的样式。单击单击计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)72.建立模板建立模板(1)什么是

4、模板什么是模板l 提供给文档套用的格式，默认使用的模提供给文档套用的格式，默认使用的模板名为板名为Normal。(2)使用模板使用模板l 选择选择“文件文件”/“新建新建”命令。命令。计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)8(2)使用模板使用模板计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)9(3)创建模板创建模板l 打开要用作模板的文档；打开要用作模板的文档；l 选择选择“文件文件”/“另存为另存为”命令。命令。模板扩展名为模板扩展名为.dot.dot 计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)103.生成目

5、录生成目录l在建立目录之前，必须要使各标题有确在建立目录之前，必须要使各标题有确定大纲级别的样式。定大纲级别的样式。l选择选择“插入插入”/“引用引用”/“索引和目录索引和目录”命令命令单击，可单击，可自定义大自定义大纲级别纲级别计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)11生成目录生成目录示例示例计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)124.插入书签、脚注、尾注和题注插入书签、脚注、尾注和题注(1)插入书签插入书签l 插入书签：选择插入书签：选择“插入插入”/“书签书签”命令命令l 定位书签：选择定位书签：选择“编编辑辑”/“定位定

6、位”命令命令返回最近编辑位置：返回最近编辑位置：Shift+F5Shift+F5计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)13(2)插入脚注与尾注插入脚注与尾注l选择选择“插入插入”/“引用引用”/“脚注和尾注脚注和尾注”命令命令l脚注脚注:页面的底部页面的底部 尾注尾注:文档的结尾文档的结尾脚注标记脚注标记脚注注释脚注注释计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)14(3)插入题注插入题注l题注题注:为表格、公式和图表等对象增加为表格、公式和图表等对象增加题注的功能。题注的功能。l选择选择“插入插入”/“引用引用”/“题注题注”命令命令

7、题注标记题注标记图表图表 1计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)155.插入分页符、分节符、插入分页符、分节符、页眉和页脚页眉和页脚(1)插入分页符插入分页符l 插入点定位到要人工分页处，按插入点定位到要人工分页处，按Ctrl+Enterl 选择选择“插入插入”/“分隔符分隔符”命令命令计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)16(2)插入分节符插入分节符 默认时，一个文档只有一个节。默认时，一个文档只有一个节。同一同一节内容只能采用一种分栏方式和页面设置，如设节内容只能采用一种分栏方式和页面设置，如设置置不同的栏数、每页不同的页

8、眉和页脚、某些页不同的栏数、每页不同的页眉和页脚、某些页打印方向的改变，必须设置多节。打印方向的改变，必须设置多节。选择选择“插插入入”/“分隔符分隔符”命命令令计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)17插入分节符插入分节符示例示例 第第2 2页为页为横向横向计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)18(3)插入页眉和页脚插入页眉和页脚 l使用页眉和页脚可以在文档每页的顶部使用页眉和页脚可以在文档每页的顶部和底部打印固定的内容。和底部打印固定的内容。l选择选择“视图视图”/“页眉和页脚页眉和页脚”命令命令插入插入页码页码设置页码设置

9、页码格式格式插入插入页数页数页面页面设置设置显示显示/隐隐藏文档藏文档链接到前链接到前一个一个显示前显示前一项一项页眉和页脚页眉和页脚切换切换显示后显示后一项一项计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)196.拼写检查与自动更正拼写检查与自动更正(1)拼写与语法检查拼写与语法检查l红色波浪线：红色波浪线：拼写错误拼写错误l绿色波浪线：绿色波浪线：语法错误语法错误计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)20(2)自动更正自动更正 l 选择选择“工具工具”/“自动更正选项自动更正选项”命令命令计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算

10、机信息科技教程(第二版)217.文档字数统计与修订方式文档字数统计与修订方式(1)文档字数统计文档字数统计l 选择选择“工具工具”/“字数统计字数统计”命令命令计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)22(2)修改标尺上的单位修改标尺上的单位l 选择选择“工具工具”/“选项选项”命令命令选中：使用字符单位选中：使用字符单位不选中：使用厘米单位不选中：使用厘米单位计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)23(3)使用修订方式使用修订方式l双击双击“状态栏状态栏”上的上的“修订修订”按钮，使按钮，使其成为高亮度。其成为高亮度。审阅工审阅工

11、具栏具栏计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)248.显示视图、打印和预览显示视图、打印和预览(1)显示视图显示视图 普通视图：普通视图：仅显示文本和段落的格式设置，仅显示文本和段落的格式设置，看不到图文混排效果、看不到页眉与页脚、看不到图文混排效果、看不到页眉与页脚、看不到分栏效果。看不到分栏效果。页面视图：页面视图：屏幕上显示的内容与真实打印的屏幕上显示的内容与真实打印的内容完全一致（所见即所得）内容完全一致（所见即所得）。页面视图是页面视图是Word编辑的默认模式编辑的默认模式计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)25普通视

12、图与页面视图普通视图与页面视图区别区别页面视图示例页面视图示例普通视图示例普通视图示例计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)26 Web版式视图版式视图l 按按Web浏览器的格式显示文档的外观浏览器的格式显示文档的外观 计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)27 阅读版式视图阅读版式视图l 主要增加文档的可读性，一屏屏地显示主要增加文档的可读性，一屏屏地显示 （按（按Esc键返回到原视图）键返回到原视图）计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)28 缩略图缩略图l 单击左边的缩略图，右边窗口显示相应单

13、击左边的缩略图，右边窗口显示相应页面内容。页面内容。计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)29 大纲视图大纲视图l按多级标题的层次逐级折叠文档，既可以局部按多级标题的层次逐级折叠文档，既可以局部查看某一级的标题和内容，又可以整体展开查查看某一级的标题和内容，又可以整体展开查看全文。看全文。大纲工大纲工具栏具栏计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)30 文档结构图文档结构图l将窗口分成两个部分，可查看相应内容将窗口分成两个部分，可查看相应内容计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)31(2)文档预览文档

14、预览l 单击单击“常用常用”工具栏的工具栏的“打印预览打印预览”按按钮钮l 选择选择“文件文件”/“打印预览打印预览”命令命令计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)32(3)打印文档打印文档l 单击单击“常用常用”工具栏的工具栏的“打印打印”按钮按钮l 选择选择“文件文件”/“打印打印”命令命令计算机高级办公自动化2023-5-22大学计算机信息科技教程(第二版)33上机实验上机实验l 实验指导实验指导“实验实验6”：2.样式样式3.模板模板4.用大纲视图方式组织文档用大纲视图方式组织文档(仅做实验内容仅做实验内容A)5.目录与索引目录与索引(仅做实验内容仅做实验内容A)